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Les contrôles administratifs sur les paies

I - Le contrôle URSSAF

A - Pourquoi ? Comment ? (PBD.05-I)

L’URSSAF est chargée du recouvrement et du contrôle de nombreuses cotisations sociales dues par les employeurs et les travailleurs indépendants des professions non agricoles. Les URSSAF sont implantées dans chaque département ou région et chapeautées au plan national par l'Agence centrale des organismes de Sécurité sociale (ACOSS).

Lors d’un contrôle, la caisse vérifie que les cotisations dues du fait de l’emploi des salariés ont bien été acquittées. Lorsque le contrôle révèle des irrégularités, il débouche sur un redressement, voire une procédure de recouvrement contentieux des cotisations.

Chaque URSSAF dispose d’un « plan de contrôle » qui lui est propre et organise la mise en place de contrôles en fonction d’orientations nationales quand elles existent, des spécificités de son secteur et des ressources humaines dont elle dispose.

Le contrôle peut avoir lieu suite à une dénonciation

Les services de l’URSSAF, alertés, peuvent décider, à la suite des propos des collaborateurs de l’entreprise, de mener à bien un contrôle. La dénonciation, en tant que telle, n’est pas suffisante pour aboutir à un redressement : il appartient à l’URSSAF de mener un contrôle en respectant la procédure, en particulier auditionner les salariés « sur place ».

Le contrôle peut avoir lieu à la suite d’échanges d’informations

Dans le cadre de la lutte contre la fraude, le législateur permet un échange d’informations entre administrations, en particulier entre les URSSAF et les agents des administrations fiscales (CSS, art. L. 114-14), les inspecteurs du travail (CSS, art. L. 114-15), les autorités judiciaires, lorsqu’elles présument « une fraude », ou « une manœuvre » ayant pour résultat de compromettre le recouvrement des cotisations sociales (CSS, art. L. 114-16), les agents de l’État ou des organismes de protection sociale (CSS, art. L. 114-16-1) et les agents de Pôle emploi (CSS, art. L. 114-16-3).

Un contrôle URSSAF peut trouver son origine dans le cadre de ces signalements.

Le contrôle peut avoir lieu à la suite d’une vérification des déclarations

Les gestionnaires des comptes employeurs des URSSAF procèdent à la vérification des déclarations que leur transmettent les employeurs et les travailleurs indépendants, le cas échéant en les rapprochant des informations communiquées par d’autres institutions (CSS, art. R. 243-43-3). Si cette procédure de vérification des déclarations fait apparaître une anomalie, elle peut entraîner la mise en œuvre d’un contrôle URSSAF mené, cette fois, par les inspecteurs du recouvrement.

Le législateur n’impose aux URSSAF aucune périodicité pour effectuer un contrôle : chacune est libre de mener autant de contrôles qu’elle le désire auprès de n’importe quelle entreprise.

B - Enjeux et objectifs du contrôle (PBD.05-I)

1- Les enjeux du contrôle

Le contrôle a pour objet premier de vérifier que vous vous êtes acquittés de vos obligations en matière de cotisations de Sécurité sociale.

Il peut également concerner la recherche d’infractions en matière de dissimulation d’activité ou d’emploi salarié.

Il s’agit aussi d’une garantie d’équité entre les cotisants. En assurant la juste application par les entreprises de la législation de Sécurité sociale et d’assurance chômage, ou en vérifiant l’exactitude des déclarations, les inspecteurs ou les contrôleurs de l’URSSAF consolident par là même les droits des salariés et renforcent le jeu loyal de la concurrence.

Le résultat de ces opérations de contrôle peut donc conduire les URSSAF à effectuer un redressement puis à engager une procédure de recouvrement des cotisations, le cas échéant assortie de pénalités et de majorations de retard.

Depuis le 12 août 2018, la loi pour un État au service d'une société de confiance (ESSOC), dite « loi sur le droit à l’erreur », a modifié les relations entre les administrations et les administrés, en particulier entre l’URSSAF et les entreprises. L’objectif de cette mesure est d’instaurer une relation de confiance avec l’Administration. Les entreprises qui méconnaissent involontairement une règle pour la première fois bénéficient d’une présomption de bonne foi lors de la première erreur commise et peuvent réparer plutôt que de se voir infliger une sanction (Code des relations entre le public et l'Administration, art. L. 123-1).

L'application erronée de la règle doit être involontaire et commise pour la première fois.

Seules les erreurs régularisables – spontanément ou à la demande de l'Administration – sont concernées. Ainsi, les retards et omissions de déclarations dans les délais prescrits sont exclus du champ du droit à l'erreur.

L’entreprise doit régulariser sa situation spontanément ou sur demande de l’Administration.

L’entreprise ne peut pas bénéficier du droit à l’erreur :

  • en cas de renouvellement de l'erreur ;
  • si l’Administration peut prouver la mauvaise foi ou la manœuvre frauduleuse ;
  • en cas d’erreurs grossières ou de négligences graves. À titre d'exemple, le défaut de transmission de la DSN par l'employeur révèle une négligence particulièrement grave qui ne peut pas bénéficier du droit à l’erreur.

2- Les personnes contrôlées

Peuvent être contrôlés (CSS, art. R. 243-6) :

  • les employeurs (personnes privées et morales) ;
  • les travailleurs indépendants ;
  • toute personne qui verse des cotisations et contributions aux organismes de recouvrement.

Le champ du périmètre du contrôle concerne également toute personne morale non inscrite à l’URSSAF en qualité d’employeur : cas de l’employeur faisant appel à une autre entité pour qu’elle verse une rémunération à ses salariés, cette entité « tierce » n’étant pas l’employeur des salariés, elle ne pouvait pas être contrôlée, sauf contrôle inopiné de travail dissimulé (loi no  2014-1554, du 22 décembre 2014, art. 24, III, JO du 24).

Si les inspecteurs disposent d’éléments leur faisant présumer qu’une structure, sans avoir la qualité d’employeur, verse des rémunérations à des salariés d’employeurs faisant l’objet d’un contrôle, ils peuvent organiser un contrôle chez cette autre personne morale.

3- L’URSSAF compétente

C’est l’organisme auquel l’employeur verse ses cotisations sociales qui est compétent pour envoyer des agents de contrôle, l’URSSAF dans le ressort géographique de laquelle se situe l’entreprise ou l’établissement contrôlé (CSS, art. L. 213-1 et D. 213-1).

Quand un employeur a opté pour la procédure de versement en un lieu unique facultatif, l’URSSAF compétente est celle qui a été désignée comme URSSAF de liaison.

Pour les grandes entreprises relevant d’un versement en un lieu unique obligatoire, l’URSSAF désignée est habilitée à exercer les missions de contrôle pour l’ensemble des établissements. La régularité des opérations de contrôle et de redressement n’est pas subordonnée à la production, au début ou au cours de celles-ci, du titre attestant de la compétence de l’organisme contrôleur (Cass. civ. 2e, 19 janvier 2017, n° 16-10.759).

Une URSSAF peut déléguer à une autre URSSAF ses compétences en adhérant à une convention générale de réciprocité établie par le directeur de l’ACOSS.

La convention n’a pas à désigner nominativement les cotisants susceptibles de faire l’objet du contrôle envisagé. Il appartient à la juridiction de Sécurité sociale, saisie d’un recours à la suite du contrôle, de vérifier, lorsque le cotisant conteste la compétence de l’organisme qui a procédé au contrôle, si la situation de l’intéressé entrait dans l’objet de la convention de réciprocité spécifique (Cass. civ. 2e, 19 janvier 2017, n° 15-28.023).

Selon le Code de la Sécurité sociale, la délégation doit être opérée avant l’ouverture des opérations de contrôle, c’est-à-dire avant l’envoi par l’URSSAF de l’avis de passage des agents de contrôle à l’employeur.

En cas de non-respect de la procédure, le contrôle est nul et le redressement éventuellement effectué inopérant.

4- Les objectifs du contrôle URSSAF

Sont-ils uniquement répressifs ?

Non. Le contrôle URSSAF constitue également un moment pour vous conseiller et prévenir les difficultés rencontrées dans l’application d’une réglementation complexe.

Les inspecteurs ou les contrôleurs ont aussi une mission d’information pour vous aider à faire face aux difficultés que vous pouvez rencontrer dans l’application de la réglementation relative aux cotisations et contributions sociales.

La jurisprudence considère que l’URSSAF doit « répondre aux demandes qui lui sont soumises », en « confirmant [au cotisant] la nature et l’étendue [de ses] droits » (exemple : obtention d’un allégement de cotisations sociales).

Cependant, l’URSSAF « n’a pas d’obligation d’aviser individuellement » ou « de solliciter préventivement chaque cotisant en vue de lui délivrer une information personnalisée ».

L’obligation générale d’information des URSSAF « ne leur impose [pas], en l’absence de demande […] de prendre l’initiative de […] renseigner [les cotisants] sur leurs droits éventuels ».

5- La médiation

Depuis le 12 août 2018, la loi pour un État au service d'une société de confiance (ESSOC), dite « loi sur le droit à l’erreur », a instauré un mécanisme de médiation. De ce fait, chaque URSSAF dispose d’un médiateur désigné par le directeur de l'organisme.

La médiation est un mode supplémentaire de règlement des situations litigieuses. Elle doit permettre une solution amiable et rapide à des situations particulières auxquelles les organismes ne sont pas en mesure d'apporter une réponse adaptée et individualisée.

Jusqu’à cette date, la médiation était expérimentée dans quelques régions (Île-de-France, Bretagne, Champagne-Ardenne). Ce mécanisme ayant fait ses preuves, il est généralisé sur tout le territoire.

Il s’agit d’une voie de recours complémentaire de celles existantes.

L’entreprise peut avoir recours au médiateur si elle a déjà effectué une première démarche auprès de l’URSSAF et qu’elle n’a formé aucun recours contentieux. L'engagement de la procédure de médiation suspend les délais de recours à compter de la notification portant sur la recevabilité de la réclamation soumise au médiateur et jusqu'à ce que celui-ci ait communiqué ses recommandations aux deux parties.

Le médiateur exerce ses fonctions en toute impartialité et dans le respect de la confidentialité des informations transmises.

Un décret doit venir préciser les garanties encadrant l'exercice de la médiation.

6- L’opposabilité des circulaires et instructions

À compter du 1er janvier 2019, les circulaires et instructions de l’Administration doivent être publiées dans un délai de quatre mois à compter de leur signature sur l’un des sites Internet dont la liste est précisée à l’article D. 312-11 du Code des relations entre le public et l’administration. À défaut, elles sont réputées abrogées. L’Administration ne pourra pas en demander l’application.

Ainsi, les entreprises peuvent se prévaloir des instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles et de l’interprétation (même erronée) d’une règle opérée par l’un de ces documents tant qu’elle n’a pas été modifiée et n’affecte pas un tiers, publiées sur les sites Internet suivants :

  • www.bulletin-officiel.developpement-durable.gouv.fr ;
  • www.culture.gouv.fr ;
  • https://www.defense.gouv.fr/sga ;
  • www.diplomatie.gouv.fr ;
  • www.economie.gouv.fr ;
  • www.education.gouv.fr ;
  • www.enseignementsup-recherche.gouv.fr ;
  • www.fonction-publique.gouv.fr ;
  • www.info.agriculture.gouv.fr ;
  • www.interieur.gouv.fr ;
  • www.solidarites-sante.gouv.fr ;
  • www.sports.gouv.fr ;
  • www.textes.justice.gouv.fr ;
  • www.travail-emploi.gouv.fr.

Les sites Internet précisent la date de dernière mise à jour de la page donnant accès à ces documents, ainsi que la date à laquelle chaque document a été publié sur le site.

En l’absence de publication dans un délai de quatre mois à compter de leur signature, les instructions et circulaires sont réputées abrogées.

Tant que ces textes ne sont pas publiés dans les conditions fixées, l’Administration ne peut pas s’en prévaloir à l’égard de ses administrés.

Les circulaires et instructions signées avant le 1er janvier 2019 sont réputées abrogées au 1er mai 2019 si elles n'ont pas, à cette dernière date, été publiées sur les supports prévus.

7- Le droit au contrôle

Depuis le 1er décembre 2018 est instauré un droit au contrôle, en application de la loi pour un État au service d'une société de confiance (ESSOC), dite « loi sur le droit à l’erreur ».

Ainsi, sous certaines conditions, notamment être de bonne foi, l’employeur peut demander à faire l’objet d’un contrôle prévu par les dispositions légales ou réglementaires. Sa demande doit préciser les points sur lesquels le contrôle est sollicité.

L’Administration doit alors procéder à ce contrôle dans un délai raisonnable.

L’employeur peut opposer les conclusions du contrôle à l’Administration dont il émane :

  • tant qu’il n’y a pas de changement des circonstances de droit ou de fait ;
  • tant que l’Administration ne procède pas à un nouveau contrôle donnant lieu à de nouvelles conclusions.

Sachant que, si, à l’issue du contrôle, l’Administration constate une méconnaissance des règles applicables, l’employeur peut invoquer son droit à l’erreur pour éviter une sanction (voir ci-dessus, I-B).

C - Procédure du contrôle sur place (PBD.05-I)

1re phase :

1 – Envoi de l’avis de contrôle

2 – Contrôle effectué par l’agent sur place

3 – Envoi de la lettre d’observation

Période contradictoire : délai de 30 jours

À compter du 1er janvier 2020, le délai de 30 jours peut être porté à 60 jours à la demande de la personne contrôlée (CSS, art. R. 243-59 III, al. 8).

2e phase :

1 - Possibles réponses de l’entité ayant fait l’objet du contrôle aux observations du contrôleur

2 – Réponse faite par l’URSSAF

Phase finale :

Procès-verbal de contrôle : mise en demeure ou décision administrative

Les URSSAF contrôlent l’exactitude des déclarations effectuées par les cotisants.

La vérification porte sur l’assiette, le taux et le calcul des cotisations et contributions de Sécurité sociale, d’assurance chômage, de retraites complémentaires obligatoires, ou de toute autre contribution dont le recouvrement est confié aux URSSAF.

L’URSSAF ne peut vous contrôler plusieurs fois sur un même point pour une même période.
De même, si votre situation et la réglementation applicable sont inchangées, l’URSSAF ne pourra pas régulariser, à l’occasion d’un futur contrôle, une pratique ayant reçu l’accord de l’inspecteur dans le cadre d’un contrôle précédent.

1- L’information préalable de l’entreprise contrôlée

Pas de contrôle surprise !

Un contrôle peut intervenir à tout moment. Cependant, l’URSSAF est tenue de vous adresser un avis de contrôle (avis de passage), par tout moyen permettant d’apporter la preuve de la date de sa réception, au minimum 15 jours avant la date de la première visite de l’inspecteur.

Ce délai est impératif : l’avis de contrôle doit nécessairement être envoyé au moins 15 jours avant la première visite de l’agent chargé du contrôle (CSS, art. R. 243-59 I).

Dans trois cas, il n’y aura pas d’avis de passage :

  • lorsque les opérations de contrôle sont conduites dans le cadre de la lutte contre le travail dissimulé ;
  • si l’entreprise est contrôlée sur la base de renseignements communiqués par un autre organisme social ;
  • lorsque la date de début du contrôle a été repoussée. L’avis de passage a pour finalité d’informer l’employeur de la date de la première visite de l’inspecteur du recouvrement. Cette information résulte de l’envoi de l’avis de passage initial sans qu’il soit nécessaire de lui en adresser un second.

Si l’URSSAF n’a pas constaté d’infractions relatives au travail dissimulé mais entend poursuivre son contrôle sur d’autres points de la règlementation, il lui appartient d’envoyer un avis de contrôle dans le délai de 15 jours avant la première visite de l’agent chargé du contrôle (CSS, art. R 243-59 I al 2).

L’avis de contrôle est adressé :

  • s’il s’agit d’une personne morale à l’attention de son représentant légal et envoyé à l’adresse du siège social de l’entreprise ou le cas échéant à celle de son établissement principal, tel que ces informations ont été préalablement déclarées. Sauf précision contraire, cet avis vaut pour l’ensemble des établissements de la personne contrôlée (CSS., art. R. 243-59 I) ;
  • lorsque la personne contrôlée est une personne physique, à son domicile ou à défaut à son adresse professionnelle, tel que ces informations ont été préalablement déclarées.

Cet avis autorise la ou les personnes chargées du contrôle à mener leurs investigations à partir de la date qui y est indiquée.

L’avis de passage doit mentionner la date exacte du contrôle, faute de quoi celui-ci peut être annulé (Cass. civ. 2e, 25 avril 2013, n° 12-30.049, BC II n° 84).

Si l’URSSAF effectue le contrôle à une date ultérieure, l’employeur peut en demander l’annulation, car il incombe à l’URSSAF de prouver qu’une modification de la date de contrôle a été arrêtée avec l’accord du contrôlé (Cass. civ. 2e, 12 juillet 2012, n° 11-22.895 D).

Cet avis permet à l’employeur d’organiser son éventuelle assistance tout au long de ces diverses étapes.

Cet avis de contrôle informe :

  • de la date et de l’heure de la première visite de la vérification ;
  • de l’identité du ou des inspecteurs chargés du contrôle ;
  • de la liste des documents et supports à préparer. D’autres documents nécessaires au contrôle pourront ultérieurement vous être demandés ;
  • l’avis de contrôle mentionne que vous pouvez vous faire assister par un conseil de votre choix (CSS, art. R. 243-59) ; l’absence de cette mention emporte la nullité des opérations de contrôle (Cass. civ. 2e, 18 septembre 2014, n° 13-17.084 D) ;
  • que l’URSSAF est habilitée à contrôler les cotisations d’assurance chômage ;
  • que la « Charte du cotisant contrôlé », présentant la procédure de contrôle et les droits de la personne contrôlée pendant le contrôle et à son issue, est consultable (l’avis doit mentionner l’adresse électronique où elle est consultable) et peut être adressée au cotisant sur simple demande (CSS, art. R. 243-59 I).

Les dispositions contenues dans la « Charte du cotisant contrôlé » sont opposables aux URSSAF (CSS, art. R. 243-59 I, al.5).

La charte du cotisant contrôlé est consultable sur le lien suivant : https://www.urssaf.fr/portail/files/live/sites/urssaf/files/documents/Charte_du_cotisant_controle.pdf

L’URSSAF n’est pas obligée de motiver l’avis de passage. Elle n’a pas à indiquer les informations précises quant à la nature des éléments contrôlés.

Cet avis n’a pour objet que d’informer l’employeur de la date de la première visite de l’inspecteur. Ce dernier peut donc procéder à des auditions sur un chantier, même si l’avis vise expressément une vérification au siège social de l’entreprise.

En cas d’empêchement, vous pouvez contacter l’inspecteur pour convenir d’un autre rendez-vous.

À réception de l’avis de la poste, l’employeur peut :

  • retirer l’avis de passage et se préparer au contrôle ;
  • ou demander un report de la date des opérations du contrôle sur place. L’URSSAF répondra favorablement ou non ;
  • ou ne pas retirer l’avis laissé en son absence, ce qui ne suspend pas ni n’interrompt pas le déroulement du contrôle URSSAF qui se poursuit. L’URSSAF n’enverra pas de nouvel avis de passage. Dans le cas où l’employeur n’a pas pris les dispositions permettant l’engagement effectif du contrôle, l’ACOSS précise qu’un second avis de passage lui sera adressé et informera l’employeur qu’il s’exposera à la mise en œuvre de la procédure d’obstacle à contrôle dans l’hypothèse où l’inspecteur URSSAF demeurerait dans l’impossibilité de l’effectuer.
 Dès que vous recevez l’avis de contrôle, vous ne pouvez plus interroger votre URSSAF dans le cadre de la procédure de rescrit social.

2- Les acteurs présents

Le contrôle porte sur les cotisations ou contributions versées auprès des URSSAF par les employeurs privés, publics, et ressortissants des régimes spéciaux, ainsi que par les travailleurs indépendants.

Un ou plusieurs inspecteurs effectuent le contrôle. Ils peuvent être accompagnés par un inspecteur stagiaire ou toute autre personne placée sous leur responsabilité.

Les inspecteurs sont agréés par le directeur de la Caisse nationale des URSSAF (ACOSS) et liés par le secret professionnel.

Cet agrément les habilite à intervenir sur l’ensemble du territoire français. Il est valable pendant l’ensemble de leur carrière. Ils prêtent serment de ne rien révéler des secrets de fabrication ou des résultats d’exploitation dont ils peuvent prendre connaissance dans l’exercice de leur mission. Ils sont titulaires d’une carte professionnelle dont vous pouvez obtenir la présentation.

Si votre entreprise compte plusieurs établissements, un seul et même inspecteur peut conduire le contrôle des différents établissements relevant de plusieurs URSSAF.

Le contrôle est un moment d’échange et de dialogue entre l’entreprise et l’URSSAF. C’est pourquoi votre présence est importante et souhaitée au moins en début et en fin de contrôle mais elle n’est pas obligatoire (CSS, art. L. 243-11, L. 243-12, R. 243-59), y compris lors de l’audition des personnes que vous rémunérez (Cass. soc., 7 novembre 1997, n° 95-15.148 D). En pratique, cette présence peut toutefois s’avérer utile pour que la procédure demeure contradictoire (Cass. civ. 2e, 10 juin 2003, n°01-20.850 D).

Vous avez la possibilité de vous faire assister d’un conseil de votre choix qui vous aidera lors du contrôle ou vous représentera auprès de l’inspecteur, si vous le mandatez à cet effet.

L’employeur a tout intérêt également à présenter à l’inspecteur URSSAF les personnes qui seront ses interlocuteurs pendant le contrôle (ex. : responsable paie, DRH). Tout comportement irrespectueux ou violent doit être évité. En parallèle, le déroulement du contrôle ne doit pas troubler le bon fonctionnement de l’entreprise.

3- Où se déroule le contrôle ?

L'employeur est tenu de recevoir l'inspecteur URSSAF chargé du contrôle du recouvrement (CSS, art. L. 243-11).

Le contrôle se déroule dans les locaux de votre entreprise ou sur les lieux de votre activité professionnelle. Les documents et supports nécessaires au contrôle sont examinés sur place.

Avec votre accord, l’inspecteur pourra vous proposer que la vérification se déroule chez votre expert-comptable.

Le « versement en un lieu unique » impose à l’employeur de recevoir l’inspecteur URSSAF dans tous ses établissements.

L’employeur doit réserver le meilleur accueil à l’inspecteur URSSAF. Il doit lui permettre de travailler dans de bonnes conditions matérielles en mettant à sa disposition, notamment, un bureau, une chaise, une ligne téléphonique avec l’extérieur.

4- Les périodes contrôlées

Les cotisations et contributions sociales se prescrivent par 3 ans à compter de l’expiration de l’année civile au titre de laquelle elles sont dues.

À titre d’exemple, un contrôle réalisé en 2020 porte sur les années 2019, 2018 et 2017 pour les entreprises qui emploient des salariés.

Auparavant, le contrôle portait sur les cotisations et contributions exigibles dans la limite des 3 dernières années civiles et de la période en cours qui précédaient le contrôle.

Cette période est étendue à 5 ans en cas de constatation d’une infraction de travail illégal.

Cette règle n’interdit pas à l’inspecteur de vous demander la production de tout document sur une période antérieure à celle contrôlée, dès lors qu’il est nécessaire à l’examen d’une situation sur la période non prescrite.

Les contrôles visant les entreprises versant des rémunérations à moins de 10 salariés ou les travailleurs indépendants ne peuvent s’étendre sur une période supérieure à 3 mois, comprise entre le début effectif du contrôle (c'est-à-dire la première visite de l’agent de contrôle) et la date de la lettre d’observations (c'est-à-dire la date d’envoi du recommandé, lettre-circ. ACOSS n° 2015-19, du 13 avril 2015). Cette période peut être prorogée une fois à la demande expresse de l’employeur contrôlé ou de l’organisme de recouvrement. Cette limitation de la durée du contrôle n’est pas applicable lorsqu’est établie, au cours de cette période, une situation de travail dissimulé, d’obstacle à contrôle ou d’abus de droit ainsi qu’en cas de constat d’une comptabilité insuffisante ou d’une documentation inexploitable.

Elle n’est pas non plus appliquée lorsque la personne contrôlée appartient à un groupe dont l’effectif est égal ou supérieur à 10 salariés.

5- Le déroulement du contrôle, la latitude d’intervention de l’inspecteur

a- Préparer minutieusement les documents demandés

Le contrôle repose sur un dialogue permanent entre vous, ou votre représentant, et l’inspecteur.

Les oppositions ou obstacles à ces visites sont passibles d’amendes et de peines d’emprisonnement.

Vous êtes tenu de recevoir les inspecteurs de l’URSSAF et de leur donner accès à tous les documents nécessaires à la réalisation du contrôle. Les agents de contrôle peuvent se faire communiquer tous documents utiles à l’exercice du contrôle et, notamment, le livre de paie (CSS, art. L. 243-12).

L’agent de contrôle peut également vous demander de présenter ces documents selon un classement nécessaire au contrôle dont il vous aura préalablement informé.

Lorsque les documents et informations demandés par l’inspecteur du recouvrement dans le cadre d’une opération de contrôle sont tenus et conservés par des moyens informatiques, leur contrôle peut être opéré en ayant recours au matériel informatique utilisé par l’employeur, sous réserve de son consentement (CSS, art. R. 243-59-1).

Lors du contrôle, à sa demande, vous devez mettre à la disposition de l’agent chargé du contrôle un utilisateur habilité pour réaliser les opérations sur ce matériel.

À compter de la date de la réception de la demande, vous disposez de 15 jours pour vous

opposer par écrit à la mise en œuvre des traitements sur le matériel de votre entreprise et informer l’agent chargé du contrôle de votre choix :

  • soit de mettre à sa disposition les copies des documents, données et traitements nécessaires à l’exercice du contrôle. Ces copies sont établies sur des fichiers informatiques répondant aux normes définies par l’agent chargé du contrôle permettant les traitements automatisés et sont détruites avant l’engagement de la mise en recouvrement ;
  • soit de prendre en charge vous-même tout ou partie des traitements automatisés. Dans ce cas, l’agent chargé du contrôle vous indique par écrit les traitements à réaliser, les délais accordés pour les effectuer ainsi que les normes des fichiers des résultats attendus.

À défaut de réponse de votre part dans le délai imparti, l’agent chargé du contrôle pourra procéder aux opérations de contrôle par la mise en place de traitements automatisés sur le matériel de votre entreprise. Dans ce cas, et à la demande de l’agent chargé du contrôle, vous devez mettre à sa disposition un utilisateur habilité pour réaliser les opérations sur ce matériel.

b- Typologie des documents demandés

Les documents demandés sont de plusieurs sortes :

  • sociaux : bordereaux récapitulatifs de cotisations (BRC), déclarations de régularisation annuelle, bulletins de salaire et livres de paie, dossiers du personnel, contrats de travail, déclarations annuelles (DADS), justificatifs d’une exonération appliquée, documents relatifs à la prévoyance (exemples : contrats de prévoyance et décisions unilatérale de l’employeur), documents relatifs à la retraite supplémentaire, registre des entrées et sorties du personnel, convention collective applicable ou accord d’entreprise, accords de salaires, de participation, d’intéressement, notes de service, livrets d’accueil ou tout autre support d’information remis aux salariés ;
  • comptables : bilans et comptes d’exploitation, grands livres comptables, etc. ;
  • fiscaux : liasses fiscales, avis d’imposition, etc. ;
  • juridiques : statuts des sociétés, transactions, jugements de conseils de prud’hommes, etc. ;
  • divers : justificatifs de frais (notes de restaurant, carte grise des véhicules, etc.).

Ces documents ont pu être mentionnés dans l’avis de passage préalable au contrôle, mais pas nécessairement. Dans tous les cas, les documents éventuellement listés ne sont pas exhaustifs.

L’inspecteur s’adapte à l’organisation et au système d’information de votre entreprise. Il peut donc être amené à vous demander tout document ou support d’information supplémentaire.

À compter du 1er janvier 2020, les copies de ces documents peuvent être exploitées en dehors des locaux de l’entreprise, ainsi que les originaux mais, pour ces derniers, l’accord de l’employeur est nécessaire (CSS, art. R. 243-59).

Si l’inspecteur du recouvrement auquel l’employeur n’a pas présenté les justificatifs nécessaires pour permettre le contrôle peut solliciter de celui-ci la production de documents supplémentaires, il ne peut le faire qu’avant l’envoi de la lettre d’observations (Cass. civ. 2e, 13 février 2014, n° 13-14.132, BC II n° 47).

c- Interrogation des personnes rémunérées par votre entreprise

L’inspecteur du recouvrement peut également interroger sur place tous les salariés ou personnes rémunérées par l’entreprise pour connaître leur nom et adresse, le montant de leur rémunération, de leurs avantages en nature ainsi que la nature de leur activité. Il peut également entendre le témoignage de personnes non salariées de la société contrôlée, mais responsables de la comptabilité et de la paie du GIE auquel appartient cette société. L’inspecteur peut même envoyer des questionnaires écrits aux anciens salariés sans que cela entraîne pour autant la nullité du contrôle.

Les auditions ne peuvent toutefois être effectuées que dans les locaux de l’entreprise. La Cour de cassation a ainsi annulé un contrôle URSSAF au cours duquel un inspecteur s’était rendu au domicile des salariés pour les interroger et avait, en leur absence, recueilli les déclarations de leurs épouses (Cass. soc., 28 novembre 1991, n° 89-11.287, BC V n° 548). De même, un redressement opéré en se fondant sur les réponses à des questionnaires relatifs aux horaires de travail que l’URSSAF a adressés aux salariés entraîne la nullité du contrôle (Cass. soc., 27 février 2003, n° 01-21.149, BC V n° 76).

d- Charges contrôlées

Sécurité sociale et autres charges

Le contrôle peut porter sur les cotisations de Sécurité sociale et l’ensemble des charges recouvrées prévues par le Code de la Sécurité sociale (versement de transport, CSG-CRDS, FNAL, etc.).

Contributions chômage et AGS

Les URSSAF et CGSS sont habilitées à contrôler l’assiette, le taux et le calcul des cotisations d’assurance chômage et d’AGS, aussi bien pour celles qu’elles recouvrent directement que pour celles dont le recouvrement incombe à la CCVRP (VRP multicartes) et à Pôle emploi (intermittents du spectacle, expatriés et certains frontaliers).

Pour le contrôle des contributions chômage, la procédure applicable depuis cette date est donc la procédure de droit commun. Le recouvrement des sommes dues suite au contrôle est assuré par les URSSAF. En revanche, pour les contributions dont le recouvrement incombe encore à Pôle emploi, les URSSAF transmettent les résultats du contrôle à Pôle emploi qui se charge du recouvrement des sommes liées au redressement.

Contributions AGIRC et ARRCO

Sous réserve de la conclusion de conventions entre l’ACOSS et les fédérations des institutions, les URSSAF sont habilitées à contrôler l’assiette, le taux et le calcul des cotisations de retraite complémentaire (AGIRC, ARRCO). Le résultat de ces vérifications est transmis aux institutions compétentes aux fins de recouvrement. Pour l’heure, aucune convention n’a été conclue à cet effet.

e- Garanties pour l’employeur

L’opposabilité des décisions expresses ou implicites prises lors de précédents contrôles : l’employeur peut faire valoir auprès de l’inspecteur une décision expresse ou implicite prise par l’URSSAF mais il ne peut pas invoquer la décision d’une autre URSSAF. L’absence d’observations lors d’un précédent contrôle vaut « accord tacite » des pratiques ayant donné lieu à vérification dans la même entreprise ou le même établissement, dès lors que l’URSSAF a eu les moyens de se prononcer en toute connaissance de cause. Cependant, la seule absence d’observations ou le silence de l’URSSAF ou de l’inspecteur ne sauraient à eux seuls constituer un accord tacite. L’entreprise doit apporter la preuve de la décision implicite. Si l’URSSAF notifie une décision contraire lors d’un contrôle ultérieur, celle-ci fait alors obstacle à ce que l’accord tacite puisse perdurer.

Il ne peut pas être procédé à un nouveau contrôle portant, pour une même période, sur les points de la législation applicable ayant déjà fait l’objet d’une vérification, sauf en cas de réponses incomplètes ou inexactes, de fraude, de travail dissimulé ou sur demande de l’autorité judiciaire.

Les circulaires et instructions ministérielles publiées et issues du ministère chargé de la Sécurité sociale sont opposables aux organismes de recouvrement du régime général. Une entreprise qui aurait appliqué un texte selon l’interprétation de l’Administration retenue dans une de ces instructions ou circulaires ne peut pas être redressée sur la période au cours de laquelle ce texte s’appliquait.

Une procédure de rescrit social permet à un cotisant de demander à l’URSSAF de prendre position sur certaines questions. Un modèle de demande de rescrit social, accompagné d'une notice, est proposé en ligne : https://www.urssaf.fr/portail/files/live/sites/urssaf/files/documents/FormulaireDemandederescritsocial.pdf.

Ce dernier peut ensuite opposer à l’URSSAF l’interprétation qui lui a été donnée dans le contexte qui avait été soumis, à condition que le contexte soit demeuré le même et que la loi n’ait pas évolué.

Si l’employeur a recouru à l’arbitrage de l’ACOSS pour unifier les positions de différentes URSSAF, il peut, le cas échéant, s’en prévaloir.

Pour accomplir leur mission de lutte contre le travail dissimulé, les agents de contrôle de l’URSSAF détiennent un droit de communication qui leur permet d’obtenir, sans que s’y oppose le secret professionnel, tous documents et informations nécessaires (CSS, art. L. 114-19).

f- Les compétences des agents de contrôle

Les compétences exclusives de l’inspecteur du recouvrement

Contrôle comptable d’assiette

Contrôle sur place d’une personne dont la situation est vue dans son ensemble

Contrôle chez un tiers

Action réservée aux entreprises faisant appel à un tiers pour toutes les opérations de paie et de comptabilité générale (avec l’accord écrit de cette dernière et mandat délivré au tiers pour des opérations de contrôle chez lui)

Contrôle partiel d’assiette

Examen de la situation d’une personne ne portant que sur un point particulier de la législation (ex. : contrôle des contrats d’intéressement)

Complément suite à contrôle

Recherches d’informations, argument ou analyse postérieure au dépôt du rapport de contrôle, motivée par la connaissance de faits nouveaux donnant lieu à la rédaction d’un autre rapport

Travail illégal

• Régime général : opération spontanée ou non, tendant à la vérification sur place d’une situation de travail illégal aboutissant ou non à un PV de travail illégal

• Travail illégal – prévention ou recherche : vérification sur place sans présomption de travail dissimulé (ex. : activités saisonnières, interventions sur grands chantiers ou à l’occasion de manifestations culturelles, commerciales, sportives ou autres)

Enquête d’assujettissement

Enquête permettant de déterminer la situation d’une ou plusieurs personnes à l’égard de la législation sur la Sécurité sociale et supposant des investigations approfondies auprès de l’entreprise, des personnes concernées et de tous tiers intéressés (ex. : organisations professionnelles de non-salariés) et s’accompagnant, le cas échéant, du chiffrage des cotisations pour la personne ou le groupe concerné

Les actions pouvant être indifféremment menées par un inspecteur ou un contrôleur du recouvrement

Contrôle partiel d’assiette sur pièces

Vérification partielle d’assiette accomplie sur la base des pièces adressées par l’entreprise

Exploitation des PV partenaires

Action dédiée à l’exploitation d’un PV établi par un partenaire de l’URSSAF dans le cadre de la lutte contre le travail illégal

Recherche de documents

Recherche d’éléments chiffrables permettant de régulariser la situation d’une personne ; les sommes résultant de la régularisation ne peuvent pas être considérées comme des redressements

Recherche d’informations

Recherche de documents ou d’informations permettant de régulariser la situation d’une personne

 Source : « Le contrôle et la lutte contre la fraude au prélèvement social », rapport d’activité thématique 2014, ACOSS, p. 59.

6- La durée du contrôle

La durée du contrôle est limitée pour les TPE à 3 mois, voire 6 mois (CSS, art. L. 243-13).

Pour les entreprises de moins de 10 salariés et les travailleurs indépendants, la durée des contrôles URSSAF est limitée à 3 mois, depuis le début effectif du contrôle jusqu’à la lettre d’observations.

À titre expérimental, depuis le 12 août 2018 et pour une durée de trois ans, cette règle est étendue aux entreprises de moins de 20 salariés.

Pour le calcul du délai maximal de 3 mois, le début effectif du contrôle correspond à la première visite de l’inspecteur et la date de la lettre d’observations à retenir est celle de l’envoi du recommandé. La demande de prolongation jusqu’à 6 mois doit être formalisée par écrit (lettre-circ. ACOSS 2015-19, du 13 avril 2015, paragraphe 6.1)

En cas de contrôle « sur place », ce délai doit être décompté à partir de la date de la première intervention de l’inspecteur URSSAF dans l’entreprise. En cas de contrôle « sur pièces », le délai court à compter du début des vérifications mentionnées sur l’avis adressé à l’entreprise contrôlée.

À la demande expresse de l’employeur contrôlé ou de l’organisme de recouvrement, la durée de 3 mois peut être prorogée une fois, pour porter la durée maximale du contrôle à 6 mois. La demande de prorogation doit être formalisée par écrit.

La limitation de la durée du contrôle ne s’applique pas s’il est établi que l’employeur (ou le travailleur indépendant) se trouve dans l’une des situations suivantes :

  • travail dissimulé (C. trav., art. L. 8221-3 et L. 8221-5) ;
  • obstacle à contrôle (CSS, art. L. 243-12-1) ;
  • abus de droit (CSS, art. L. 243-7-2) ;
  • constat de comptabilité insuffisante ou de documentation inexploitable.

La limitation de la durée du contrôle ne peut pas concerner les entreprises qui sont en réalité les filiales d’un groupe employant un nombre de personnes au moins égal à 10 (C. com., art. L. 233-1 et L. 233-3).

Depuis le 1er décembre 2018 est instaurée, en application de la loi pour un État au service d'une société de confiance (ESSOC), dite « loi sur le droit à l’erreur », une expérimentation dans les régions Hauts-de-France et Auvergne-Rhône-Alpes pour limiter la durée des contrôles administratifs concernant les entreprises de moins de 250 salariés dont le chiffre d’affaires ne dépasse pas 50 millions d’euros.

Lorsque la durée cumulée des contrôles prévue atteint neuf mois ou est en voie de l’atteindre, l'entreprise peut opposer cette limitation de durée à l'Administration en produisant les attestations remises par les différentes administrations lors des divers contrôles. Dans ce cas, l'Administration est tenue de cesser le contrôle en cours ou de renoncer à tout nouveau contrôle avant le terme de la période de trois ans.

La durée du contrôle cumulée ne peut ainsi pas excéder neuf mois sur trois ans sauf :

  • si ce contrôle entre dans le champ de l'une des conventions internationales du travail (n° 81 concernant l'inspection du travail dans l'industrie et le commerce, n° 129 concernant l'inspection du travail dans l'agriculture, et n° 178 concernant l'inspection des conditions de travail et de vie des gens de mer) ;
  • si le manquement de l'entreprise à une obligation légale ou réglementaire est révélé par des indices précis et concordants détenus avant l'engagement du contrôle ou décelés au cours de celui-ci.

7- Sanction des obstacles à contrôle

Le fait de faire obstacle à l'accomplissement des fonctions des agents URSSAF est sanctionné (CSS, art. L. 243-12-1).

La définition de l’obstacle à contrôle

La loi de financement de la Sécurité sociale 2017 (article 23) définit l’obstacle à contrôler.

Il est caractérisé par des actions ou omissions ayant pour objet de faire obstacle ou de se soustraire aux opérations de contrôle exercées par les agents, quel que soit leur cadre d’action, consistant notamment à refuser l’accès à des lieux professionnels, à refuser de communiquer une information formellement sollicitée, quel qu’en soit le support, y compris dématérialisé, à ne pas répondre ou à apporter une réponse fausse, incomplète ou abusivement tardive à toute demande de pièce justificative, d’information, d’accès à une information, ou à ne pas répondre à une convocation, dès lors que la sollicitation, demande ou convocation est nécessaire à l’exercice du contrôle.

Sanctions

Jusqu’à présent, le fait de faire obstacle à l’accomplissement des fonctions des agents de l’URSSAF était puni de 6 mois d’emprisonnement et de 7500 euros d’amende (sanctions pénales).

La loi de financement de la Sécurité sociale 2017 (loi n° 2016-1827, du 23 décembre 2016) remplace cette sanction par une pénalité financière :

  • 3750 euros pour un particulier employeur ;
  • 7500 euros pour un travailleur indépendant au titre de ses cotisations et contributions sociales dues à titre personnel ;
  • 7500 euros par salarié pour un employeur, dans la limite de 750 000 euros.

Le plafond du montant de ces pénalités est porté au double en cas de nouveau manquement dans un délai de 5 ans.

Le cas échéant, sont également applicables les sanctions prévues par le Code pénal réprimant les actes de résistance, les outrages et les violences contre les officiers de police judiciaire (CSS, art. L. 243-12-3). Les agents de l’URSSAF bénéficient de la même protection.

D - Procédure du contrôle sur pièces (PBD.05-I)

Qu’est-ce que le contrôle sur pièces ? Où se déroule-t-il ? Quels en sont les acteurs ? Comment se déroule-t-il ?

1- Définition et formalisme

L'URSSAF peut procéder, dans ses locaux, à des opérations de contrôle des obligations déclaratives et de paiement des employeurs,  quel que soit l’effectif de l’entreprise. Ce contrôle porte sur les éléments dont l'organisme dispose et sur ceux demandés à l'employeur pour le contrôle (CSS, art. R. 243-59-3).

Cette procédure est réservée aux employeurs de moins de 11 salariés, mais n’est pas obligatoire. L’URSSAF peut procéder à un contrôle sur place « classique », si cela lui paraît préférable.

Le contrôle sur pièces est entouré de toutes les garanties procédurales applicables au contrôle sur place. Ce contrôle sur pièces obéit au même formalisme que le contrôle sur place (avis de passage, lettre d’observation, délai de 30 ou 60 jours pour y répondre, etc.) (voir point I-C).

2- Modalités du contrôle

Cette procédure ne nécessite pas votre présence.

Le contrôle sur pièces se déroule dans les locaux de l’URSSAF, après transmission des pièces nécessaires au contrôle par vos soins. À titre d’exemple, les documents transmis peuvent être sociaux (bulletins de salaires, contrats de travail, etc.), comptables (bilans, extraits des grands livres comptables, balances comptables, etc.), fiscaux (liasses fiscales, avis d’imposition, etc.), juridiques (statuts des sociétés, jugements de conseils de prud’hommes, etc.). Toutefois des documents et/ou informations complémentaires nécessaires à la réalisation du contrôle peuvent vous être demandés par échanges écrits, téléphoniques ou électroniques, notamment en ce qui concerne certaines factures et les justificatifs de frais.

Le contrôle porte sur les obligations déclaratives et de paiement des employeurs, à partir des éléments dont dispose l’URSSAF et de ceux qu’elle demande pour l’occasion à l’employeur. Autrement dit, il s’agit d’un véritable contrôle, mais effectué sur pièces et dans les locaux de l’URSSAF (CSS, art. R. 243-59-3).

Si l’employeur omet de transmettre les éléments demandés par l’URSSAF ou si l’examen des pièces nécessite d’autres investigations, l’employeur est informé que le contrôle sera poursuivi sous la forme d’un contrôle sur place et qu’il sera ultérieurement contacté par un inspecteur du recouvrement. Un courrier sera alors adressé à l’employeur pour l’informer de la date de passage.

À compter du 1er janvier 2020, le passage d’un contrôle sur pièces à un contrôle sur place n’est plus automatique, cela devient une possibilité (CSS, art. R. 243-59-3, al. 3).

Ce contrôle peut être mené par des inspecteurs du recouvrement ou par des agents de contrôle assermentés (CSS, art. R. 243-59-3 ; arrêté du 5 mai 2014, JO du 23).

L’audition des salariés semble en pratique impossible dans le cadre de cette procédure : la réglementation prévoit que l’audition doit se faire sur place, dans les locaux de l’entreprise, alors que le contrôle sur pièces se déroule dans les locaux de l’URSSAF.

3- Résultat du contrôle

À l’issue du contrôle, l’employeur se voit remettre un document relatant le contrôle effectué.

Faute d’observation, l’employeur peut se prévaloir d’une décision implicite approuvant ses pratiques.

Si, au vu des éléments contrôlés, un redressement est nécessaire, l’URSSAF y procède (envoi de la mise en demeure) après respect du délai de 30 ou 60 jours dont dispose l’employeur pour répondre aux observations de l’inspecteur.

E - Les suites du contrôle (PBD.05-I)

1- La lettre d’observations

a- Généralités

À l’issue du contrôle, l’inspecteur ou le contrôleur vous remet obligatoirement ses conclusions sous forme d’un document, daté et signé, dénommé lettre d’observations (CSS, art. R 243-59).

Cette lettre d'observations peut être remise en main propre ou envoyée en recommandé (circ. ACOSS 82, du 16 juillet 1999), mais n'est soumise à aucun délai (Cass. soc., 2e RJS 11/05, n° 1140, et RJS 8-9/15, n° 586), sauf si le contrôle concerne une entreprise de moins de 10 salariés ou un travailleur indépendant.

Cette communication constitue une formalité substantielle dont l'omission entraîne la nullité des opérations de contrôle et de redressement (Cass. soc., 12 décembre 1996, n° 95-12.881, et 6 février 1997, n° 95-13.685 : RJS 3/97, n° 329 ; circ. ACOSS 82, du 16 juillet 1999).

La preuve de la remise de la lettre d'observations incombe à l'URSSAF (Cass. soc., 7 mai 1991, n° 88-16.344 : RJS 6/91 n° 750).

Le contrôleur qui revient dans les locaux de l'entreprise après l'envoi d'une première mise en demeure pour recueillir des éléments complémentaires sur un chef de redressement notifié dans la lettre d'observations ne procède pas à un nouveau contrôle : il peut donc notifier une mise en demeure rectificative sans avoir à adresser préalablement un nouvel avis de contrôle).

La lettre d'observations doit être signée par tous les inspecteurs du recouvrement ayant participé au contrôle. (Cass. 2e RJS 1/15 n° 60)

b- Contenu

La lettre d'observations mentionne (CSS, art. R 243-59, III) :

  • l’objet du contrôle ;
  • les documents consultés ;
  • la période vérifiée ;
  • la date de la fin du contrôle ;
  • la mention éventuelle, contresignée par le directeur de l’organisme, d’un abus de droit et d’une absence de mise en conformité suite à un précédent contrôle ;
  • s'il y a lieu, les observations faites au cours du contrôle motivées par chef de redressement, avec l'indication de la nature, du mode de calcul et du montant des redressements envisagés, ainsi que les éventuelles majorations et pénalités liées à ces redressements. Si aucune infraction n'est relevée, elle mentionne expressément l'absence totale d'observations ou, éventuellement, les seules prescriptions pour l'avenir (circ. DSS 30-12-1999) ;
  • le délai de 30 jours ouvert au cotisant pour répondre aux observations par lettre recommandée avec avis de réception et la possibilité de se faire assister d'un conseil de son choix. Pour les contrôles engagés à compter du 1er janvier 2020, sous certaines conditions le cotisant peut demander une prolongation de cette durée jusqu’à 60 jours ;
  • la décision de l'organisme de recouvrement de mettre en œuvre la procédure de répression des abus de droit, la possibilité pour le cotisant de saisir le comité des abus de droit et le délai imparti pour le faire ;
  • le montant des majorations prévues et les pénalités encourues ;
  • en cas de réitération d’une pratique ayant déjà fait l’objet d’une observation ou d’un redressement lors d’un précédent contrôle, les éléments caractérisant le constat d’absence de mise en conformité.

Le constat d’absence de mise en conformité et le constat d’absence de bonne foi sont contresignés par le directeur de l’organisme chargé du recouvrement.

Jusqu’au 31 décembre 2019, la période prise en compte pour l’absence de mise en conformité suite à des observations formulées à l’occasion d’un précédent contrôle était de 5 ans. Depuis le 1er janvier 2020, cette période passe à 6 ans.

Ce constat donne lieu à l’application d’une majoration de 10 % du montant du redressement mis en recouvrement.

La mention de la  faculté de se faire assister par un conseil de son choix constitue une formalité substantielle dont l'omission entraîne la nullité du contrôle et des opérations de redressement (Cass. soc., 2e RJS 6/14, n° 521). Il en va de même pour le défaut d'indication du mode de calcul des redressements envisagés (Cass. soc., 2e RJS 12/14, n° 893).

L’intégralité des dispositions figurant dans la « Charte du cotisant contrôlé » sont opposables à l’URSSAF (CSS, art. R. 243-59, I, al.5).

L'Administration estime qu'il n'est pas possible de donner, dans la lettre d'observations, une liste complète des documents consultés mais demande aux agents d'énumérer avec précision les différents types de documents et d'ajouter au besoin des mentions telles que les périodes afférentes aux investigations (circ. ACOSS 21, du 17 février 2000).

La liste ou le nombre des salariés concernés par le redressement ne sont pas exigés si les éléments fournis à l'employeur sont précis (Cass. soc., 24 octobre 2002, n° 01-20.035 : RJS 2/03, n° 249, et Cass. soc., 2e RJS 2/07, n° 272) et lui permettent d'avoir une connaissance exacte des causes, des bases et du montant des redressements (Cass. soc., 2e 14-19.114 : RJS 11/15, n° 728).

L'agent de contrôle n'a pas à communiquer l'intégralité du rapport de contrôle dès lors que l'employeur est informé des omissions et erreurs qui lui sont reprochées et des bases du redressement proposé (Cass. soc., 14 novembre 1973, n° 72-13.169, et 7 mars 1991, n° 88-16.818 : RJS 4/91, n° 515 ; Cass. soc., 2e RJS 12/04, n° 1321).

En cas de régularisation, le document indique les observations faites au cours du contrôle, motivées par chef de redressement, le montant des assiettes, des redressements envisagés et leur mode de calcul, ainsi que les éventuelles majorations et pénalités liées à ces redressements.

Les observations exprimées pour l'avenir en des termes impératifs constituent une décision de l'organisme de recouvrement susceptible d'un recours devant les juridictions du contentieux général de la Sécurité sociale (Cass. soc., 2e RJS 10/08, n° 1025).

2- La période contradictoire

À réception de la lettre d’observations, l'employeur bénéficie d’une période d’échange et de dialogue avec l’inspecteur ou le contrôleur pour discuter ses constats et ses observations (CSS, art. L. 244-3 et R. 243-59)

Cette période de 30 jours, dite « période contradictoire », permet à l’employeur de répondre aux observations.

Pour les contrôles engagés à compter du 1er janvier 2020, sous certaines conditions le cotisant peut demander une prolongation de cette durée. Ainsi, ce délai pourra être porté à 60 jours.

La demande de délai supplémentaire doit être reçue par l’URSSAF avant l’expiration du délai initial de 30 jours. La demande est considérée comme acceptée en l’absence de réponse de l’URSSAF.

Dans sa réponse, la personne contrôlée peut indiquer toute précision ou tout complément qu’elle juge nécessaire, notamment en proposant des ajouts à la liste des documents consultés (CSS, art. R. 243-59 III).

Le silence de l'employeur ne le prive pas de la faculté de contester ultérieurement les observations en justice (Cass. soc., 2e RJS 5/06, n° 630).

Dans tous les cas, l’inspecteur ou le contrôleur doit vous répondre par écrit. Chaque observation exprimée de manière circonstanciée par la personne contrôlée fait l’objet d’une réponse motivée. Cette réponse détaille, par motif de redressement, les montants qui, le cas échéant, ne sont pas retenus et les redressements qui demeurent envisagés (CSS, art. R. 243-59 III). Elle n’ouvre pas droit à un nouveau délai contradictoire.

En cas de redressement, aucune mise en demeure ne vous sera adressée dans le délai dont vous bénéficiez pour vous exprimer.

De même, si vous formulez des remarques durant cette période, aucune mise en demeure ne vous sera adressée avant que l’inspecteur ou le contrôleur ait répondu à vos observations.

À l’issue du délai de 30 ou 60 jours et après la réponse aux observations que vous aurez formulées le cas échéant, vous recevrez de la part de l’URSSAF :

  • dans le cas d’observations sans régularisation : une décision administrative à laquelle vous devrez vous conformer à l’avenir ;
  • en cas de sommes à payer : une mise en demeure adressée par lettre recommandée avec accusé de réception, dans laquelle seront notamment précisés la cause, la nature et le montant des sommes réclamées ainsi que la période à laquelle elles se rapportent. Elle doit aussi préciser les majorations et pénalités qui s’y appliquent ;
  • en cas de trop-versé : l’URSSAF imputera votre crédit sur la prochaine échéance de cotisations si vous êtes redevable de cotisations, ou de procéder à son remboursement dans un délai maximum de 4 mois après notification.

Lorsque la mise en demeure ou l’avertissement sont établis suite à un contrôle, le document doit mentionner au titre des différentes périodes annuelles contrôlées les montants notifiés par la lettre d’observations (corrigés le cas échéant à la suite des échanges entre la personne contrôlée et l’agent chargé du contrôle). La référence et les dates de la lettre d’observations et le cas échéant du dernier courrier établi par l’agent lors des échanges figurent également sur le document.

La réponse de l'agent de contrôle aux observations de l'employeur n'est soumise à aucun formalisme et peut être envoyée par lettre simple (Cass. soc., 2e RJS 5/15, n° 365).

Sans porter atteinte au principe du contradictoire, l'inspecteur du recouvrement peut, le même jour, répondre aux observations de l'employeur, clôturer le contrôle et transmettre son rapport à l'URSSAF pour l'établissement et l'envoi de la mise en demeure (Cass. soc., 2e RJS  3/13, n° 230).

Si, tenant compte des éléments fournis en réponse par l'employeur, l'inspecteur décide de minorer le redressement envisagé, il n'a pas à envoyer de nouvelle lettre d'observations (Cass. soc., 2e RJS 7/06, n° 889) ni, à plus forte raison, un nouvel avis préalable à contrôle (Cass. soc., 2e RJS 3/07, n° 380).

Si, à l'occasion du contrôle, l'URSSAF réintègre des rémunérations dans l'assiette des cotisations, la caisse d'assurance maladie peut, après communication du dossier, décider d'affilier les personnes concernées au régime général.

3- Les voies de recours

Contester, c’est possible

Si vous n’êtes pas d’accord avec la décision de l’inspecteur ou du contrôleur, vous avez la possibilité de la contester en saisissant la commission de recours amiable (CRA) de l’URSSAF. Le délai de saisine de la CRA est de 2 mois à compter de la décision contestée dans tous les cas.

Bien que le recours devant la CRA soit qualifié d’« amiable », il s’agit d’un passage obligatoire pour toute contestation suite à contrôle.

En cas de redressement suite à un contrôle ou à la vérification de déclarations, la décision de la CRA détaille, par motif de redressement, les montants annulés et ceux dont le cotisant reste redevable. Elle mentionne aussi les délais et voies de recours.

La saisine de la commission conditionne l’éventuel recours que vous pouvez finalement intenter devant le pôle social du tribunal judiciaire (qui remplace le TGI depuis le 1er janvier 2020).

Or si vous n’avez pas saisi la CRA de l’URSSAF dans les temps :

  • la décision prise par l’URSSAF à l’issue du contrôle deviendra définitive ;
  • les administrateurs de l’URSSAF ne pourront plus examiner votre demande amiable.

4- Les sanctions

Lorsqu'il révèle des irrégularités, le contrôle débouche sur un redressement

Ce dernier est en principe calculé à partir des informations recueillies lors de l'examen exhaustif des documents auxquels l'agent de contrôle a eu accès. Il peut également être établi sur la base des informations contenues dans les procès-verbaux de travail dissimulé (CSS, art. L. 243-7-5).

L'URSSAF peut fixer forfaitairement le montant des cotisations

Dans les cas où le redressement ne peut pas être établi sur des bases réelles, son montant peut être fixé forfaitairement (CSS, art. R. 242-5) :

  • si la comptabilité de l'employeur ne permet pas de connaître le montant exact des salaires devant leur servir de base ;
  • si les documents et justificatifs nécessaires à l’accomplissement du contrôle ne sont pas mis à disposition ou si leur présentation n'en permet pas l'exploitation.

Le forfait est établi compte tenu des conventions collectives en vigueur ou, à défaut, des salaires pratiqués dans la profession ou la région considérée.

La preuve de l'absence ou de l'insuffisance de comptabilité de l'employeur appartient à l'URSSAF (Cass. soc., 21 janvier 1993, n° 90-17.460 : RJS 3/93, n° 320). Celle-ci doit notamment établir la réalité du travail salarié au titre duquel elle entend fixer l'assiette des cotisations (Cass. soc., 1 février 1989, n° 86-16.616 : RJS 3/89 n° 268)

La fixation d'office est applicable en l'absence de comptabilité ou lorsque la comptabilité est incomplète ou insincère (Cass. soc., 13 octobre 1977, n° 76-11.311 ; Cass. soc., 2e RJS 1/06, n° 82). En revanche, elle est impossible en présence d'une comptabilité permettant l'utilisation de bases réelles (Cass. soc., 23 novembre 2000, n° 98-22.035 : RJS 2/01 n° 236 ; Cass. soc., 2e RJS 1/06, n° 82).

Sont sans incidence sur la fixation d'office les résultats d'un contrôle fiscal portant sur la même période (Cass. soc., 24 juin 1987, n° 85-11.711) ou une décision des juridictions pénales intervenues à la suite des poursuites intentées par l'administration fiscale qui n'aurait pas retenu la fraude fiscale pour la période considérée (Cass. soc., 29 janvier 1981, n° 79-15.146).

Le forfait peut être établi sur des bases supérieures à celles résultant de la convention collective s'il y a des présomptions sérieuses que, dans la région considérée, la profession ou l'entreprise, il soit versé habituellement des rémunérations plus élevées (Cass. soc., 5 mars 1986, n° 84-11.819).

Même dans le cas de fixation d'office, l'employeur doit recevoir la lettre d'observations visée au 1-D (Cass. soc., 2e RJS 4/04, n° 450). Il peut apporter la preuve de l'exagération de l'évaluation forfaitaire (Cass. soc., 19 juin 1997, n° 95-21.380 : RJS 11/97, n° 1290). Il appartient au juge du fond, de son côté, d'apprécier s'il y a lieu d'ordonner une mesure d'expertise (Cass. soc., 19 février 1986, n° 84-12.151).

Lorsqu'un redressement de cotisations a une incidence sur les droits des salariés au titre de l'assurance vieillesse, l'URSSAF déclare aux CARSAT le montant du redressement afin que ces dernières rectifient les droits de ces salariés (CSS, art. L. 242-1-3).

Le redressement peut aussi être assorti de majorations ou de pénalités.

Si l’URSSAF vous demande de régulariser des cotisations suite au contrôle d’un inspecteur ou contrôleur, votre règlement doit intervenir dans le mois qui suit la réception de la mise en demeure.

À cette occasion, vous devrez obligatoirement acquitter les majorations de retard prévues par la loi (CSS, art. L. 243-7-6, L. 243-7-7 et R. 243-18-1) :

  • une majoration initiale de 5 %, adossée aux cotisations redressées, vous sera automatiquement décomptée à l’établissement de votre mise en demeure, pour couvrir le retard de règlement mis à jour par le contrôle ;
  • à partir du 1er février de l’année qui suit le contrôle, une majoration complémentaire de 0,4 % des cotisations redressées pourra vous être ajoutée, le cas échéant, par mois ou fraction de mois de retard, en vue, cette fois, de financer le délai de règlement des cotisations non régularisées.

D’autre part, si vous ne vous êtes pas mis en conformité suite aux observations formulées lors d’un précédent contrôle (qu’elles aient, ou pas, donné lieu à un redressement), vous vous exposez, lors du contrôle suivant, à l’application d’une majoration de 10 % sur le montant du redressement régularisant un nouveau manquement sur le même point.

En cas de constat de travail dissimulé, il est appliqué une majoration complémentaire de 25 % sur l’ensemble des montants mis en recouvrement à l’issue du contrôle, majorée à 40 % si cette infraction est commise :

  • à l’égard de plusieurs personnes ;
  • par l’emploi dissimulé d’un mineur soumis à l’obligation scolaire ;
  • à l’égard d’une personne dont la vulnérabilité ou l’état de dépendance sont apparents ou connus de l’auteur ;
  • en bande organisée.

De même, le constat d’un abus de droit entraîne l’application d’une pénalité égale à 20 % du redressement qui en résulte (CSS, art. L. 243-7-2, et R. 243-60-1 à R. 243-60-3).

Enfin, si vous n’avez effectué aucun règlement ni contesté les sommes réclamées devant la commission de recours amiable, l’URSSAF est en droit de vous délivrer une contrainte par lettre recommandée avec accusé de réception ou de vous la signifier par acte d’huissier de justice.

Si vous êtes destinataire d’une contrainte délivrée par l’URSSAF, vous disposez de 15 jours pour former opposition motivée auprès du tribunal des affaires de Sécurité sociale.

Annulation des exonérations sociales en cas de travail illégal

Les réductions ou exonérations de cotisations sociales, totales ou partielles, sont supprimées en cas de constat de travail dissimulé. Il en va de même en cas de marchandage, prêt illicite de main-d’œuvre ou emploi d’étranger non autorisé à travailler.

Transiger avec l’URSSAF, c’est possible !

L'URSSAF et le cotisant peuvent conclure une transaction lorsque les sommes dues n'ont pas un caractère définitif (CSS, art. L. 243-6-5).

La transaction a pour objectif d’éviter un litige ou encore d’y mettre fin si l’employeur a contesté le bien-fondé des sommes réclamées et qu’aucune décision de justice définitive n’a été rendue.

Mais attention, seul l’employeur qui est à jour de ses obligations déclaratives et de paiement des cotisations sociales (ou respecte un plan d’apurement de ses dettes), à l’exception des sommes faisant l’objet de la demande, peut recourir à la transaction. Il est précisé, par ailleurs, que cette possibilité est exclue en cas de travail dissimulé ou de manœuvres dilatoires du cotisant visant à nuire au bon déroulement du contrôle.

La transaction ne peut porter, pour une période limitée à 4 ans, que sur :

  • le montant des majorations de retard et les pénalités susvisées ;
  • l'évaluation d'éléments d'assiette des cotisations ou contributions dues relative aux avantages en nature, aux avantages en argent et aux frais professionnels, lorsque cette évaluation présente une difficulté particulière ;
  • les montants de redressements calculés en application des méthodes de vérification par échantillonnage et extrapolation ou d'une fixation forfaitaire du fait de l'insuffisance ou du caractère inexploitable des documents administratifs et comptables.

Elle ne peut pas être conclue en cas de travail dissimulé ou de manœuvres dilatoires du cotisant.

La possibilité de conclure une transaction sur un ou plusieurs chefs de redressements faisant l'objet d'un recours devant la commission de recours amiable est suspendue à compter de la date de ce recours et jusqu'à la décision de la commission. Elle n'est rétablie qu'une fois saisi le pôle social du tribunal judiciaire (qui remplace le TGI depuis le 1er janvier 2020).

En pratique, l’employeur ou, le cas échéant, son avocat ou son expert-comptable doit adresser une demande de transaction motivée au directeur de l’URSSAF (ou de la MSA). Celui-ci dispose d’un délai de 30 jours pour faire connaître sa décision au cotisant.

Si le directeur de l’URSSAF (ou de la MSA) accepte la demande de l’employeur, il doit convenir avec lui d’une proposition de protocole transactionnel. Cette proposition doit par la suite être approuvée par la Mission nationale de contrôle et d’audit des organismes de Sécurité sociale.

Une fois la transaction approuvée, aucune procédure contentieuse ne peut être engagée ou reprise pour remettre en cause son objet (décret n° 2016-154, du 15 février 2016).

La transaction devient définitive après approbation de l'autorité compétente de l'État. Plus aucune procédure contentieuse ne peut être engagée ou reprise pour remettre en cause l'objet de la transaction.

La transaction conclue par le directeur de l'URSSAF ou de la CGSS engage l'organisme de recouvrement. Le cotisant peut s'en prévaloir auprès de son nouvel organisme de recouvrement en cas de déménagement.

5- Clôture des opérations de contrôle

La clôture des opérations de contrôle se traduit par l'envoi, par l'inspecteur du recouvrement, d'un procès-verbal de contrôle à son URSSAF comportant ses observations et, s'il y a lieu, la réponse de l'employeur. L'URSSAF peut ensuite engager la procédure de recouvrement (CSS, art. R. 243-59).

Ce procès-verbal fait foi jusqu'à preuve du contraire (circ. DSS 99-726, du 30 décembre 1999 : BOSS 2000-2). Sa transmission étant seulement destinée à informer l'autorité hiérarchique, son omission n'a pas d'incidence sur la régularité des opérations de contrôle à l'égard de l'employeur (Cass. soc., 31 octobre 2000, n° 99-13.322 : RJS 1/01, n° 96).

F - Notre conseil : Sécuriser la paie (PBD.05-I)

1 - Identifier les principaux éléments qui risquent de donner lieu à redressement – Les principaux facteurs de risque

Afin d’éviter un redressement, l’employeur a intérêt à sécuriser sa paie. Prendre le temps d’auditer ses bulletins de salaire est certainement un gage de qualité de la paie. Nous traitons l’audit dans le paragraphe I-E-3.

Pour mener à bien l’audit de ses paies, l’employeur peut partir des éléments connus comme ceux faisant l’objet de redressement et vérifier que leur traitement en paie est en adéquation avec la législation et les conclusions de l’URSSAF et/ou de l’ACOSS. Il est donc important que, dans un premier temps, il prenne connaissance des facteurs de risques, qu’il les identifie et les liste. Les données et graphiques à suivre ont été établis par l’ACOSS (rapport d’activité thématique 2018 : « Contrôle du cotisant »).

Dans le doute d’une interprétation et pour conclure juridiquement, il peut recourir au rescrit social (se reporter au paragraphe I-E-2).

Poids des principaux motifs de redressement

Rémunérations non soumises à cotisations

35 %

Exonération de cotisations

22 %

Frais professionnels

14,5 %

Cotisations, contributions et versements divers

13,2 %

  • Rémunérations non soumises à cotisations

Les irrégularités concernent la majeure partie des éléments de salaires n’ayant pas, à tort, fait l’objet de cotisations. Elles couvrent des anomalies de nature totalement différente allant de l’erreur à la fraude.

Les motifs de redressements les plus importants sont associés à la détection de situation de travail dissimulé.

  • Exonération de cotisations

L’analyse de la nature des erreurs d’application des règles applicables aux mesures dérogatoires en faveur de l’emploi met en évidence la nette prépondérance des anomalies liées aux mesures d’allègement des charges sur les bas salaires.

L’application de la réduction générale de charges (anciennement réduction « Fillon ») est l’une des mesures d’allègement des charges sur les bas salaires. Elle pose de nombreuses difficultés d’application dans les entreprises puisque les motifs de redressement associés représentent une part significative de l’ensemble des régularisations opérées en montant et en nombre.

  • Frais professionnels

Les anomalies en matière d’application de la législation sur les frais professionnels représentent 14,5 % du montant total des redressements. Ce motif de redressement est en forte hausse.

  • Cotisations, contributions et versements annexes

L'analyse des redressements en nombre indique un risque encore plus élevé concernant ces points de législation, dans la mesure où plus d’un motif de redressement sur sept appartient à cette catégorie.

Autrement dit, on constate une forte fréquence de l’utilisation de ce thème d’irrégularité pour un montant moyen redressé peu élevé.

Ce groupe d’anomalies est porté par les points récurrents de législation suivants :

  • versement transport ;
  • autres cotisations ou versements annexes ;
  • CSG, CRDS ;
  • contribution retraite et prévoyance.

2 - Utiliser le rescrit social et les décisions de l’URSSAF

Le rescrit social vous permet d’obtenir une décision explicite des organismes de recouvrement (URSSAF et CGSS) sur l’application de certains points de législation à votre situation. Ainsi, l’organisme de recouvrement sera lié, pour l’avenir, par la position explicite qu’il prendra à votre demande, sauf changement de législation ou de situation de fait.

De même, en cas de changement d'organisme de recouvrement (changement d'implantation géographique de l'entreprise, de l'un de ses établissements, changement d'organisme de recouvrement opéré par l'ACOSS pour les très grandes entreprises ou pour celles admises en versement en lieu unique), la décision prise par l’URSSAF « d’origine » reste opposable à la « nouvelle » URSSAF (à situation de fait ou de droit identique).

Pour que l’organisme de recouvrement puisse se prononcer, il faut que :

  • votre demande entre dans le champ d’application défini par les textes ;
  • votre demande soit formulée par tout moyen permettant de rapporter la preuve de sa date de réception (CSS, art. R. 243-43-2, I modifié) ;
  • l’organisme puisse se prononcer en toute connaissance de cause ;
  • la situation de fait décrite corresponde à la réalité.

La position de l’organisme de recouvrement ne sera opposable que pour le cas exposé. Dans le cas où l’organisme de recouvrement déciderait de modifier sa décision, celle-ci ne vaudrait que pour l’avenir. L’URSSAF doit notifier au cotisant sa nouvelle décision, nécessairement motivée, par tout moyen permettant de rapporter la preuve de sa date de réception. En cas de changement de position de l’URSSAF, le cotisant peut solliciter, sans préjudice des autres recours, l'intervention de l'ACOSS.

Vous ne pouvez pas bénéficier de la procédure de rescrit lorsqu’un contrôle a été engagé, c’est-à-dire lorsque l’avis de contrôle vous a été notifié.

Textes applicables : CSS, art. L. 243-6-3 et L. 243-6-4

a- Les bénéficiaires

Cas général

La procédure de rescrit social permet aux cotisants ou futurs cotisants en leur qualité d’employeurs d'interroger l'organisme de recouvrement dont ils dépendent sur l'application d'une réglementation et d'obtenir de celui-ci une réponse explicite sur leur situation au regard de la réglementation concernée.

La procédure de rescrit social est également ouverte aux travailleurs indépendants ou futurs travailleurs indépendants, s’agissant des demandes relatives aux exonérations de cotisations de Sécurité sociale dues à titre personnel et aux conditions d’affiliation au régime social des indépendants.

La demande de rescrit concernant l’exonération ACCRE doit être adressée à l’URSSAF. La demande de rescrit relative aux conditions d’affiliation à la Sécurité sociale des indépendants doit également être faite auprès de l’URSSAF.

Une demande de rescrit social peut aussi être formulée par un avocat ou un expert-comptable pour le compte du cotisant (ou futur cotisant) (CSS, art. L. 243-6-3, I, al. 2).

De même, une organisation professionnelle d’employeurs, ou une organisation syndicale reconnue représentative au niveau de la branche professionnelle, peut aussi formuler une demande de rescrit lorsqu’elle porte sur une application spécifique à la situation de la branche, de dispositions du Code de la Sécurité sociale (CSS, art. L. 243-6-3, I.).

Enfin, le rescrit social est aussi ouvert aux cotisants ou futurs cotisants affiliés à la Caisse nationale du barreau français (CNBF) ou à la Caisse nationale d'assurance vieillesse des professions libérales (CNAVPL), concernant toute demande relative aux conditions d'affiliation à l'un de ces régimes ou à l'une de leurs sections professionnelles. Dans ce cas, la demande de rescrit doit être adressée aux caisses concernées.

Cas particulier : demandeur appartenant à un groupe

La décision rendue par une URSSAF à la demande d'une société appartenant à un groupe s'applique aux autres membres du groupe et est par conséquent opposable à leurs organismes de recouvrement respectifs sous réserve que cette société ait explicitement indiqué dans sa demande les établissements concernés et qu’elle ait fourni pour chacun d’entre eux les renseignements requis :

  • un cotisant peut bénéficier d’une décision de rescrit pour plusieurs de ses établissements relevant du même organisme de recouvrement ;
  • une société appartenant à un groupe peut se prévaloir d'une décision explicite rendue au profit de toute autre entreprise ou personne morale appartenant à ce même groupe et notifiée au seul demandeur initial.

Les autres cas de rescrit hors URSSAF

Une procédure de rescrit « aide à l'emploi » permet aux employeurs d'obtenir une réponse explicite de l'Administration sur les aides à l'emploi autres que celles prenant la forme d'exonérations sociales ou fiscales. C'est le préfet qui est chargé de se prononcer. Sont concernées par exemple :

  • l'aide à l'élaboration d'un plan de GPEC ;
  • les aides aux actions de formation pour l'adaptation des salariés ;
  • les aides aux salariés à temps partiel ;
  • les aides aux actions de reclassement et de reconversion professionnelle.

Les employeurs peuvent demander à l'Administration de se prononcer sur la conformité aux dispositions légales de leur accord ou plan d'action sur l'égalité professionnelle. La réponse de l'Administration peut être opposable selon les cas :

  • jusqu'au terme de la première année suivant la conclusion de l'accord (ou le terme de la période de négociation dérogatoire, le cas échéant) ;
  • jusqu'au terme de la première année suivant le dépôt du plan d'action.

Jusqu’au 31 décembre 2019, les employeurs pouvaient également demander à l'AGEFIPH de se prononcer de façon explicite sur toute demande relative (C. trav., art. L. 5212-5-1) :

  • à l'effectif d'assujettissement à l'obligation d'emploi de travailleurs handicapés ;
  • à la mise en œuvre de l'obligation d'emploi :
  • aux modalités d'acquittement de l'obligation d'emploi ;
  • aux bénéficiaires de l'obligation d'emploi.

La décision rendue ne s'applique qu'à l'employeur demandeur et est opposable à l'AGEFIPH pendant 5 ans sous réserve que la situation et la règlementation demeurent inchangées.

Depuis le 1er janvier 2020, le rescrit social concernant la cotisation AGEFIPH est transféré à l’URSSAF, tout comme le versement de la cotisation (C. trav., art. L. 5212-9).

Les employeurs peuvent également demander à l’inspection du travail un rescrit sur la conformité du contenu de leur règlement intérieur sous réserve qu’il n’ait pas déjà été contrôlé. La décision de l’inspection du travail est motivée. Elle doit être notifiée à l’employeur et communiquée, pour information, aux membres du comité social et économique (CSE).

L’employeur peut interroger la DIRECCTE sur l’application à sa situation des dispositions légales relatives à la carte BTP. Il faut pour cela que sa demande pose une question précise, nouvelle et qu’elle présente un caractère sérieux. La demande est accompagnée d'une description détaillée des travaux ou opérations devant être accomplis par le ou les salariés concernés. L’employeur ne peut plus utiliser cette procédure de rescrit dès lors qu'un agent de contrôle de l'inspection du travail a engagé un contrôle sur le respect des dispositions légales relatives à la carte BTP.

L’employeur peut, à titre expérimental et jusqu’au 1er janvier 2021, joindre un projet de prise de position par lequel il conclut à l'application ou à la non-application des dispositions relatives à la carte BTP. Si l’Administration ne répond pas dans un délai de trois mois, ce projet est réputé approuvé.

Les employeurs peuvent également utiliser le rescrit afin d’interroger l’Administration pour vérifier qu’ils ne dépassent pas le quota de stagiaires, quota qui varie en fonction de leur effectif (plus ou moins de 20 salariés). Le rescrit porte alors sur le calcul des effectifs pour l’application du quota. Ce rescrit n’est pas utilisable si un contrôle a été engagé par l’Administration sur le respect de l’obligation de quota.

b- Les champs d’application

La demande de rescrit social peut porter sur l’ensemble de la législation relative aux cotisations et contributions de Sécurité sociale contrôlées par les organismes de recouvrement (CSS, art. L. 243-6-3, I, al. 1). Cette procédure est également applicable aux autres cotisations et contributions sociales contrôlées par ces organismes dès lors que leur assiette est identique à celle des cotisations et contributions de Sécurité sociale (par exemple : les cotisations d’assurance chômage, le FNAL, le versement transport).

Vous ne pouvez pas bénéficier de la procédure de rescrit lorsqu’un contrôle a été engagé (avis de contrôle notifié) ou lorsqu’un contentieux en rapport avec votre demande est en cours (CSS, art. L. 243-6-3, I, al. 3).

c- La demande de rescrit

Vous devez adresser votre demande de rescrit à l’organisme auprès duquel vous êtes tenu d’effectuer vos déclarations ou de vous affilier.

Votre demande de rescrit peut être adressée à l'URSSAF (CGSS) par tout moyen permettant de rapporter la preuve de sa date de réception (CSS, art. R. 243-43-2, I).

Concrètement, la demande peut donc être effectuée par lettre recommandée avec avis de réception, remise en main propre contre décharge, par lettre simple ou par voie dématérialisée dès lors que le demandeur peut apporter la preuve de la date de réception par son organisme de recouvrement. La date de réception retenue par l'organisme sera donc celle de l’accusé de réception, de la remise en mains propres, du cachet de la Poste pour les lettres simples, ou de la réception du courriel.

Afin de faciliter vos démarches, un formulaire de demande à compléter en ligne et une notice sont disponibles sur le site de l’URSSAF.

Si l’organisme de recouvrement saisi est incompétent géographiquement ou s’il n’est pas l’organisme de liaison, en cas de versement en lieu unique, il transmettra votre demande, pour instruction, à l’organisme compétent et vous en informera. Vous pouvez formuler une seule demande pour tous vos établissements relevant d’une même URSSAF, en justifiant les éléments propres à chaque établissement (identification et conditions de fait).

Contenu de la demande

Pour pouvoir être instruite, votre demande doit respecter certaines conditions permettant à l’organisme de recouvrement de se prononcer en toute connaissance de cause. Elle doit comporter les mentions suivantes :

  • vos nom et adresse en votre qualité d’employeur ;
  • votre numéro d’immatriculation ;
  • le secteur d’activité de l’entreprise (code APE) ;
  • les indications relatives à la législation au regard de laquelle vous demandez que votre situation soit appréciée ;
  • la présentation précise et complète de votre situation de fait, de nature à permettre à l’organisme de recouvrement d’apprécier si les conditions requises par la législation sont satisfaites.

Si votre demande est effectuée pour votre compte par un avocat ou un expert-comptable, ses coordonnées doivent également être mentionnées.

Vous accompagnerez votre demande :

  • d’un descriptif de l’organisation et du fonctionnement de l’entreprise ;
  • de l’exposé précis et détaillé de la situation de fait et des pratiques sur lesquelles la décision est sollicitée.

Le secteur d’activité de l’entreprise ainsi que le nombre d’établissements de l’entreprise et leur localisation géographique seront également précisés. En outre, des éléments d’information supplémentaires sont nécessaires à l’instruction de la demande de rescrit social en fonction du dispositif pour lequel une décision de l’organisme est sollicitée.

La demande de rescrit social effectuée par une entreprise appartenant à un groupe doit explicitement indiquer les références et les coordonnées des entreprises concernées.

Toute question complexe non identifiée comme un rescrit social peut, si l’organisme de recouvrement l’estime opportun, être requalifiée en rescrit social et bénéficier ainsi du même régime juridique protecteur et des mêmes garanties. Dans ce cas l’organisme de recouvrement en informe le demandeur.

Pour vous aider à préparer votre demande de rescrit, vous trouverez ci-après une liste, non exhaustive, regroupant les éléments à fournir au minimum (voir paragraphe I-E.2.f).

d- La décision de l’organisme de recouvrement

L’organisme de recouvrement dispose d’un délai de 20 jours pour examiner si le dossier est complet. Autrement, l'URSSAF doit vous envoyer la liste des pièces manquantes (CSS, art. R. 243-43-2, II). Vous disposez alors d'un délai d’1 mois pour les faire parvenir. Passé ce délai, votre demande devient caduque.

Votre demande est réputée complète si, dans le délai de 20 jours à compter de sa réception, l’organisme ne vous a pas fait connaître la liste des pièces ou des informations manquantes. Passé ce délai de 20 jours, l’URSSAF dispose de 3 mois pour instruire votre demande et vous notifier sa décision. Ce délai court à compter du jour où le dossier est complet.

La décision notifiée doit être motivée et signée par le directeur de l’organisme de recouvrement ou son délégataire. Cette décision doit mentionner qu'elle est susceptible d'être contestée et indiquer les délais et voies de recours (CSS, art. R. 243-43-2, II).

Elle s’adresse à vous seul et est opposable pour l’avenir à l’organisme qui l’a prononcée (sauf cas particuliers des demandeurs appartenant à un groupe), tant que la législation ou la situation de fait décrite dans votre demande n’ont pas été modifiées.

L’absence de décision à l’issue du délai de 3 mois interdit à l’organisme de recouvrement tout redressement de cotisations fondé sur le point de législation faisant l’objet de votre demande. Cette interdiction vaut jusqu’à la décision explicite de sa part.

Si vous relevez d’une nouvelle URSSAF suite au changement de votre lieu d’exploitation, vous pouvez continuer à vous prévaloir de la décision explicite prise par l’organisme dont vous releviez précédemment tant que la situation juridique et factuelle n’aura pas changé.

Lorsque l’organisme modifie sa décision, la nouvelle décision doit, vous être notifiée par tout moyen permettant de rapporter la preuve de sa date de réception. Elle mentionne alors les voies de recours et les délais de prescription de même que la possibilité de solliciter l’arbitrage de l’ACOSS.

e- Les voies de recours

Vous disposez de deux voies de recours.

Le recours devant la commission de recours amiable

Dans les 2 mois suivant la notification explicite de rescrit, vous pouvez saisir la commission de recours amiable de l’organisme qui s’est prononcé, dans les conditions de droit commun. Vous pouvez contester la décision de la commission de recours amiable devant le tribunal des affaires de Sécurité sociale dans le délai de 2 mois à compter de sa réception. Au-delà, cette décision est définitive.

Le recours à l’arbitrage de l’ACOSS

Lorsque l’organisme de recouvrement modifie pour l’avenir sa décision initiale, vous pouvez demander l’intervention de l’ACOSS en ce qui concerne l’appréciation portée sur votre situation par l’organisme.
ACOSS – 36, rue de Valmy – 93108 Montreuil cedex.

Vous pouvez également engager une procédure d’arbitrage auprès de l’ACOSS si vous êtes confronté à des interprétations contradictoires d’organismes de recouvrement, relatives à plusieurs de vos établissements placés dans une même situation au regard d’un même dispositif juridique.

Vous disposez pour cela de 30 jours suivant la nouvelle décision explicite que vous entendez contester. Votre demande d’intervention est réputée complète si, dans le mois de sa réception, l’ACOSS ne vous a pas fait connaître, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, la liste des pièces ou informations manquantes.

L’ACOSS accuse réception de votre demande d’intervention complète et mentionne dans l’accusé réception :

  • le délai de 40 jours dont elle dispose pour communiquer à l’URSSAF la position à retenir et vous la transmettre, pour information ;
  • le délai d’1 mois dont dispose l’URSSAF, suivant réception de l’avis de l’ACOSS, pour vous notifier cette position.

À la suite de l’analyse du litige, l’ACOSS peut demander aux organismes d’adopter une position dans un délai d’1 mois. À l’expiration de ce délai, l’ACOSS peut, le cas échéant et si sa position n’a pas été suivie d’effets, se substituer à l’organisme défaillant pour prendre les mesures nécessaires.

La saisine de l’ACOSS par une demande complète, dans le délai imparti, interrompt le délai de saisine de la commission de recours amiable mais n’a pas pour effet d’interrompre et de suspendre les délais de prescription.

Par ailleurs, la saisine de la commission de recours amiable avant la notification de la décision arbitrée par l’ACOSS rend caduque la demande d’intervention de l’agence centrale.

 f- Les éléments minimaux à fournir à l’appui de votre demande de rescrit (liste non exhaustive)

  • Part patronale titre-restaurant
  • Chèques-vacances
  • Prestations servies par les CSE
  • Franchise mensuelle des sportifs
  • Juges et arbitres sportifs
  • Contrat d’accompagnement dans l’emploi
  • Contrat de professionnalisation
  • Contrat d’apprentissage
  • Insertion par l’activité économique
  • Structures agréées au titre de l’aide sociale
  • Emploi d’une aide à domicile
  • Aide aux chômeurs et créateurs d'entreprises (ACCRE)
  • Emplois francs
  • Exonération générale spécifique aux départements d’outre-mer
  • Bassins d’emploi à redynamiser
  • Réduction générale
  • Jeunes entreprises innovantes
  • Stages
  • Contribution de l'employeur aux régimes de retraite à prestations définies
  • Contribution sur les abondements des employeurs au PERCO
  • Contribution des employeurs aux avantages de préretraites d’entreprise ou de cessation anticipée d’activité
  • Contribution des employeurs assise sur les indemnités de mise à la retraite
  • Avantages en nature
  • Indemnités versées à l’occasion de la rupture du contrat de travail ou à l’occasion de la cessation forcée des fonctions des mandataires sociaux
  • Contributions de l’employeur destinées à financer des prestations de retraite complémentaire obligatoire
  • Contributions de l’employeur destinées à financer des prestations complémentaires de retraite et prévoyance
  • Attributions d’actions gratuites

g- Synthèse de la procédure du rescrit social

Étape 1 : Votre demande de rescrit porte sur la législation relative aux cotisations et contributions de Sécurité sociale contrôlées par les organismes de recouvrement et remplit les conditions permettant à l’organisme de recouvrement de se prononcer.

Délai de 20 jours

Étape 2 : Absence de réponse = demande réputée complète.

Délai de 3 mois

Étape 3 : Notification de la réponse

L’absence de décision à l’issue du délai de 3 mois interdit à l’organisme de recouvrement tout redressement de cotisations fondé sur le point de législation faisant l’objet de votre demande. Cette interdiction vaut jusqu’à la décision explicite de sa part.

Lorsque l’organisme modifie sa décision, la nouvelle décision doit vous être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception.

Étape 4 : Voies de recours ou Saisir l’ACOSS dans les 30 jours

3 - Procéder à des contrôles systématiques

L’employeur a intérêt à auditer sa paie.

Il existe 3 types d’audit : de conformité, de sécurité et d’efficacité.

Audit de conformité

Il s’agit de voir si les obligations légales et conventionnelles sont respectées, notamment en vérifiant les changements de réglementation récents, car la législation sociale évoluant à grande vitesse, l’entreprise peut ne pas avoir mis sa paie en conformité avec les dernières dispositions.

Pour limiter les « risques », confier expressément à une personne de l’entreprise la charge d’une veille juridique et le pouvoir d’alerter les différents services le cas échéant impactés par les mesures nouvelles (ex. : service paie) peut être utile à l’entreprise.

Cette personne, de fait, procédera à des contrôles « en interne » pour vérifier la mise en conformité des pratiques avec la réglementation ; elle pourra également être désignée comme l’interlocutrice privilégiée de l’agent de contrôle.

Vérifier le plus souvent les paramètres paie réduit les facteurs de risques de redressement. Certaines techniques de globalisation des secteurs de paie peuvent être utilisées (ex. : vérifier toutes les bases de cotisations « dans la limite du plafond de la Sécurité sociale » : retraite de base, complémentaire tranche 1 ou A, assurance décès des cadres, etc.). L’entreprise doit le plus possible respecter la périodicité qu’elle s’est fixée pour réaliser ses audits, sachant que celle de la DSN (déclaration sociale nominative), reflet de la paie, est mensuelle.

L’auditeur devra identifier les principaux postes à risques, c’est-à-dire ce que vérifie l'URSSAF et que nous avons listé précédemment, comme par exemple :

assiettes spécifiques de charges ;

  • prévoyance et retraite supplémentaire ;
  • indemnités liées au départ ;
  • avantages en nature et frais professionnels.

Pour limiter les risques de redressement, l’entreprise doit être en mesure de présenter à l’inspecteur URSSAF tout justificatif (ex. : frais professionnels), toutes les bases de calcul des avantages en nature, des allégements de charge et des dossiers nécessitant un traitement paie particulier (arrêts de travail, suspension ou rupture du contrat de travail, etc.). Une personne identifiée au sein de l’entreprise doit exiger ces éléments (ex. : justificatifs de transport), les archiver et pouvoir les retrouver facilement.

Audit de sécurité

Il permet de prévenir les fraudes.

Audit d’efficacité

Il vise à optimiser l’organisation interne.

L’employeur a intérêt à confier en amont des dossiers (en lien avec les ressources humaines, la paie, etc.) à une personne suffisamment informée et connaissant les pratiques commerciales ayant un impact sur l’assiette des cotisations, comme par exemple, les « cadeaux » octroyés aux partenaires extérieurs, afin de faciliter la communication entre l’inspecteur et l’entreprise. Cette personne doit, indépendamment de tout contrôle, « maîtriser » les dossiers pour que, le moment venu, elle ne soit pas prise au dépourvu.

Pour ce faire, l’employeur devra appliquer les bonnes méthodes, à savoir :

  • réunir la documentation : textes juridiques, bulletins de paie, récapitulatif des charges, etc. ;
  • conduire les entretiens. Pour ce faire, il doit se demander quels interlocuteurs rencontrer ;
  • construire le référentiel d’intervention :
    • définir les points de vigilance à surveiller, définir des points récurrents et des contrôles ponctuels,
    • contrôler les bulletins de paie : les différentes méthodes de contrôle, les règles à appliquer,
    • réaliser des tableaux de pilotage prépaie et post-paie,
    • construire les plannings annuels et mensuels : les dates clés, le calendrier à respecter,
    • mettre en place les outils qualité : bible (créer une bible de paie, rédaction d'un outil opérationnel au service des membres du service paie et des salariés) et réglementaire de paie.

4 - Veiller à la situation particulière des mandataires sociaux

La situation des personnes qui se pensent « non salariées » peut être remise en cause par l’URSSAF qui peut estimer que l’entreprise aurait dû cotiser sur les sommes qu’elle verse à ses mandataires sociaux.

Interroger Pôle emploi et l’URSSAF au préalable peut être une bonne démarche car la réponse de ces organismes peut lui être opposée.

a- Interroger Pôle emploi

L’étude mandataire

Il est difficile de déterminer si un mandataire social est titulaire ou non d’un contrat de travail.

Le régime d’assurance chômage a mis en place une procédure qui permet aux dirigeants d’interroger Pôle emploi, préalablement au versement de toute cotisation, sur leur situation et de connaître leurs droits en matière d’assurance chômage (dir. UNEDIC 2002-36, du 31 juillet 2002).

Interroger Pôle emploi sur sa situation est une démarche recommandée au dirigeant ou à l’entreprise par rapport au régime d’assurance chômage afin d’éviter de verser à perte les cotisations d’assurance chômage et d’AGS et de lui permettre, le cas échéant, de souscrire une assurance personnelle.

À réception de la demande, Pôle emploi doit retourner dans les 5 jours le formulaire de renseignements. Le Pôle emploi qui instruit le dossier doit notifier sa décision dans un délai de 5 jours à compter de la réception du formulaire complété. En cas de situation complexe, il peut envoyer un accusé de réception et demander des informations complémentaires ; il doit, dans ce cas, indiquer le délai dans lequel il donnera une réponse.

Portée de l’avis

Pôle emploi vérifie la réalité du cumul du mandat social et du contrat de travail au regard de la jurisprudence en la matière.

Il notifie un avis favorable ou défavorable sur la participation de l’intéressé au régime d’assurance chômage. Cet avis est donné « sous réserve de l’appréciation souveraine des tribunaux » (dir. UNEDIC 2002-36, du 31 juillet 2002)

L’avis de Pôle emploi engage l’ensemble des institutions d’assurance chômage dès lors que la situation de l’intéressé ne subit aucune modification. Ainsi, en cas de perte involontaire d’emploi, l’intéressé pourra, sous réserve de justifier de l’ensemble des conditions d’ouverture de droits, prétendre aux allocations de chômage.

En revanche, si le statut de l’entreprise ou de l’intéressé est modifié, le régime d’assurance chômage n’est plus lié par cet avis. Pôle emploi n’est pas non plus lié si, au jour de la rupture, un différend existe entre l’employeur et le dirigeant, ou le mandataire, sur sa qualité de salarié. Il est donc recommandé d’interroger l’institution d’assurance chômage à chaque changement de situation de l’intéressé.

En cas d’avis défavorable, les rémunérations perçues par le mandataire ne seront soumises ni aux cotisations d’assurance chômage ni aux cotisations de l’AGS. L’entreprise pourra demander le remboursement des cotisations versées à tort, dans la limite de la prescription triennale (dir. UNEDIC 2002-36, du 31 juillet 2002).

b- Interroger les URSSAF

Certaines personnes, a priori non salariées, peuvent s’interroger sur leur appartenance au régime des salariés ou des non-salariés.

Les personnes immatriculées au registre du commerce et des sociétés (RCS), au répertoire des métiers, au registre des agents commerciaux ou auprès de l’URSSAF et bénéficiant de la présomption de non-salariat peuvent interroger l’URSSAF sur le caractère salarié ou non de leur activité (CSS, art. L. 311-11).

Sont en effet présumés ne pas être liés avec le donneur d’ouvrage par un contrat de travail dans l’exécution de l’activité donnant lieu à cette immatriculation (C. trav., art. L. 8221-6) :

  • les personnes physiques immatriculées au RCS, au répertoire des métiers, au registre des agents commerciaux, au registre des entreprises de transport routier de personnes (activité de transport scolaire) ou auprès de l’URSSAF comme travailleurs non salariés ;
  • les dirigeants des sociétés régulièrement immatriculées au RCS.

La personne qui exerce à but lucratif une activité de production, de transformation, de réparation ou de prestation de services ou accomplit des actes de commerce alors qu’elle s’est intentionnellement soustraite à ses obligations d’immatriculation au RCS ou au répertoire des métiers est passible de travail dissimulé (C. trav., art. L. 8221-3). Il en va de même de la personne qui a poursuivi son activité après refus d’immatriculation ou postérieurement à une radiation (C. trav., art. L. 8221-3).

Cette procédure d’interrogation n’est pas incompatible avec celle du rescrit social. 

L’interrogation de l’URSSAF doit être écrite, adressée à l’URSSAF territorialement compétente en recommandé avec accusé de réception, ou déposée à l’URSSAF contre récépissé.

Les éléments nécessaires à l’URSSAF sont le mode de fixation de la rémunération, la forme de la convention et l’organisation de l’activité.

L’URSSAF a 2 mois pour décider du statut social de l’intéressé. Ce délai court à compter de la date apposée sur l’accusé de réception ou sur le récépissé de la demande. À défaut de réponse dans le délai imparti, l’URSSAF est réputée approuver la qualification proposée par le demandeur (circ. DSS-A1 94-37, du 4 juillet 1994).

La réponse est opposable à la caisse primaire d’assurance maladie ainsi qu’aux caisses des non-salariés non agricoles.

L’avis de l’URSSAF peut être contesté uniquement en cas de modification substantielle des conditions d’exercice de l’activité ou de fourniture d’informations erronées (circ. DSS-A1 94-37, du 4 juillet 1994).

II - Le contrôle de la caisse de congés payés

A - Principes (PBD.05-II)

Dans le secteur du Bâtiment et des Travaux publics, le contrôle des cotisations relatives à l’emploi de salariés peut également se faire au niveau des cotisations dues à la caisse de congés-intempéries du BTP.

Pour garantir la prise effective des congés, les entreprises adhérentes versent aux caisses des cotisations correspondant au coût des congés acquis par leurs salariés. C’est pour parfaire leur rôle de sécurisation juridique et de régulation sociale au sein du secteur du BTP qu’elles sont parfois amener à opérer des contrôles afin que les cotisations dues pour le paiement des droits aux congés et intempéries soient bien acquittées.

1- À quoi s’attendre ?

Le système déclaratif des congés-intempéries dans le BTP implique un contrôle en contrepartie.

La caisse peut ainsi rechercher l’affiliation d’une entreprise, contrôler les déclarations de salaire et les cotisations afférentes ou encore s’assurer de la réalité des arrêts de travail pour intempéries. Pour autant, le contrôle est aussi l’occasion d’établir un dialogue et d’obtenir des réponses.

Les contrôles diligentés par les caisses de congés-intempéries du BTP sont la contrepartie directe du système déclaratif mis en place par la profession.

L’employeur a ainsi toutes les chances d’être contrôlé à un moment ou un autre si l’entreprise adhère à l’une ces caisses ou si, bien que n’étant pas adhérente, son activité la rend susceptible de relever du régime des congés et intempéries du BTP.

L’annonce d’un contrôle s’accompagne souvent, à tort ou à raison, de quelques appréhensions. 
Pour s’y préparer au mieux, il faut savoir que le contrôle de la caisse portera sur les 3 exercices précédents et l’exercice en cours. Pour autant, rien n’interdira au contrôleur de demander tout document se rapportant à une période antérieure afin de vérifier la situation actuelle.

Plus généralement, les contrôleurs qui, pour exercer leur mission, disposent des mêmes pouvoirs que ceux des inspecteurs du travail peuvent obtenir tous les documents présentés à ces derniers.

Tout obstacle à l'accomplissement de la mission du contrôleur est passible de sanctions prévues par le Code du travail.

2- La charte de contrôle-conseil

Afin de fournir plus d'informations sur la procédure de contrôle, de conforter une relation de confiance réciproque et pour améliorer sa présence et son accompagnement auprès des employeurs, la caisse met au préalable à la disposition de ceux-ci une charte du service contrôle-conseil.

Cette charte informe sur l’ensemble des droits et des devoirs à l’occasion du contrôle.

Elle implique le respect du principe du contradictoire à toutes les étapes du contrôle et une information précise et intelligible sur les conditions de mise en œuvre de la réglementation relative aux congés payés et au chômage-intempéries.

B - Les objectifs du contrôle (PBD.05-II)

La charte de contrôle énonce différents objectifs poursuivis par le contrôle :

  • veiller au respect de la législation et de la réglementation en matière de congés et de chômage-intempéries au sein de la profession, notamment quant à la réalité de l’activité exercée, à l’exactitude des déclarations et des cotisations versées ;
  • vérifier que les droits des salariés sont respectés ;
  • garantir l’égalité de traitement entre les entreprises de la profession ;
  • participer à la lutte contre le travail illégal ;
  • entretenir un dialogue entre les entreprises et la caisse en vue de les conseiller et de prévenir les difficultés rencontrées quant à l’application de la réglementation congés et chômage-intempéries.

1- Les acteurs du contrôle

a- Qui est contrôlé ?

Les personnes ou organismes qui peuvent être contrôlés sont :

  • les adhérents à une caisse congés-intempéries BTP ;
  • ceux qui ne sont pas adhérents à une caisse mais qui sont susceptibles d’exercer une des activités BTP visées par le Code du travail (régimes congés et chômage-intempéries) ;
  • une entreprise étrangère détachant des salariés en France.

b- Qui contrôle ?

Les contrôleurs sont nommés par la caisse congés-intempéries BTP et sont agréés par le préfet pour une durée de 5 ans renouvelables.

Le contrôleur possède une carte professionnelle signée du président de la caisse. L’entreprise contrôlée peut demander la présentation de cette carte lors du contrôle.

Les contrôleurs sont chargés de la surveillance de l’application de la législation sur les congés payés et sur le régime chômage-intempéries.

Les contrôleurs disposent pour l’accomplissement de leur mission des mêmes pouvoirs que ceux attribués aux inspecteurs du travail.

Les contrôleurs sont aussi chargés de répondre à vos interrogations sur l’application de la réglementation relatives aux régimes des congés payés et du chômage-intempéries.

2- Le déroulement du contrôle

Les contrôles diligentés par les caisses de congés-intempéries du BTP sont la contrepartie directe du système déclaratif mis en place par la profession.

Vous avez ainsi toutes les chances d’être contrôlé à un moment ou un autre si votre entreprise adhère à l’une ces caisses ou si, bien que n’étant pas adhérente, son activité la rend susceptible de relever du régime des congés et intempéries du BTP.

Sachez que la caisse peut procéder à des contrôles :

  • inopinés sur le terrain, en particulier sur les chantiers, afin de s’assurer que tous les salariés en situation de travail ont été déclarés et sont identifiés par elle ;
  • au siège de l’entreprise, dans l’un de ses établissements ou sur l’un de ses chantiers. Ces opérations peuvent aussi avoir lieu chez votre expert-comptable si le contrôleur ne s’y oppose pas.

a- La caisse compte sur la coopération de l’employeur

Adhérent ou non à la caisse, vous devez justifier au contrôleur que vous êtes en situation régulière au regard de la réglementation relative aux congés payés et au chômage-intempéries. Vous devez répondre aux questions du contrôleur, nécessaires à la vérification de votre situation au regard de la réglementation applicable.

Vous devez présenter au contrôleur les documents utiles au contrôle :

  • les registres et pièces se rapportant à la comptabilité salaires (DADS/DADS-U, feuilles de paie, carnets de pointage, registre d'entrée et de sortie du personnel) ;
  • la comptabilité générale et auxiliaire de l'entreprise en vue de permettre un rapprochement éventuel avec les déclarations que vous avez adressées à la caisse ;
  • en matière de chômage-intempéries, les documents de pointage et les doubles des déclarations d’arrêts afin de justifier les demandes de remboursement adressées à la caisse et les montants figurant au journal de paie ;
  • la facturation clients et fournisseurs afin de vérifier l’activité réellement exercée.

Ces documents peuvent être produits sous différents formats (papier ou électronique) et doivent être complétés par toute information nécessaire à leur bonne exploitation.

Vous devez enfin permettre au contrôleur d’établir, sur le lieu du contrôle, des copies de ces documents, ou l’autoriser à les emporter contre décharge pour continuer le contrôle dans les locaux de la caisse.

b- La caisse écoute et informe sur les droits et les obligations

Le contrôleur est à votre écoute et répond à vos questions qui portent sur :

  • le fonctionnement général de la caisse ;
  • la paie et la législation sociale en matière de congés payés et de chômage-intempéries ;
  •  les procédures informatisées de la caisse qui faciliteront vos démarches ;
  • l’établissement de documents en rapport avec les activités de la caisse (ex. : les attestations de marchés public).

Le contrôleur est tenu à une obligation de secret et ne doit rien révéler des secrets de fabrication ni des procédés et résultats d’exploitation dont il pourrait prendre connaissance dans l’exercice de sa mission.

c- Le contrôle en entreprise

Information du contrôle

Sauf en cas d’opération de lutte contre le travail illégal, votre entreprise sera informée de la venue du contrôleur par un avis de passage, 15 jours au moins avant la date prévue pour le contrôle. Cet avis vous précisera :

  • le lieu, la date du contrôle et l’identité du contrôleur ;
  • la période contrôlée ;
  • les documents à fournir à l’agent de contrôle.
 En cas d’indisponibilité motivée, n’hésitez pas à contacter la caisse pour obtenir un report de date.

Se faire assister

Votre présence lors du contrôle est vivement recommandée car elle garantit un suivi avec le même interlocuteur, pendant et à l’issue du contrôle.

Vous pouvez aussi vous faire assister par toute personne de votre choix ou vous faire représenter par votre cabinet comptable préalablement désigné auprès de la caisse.

Lieu du contrôle

Le contrôle se déroule sur tous les lieux de votre activité professionnelle (siège social, établissements, ateliers, chantiers, etc.) ou à la caisse. Il peut enfin avoir lieu en totalité ou en partie chez votre expert-comptable, à condition que le contrôleur ne s’y oppose pas.

Périodes contrôlées

Le contrôle peut porter sur les 3 exercices précédents et l’exercice en cours. Cette règle n’interdit pas pour autant au contrôleur de demander la production de tout document portant sur une période antérieure et nécessaire à l’examen de votre situation  actuelle.

d- Le contrôle sur pièces en caisse

Cette procédure peut être proposée à l’initiative de la caisse congés-intempéries à l’entreprise dont l’effectif est plus ou moins égal à 5 salariés.

L’entreprise peut décliner cette proposition afin de bénéficier d’un contrôle dans ses locaux.

Après accord de l’entreprise, un avis de contrôle l’invite à transmettre les documents nécessaires, qui pourront être communiqués sous forme papier ou dématérialisée ; à l’issue de la réception de l’intégralité des documents, un contrôleur procédera à leur vérification dans les locaux de la caisse congés-intempéries BTP.

C - Les suites du contrôle (PBD.05-II)

Sauf en cas de contrôle sur pièces en caisse, à l’issue du contrôle, le contrôleur vous remettra un relevé de constatations précisant l’objet, la date et le(s) lieu(x) de contrôle, la (ou les) période(s) vérifiée(s), et les faits constatés.

Ce relevé est signé par le contrôleur et vous-même.

Le rapport de contrôle

Il reprend les constats dressés lors du contrôle et leurs conséquences notamment au regard de la réglementation congés et chômage-intempéries (ex. : obligation de s’affilier à la caisse, application d’un protocole, majorations de retards, modification de l’assiette des cotisations, etc.), et vous est adressé dans un délai maximum de 3 mois après le contrôle.

Utiliser son droit de réponse

Vous disposez d’un délai de réponse.

À réception de ce document et dans un délai maximum de 4 mois à compter du contrôle, vous pouvez adresser vos observations à la caisse ou formuler des réclamations. Celles-ci donneront lieu à une réponse écrite de sa part.

Sachez que la caisse ne peut par la suite revenir sur une période déjà contrôlée, sauf sur des points non vérifiés, en cas d’obstacle au contrôle, ou si elle démontre ne pas avoir eu tous les éléments lui permettant de prendre une décision en toute connaissance de cause.

Garanties particulières accordées

La caisse ne peut revenir sur une période déjà contrôlée, sauf :

  • sur des points n’ayant pas été vérifiés ;
  • en cas d’entrave à la mission du contrôleur ;
  • si la caisse n’a pas eu les informations lui permettant de se prononcer en toute connaissance de cause.

Les effets de votre affiliation ne peuvent remonter au-delà de la date d'ouverture de la période de référence écoulée.

(Source : charte de contrôle de la caisse congés-intempéries du BTP.)

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