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Organiser au mieux les réunions lorsque les participants sont sur des sites distants

Assurer la meilleure représentation des salariés passe par la présence de tous les élus lors de chaque réunion du comité social et économique. Cette présence est parfois rendue complexe par la localisation du poste de travail de certains élus, affectés à des établissements éloignés, salariés itinérants, bénéficiant d’un télétravail, etc. Le comité doit s’interroger sur les méthodes permettant de faciliter la présence de tous les participants.

Analyse

1) Identifier le lieu des réunions du comité

Le Code du travail ne précise pas quel doit être le lieu où se déroulent les réunions plénières du comité social et économique (CSE). Il semble cependant logique que cela soit le lieu du siège de l’entreprise. Quid du cas où l’entreprise compte plusieurs sites sur lesquels des salariés sont affectés ? Là encore, la logique conduit à envisager l’organisation des réunions sur le site sur lequel le plus de salarié travaillent.

Comme rien n’est dit dans la loi, c’est à l’employeur, qui détient la responsabilité de convoquer les participants aux réunions du CSE, de choisir le lieu de la réunion à venir. Ce choix est libre, sous réserve de ne pas constituer un délit d’entrave au fonctionnement régulier du comité. Par exemple, dans une entreprise appartenant à un groupe international, en tenant la réunion à l’étranger sous prétexte que le président de l’entreprise est en déplacement dans une autre entreprise du groupe.

Les élus prennent connaissance du lieu de la réunion à venir par le biais de la convocation qui leur est adressée.

2) Comprendre les enjeux liés au lieu choisi

Le choix du lieu revêt une importance particulière lorsque les élus ne travaillent pas sur le lieu choisi. Pour ces derniers, pour toutes les réunions régulières obligatoires du comité et pour toutes les réunions exceptionnelles, qu’elles soient à l’initiative de l’employeur ou des élus, tous les frais de déplacement sont à la charge de l’entreprise. De plus, le temps de trajet est assimilé à du temps de travail effectif et doit donc donner lieu à rémunération.

Il est donc de l’intérêt des deux parties (l’employeur pour limiter les coûts et les élus pour faciliter la venue de tous) de réfléchir à des mécanismes facilitant l’organisation des réunions lorsque tous les participants ne travaillent pas sur un même site.

Cela peut aussi permettre à l’employeur de faciliter l’organisation des inspections régulières prévues, dans les entreprises d’au moins 50 salariés, en vue d’observer sur chaque site les problématiques de santé, sécurité et conditions de travail. Ce droit à inspection est prévu par l’article L. 2312-13 du Code du travail.

Dans les entreprises de moins de 50 salariés, ces inspections ne sont pas obligatoires mais les élus du CSE restent en mesure de les proposer lorsque des salariés sont affectés sur des sites différents du siège de l’entreprise. Pour convaincre l’employeur, les élus peuvent s’appuyer sur l’article L. 2312-5 du Code du travail qui leur donne une mission de contributeur à la promotion de la santé, de la sécurité et des conditions de travail, mission ne pouvant être réalisée qu’avec une bonne connaissance des lieux de travail.

3) L’utilisation de la visioconférence

Compte tenu des difficultés pratiques de l’organisation des réunions avec des salariés présents sur des sites distants, la loi permet désormais d’utiliser les nouvelles technologies pour mener la réunion du CSE. L’employeur et les élus peuvent ainsi convenir d’utiliser le dispositif de visioconférence pour tenir toutes ou certaines réunions du comité. Faute d’accord entre la majorité des élus titulaires et l’employeur, ce dernier peut unilatéralement choisir de réaliser au plus  trois réunions par an par le biais de la visioconférence. Ce droit offert à l’employeur concerne les réunions du CSE, peu importe l’effectif de l’entreprise, des CSE d’établissements et du CSE central. Il est aussi prévu pour les réunions du comité de groupe et pour les réunions du comité européen.

Pour que l'utilisation de la visioconférence soit possible, il est cependant nécessaire que le dispositif technique utilisé respecte certaines conditions. Il est ainsi nécessaire que l'outil procède à un enregistrement permanent du son et des images de tous les participants. Si un vote est organisé au cours de la réunion, une vérification technique doit être réalisée avant la mise au vote. Tous les participants doivent ensuite procéder au vote de façon simultanée, avec une durée identique pour exprimer leur vote. En cas de vote devant être réalisé à bulletin secret, il est nécessaire qu'un dispositif adapté soit utilisé pour garantir le caractère anonyme du vote.

Avant tout recours à la visioconférence, les élus ne doivent donc pas hésiter à questionner l’employeur sur le choix de l’outil, son fonctionnement concret, le support technique prévu, le coût, les modalités de traitement des votes puis des données personnelles recueillies, etc. Tous les participants doivent bien maîtriser le fonctionnement du dispositif de visioconférence avant le début d’une réunion du comité.

Tout  dysfonctionnement empêchant la participation d’un des participants au cours d’une réunion doit conduire les élus à demander une suspension de séance le temps d’une intervention technique permettant de rétablir la bonne connexion. Faute d’intervention possible, ils doivent demander le report de la réunion. L’employeur s’y opposant commet alors un délit d’entrave au fonctionnement régulier du comité.

4) Adapter le règlement intérieur du comité

Les CSE mis en place dans les entreprises d’au moins 50 salariés doivent disposer d’un règlement intérieur. Le principe de l’utilisation de la visioconférence, sa fréquence et ses modalités pratiques peuvent faire l’objet d’une clause du règlement intérieur du CSE.

Mais le règlement intérieur peut aussi permettre d’arrêter certains modes de fonctionnement pour répondre aux difficultés liées au lieu des réunions. Ces modes de fonctionnement doivent donner lieu à des échanges entre élus dans un premier temps, puis avec l’employeur pour aboutir ensuite à leur insertion dans le règlement intérieur. Si l’employeur accepte les propositions des élus, il doit apposer sa signature à côté des clauses ajoutées ou modifiées dans le règlement intérieur.

Parmi les pistes de réflexion sur la participation facilitée de chaque élu, on peut travailler sur le sujet du lieu de la réunion en lui-même. Pourquoi ne pas changer de lieu à chaque réunion, en se rendant de façon alternative sur chaque lieu de travail au sein duquel un espace suffisant permet de réunir tous les participants ? Pourquoi ne pas louer une salle de réunion dans une ville située au centre géographique des différentes implantations de l’entreprise ? etc.

Au-delà du lieu, on peut aussi envisager de jouer sur les jours et horaires de réunion. Pour faciliter la venue des participants situés le plus loin du lieu de la réunion, l'idée est de prendre en compte les temps de trajet et d'adapter les horaires en sorte de ne pas trop empiéter sur les temps de vie personnelle. On peut ainsi veiller à ne pas fixer le jour de la réunion le lendemain ou la veille du jour de repos hebdomadaire dans l’entreprise ou veiller à fixer l’horaire de la réunion sur une plage permettant aux participants de se rendre et de revenir du lieu de la réunion dans la même journée dans une amplitude horaire raisonnable.

Autre piste : l'adaptation du poste de travail. Les inconvénients d'un déplacement peuvent ainsi être compensés par une adaptation de la charge et des horaires de travail. En particulier, il convient de respecter la durée minimale de repos applicable entre deux journées à compter de l'heure de fin du trajet de retour de la réunion et de décaler, si nécessaire, l'horaire de reprise du poste.

Dans les entreprises de moins de 50 salariés, faute de règlement intérieur, un accord peut être trouvé avec l’employeur pour adapter de la même façon que celles présentées ci-dessus l’organisation des réunions.

5) La situation exceptionnelle de l’épidémie de coronavirus

Face aux difficultés pratiques de l’organisation des réunions du CSE causées par l’épidémie de Covid-19, des règles dérogatoires sont mises en place pendant la durée de l’état d’urgence sanitaire.

L’employeur peut ainsi unilatéralement recourir à la visioconférence pour organiser les réunions du CSE (établissement, CSE central, CSE groupe, commissions) sans avoir à tenir compte de la limitation annuelle des 3 réunions ou des limitations prévues par accord. Sachant que les réunions organisées en visioconférence pendant l’état d’urgence ne seront pas prises en compte pour le plafond des 3 réunions sur l’année 2020. Si l’employeur peut donc, même sans accord, organiser plus de 3 réunions en visioconférence en 2020 en tenant compte de la période d’état d’urgence sanitaire, cette souplesse ne remet pas en cause les obligations liées à une telle organisation. Ainsi, le dispositif technique doit respecter certaines exigences précises listées par le Code du travail, notamment lorsque des votes à bulletin secret sont à réaliser pendant la réunion.

Possibilité alternative à la visioconférence : la conférence téléphonique.

Enfin, s’il s’avère impossible d’organiser la visioconférence ou une conférence téléphonique, il devient autorisé pour l’employeur d’organiser les réunions du CSE par le biais d’échanges sur une messagerie instantanée.

Le Code du travail impose des conditions strictes d’organisation technique des réunions en cas de recours exceptionnel à la conférence téléphonique ou à la messagerie instantanée. Notamment pour garantir l’information des élus sur la procédure choisie et pour permettre le vote des élus.

Mise en pratique

La question des participants à la réunion ne travaillant pas sur un même site doit donner lieu à un réel débat entre élus et employeur, peu importe la taille de l’entreprise. Ce débat doit aboutir à identifier les meilleures solutions pour les élus comme pour l’employeur. Faute d’accord, c’est l’employeur qui conserve le pouvoir de décision en matière de lieu, de jour et d’heure de début de réunion.

Les élus doivent tout de même réfléchir à des solutions, même en l’absence d’accord avec l’employeur.

Face aux souhaits de l’employeur de multiplier la visioconférence, il n’est pas possible de s’y opposer dans la limite de  trois réunions par an. Au-delà, c’est bien les élus qui ont le pouvoir d’accepter ou de refuser en s’interrogeant alors sur la pertinence de l’outil car, si la visioconférence est utile pour ne pas multiplier les déplacements, elle ne peut remplacer systématiquement la qualité d'une discussion et des relations qui se nouent, au sein de la délégation comme avec la direction, en présentiel.

Lorsque des élus sont amenés à faire des trajets importants pour se rendre en réunion, pourquoi ne pas utiliser ce temps pour préparer au mieux cette réunion ? Il faut ainsi demander à l’employeur de transmettre les informations suffisamment tôt avant la réunion pour que l’élu concerné puisse les parcourir durant le trajet. Si nécessaire, dans les entreprises d’au moins 50 salariés, les élus peuvent décider d’utiliser le budget de fonctionnement pour acquérir ordinateur portable, logiciels, clé d’accès à Internet, téléphone portable, autant d’outils permettant de travailler en mobilité. Une question peut aussi se poser, celle de l’accès à distance à la base de données économiques et sociales.

Peu importe le lieu de la réunion, même lorsque les élus ont obtenu des aménagements favorables, se pose la question du travail entre élus qui ne se rencontrent souvent que le jour de la réunion plénière du comité. Lorsque les élus ne travaillent pas dans la même zone géographique, il est alors nécessaire de prévoir des temps consacrés à coordonner les travaux menés au nom du comité. Il est aussi nécessaire pour le secrétaire dans les entreprises d’au moins 50 salariés d'obtenir des informations sur les problématiques rencontrées dans toute l'entreprise pour pouvoir adapter l'ordre du jour. Ces réunions préparatoires ne nécessitent pas un déplacement. Elles peuvent prendre la forme d'échange de mails ou de coups de téléphone, de conférence téléphonique ou de vidéoconférence. Une réunion préparatoire regroupant physiquement les élus peut aussi être organisée juste avant  ou/et juste après la réunion officielle du comité.

Références aux textes officiels

C. trav., art. L. 2315-4, D. 2315-1 et D. 2315-2 (procédure de recours à la visioconférence), L. 2316-16 et D. 2316-8 (cas du comité central)

Cass. soc., 3 avril 2019, n° 17-31.304 (pouvoir de l’employeur sur la fixation du lieu de réunion)

Ordonnance n° 2020-389 du 1er avril 2020 portant mesures d’urgences relatives aux représentants du personnel (modes d’organisation exceptionnels pour les réunions du CSE)

Décret n° 2020-419 du 10 avril 2020 (procédures à respecter pour organiser les réunions par conférence téléphonique ou messagerie instantanée pendant la durée de l’état d’urgence sanitaire)

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