Document unique et évaluation des risques : la loi santé apporte de gros changements

Définition du document unique et suites à donner à l’évaluation des risques

La loi santé vient encadrer davantage le document unique (DU) qui est présenté comme un répertoire de l’ensemble des risques professionnels auxquels sont exposés les travailleurs, assurant la traçabilité collective de ces expositions.

L'employeur est toujours chargé de transcrire et mettre à jour dans le document unique les résultats de l'évaluation des risques pour la santé et la sécurité des travailleurs à laquelle il procède.

Les résultats de cette évaluation vont désormais déboucher :

• pour les entreprises d’au moins 50 salariés : sur un programme annuel de prévention des risques professionnels et d'amélioration des conditions de travail ;
• pour les entreprises de moins de 50 salariés : sur la définition d'actions de prévention des risques et de protection des salariés. La liste de ces actions va être consignée dans le document unique d'évaluation des risques professionnels et ses mises à jour.
  Jusqu’à présent il n’existait aucune obligation similaire pour les petites entreprises.

La loi précise que le programme annuel de prévention :

• fixe la liste détaillée des mesures devant être prises au cours de l'année à venir, qui comprennent les mesures de prévention des effets de l'exposition aux facteurs de risques professionnels ainsi que, pour chaque mesure, ses conditions d'exécution, des indicateurs de résultat et l'estimation de son coût ;
• identifie les ressources de l'entreprise pouvant être mobilisées ;
• comprend un calendrier de mise en œuvre.

Conservation du document unique et dépôt en numérique

Le document unique, dans ses versions successives doit être conservé par l’employeur pendant au moins 40 ans et tenu à la disposition des travailleurs et anciens travailleurs ainsi que de toute personne ou instance pouvant justifier d’un intérêt à y avoir accès. La durée précise et les modalités de conservation doivent être fixées par un décret.

Un portail numérique va être mis en place et administré par un organisme géré par les organisations professionnelles d'employeurs représentatives au niveau national et interprofessionnel. Il faudra déposer le DU et ses mises à jour sur ce portail dont l’accès sera restreint par une procédure d'authentification sécurisée.

Le dépôt dématérialisé du DU sera obligatoire :

• à compter du 1er juillet 2023 pour les entreprises d’au moins 150 salariés ;
• à compter de dates fixées par décret, en fonction des effectifs des entreprises, et au plus tard à compter du 1er juillet 2024 aux entreprises dont l'effectif est inférieur à 150 salariés.

L’employeur doit également transmettre le DU à chaque mise à jour à son service de prévention et de santé au travail.

Participation à l’évaluation des risques

De nouvelles personnes apportent leur contribution à l'évaluation des risques professionnels dans l'entreprise. Il s’agit :

• du CSE et la commission santé, sécurité et conditions de travail, s’ils existent ;
• du ou des salariés désignés pour s'occuper des activités de protection et de prévention des risques professionnels de l'entreprise (aussi appelé le référent en santé et sécurité au travail) ;
• du service de prévention et de santé au travail auquel l'employeur adhère (les services de santé au travail changeant de nom). 

Consultation du CSE sur le document unique

La loi prévoit désormais que le comité social et économique est consulté sur le document unique d'évaluation des risques professionnels et sur ses mises à jour.

Jusqu’à présent il n’existait aucune obligation légale ou réglementaire de consultation pour l’employeur comme l’ont rappelé récemment les juges (voir notre article « Document unique : l’employeur doit-il vous consulter ? »). 

Loi n° 2021-1018 du 2 août 2021 pour renforcer la prévention en santé au travail, Jo du 3, art.3