Réunions des IRP tenues par conférence téléphonique ou messagerie instantanée : les modalités sont précisées par décret

Réunions des IRP : dispositifs possibles

L’ordonnance du 1er avril 2020 portant mesures d’urgence relatives aux IRP a facilité le recours à la visioconférence. Pour plus de précisions, les Éditions Tissot vous proposent de lire leur article « Réunions du CSE : la visioconférence est la règle en cette période d’urgence sanitaire ».

Mais cette ordonnance permet également le recours à titre exceptionnel à deux autres dispositifs :

• la conférence téléphonique qui est autorisé pour l’ensemble des réunions du CSE, du CSE central et des autres IRP, après que l’employeur en a informé leurs membres.
• la messagerie instantanée qui intervient dès lors que l’organisation de la réunion par visioconférence ou conférence téléphonique est impossible ou si un accord d’entreprise le prévoit.

Les conditions dans lesquelles les réunions tenues par conférence téléphonique et messagerie instantanée se déroulent viennent d’être précisées par décret.

Réunions des IRP : modalités de la conférence téléphonique

Lorsque la réunion est tenue en conférence téléphonique, le président de l’instance doit en informer ses membres. Cette information suit les règles applicables à la convocation des réunions de l’instance (elle doit avoir lieu au moins 3 jours avant les réunions du CSE).

Le dispositif technique mis en œuvre doit garantir l'identification de ses membres, ainsi que leur participation effective en assurant la retransmission continue et simultanée du son des délibérations. Il ne doit pas faire obstacle à la tenue de suspensions de séance.

En cas de vote à bulletin secret, le dispositif doit garantir l’anonymat. Si le vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes (Code du travail, art., D. 2315-1).

La réunion se déroule conformément aux étapes suivantes :

• l'engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l'ensemble des membres a accès à des moyens techniques précisés auparavant ;
• le vote s’exerce simultanément. Ainsi, à compter de l'ouverture des opérations, les participants disposent d'une durée identique pour voter.

Réunions des IRP : modalités de la messagerie instantanée

Comme précisé plus tôt, le recours à la messagerie instantanée est envisageable que s’il est impossible de recourir à la visioconférence ou à la conférence téléphonique ou lorsqu’un accord d’entreprise le prévoit.

Le président de l'instance informe ses membres de la tenue de la réunion par messagerie instantanée et précise la date et l'heure de son début ainsi que la date et l'heure à laquelle interviendra au plus tôt sa clôture. Là aussi, cette information suit les règles applicables à la convocation des réunions de l’instance (au moins 3 jours à l’avance pour les réunions du CSE).

Lorsque la réunion est tenue par messagerie instantanée, le dispositif technique mis en œuvre doit également garantir l'identification de ses membres, ainsi que leur participation effective en assurant la communication instantanée des messages écrits au cours des délibérations. Il ne doit pas non plus faire obstacle à la tenue de suspensions de séance.

En cas de vote à bulletin secret, le dispositif de vote doit répondre aux mêmes conditions que celles précitées pour les conférences téléphoniques.

La réunion se déroule conformément aux étapes suivantes :

• l'engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l'ensemble des membres a accès aux moyens techniques susmentionnés ;
• les débats sont clos par un message du président de l'instance, qui ne peut intervenir avant l'heure limite fixée pour la clôture de la délibération ;
• le vote a lieu de manière simultanée. A cette fin, les participants disposent d'une durée identique pour voter à compter de l'ouverture des opérations de vote indiquée par le président de l'instance ;
• au terme du délai fixé pour l'expression des votes, le président de l'instance en adresse les résultats à l'ensemble de ses membres.

Pour vous aider à organiser les réunions du CSE à distance, les Editions Tissot vous conseillent de vous reporter à leur fiche « Organiser au mieux les réunions lorsque les participants sont sur des sites distants » issue de leur documentation « Comité social et économique : agir en instance unique ». Cette fiche est mise à jour des dernières actualités liées au Covid-19.

Décret n° 2020-418 du 10 avril 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l'épidémie de covid-19, Jo du 11