Document unique : vers un retour à une tenue par l’employeur !

Le dépôt du document unique et de ses mises à jour successives sur un portail numérique est une obligation issue de la loi santé qui devait entrer en vigueur au plus tard le 1er juillet 2023 pour les entreprises d’au moins 150 salariés et au plus tard au 1er juillet 2024 pour celles dont l'effectif est inférieur à 150 salariés.

Seulement voilà, la première date butoir du 1er juillet 2023 est passée sans que le portail soit mis en place et au départ sans explication officielle…

Le ministère du Travail a récemment fait part des nombreuses difficultés identifiées lors des réflexions préliminaires sur la mise en oeuvre du portail en matière notamment de faisabilité technique pour héberger les documents pendant 40 ans et authentifier les accès (voir notre article « Portail numérique du document unique : enfin des précisions sur son avancement »). Des difficultés identifiées très tôt par l’IGAS (l’Inspection générale des affaires sociales) qui a été saisie afin d'expertiser toutes les solutions possibles.

On apprend aujourd’hui que l’IGAS a fait une analyse sur les plans métier, informatique, financier et de sécurité et a identifié des difficultés très fortes comme l’impossibilité d’estimer les coûts de gestion et un risque élevé de cybersécurité. Le bilan bénéfices-risques du portail numérique apparaît par conséquent tout à fait dissuasif.

La recommandation est donc d’abandonner le portail numérique et de revenir à la règle selon laquelle c’est l’employeur qui tient à disposition le document unique.

Au-delà ce cette première information majeure, d’autres pistes d’action ont été proposées par l’IGAS dans son rapport.

L’IGAS formule tout de même 16 recommandations dans son rapport. 3 idées fortes sont à retenir.

Pour l’IGAS, les modalités d’accès au document unique doivent être « recentrées vers l’entreprise, préserver les secrets légaux et ne pas porter atteinte à la sécurité ».

Par exemple la divulgation, via le document unique, d’informations sensibles sur les procédés de fabrication et les substances utilisées, porterait atteinte au secret des affaires,

La communicabilité externe du DU serait en outre, pour l’IGAS, de nature à affaiblir profondément son intérêt. La crainte étant que les entreprises réduisent au maximum le contenu par crainte de fuite et que le DU soit réduit à une simple formalité administrative destiné à la couverture juridique de l’employeur (reproche qu’on entend déjà aujourd’hui soi dit en passant…).

L’IGAS souligne aussi que l’innovation du portail numérique va très au-delà du consensus des partenaires sociaux exprimé par l’ANI à l’origine de la loi santé. L’impact de la réforme sur les entreprises n’a pas été anticipé par une concertation suffisante prenant en compte la faisabilité et l’opportunité du changement.

Des propositions sont aussi faites concernant l’accès des anciens travailleurs au document unique. Depuis le 31 mars 2022, le DU doit en effet être tenu à leur disposition mais seulement pour les versions en vigueur durant leur période d'activité dans l'entreprise (voir notre article « Document unique : ce qui a changé depuis le 31 mars 2022 »).

L’IGAS suggère qu’ils pourraient avoir accès au DU de la période d’emploi :

• par l’entreprise elle-même ;
• ou via le SPST qui suivait cette entreprise. Chaque salarié recevrait son dossier médical de santé au travail (DMST) enrichi, le cas échéant, d’informations tirées du DU correspondant à sa période d’activité.

L’intérêt de cette 2^nde voie est souligné car cela passe par les professionnels de la santé au travail, et enrichit et fiabilise les informations destinées aux anciens travailleurs. Autre avantage : une réduction de la surcharge administrative incombant aux entreprises.

L’IGAS formule donc deux recommandations :

• prévoir un mode d’accès indirect au contenu du DU, grâce à son exploitation par le médecin du travail aux fins d’enrichissement du DMST qui sera transmis au demandeur ;
• que le ministère du Travail améliore la qualité de l’information publique sur les SPST pour faciliter les démarches des anciens travailleurs s’adressant à eux en vue d’obtenir leur DMST.

La part d’entreprises respectant l’obligation du DU stagnant en-deçà de 50 %, le rapport fait deux autres recommandations pour inciter davantage d’entreprises à agir :

• inclure la mise en œuvre des nouvelles obligations dans le rapport annuel santé, sécurité et conditions de travail soumis au CSE dans les entreprises d'au moins 50 salariés ;
• doter l’inspection du travail d’une sanction administrative graduée pour favoriser le respect des règles.

Sur ce second point il est relevé que si la loi santé a élargi les obligations de l’employeur concernant le document unique, elle n’a paradoxalement pas fixé de nouvelle sanction ce qui n’est pas de nature à garantir le respect des nouvelles mesures, dans un contexte où l’obligation antérieure est déjà loin d’être respectée. L’IGAS souligne d’ailleurs la forte baisse des contrôles de l’inspection du travail sur le DU entre 2019 et 2022…

Il est donc suggéré de créer une sanction administrative pour le non-respect des différentes obligations (anciennes comme nouvelles) liées au DU, à l’image de la procédure déjà applicable sur décision du DREETS en cas de non-respect de certaines obligations relatives à la sécurité et à la santé des travailleurs (sur le repos, les obligations relatives aux installations sanitaires, ou encore la restauration et l'hébergement, Code du travail, art. L. 8115-1 et suivants).

Besoin d’aide pour établir votre document unique ? Découvrez la documentation « Santé et sécurité au travail ACTIV » :

Rapport de l’IGAS, Réforme du document unique d’évaluation des risques professionnels : état des lieux et propositions, réalisé en mai 2023 et publié le 6 décembre 2023