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Les déplacements, traitements en paie

I - Les petits déplacements : option pour l'abattement supplémentaire de 10 % pour frais professionnels

A - Les frais professionnels de nourriture (PBD.02-I)

Les professions du Bâtiment et des Travaux publics sont régies par un accord national portant sur l’amélioration des conditions de travail, et notamment sur l’indemnisation des petits déplacements (accord du 14 avril 1976). Cet accord a été intégré aux conventions collectives nationales des ouvriers du Bâtiment et des ouvriers des Travaux publics.

L’objet de ce régime est d’indemniser forfaitairement les ouvriers non sédentaires des frais qu'entraîne pour eux la fréquence des déplacements inhérents au travail sur chantiers en prévoyant notamment le versement d'une indemnité forfaitaire de repas. Il s’agit d’indemniser l’ouvrier des frais supplémentaires de nourriture résultant de la prise en charge du repas en dehors de sa résidence habituelle.

1 - Le versement d'allocations forfaitaires

Compte tenu du travail sur chantiers qui empêche les ouvriers de regagner chaque jour leur résidence pour y prendre un repas, les dépenses supplémentaires de nourriture engagées par les ouvriers du Bâtiment ou des Travaux publics en petit déplacement (et le cas échéant les ETAM et les cadres) ont bien le caractère de charges spécifiques à la fonction et à l'emploi. De ce fait, les allocations forfaitaires de repas versées par l'employeur constituent des frais professionnels qui, compte tenu de la pratique de l'abattement de 10 %, doivent être réintégrés dans l'assiette des cotisations (arrêté du 20 décembre 2002, art. 9, circ. DDS 2003/07 du 7 janvier 2003, paragraphe 4-3).

2 - Le paiement direct du repas au restaurateur

Il n'y a pas lieu, en cas de paiement direct du repas au restaurateur, d'assujettir à cotisations la valeur forfaitaire d'un avantage en nature. Plus généralement, les sommes réglées ne doivent donner lieu à aucune charge sociale. Cette formule de paiement des repas des salariés en petits déplacements est donc très intéressante pour les entreprises qui pratiquent la déduction forfaitaire de 10 % (circ. DSS n° 2003-07, du 7 janvier 2003).

3 - Le remboursement de la note au salarié

En cas de prise du repas au restaurant, le remboursement par l'employeur des frais engagés à cette occasion par les salariés en petits déplacements doit être intégralement réintégré dans l'assiette des cotisations (Cass. soc., 7 janvier 1991).

Bien qu'identique à la formule du paiement direct au restaurateur (dans les deux cas, le salarié n'assume au final aucun frais direct), cette formule, qui entraîne l'assujettissement à cotisations du montant total des frais de repas, est donc totalement déconseillée en cas de pratique de l'abattement de 10 %. Elle est en effet inintéressante sur le plan financier et n'apporte à l'entreprise aucun avantage particulier par rapport au paiement direct qui permet également aux salariés en petits déplacements de prendre leur repas au restaurant.

4 - Participation patronale aux titres-restaurants et versement d'une indemnité complémentaire de repas

Pour les entreprises pratiquant l’abattement de 10 %, il est admis que la contribution patronale à l’acquisition des titres-restaurants, dans la limite de 5,55 euros (2020) et lorsque le montant de la participation est compris entre 50 % et 60 %, ne soit pas réintégrée dans l’assiette des cotisations.

Pour les entreprises versant à la fois des titres-restaurants et des indemnités complémentaires de repas à concurrence de leur participation à l’achat des titres, l’ACOSS a admis l'exonération de la contribution patronale à l'acquisition des titres-restaurants. Cependant, cet octroi simultané peut être remis en cause par certaines URSSAF.

Il est donc conseillé d’interroger l’URSSAF dont dépend votre société pour connaître sa position.

B - Les frais professionnels de transport (PBD.02-I)

1 - Les frais de transport domicile-travail

Les sommes versées par l'entreprise en compensation des frais exposés par les salariés pour se rendre de leur domicile à leur lieu de travail, chantier ou siège social, lorsque les ouvriers sont tenus de transiter par ce dernier, ont le caractère de frais professionnels. Compte tenu de l'option de l'entreprise pour l'abattement de 10 %, ces frais doivent être réintégrés dans l'assiette des cotisations, quel que soit le mode d'indemnisation choisi : versement d'indemnités forfaitaires ou remboursement des dépenses réelles.

À l'exception toutefois de la prise en charge par l'employeur de la fraction légale exonérée, correspondant au coût des titres d'abonnement souscrits par les salariés pour leurs déplacements « domicile-lieu de travail », au moyen de transports publics ou de services publics de location de vélos (reportez-vous à la section a) ci-après).

L'indemnité de trajet versée aux ouvriers du Bâtiment et des Travaux publics en situation de petit déplacement, qui indemnise la sujétion que représentent pour ces derniers les déplacements quotidiens sur les chantiers, a le caractère de salaire. Dans toutes les situations et quelle que soit l'option de l'entreprise en matière d'abattement, cette indemnité doit donc être soumise à cotisations (CCN ouvriers du Bâtiment, art. VIII-17 ; CCN ouvriers des Travaux publics, art. 8.7).

a) Le versement d'indemnités forfaitaires

Le principe

L'indemnité forfaitaire de transport versée aux salariés du Bâtiment et des Travaux publics en situation de petit déplacement est une charge de caractère spécial inhérente à la fonction et à l'emploi des ouvriers. Compte tenu de son caractère de frais professionnels et de l'option de l'entreprise pour la déduction forfaitaire de 10 %, elle doit donc être réintégrée dans l'assiette des cotisations (CCN ouvriers du Bâtiment, art. 8-16 ; CCN ouvriers des Travaux publics, art. 8.6).

Articulation avec la prise en charge légale obligatoire

Les employeurs doivent prendre en charge au moins 50 % du prix des titres d'abonnement (de 2e classe) souscrits par leurs salariés pour leurs déplacements « domicile-lieu de travail », au moyen de transports publics ou de services publics de location de vélos (C. trav., art. L. 3261-2). La participation de l'entreprise au coût des titres de transport des salariés est exonérée de cotisations sociales et de CSG-CRDS, dans la limite de la fraction légale de 50 %, y compris en cas de pratique de l'abattement de 10 %. Au-delà de ce seuil, la fraction excédentaire doit être assujettie à cotisations.

La prise en charge d'une partie de ces frais par l'employeur est subordonnée à la remise ou à la présentation, par le salarié, d'un titre d'abonnement de transport nominatif (C. trav., art. R. 3261-5).

Dans le BTP, le remboursement par l'employeur de 50 % des frais de transport collectif des salariés est une obligation, comme dans n'importe quel autre secteur. Votre entreprise n'a toutefois pas à rembourser ces frais aux salariés en petit déplacement s'ils perçoivent déjà, pour ces mêmes trajets, une indemnité forfaitaire de transport d'un montant au moins égal à la prise en charge légale (C. trav., art. R. 3261-8).

En pratique, deux cas de figure peuvent se présenter :

  • si votre participation au prix du titre d'abonnement est au moins égale au montant fixé par l'accord régional sur les petits déplacements pour l'indemnité conventionnelle de transport, vous n'êtes pas tenu de verser au salarié une indemnité complémentaire. Le remboursement du coût de l'abonnement correspondant à la prise en charge légale de 50 % est alors exclu de l'assiette des cotisations ;
  • si, en revanche, cette participation ne vous permet pas de respecter vos obligations conventionnelles, c'est-à-dire si elle est inférieure au montant de l'indemnité conventionnelle de transport due au salarié, vous devez alors lui verser un complément qui doit être intégré dans l'assiette des cotisations, compte tenu de la pratique de l'abattement de 10 %.

Les salariés de l'entreprise qui exercent leur activité sur plusieurs chantiers ou lieux de travail peuvent prétendre à la prise en charge des titres de transport qui leur permettent d'effectuer l'ensemble des déplacements professionnels qui leur sont imposés, c'est-à-dire aussi bien ceux effectués entre leur résidence habituelle et leurs différents sites de travail qu'entre ces sites, dès lors que votre entreprise n'assure pas leur transport lors de ces trajets.

Si vos salariés n'engagent pas de frais pour leurs déplacements entre leur résidence et leur lieu de travail, notamment parce que votre entreprise organise elle-même leur transport collectif sur les chantiers, la prise en charge de leur titre d'abonnement de transport peut leur être refusée.

Sur les modalités de mise en œuvre de ce dispositif, reportez-vous au chapitre IV-B.

b) Le remboursement de dépenses réelles

L'employeur peut également prendre en charge, sur la base des frais réels engagés, les dépenses exposées par les salariés du fait de l'utilisation de leur véhicule personnel pour les déplacements « domicile-chantier ». L'entreprise peut ainsi décider de rembourser au salarié tout ou partie des frais de carburant (ou d'alimentation d'un véhicule électrique) qu'il a supportés à ce titre. La prise en charge de ces frais n'est toutefois autorisée que pour les salariés :

  • dont la résidence habituelle ou le lieu de travail sont situés en dehors de la région Île-de-France, et en dehors d'une zone couverte par les transports publics urbains ;
  • pour lesquels l'utilisation d'un véhicule personnel est rendue indispensable par des horaires de travail particuliers ne leur permettant pas d'utiliser un mode collectif de transport (C. trav., art. L. 3261-3, al. 1 à 4).

Compte tenu de l'option pour l'abattement supplémentaire de 10 %, ces dépenses, qui ont le caractère de frais professionnels, doivent être réintégrées dans l'assiette des cotisations.

Plus largement, la jurisprudence estime que la décision du salarié d'utiliser sa voiture au lieu des transports en commun ne doit pas reposer sur des convenances personnelles, mais doit au contraire se révéler une nécessité pour lui. Elle doit donc résulter soit de ses horaires de travail qui l'empêchent d'utiliser les transports en commun, soit d'un réseau de transport collectif inadapté au trajet de l'intéressé ou a fortiori inexistant (Cass. soc., 5 novembre 1986).

2 - Les frais de transport engagés lors de trajets professionnels

Si, pendant longtemps, ils ont été considérés comme des dépenses incombant à l'entreprise, et à ce titre pouvant être exclus de l'assiette des cotisations, y compris en cas d'option pour la déduction forfaitaire de 10 %, aujourd'hui les sommes versées par les entreprises du Bâtiment en remboursement des dépenses exposées pour se déplacer du siège social sur un chantier ou d'un chantier à un autre au moyen d’un véhicule personnel sont des dépenses inhérentes à l’exercice de la profession. En cas d'option pour l'abattement de 10 %, elles doivent donc être assujetties à cotisations (Cass. soc., 5 mai 1982, 20 juillet 1982 et réponse technique ACOSS du 29 juillet 1987).

3 - La mise à disposition d'un véhicule d'entreprise

Depuis l'entrée en vigueur des arrêtés des 10 et 20 décembre 2002 relatifs respectivement aux avantages en nature et aux frais professionnels, la mise à disposition par l'entreprise de véhicules utilisés par les salariés pour leurs déplacements professionnels ou pour accomplir leurs trajets domicile-travail obéit à de nouvelles règles :

  • utilisation par le salarié d'un véhicule d'entreprise pour les déplacements siège social-chantier, chantier-chantier ou pour tout autre déplacement d'ordre professionnel. La mise à disposition d'un véhicule d'entreprise, permettant au salarié de couvrir en cours de journée ce type de trajet, ne doit plus désormais donner lieu à la réintégration dans l'assiette de cotisations d'un quelconque avantage en nature, et ce, quel que soit le type de véhicule utilisé, utilitaire ou de tourisme ;
  • utilisation par le salarié d'un véhicule d'entreprise pour couvrir le trajet domicile-lieu de travail. Le traitement social résultant de ce type de mise à disposition dépend essentiellement de la nature du véhicule fourni par l'entreprise.

a) Véhicules utilitaires

Lorsque l'entreprise met à disposition d'un salarié un véhicule utilitaire, c'est-à-dire un véhicule désigné sur la carte grise par la mention « CTTE » ou « CAM » ou encore « VASP », l'utilisation de ce dernier par le salarié pour effectuer des trajets domicile-lieu de travail ne doit plus donner lieu à la réintégration dans l'assiette de cotisations de la valeur d'un quelconque avantage en nature dès lors que les conditions suivantes sont remplies. L'entreprise doit en effet avoir pris soin d'indiquer au préalable au salarié, par un courrier individuel ou à travers un document écrit (règlement intérieur ou note de service), que le véhicule mis à sa disposition ne doit être utilisé que dans le cadre strictement professionnel.

b) Véhicules de tourisme

L'utilisation par les salariés de véhicules de tourisme pour couvrir leurs trajets domicile-lieu de travail peut ne pas donner lieu à la réintégration de la valeur forfaitaire de l'avantage en nature dans l'assiette de cotisations, dès lors que les conditions suivantes sont constatées :

  • le véhicule qui est fourni au salarié doit s'avérer nécessaire à son activité professionnelle compte tenu de l'état du réseau de transports en commun qui rend impossible ou particulièrement difficile l'utilisation par le salarié des transports collectifs pour se rendre sur son lieu de travail ;
  • l'utilisation par le salarié d'un véhicule d'entreprise mis à sa disposition pour couvrir pendant la semaine le trajet domicile-lieu de travail est considérée comme le prolongement des déplacements qu'il effectue dans le cadre de son activité professionnelle. C'est pourquoi il est essentiel que l'entreprise prenne soin d'indiquer par écrit au salarié, par un courrier individuel ou dans le cadre du règlement intérieur ou d'une note de service :
    • soit qu'il est tenu de restituer le véhicule mis à sa disposition en dehors des périodes de travail, c'est-à-dire le week-end, les jours fériés ou lors de ses congés ou jours de repos,
    • soit, si l'intéressé garde le véhicule qui lui est fourni pendant le week-end, les jours fériés ou lors de ses congés ou jours de repos, qu'il lui est interdit d'utiliser ledit véhicule pendant ces périodes. L’employeur peut également demander la copie de la carte grise d’un véhicule personnel.

À défaut pour l'employeur d'avoir respecté ces formalités, l'URSSAF serait admise à réintégrer dans l'assiette de cotisations la valeur de l'avantage en nature correspondant selon elle à la part d'utilisation personnelle du véhicule.

II - Les petits déplacements : pas d'option pour l'abattement supplémentaire de 10 % – Les frais professionnels de repas

A - Le versement d'indemnités forfaitaires (PBD.02-II)

1- Les conditions générales d'exonération

a) Le principe

L'exonération des allocations forfaitaires de repas versées aux salariés en petit déplacement est en principe subordonnée à leur utilisation effective, conformément à leur objet (arrêté du 20 décembre 2002). Pour bénéficier de leur déduction, l'employeur doit donc pouvoir justifier que ces conditions sont bien remplies.

b) La présomption d'utilisation conforme

Par mesure de simplification, des dispositions particulières fixent des limites forfaitaires en deçà desquelles l'entreprise est dispensée de justifier de l'utilisation des allocations de repas conformément à leur objet (arrêté du 20 décembre 2002, art. 3). Les indemnités dont le montant ne dépasse pas ces limites sont ainsi exclues de plein droit de l'assiette des cotisations, à la seule condition que la circonstance de petit déplacement soit établie. L'employeur n'a pas à justifier du montant des frais réels engagés par les salariés.

Même si ces frais sont inférieurs aux limites forfaitaires d'exonération, l'exonération des allocations de repas est acquise à hauteur des seuils fixés par arrêté (circ. ACOSS du 13 janvier 1988).

Il s'agit d'une présomption absolue qui ne peut pas être renversée par la preuve contraire. L'URSSAF ne peut donc ni s'attacher au prix du repas pour procéder à un redressement ni réintégrer tout ou partie des allocations versées, au motif qu'elle serait en mesure d'établir qu'elles n'ont pas été utilisées en totalité conformément à leur objet (Cass. soc., 20 octobre 1994, n° 92-10.035).

En revanche, elle peut inviter l'employeur à fournir des éléments attestant de la réalité du déplacement du salarié sur le chantier et donc de l'existence de circonstances l'obligeant à engager des frais supplémentaires de nourriture. L'entreprise doit alors démontrer que le salarié en petit déplacement se trouvait placé dans une situation justifiant la prise du repas hors de son domicile et donc la déduction des allocations forfaitaires de repas versées.

2 - Les limites d'exonération

L'arrêté du 20 décembre 2002 fixe des limites d'exonération à hauteur desquelles les indemnités de repas sont exonérées sans qu'il soit nécessaire d'apporter d'autres justifications que celles des circonstances de fait.

Ces limites forfaitaires sont revalorisées au 1er janvier de chaque année en fonction du taux prévisionnel d'évolution en moyenne annuelle des prix à la consommation des ménages hors tabac pour l'année civile. Elles sont identiques quels que soient la qualification du salarié (cadre ou non cadre) et le niveau de sa rémunération (inférieure ou non au plafond de Sécurité sociale).

Elles diffèrent toutefois selon la situation dans laquelle le salarié en petit déplacement se trouve au moment où il engage des frais de repas :

  • une première limite vise ainsi le cas des salariés en déplacement hors des locaux de l'entreprise qui, du fait de leurs conditions de travail, ne peuvent regagner leur domicile pour prendre leur repas et pour lesquels il n'est pas démontré que les circonstances de fait ou les usages de la profession les contraignent à prendre leur repas au restaurant. En pratique, cette limite s'applique aux salariés en petit déplacement qui prennent leur repas sur le chantier et perçoivent une indemnité de panier en compensation des frais qu'ils ont engagés ;
  • une seconde limite vise le cas des salariés en situation de déplacement, empêchés de regagner leur domicile pour le repas et contraints, par les circonstances, de prendre leur repas au restaurant. En pratique, cette limite concerne les ouvriers en petit déplacement, comme les cadres ou les ETAM de chantier (voire les commerciaux et les salariés itinérants), qui prennent par nécessité leurs repas au restaurant.

3 - Le traitement des allocations de repas

a) Indemnités inférieures aux limites d'exonération

Lorsque la réalité du petit déplacement est établie, l'exonération des allocations versées est admise dès lors que les indemnités sont inférieures ou égales aux montants forfaitaires fixés par l'arrêté. Elles sont alors réputées avoir été utilisées conformément à leur objet et peuvent être exclues, pour leur montant total, de l'assiette des cotisations (arrêté du 20 décembre 2002, art. 3, et circ. ACOSS du 7 janvier 2003, paragraphe 3-2-2).

En cas de prise du repas au restaurant l'exonération à hauteur de la limite fixée par arrêté est acquise, quel que soit le type ou la catégorie d'établissement en cause et le montant de la note.

 

b) Indemnités supérieures aux limites d'exonération

L'employeur reste parfaitement libre d'attribuer aux salariés des allocations forfaitaires d'un montant supérieur aux limites d'exonération (instruction ACOSS du 10 juillet 1975). Les limites forfaitaires fixées par arrêté, à hauteur desquelles les indemnités sont présumées être utilisées conformément à leur objet, n'ont pas pour effet de plafonner leur montant :

  • lorsque l'employeur ne peut pas établir que la situation de petit déplacement a contraint le salarié à engager des frais supplémentaires de repas, l'allocation versée doit être réintégrée dans l'assiette des cotisations en totalité. Elle a alors le caractère d'un complément de salaire assujetti à cotisations ;
  • lorsque les circonstances de fait sont établies, deux situations sont possibles :
    • si l'employeur ne peut pas justifier de l'utilisation des indemnités conformément à leur objet, la fraction d'allocation excédant les limites forfaitaires d'exonération doit être réintégrée dans l'assiette des cotisations,
    • si l'employeur peut fournir cette justification, la fraction excédentaire est exclue de l'assiette des cotisations sans qu'il soit nécessaire d'inclure dans cette base la valeur d'un avantage en nature.

En cas de prise du repas au restaurant, la preuve de l'utilisation de l'indemnité de repas conformément à son objet peut être apportée aisément par la production de la note de restaurant. Il est en revanche très difficile dans les faits de produire des pièces justificatives attestant de la bonne utilisation de l'allocation forfaitaire en cas de prise du repas sur le chantier. Une note d'achat de denrées alimentaires composant le « panier », ne présente pas pour l'URSSAF un caractère suffisamment probant dès lors qu'aucune garantie n'est apportée sur le moment où les denrées sont consommées.

Conseil : tout dépassement des limites d'exonération entraînant la réintégration dans l'assiette des cotisations de la fraction excédentaire, il est recommandé, pour les salariés qui prennent habituellement leur repas sur le chantier, de verser une allocation forfaitaire dont le montant n'excède pas les limites d'exonération.

B - La prise en charge intégrale du repas par l'employeur (PBD.02-II)

Le paiement direct du repas au restaurateur

Il n'y a pas lieu de réintégrer dans l'assiette des cotisations la valeur d'un quelconque avantage en nature. Cette formule peut s'avérer intéressante pour les salariés et avantageuse pour les entreprises. En effet, même pour les entreprises qui pratiquent l'abattement de 10 % pour frais professionnels, il y  a une exonération totale (circ. DSS n° 2003-07, du 7 janvier 2003).

Compte tenu du coût moyen des repas au restaurant, si elles allouaient à leurs salariés une indemnité forfaitaire couvrant largement ou en totalité le prix du repas au restaurant, ces dernières seraient tenues de réintégrer dans l'assiette des cotisations la fraction de l'allocation versée qui excède la limite d'exonération fixée pour l'année.

De leur côté, les salariés bénéficient par ce biais d'une prise en charge totale par l'employeur de leurs frais de repas.

C - Le remboursement de la note de restaurant (PBD.02-II)

Quel que soit le montant des frais engagés par le salarié, le remboursement de frais professionnels de repas est exclu de l'assiette des cotisations lorsque l'employeur apporte la preuve que le salarié a été contraint d'engager ces frais supplémentaires et, par ailleurs, peut produire les justificatifs afférents (arrêté du 20 décembre 2002, art. 2, et circ. ACOSS du 7 janvier 2003, paragraphe 3-2-1).

Cette règle s'applique y compris lorsque le remboursement effectué par l'entreprise excède les limites d'exonération fixées pour l'année.

III - Les petits déplacements : pas d'option pour l'abattement supplémentaire de 10 % – Les frais professionnels de transport

A - Les frais de transport domicile-travail (PBD.02-III)

Dans le BTP, le régime d'indemnisation des petits déplacements prévoit l'attribution aux ouvriers d'une indemnité forfaitaire de transport couvrant les dépenses engagées par les salariés lors de leurs déplacements aller-retour sur le chantier (CCN des ouvriers du Bâtiment, art. 8.16 et 8.17 ; CCN des ouvriers des Travaux publics, art. 8.6 et 8.7). Cette allocation a le caractère de frais professionnels lorsque l'éloignement du domicile du salarié ne résulte pas de convenances personnelles (Cass. soc., 19 octobre 1983, et réponse technique ACOSS du 21 janvier 1980). Elle ne peut être exonérée qu'à la condition d'être utilisée conformément à son objet, ce qui implique que les circonstances de fait qui justifient son versement soient établies. En pratique, il faut que le déplacement sur le chantier soit avéré.

Cette condition est toutefois réputée remplie lorsque l'allocation forfaitaire qui est versée au salarié est inférieure ou égale aux montants fixés par arrêté et revalorisés chaque année (lettre min. du 15 avril 2003). Les indemnités de transport allouées aux ouvriers du BTP qui ne dépassent pas les limites fixées par ce barème peuvent ainsi être exclues de l'assiette des cotisations sans justificatifs dès lors que la situation de petit déplacement est établie.

Ces limites spécifiques d'exonération ne peuvent pas s'appliquer aux indemnités de transport versées aux ETAM et aux cadres de chantiers. Ces indemnités ne sont exonérées de cotisations qu'à la condition que l'entreprise puisse justifier des frais de transport engagés par ces personnels.

1 - La prise en charge des frais de transports publics

a) Le principe

Quelle que soit la localisation de l'entreprise, vous devez prendre en charge 50 % au moins du coût des titres d'abonnement souscrits par vos salariés pour leurs déplacements « domicile-lieu de travail », au moyen de transports publics (passe Navigo, abonnement SNCF 2e classe, etc.), ou de services publics de location de vélos (C. trav., art. L. 3261-2). Le fait pour l’employeur de méconnaître ses obligations est puni de l’amende prévue pour les contraventions de la 4e classe. Les titres dont la période de validité est annuelle peuvent faire l'objet d'une prise en charge répartie mensuellement sur la période d'utilisation. Le lieu de travail pris en compte est celui défini dans le contrat de travail, si votre salarié est affecté sur d’autres sites dont la distance est supérieure à la distance entre son domicile et le lieu de travail indiqué dans le contrat de travail, et si les nombreux déplacements ne permettent pas l’utilisation des transports en commun, les déplacements ne peuvent pas être assimilés à des trajets domicile-lieu de travail, et ils doivent être indemnisés en frais professionnels (Cass. soc., 23 janvier 2019, n° 17-19.779).

Cette prise en charge est subordonnée à la remise ou à la présentation par le salarié d'un titre d'abonnement nominatif (C. trav., art. R. 3261-5).

Vous ne pouvez pas refuser le remboursement de leurs frais à vos salariés au motif qu'ils ne vous ont pas remis les justificatifs correspondants dans le délai qui était fixé. Le seul délai qui leur est opposable est en effet celui de la prescription, soit 5 ans (Cass. soc., 20 juin 2009). Étant toutefois en droit d'exiger la remise de justificatifs dans un délai raisonnable, vous pouvez le cas échéant prendre une sanction (par exemple, un avertissement) à l'encontre des salariés les plus négligents.

Vous devez procéder dans les meilleurs délais au remboursement des titres achetés par les salariés, au plus tard à la fin du mois suivant celui pour lequel ces titres ont été validés (C. trav., art. R. 3261-4).

b) Les modalités particulières dans le Bâtiment et les Travaux publics

Dans le BTP, le remboursement par l'employeur de 50 % des frais de transport collectif des salariés est une obligation, comme dans n'importe quel autre secteur. Votre entreprise n'a toutefois pas à rembourser ces frais aux salariés en petit déplacement s'ils perçoivent déjà, pour ces mêmes trajets, une indemnité forfaitaire de transport d'un montant au moins égal à la prise en charge légale (C. trav., art. R. 3261-8).

En région parisienne où la règle est le remboursement aux salariés de leurs titres d'abonnement, le versement d'une telle indemnité reste l'exception.

De même, si les salariés n'engagent pas de frais pour leurs déplacements entre leur résidence et leur lieu de travail, notamment parce que votre entreprise organise elle-même leur transport collectif sur les chantiers, cette prise en charge peut leur être refusée.

Pour les salariés de l'entreprise qui exercent leur activité sur plusieurs chantiers ou lieux de travail, la prise en charge doit en revanche couvrir l'ensemble des déplacements professionnels qui leur sont imposés, c'est-à-dire aussi bien ceux effectués entre leur résidence habituelle et leurs différents sites de travail qu'entre ces sites si votre entreprise n'assure pas leur transport lors de ces trajets (C. trav., art. R. 3261-10).

c) Le régime fiscal et social de la prise en charge

La contribution obligatoire de l'employeur, à hauteur de 50 % du coût des titres d'abonnement souscrits par les salariés pour leurs déplacements « domicile-travail », est exonérée d'impôt sur le revenu (CGI, art. 81, 19° ter-a). Les sommes prises en charge par l'entreprise au-delà de cette obligation légale constituent en revanche un complément de rémunération qui est imposable dans les conditions de droit commun.

Sur le plan social, la prise en charge de ces titres d'abonnement est exonérée de cotisations sociales et non assujettie à la CSG-CRDS. Dès lors que l'entreprise rembourse au salarié une fraction du coût de l'abonnement supérieure à la fraction légale (50 %), voire la totalité de ce coût, le montant de l'avantage consenti ne peut être exonéré que dans la limite des frais réellement engagés. L'employeur doit alors justifier de l'utilisation des sommes remboursées conformément à leur objet.

2 - Le versement d'indemnités forfaitaires de transport

a) Une présomption d'utilisation conforme

L'indemnité de frais de transport indemnise forfaitairement les ouvriers non sédentaires du Bâtiment en petit déplacement des frais qu'ils engagent quotidiennement pour se rendre sur le chantier avant le début de la journée de travail et en revenir le soir. Elle est versée quel que soit le moyen de transport utilisé.

Cette indemnité conventionnelle est exonérée de cotisations dans les conditions et limites d'un barème annuel fixé par l'Administration (lettre ministérielle du 15 avril 2003).

Le respect des limites forfaitaires d'exonération fixées par ce barème permet aux ouvriers de bénéficier d'une présomption d'utilisation conforme des indemnités. Les allocations de transport qui peuvent être allouées le cas échéant aux ETAM et cadres ne peuvent en revanche être exonérées de cotisations que sur justification des frais de transport engagés.

b) Le barème transport

Le barème d'exonération tient compte, pour les frais de transport, des distances aller-retour parcourues, multipliées par 50 % de la valeur du barème kilométrique fiscal prévue pour un véhicule de 4 chevaux fiscaux (lettre DSS du 15 avril 2003) effectuant moins de 5000 km dans l’année, soit pour 2020 : 0,261 euro (0,523 €/2). Les entreprises qui s'y réfèrent sont dispensées de justifier du mode de transport utilisé par les salariés et du montant des frais de transport qu'ils exposent réellement lors de leurs déplacements.

Pour l'application du barème d'exonération, le calcul de la distance parcourue par les salariés en petit déplacement peut être établi à partir :

  • soit de la distance entre le lieu de rattachement prévu au contrat de travail (siège social ou établissement dont dépend le salarié) ;
  • soit de la distance entre leur domicile fiscal ou leur résidence habituelle et le chantier.

L'option choisie par l'entreprise doit être la même pour tous les salariés. Si l'employeur choisit l'option « domicile », il doit être en mesure de fournir les justificatifs nécessaires quant au domicile du salarié (lettre-circ. ACOSS 2012-3, du 31 janvier 2012).

La distance à retenir doit être appréciée par référence à la distance kilométrique parcourue par la route pour se rendre sur le lieu du chantier (lettre DSS/5B du 6 octobre 2011).

3 - L'utilisation d'un véhicule personnel

a) Le versement d'indemnités kilométriques

L'exonération des indemnités kilométriques versées aux salariés utilisant leur véhicule personnel pour les trajets « domicile-travail » ne peut pas en principe s'effectuer sur la base du barème fiscal. Il est toutefois admis que l'employeur recourt à ce barème, lorsque l'emploi par le salarié de son véhicule découle d'une nécessité (absence de transport dans la zone, horaire de travail ne permettant pas l'utilisation de transports collectifs, etc.) et non d'un choix personnel (Cass. soc., 5 novembre 1986 et 4 février 1970). Dans ce cas, les allocations versées ont le caractère de frais professionnels.

Pour pouvoir exonérer le montant des indemnités versées, vous devez donc pouvoir démontrer qu'il n'existe pas de transports en commun permettant à l'intéressé de couvrir le trajet ou, lorsqu'un réseau de transports existe, que la desserte par ce dernier du lieu de travail est incommode ou ne correspond pas ou très mal aux horaires de travail du salarié. 

Si tel est le cas, les indemnités kilométriques versées au salarié peuvent alors être déduites dans les limites du barème fiscal publié chaque année, sous réserve de justifier des conditions prévues pour l'utilisation de ce barème (reportez-vous à la section b) ci-après).

Ces indemnités peuvent se cumuler avec la prime de transport de 200 euros maximum par an (reportez-vous à la section b) ci-après). Le montant total exonéré ne peut toutefois excéder le total des frais supportés par le salarié pour effectuer ses trajets entre son domicile et son lieu de travail.

b) La prise en charge des frais de carburant

Les employeurs qui le souhaitent peuvent prendre en charge tout ou partie des frais de carburant (ou des frais d'alimentation de véhicules électriques) engagés, pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail, par ceux de leurs salariés :

  • dont la résidence habituelle ou le lieu de travail sont situés en dehors de la région Île-de-France et en dehors d'une zone couverte par les transports publics urbains ;
  • pour lesquels l'utilisation d'un véhicule personnel est rendue indispensable par des horaires de travail particuliers ne leur permettant pas d'utiliser un mode collectif de transport (C. trav., art. L. 3261-3, al. 1 à 4).

Cette prise en charge est exonérée d'impôt sur le revenu et de toute cotisation d'origine légale ou conventionnelle légalement obligatoire, dans la limite de 200 euros par salarié et par an (CGI, art. 81, 19° ter-a, et CSS, art. L. 131-4-1). La part de la contribution de l'entreprise qui dépasse cette limite doit être soumise à l'impôt sur le revenu du salarié et assujettie à cotisations et contributions sociales.

Elle ne peut pas se cumuler avec la prise en charge obligatoire des frais de transport collectif.

Mise à disposition de véhicules électriques et bornes de recharge

À compter du 1er janvier 2020 et pour une période allant jusqu’au 31 décembre 2022, dans les entreprises qui mettent à la disposition de leurs salariés un véhicule fonctionnant exclusivement au moyen de l’énergie électrique, les dépenses prises en compte pour calculer l’avantage en nature (amortissement de l'achat du véhicule, assurance et frais d'entretien ou coût global annuel de la location, etc.) ne tiendront pas compte des frais d'électricité engagés par l'employeur pour la recharge du véhicule, et seront évaluées après application d'un abattement de 50 % dans la limite de 1800 euros par an. Et dans les entreprises qui mettent à la disposition de leurs salariés, durant une période comprise entre le 1er janvier 2019 et le 31 décembre 2022, une borne de recharge pour les véhicules électriques, l'avantage en nature résultant de l'utilisation de cette borne par le salarié à titre privé doit être évalué à hauteur d'un montant nul.

4 - L'utilisation d'un vélo – forfait mobilités durables

Au-delà de la prise en charge obligatoire de 50 % d'un abonnement de service public de locations de vélos au titre de la prise en charge des frais de transport collectif, l'employeur peut également verser au salarié une indemnité au titre des frais liés à l'utilisation d'un vélo pour le trajet domicile-travail.

Ce versement est subordonné à un accord d'entreprise ou à une décision unilatérale de l'employeur. Il peut se cumuler avec la prise en charge obligatoire prévue pour l'abonnement au service public de location de vélos ou avec un abonnement à un transport public dans la mesure où les abonnements ne permettent pas de prendre en charge les mêmes trajets.

Les entreprises qui mettent à disposition de leurs salariés des vélos pour leurs déplacements domicile-lieu de travail peuvent réduire du montant de leur impôt sur les sociétés les frais générés par cette mise à disposition gratuite dans la limite de 25 % des frais engagés pour l’achat, la location ou l’entretien de la flotte de vélos (y compris électriques). La réduction d’impôt pour cette mise à disposition s’applique aux dépenses réalisées jusqu’au 31 décembre 2021.

L'indemnité fixée à 0,25 euro par kilomètre parcouru est exonérée de charges sociales et d'impôt sur le revenu à hauteur d'un plafond fixé à 200 euros par salarié et par an.

La loi de finances pour 2019 ouvre droit, à compter du 1er janvier 2019, aux réductions d’impôt pour la location de vélos (applicables uniquement à l’achat de vélos avant cette date).

À compter du 11 mai 2020, le forfait mobilités durables remplace l’indemnité kilométrique de 0,25 € par kilomètre parcouru (décret n° 2020-541, du 9 mai 2020). Ce forfait de 400 € par an et par salarié est élargi à d’autres moyens de transport et concerne :

  • le vélo mécanique ou électrique ;
  • le covoiturage pour le conducteur et pour le passager ;
  • les engins de déplacement personnel partagés tels que la trottinette ;
  • l’utilisation des transports en commun hors abonnement.

Chaque année, le salarié apporte la preuve à l’employeur qu’il utilise ce mode de transport au moins 100 jours par an au moyen d’une attestation sur l’honneur.

Cette indemnité est défiscalisée et exonérée de cotisations sociales. Elle est cumulable avec la prise en charge de l’abonnement à un transport en commun et avec l’indemnité de carburant (de 200 € maximum), dans la limite de 400 €.

Les employeurs qui versaient l’indemnité kilométrique de 0,25 € par kilomètre parcouru lors de l’entrée en vigueur de cette disposition sont réputés verser le forfait mobilités durables.

B - Les frais de transport engagés dans le cadre de trajets professionnels (PBD.02.III)

1 - Le versement d'indemnités kilométriques

En principe, l'exonération des indemnités kilométriques allouées aux salariés contraints d'utiliser leur véhicule à des fins professionnelles est conditionnée à la démonstration que ces allocations sont utilisées conformément à leur objet. Ceci implique la production de l'ensemble des factures attestant de l'utilisation conforme des sommes versées.

Par mesure de simplification, ces indemnités sont toutefois réputées utilisées conformément à leur objet dans la limite du barème publié chaque année par l'administration fiscale. Au-delà, la fraction des indemnités qui excède les limites d'exonération constitue un complément de rémunération soumis à cotisations.

Cette présomption d'utilisation conforme de l'indemnité kilométrique dans la limite du barème fiscal s'applique au salarié utilisant à des fins professionnelles son véhicule personnel, c'est-à-dire celui qu'il utilise à titre privé, même s'il n'en est pas le propriétaire (CA de Rennes, n° 13-02376, du 23 avril 2014).

Dès lors que les indemnités kilométriques allouées au personnel de l'entreprise sont fonction d'un barème conventionnel supérieur au barème fiscal, vous devez donc pouvoir justifier de leur utilisation effective, conformément à leur objet (circ. ACOSS n° 2005-154, du 8 novembre 2005).

Selon les tribunaux, cette preuve, bien que pouvant être rapportée par tout moyen, ne peut résulter :

  • de la seule référence à un barème théorique de dépenses fixé par l'employeur et différent de celui de l'administration fiscale (Cass. soc., 22 novembre 1990, n° 87-18.606) ;
  • d'une étude réalisée par l'employeur à partir d'un échantillonnage établi par lui-même (Cass. soc., 18 avril 1991, n° 88-15.676) ;
  • de la comparaison avec un coût moyen publié dans la presse spécialisée (Cass. soc., 7 février 1991, n° 89-10.015).

En revanche, des fiches mensuelles de dépenses, dont la précision permet de vérifier l'emploi exact des indemnités, peuvent permettre d'établir s'il y a eu ou non utilisation des indemnités conformément à leur objet (Cass. soc., 11 juillet 1991, n° 89-17.703).

Le versement d'indemnités kilométriques peut se cumuler avec un remboursement au réel, sur justificatifs, des frais de péage et de stationnement. Ces frais n'étant pas déjà intégrés dans le barème, rien ne s'oppose à ce cumul.

2 - L'exonération sur la base du barème kilométrique

L'exonération des indemnités kilométriques versées à un salarié qui utilise son véhicule personnel à des fins professionnelles est admise dans la limite du barème publié chaque année par l'administration fiscale, à la condition pour l'employeur de pouvoir justifier :

  • du moyen de transport utilisé par le salarié ;
  • de la distance séparant le domicile du lieu de travail ;
  • de la puissance du véhicule ;
  • du nombre de trajets effectués chaque mois.

Le salarié doit attester par ailleurs ne transporter aucune autre personne de la même entreprise bénéficiant des mêmes indemnités.

a) Les frais couverts

Ce barème est décomposé en 3 tranches de kilométrages annuels professionnels.

Un barème kilométrique est proposé pour 3 catégories de véhicules :

  • les véhicules automobiles, y compris les véhicules électriques ayant une puissance fiscale d'1 CV quelle que soit leur puissance réelle ;
  • les deux-roues (cyclomoteurs, scooters, motocyclettes) dont la cylindrée est supérieure à 50 cm3 ;
  • les deux-roues dont la vitesse maximale par construction ne dépasse pas 45 km/h et qui sont équipés d'un moteur d'une cylindrée ne dépassant pas 50 cm3 (s'il est à combustion interne), ou d'une puissance maximale nette n'excédant pas 4 kW pour les autres types de moteur.
Ce barème peut être utilisé pour évaluer les frais des salariés utilisant dans le cadre de leurs fonctions un véhicule personnel fonctionnant exclusivement à l'énergie électrique (BOI-BNC-Base-40-60-40-20, du 7 mai 2013).

Ce barème kilométrique prend en compte :

  • la dépréciation du véhicule ;
  • les frais d'achat des casques et protections pour un deux-roues ;
  • les frais de réparation et d'entretien du véhicule ;
  • les dépenses de pneumatiques ;
  • les dépenses de carburant et frais de batterie pour les véhicules fonctionnant uniquement à l'énergie électrique ;
  • la prime d'assurance du véhicule.

Certains frais annexes qui n'y sont pas inclus peuvent être ajoutés au montant calculé sous réserve de pouvoir justifier des dépenses. Il s'agit :

  • des frais de garage (frais de stationnement au sens large, parcmètres, parking de plus ou moins longue durée) ;
  • des frais de péage d'autoroute ;
  • des intérêts annuels afférents à l'achat à crédit du véhicule, retenus au prorata de son utilisation professionnelle.

b) Le plafonnement du barème automobile

Le barème forfaitaire kilométrique est fonction de la puissance administrative du véhicule et de la distance annuelle parcourue. Il couvre depuis le 1er janvier 2013 les véhicules de 3 à 7 chevaux (CV) au plus.

Les remboursements de dépenses, effectués par l'entreprise, sont ainsi plafonnés à 7 chevaux fiscaux quelle que soit la puissance du véhicule utilisé.

L'évaluation forfaitaire des frais de déplacements des véhicules de 8 CV et plus doit être effectuée sur la base maximale de la puissance administrative d'un véhicule de 7 CV, à distance parcourue identique.

Ce barème ne peut pas non plus s'appliquer aux véhicules électriques dont la puissance administrative est de 1 CV, quelle que soit leur puissance réelle (BOI-BNC-BASE-40-60-40-20, du 17 avril 2013).

IV - Les frais professionnels du personnel sédentaire

A - Les frais professionnels de nourriture des sédentaires (PBD.02-IV)

Ainsi que rappelé ci-dessus, à l'exception des allocations de nourriture pour lesquelles existe une présomption d'utilisation conforme à l'objet, l'exonération des frais engagés par les salariés est subordonnée à la démonstration par l'employeur de leur caractère professionnel.

Dans la plupart des cas, les frais de repas engagés par les salariés sédentaires du BTP ne constituent pas des frais professionnels. En effet, à la différence des ouvriers et ETAM non sédentaires travaillant sur chantiers, le personnel employé au siège de l'entreprise ou dans les bureaux et ateliers n'est pas placé dans des conditions particulières de travail les obligeant à engager des frais supplémentaires.

C'est pourquoi les indemnités de repas versées par un employeur à son personnel sédentaire travaillant dans des conditions normales n'ont pas la nature de frais professionnels et doivent être assimilées à un avantage en espèces soumis à cotisations.

En revanche, lorsque du fait de conditions de travail particulières le salarié est obligé de prendre une collation sur son lieu de travail, l'indemnité qui lui est versée est exonérée jusqu'à hauteur de la limite fixée par l'arrêté du 20 décembre 2002. Dans la profession, cette situation vise essentiellement les salariés travaillant en atelier selon des modalités spécifiques : travail en équipes, travail continu, posté, en horaires décalés ou encore travail de nuit (arrêté du 20 décembre 2002, art. 2).

Les URSSAF considèrent que la contrainte d'une restauration sur le lieu de travail existe dès lors que le temps de pause affecté au repas se situe en dehors de la plage horaire de déjeuner des autres salariés de l'entreprise.

Il convient de considérer que le salarié est contraint de prendre une collation ou un repas en plus, chaque fois que son temps de pause repas se situe en dehors de la plage horaire qui a été fixée pour les autres salariés de l'entreprise. Les mêmes dispositions sont applicables aux salariés travaillant selon un horaire ininterrompu (instr. générale ACOSS, les frais professionnels).

De même, les allocations versées à des salariés travaillant dans les locaux de l'entreprise et contraints de prendre une collation ou un repas supplémentaire compte tenu de leur horaire de travail qui se poursuit après minuit, ou commence avant 2 heures, sont exonérées à hauteur d'une fois et demie la valeur du minimum garanti (MG) par journée de travail (arrêté du 26 mai 1975, art. 2).

B - Les frais professionnels de transport des sédentaires -PBD.02-IV)

1 - Les frais de transport collectif

a) Le principe

Les employeurs doivent obligatoirement prendre en charge 50 % au moins du prix des titres d'abonnement souscrits par leurs salariés pour leurs déplacements « domicile-lieu de travail », au moyen de transports en commun publics ou de services publics de location de vélos (C. trav., art. L. 3261-2).

Le remboursement au salarié d'une partie de ces frais n'est pas cumulable avec celui des frais de transports personnels (reportez-vous à la section 2 ci-après).

Pour les salariés de l'entreprise qui exercent leur activité sur plusieurs chantiers ou lieux de travail, ce remboursement doit couvrir tous les titres de transport leur permettant d'effectuer l'ensemble des déplacements professionnels qui leur sont imposés, c'est-à-dire aussi bien ceux effectués entre leur résidence habituelle et leurs différents sites de travail qu'entre ces sites si votre entreprise n'assure pas leur transport lors de ces trajets (C. trav., art. R. 3261-10).

Êtes-vous en droit de refuser cette prise en charge à un salarié ? Oui, mais dans des situations limitées.

Elle n'a pas à être accordée aux personnels qui perçoivent déjà, pour leurs trajets entre leur domicile et leur lieu de travail, une indemnité de transport d'un montant au moins équivalent à la prise en charge légale (C. trav., art. R. 3261-8).

De même, elle peut être refusée si les salariés n'engagent pas de frais pour leurs déplacements entre leur résidence et leur lieu de travail, notamment parce que l'entreprise organise elle-même leur transport collectif sur les chantiers.

Êtes-vous tenu de rembourser une partie des frais de transport collectif d'un salarié qui pour des raisons personnelles a choisi un domicile anormalement éloigné de son lieu de travail ?

Selon les juges, la prise en charge d'une partie de ces frais n'étant assortie d'aucune réserve ou condition tenant à la distance entre la résidence et le site de travail, celle-ci est due. Peu importe que le salarié ait choisi de vivre loin de son lieu de travail. L'éloignement anormal du domicile qui résulte d'un choix personnel ne remet pas en cause le caractère professionnel du trajet effectué (Cass. soc., 12 décembre 2012, n° 11-25.089).

Pour que ces remboursements de frais puissent être exonérés, il est impératif que l'éloignement du domicile du salarié soit justifié par une contrainte d'ordre familial ou par des circonstances liées à l'emploi (difficulté de trouver un emploi, mutation suite à promotion, déménagement de l'entreprise, multi-emploi) (circ. DSS n° 2003-07, du 7 janvier 2003).

Comment se calculent les frais de transport collectif en cas de double résidence ?

Il s’agit du cas du salarié qui a un logement la semaine pour le travail (souvent proche du lieu de travail) et un logement le week-end où il habite avec sa famille (en général beaucoup plus éloigné). La prise en charge par l’employeur de 50 % des frais de transport concerne les trajets entre la résidence habituelle et le lieu de travail. Or, la résidence habituelle du salarié s'entend du lieu où il a fixé, avec la volonté de lui conférer un caractère stable, son domicile et où se trouve le centre permanent ou habituel de ses intérêts. Les juges ont estimé qu’il s’agissait du logement occupé la semaine, dans lequel le salarié avait un minimum d’affaires et qu’il occupait depuis 10 ans environ (Cass. soc., 22 juin 2016, n° 15-15.986).

b) Les modalités de prise en charge

Bénéficiaires

Tous les salariés, quelle que soit la forme de leur contrat de travail, peuvent prétendre à une participation financière de leur employeur au coût de leur abonnement de transports publics.

Les salariés à temps partiel, employés pour un nombre d'heures égal ou supérieur à 50 % de la durée légale hebdomadaire de travail, ou conventionnelle si elle est inférieure, bénéficient d'une prise en charge équivalente à celle d'un salarié à temps complet. En cas d'emploi pour un nombre d'heures inférieur, le salarié perçoit un montant calculé proportionnellement au nombre d'heures travaillées par rapport à la moitié de la durée du travail à temps complet (C. trav., art. R. 3261-9).

Par exemple, 15/17,5 pour un salarié employé 15 heures par semaine dans une entreprise aux 35 heures. Pour un forfait Navigo annuel « zone 1-5 » d'une valeur mensuelle de 75,20 euros (tarif annuel/11 mois), la prise en charge sera de 31,28 euros (75,20 € × 50 % × 15/17,5).

Les intérimaires étant, quant à eux, salariés de l'entreprise de travail temporaire, c'est à cette dernière d'assumer la prise en charge de leurs frais de transports publics (accord du 31 octobre 2009, étendu par arrêté du 9 août 2010). Cette prise en charge ne peut se cumuler, dans le cadre d'une même mission, avec un autre système de remboursement des frais de transport.

Conditions de mise en œuvre

La prise en charge de l'employeur s'applique aux frais de transport collectif des salariés :

  • aux abonnements de la SNCF : annuels, mensuels, hebdomadaires, à renouvellement tacite, ou multimodaux à nombre de voyages illimités ;
  • aux cartes et abonnements mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à un nombre de voyages limités de la RATP, SNCF, ou autres entreprises et régies de transports publics ;
  • aux abonnements à un service public de location de vélos.

Si plusieurs abonnements sont nécessaires pour couvrir le trajet entre le domicile et le lieu de travail du salarié, la prise en charge doit s’appliquer aux différents titres de transport souscrits par le salarié : par exemple, un abonnement de bus urbains complété par un forfait Navigo RATP.

L'employeur n'est tenu de rembourser que les titres de transport permettant au salarié d'effectuer, dans le temps le plus court, les déplacements entre son domicile et son lieu de travail, sur la base du tarif de 2e classe (C. trav., art. R. 3261-3).

Ainsi, par exemple, en région parisienne, si le lieu de travail et la résidence d'un salarié sont tous deux situés en banlieue mais qu'il est plus rapide pour lui de passer par Paris et donc de souscrire un abonnement comprenant une zone supplémentaire plutôt que de parcourir un trajet de banlieue à banlieue, la prise en charge de votre entreprise devra s'opérer sur la base de l'abonnement souscrit.

Qu'en est-il si le salarié décide pour des motifs personnels d'habiter loin de son lieu de travail ?

L'obligation de prise en charge d'une partie des frais de déplacement domicile-travail n'étant assortie d'aucune réserve ou condition tenant à l'éloignement de la résidence et du lieu de travail, l'employeur doit dans ce cas prendre en charge une partie des frais de déplacement domicile-travail du salarié, peu importe que celui-ci ait choisi de vivre loin de son lieu de travail (Cass. soc., 12 décembre 2012, n° 11-25.089).

La prise en charge des frais de transport est subordonnée à la remise ou, à défaut, à la présentation des titres et de la copie de l'abonnement souscrit par le salarié. Ces titres doivent être nominatifs ou, à défaut, permettre l'identification de leur bénéficiaire (C. trav., art. R. 3261-5).

Une attestation sur l'honneur du bénéficiaire suffit pour lui ouvrir droit à la prise en charge de ses frais d'abonnement à un service de location de vélos.

Sauf modalités différentes fixées par accord d'entreprise, le remboursement du salarié doit intervenir au plus tard à la fin du mois suivant celui pour lequel les titres ont été acquis. Les titres dont la période de validité est annuelle peuvent faire l'objet d'une prise en charge répartie mensuellement sur la période d'utilisation.

c) Le régime fiscal et social

La prise en charge légale obligatoire (50 %) du coût des titres d'abonnement de transports publics, souscrits par les salariés pour les déplacements « domicile-lieu de travail », est exonérée d'impôt sur le revenu (CGI, art. 81, 19° ter-a). Les sommes prises en charge au-delà de cette limite constituent, en revanche, un complément de rémunération, imposable dans les conditions normales.

En matière sociale, la participation de l'employeur au prix de l'abonnement est exonérée de cotisations et de contributions sociales, dans la limite de 50 % du prix de l'abonnement. Si la prise en charge de l'entreprise va au-delà, sa participation, y compris la part facultative financée au-delà du seuil de 50 %, est exonérée de charges sociales dans la limite des frais réellement engagés. L'employeur doit alors justifier de la conformité des sommes remboursées à leur objet, par la production de la copie du titre d'abonnement du salarié.

2 - Les frais de transport personnels

a) Les modalités de prise en charge

Les employeurs qui le souhaitent peuvent prendre en charge tout ou partie des frais de carburant (ou d'alimentation, pour les véhicules électriques) engagés lors de leurs déplacements « domicile-lieu de travail » par des salariés :

  • dont la résidence ou le lieu de travail sont situés en dehors de la région Île-de-France et d'un périmètre de transports urbains ;
  • pour lesquels l'utilisation d'un véhicule personnel est indispensable, compte tenu d'horaires de travail particuliers ne leur permettant pas d'emprunter un mode collectif de transport (C. trav., art. R. 3261-11).

Ne peuvent pas bénéficier de ce dispositif les salariés :

  • qui bénéficient en permanence d'un véhicule mis à leur disposition par l'entreprise ;
  • dont les conditions de logement font qu'ils n'engagent aucuns frais de transport pour se rendre à leur travail ;
  • dont le transport est assuré gratuitement par l'employeur (C. trav., art. R. 3261-12).

Le remboursement de ces frais ne peut pas se cumuler avec la prise en charge légale obligatoire par l'entreprise de 50 % des frais de transport collectif du salarié pour les déplacements « domicile-lieu de travail ».

b) Le régime fiscal et social

L'avantage consenti au salarié du fait de la prise en charge de ces frais est non imposable et exonéré de toute cotisation obligatoire (d'origine légale ou conventionnelle), dans la limite de 200 euros par salarié et par an (CGI, art. 81, 19° ter-a, et CSS, art. L. 131-4-1). La part de la contribution de l'entreprise qui dépasse cette limite doit être soumise à l'impôt sur le revenu du salarié et assujettie à cotisations et contributions sociales.

V - Les grands déplacements en France

A - La circonstance de grand déplacement dans le Bâtiment et les Travaux publics (PBD.02-V)

1 - Les dispositions conventionnelles

Les textes conventionnels du Bâtiment et des Travaux publics prévoient qu'une indemnité de grand déplacement doit être versée aux ouvriers du Bâtiment travaillant sur un chantier en métropole, dont l'éloignement leur interdit, compte tenu des moyens de transport, de regagner chaque soir leur lieu de résidence déclaré à l'embauche (CCN des ouvriers du Bâtiment, art. 8.21 et suiv. ; CCN des ouvriers des Travaux publics, art. 8.10 et suiv.). Sont visées les dépenses qu'ils engagent en sus de leurs frais habituels, à savoir les dépenses supplémentaires de nourriture, le coût d'un second logement et les dépenses annexes occasionnées par le grand déplacement (CCN des ouvriers du Bâtiment, art. 8.22 ; CCN des ouvriers des Travaux publics, art. 8.11).

Ce régime d'indemnisation est par ailleurs appliqué aux ETAM et le cas échéant aux cadres en situation de grand déplacement à la demande de leur entreprise.

Est désormais considéré comme étant en grand déplacement le salarié qui en raison d'un déplacement professionnel ne peut pas regagner chaque jour le lieu de sa résidence habituelle. Pour l’URSSAF, est présumé ne pas pouvoir ainsi rejoindre tous les soirs son domicile le salarié qui remplit les conditions suivantes :

  • la distance qui sépare le lieu de sa résidence du lieu de son déplacement est au moins égale à 50 kilomètres (trajet aller) ;
  • les transports en commun ne permettent pas au salarié de parcourir cette distance dans un temps inférieur à une heure et demie (trajet aller).
Si l'un ou l'autre de ces critères, voire les deux, ne sont pas remplis mais qu'il est établi que le salarié a été empêché de regagner son domicile en fin de journée compte tenu de circonstances de fait particulières (horaires de travail, modes de transport), l'intéressé est considéré comme étant en situation de grand déplacement. En effet, c’est le critère de “découchage” qui est retenu dans la branche des Travaux publics pour déterminer si le salarié est en grand déplacement : « Est réputé en grand déplacement l’ouvrier qui travaille dans un chantier métropolitain dont l’éloignement lui interdit – compte tenu des moyens de transport en commun utilisables - de regagner chaque soir le lieu de résidence, situé dans la métropole, qu’il a déclaré lors de son embauchage et qui figure sur son bulletin d’embauche.»

Dès lors que la situation de grand déplacement est établie, l'entreprise peut, en revanche, revendiquer le bénéfice du régime spécifique d'exonération des cotisations applicables aux situations de grand déplacement.

2 - La présomption de grand déplacement

Le grand déplacement est caractérisé par l'impossibilité pour un salarié de regagner chaque jour sa résidence du fait de ses conditions de travail. L'empêchement est présumé lorsque les deux conditions suivantes sont simultanément réunies (arrêté du 25 juillet 2005, art. 2) :

  • la distance qui sépare son domicile du chantier sur lequel il intervient est au moins égale à 50 kilomètres (trajet aller) ;
  • les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance dans un temps inférieur à une heure et demie (trajet aller).

Lorsque ces deux conditions sont remplies, l'employeur n'a pas à apporter la preuve de la circonstance de grand déplacement. L'URSSAF doit dans ce cas lui accorder le bénéfice des règles spécifiques d'exonération applicables aux indemnités de grands déplacements.

Si l'une ou l'autre de ces conditions, voire les deux, ne sont pas réunies, vous avez la possibilité de démontrer que le salarié a été effectivement empêché de regagner son domicile en fin de journée compte tenu des circonstances de fait (horaires de travail, modes de transports, etc.). Si la circonstance de grand déplacement est établie, vous pourrez alors revendiquer le bénéfice du régime spécifique d'exonération pour les indemnités versées au salarié.

 

B - Le traitement des indemnités forfaitaires - PBD.02-V)

1 - Le régime d'exonération

Lorsque la circonstance de grand déplacement est établie, les indemnités destinées à compenser les dépenses supplémentaires de repas, de logement et de petit-déjeuner des salariés sont réputées être utilisées conformément à leur objet.

L'URSSAF ne peut donc pas exiger de l'employeur qu'il justifie des frais réellement exposés par les salariés. Si elle peut démontrer que les salariés regagnent en fait chaque soir le lieu de leur domicile et ne sont donc pas en situation de grand déplacement, les indemnités ne peuvent toutefois être exonérées (Cass. soc., 14 décembre 1983, n° 82-10.858, et 12 mars 1992, n° 89-16.204).

Inversement, le bénéfice de l'exonération peut être admis dans des cas où le chantier est situé à moins de 50 km du lieu de résidence ou que le trajet peut être effectué en moins d'une heure et demie si les intéressés sont, malgré cela, empêchés de regagner chaque soir leur domicile. Il incombera alors à l'employeur d'en faire la preuve.

Les allocations de grand déplacement sont exonérées de cotisations, sans justificatifs, à hauteur des limites fixées respectivement par arrêté :

  • d'une part, pour les frais supplémentaires de repas ;
  • et, d'autre part, pour les frais d'hébergement et de petit-déjeuner. Un barème différent s'applique pour ces frais, selon que le salarié est en grand déplacement à Paris et dans les départements des Hauts-de-Seine, de Seine-Saint-Denis, du Val-de-Marne ou dans les autres départements de la France métropolitaine (arrêté du 20 décembre 2002, art. 5).

Ces limites d'exonération ont vocation à s'appliquer, quelle que soit l'option de l'entreprise en matière d'abattement de 10 % pour frais professionnels.

L'employeur reste libre d'accorder des allocations forfaitaires d'un montant plus élevé que la limite d'exonération fixée. S'il est en mesure d'apporter la preuve que les dépenses engagées sont au moins égales au montant de l'allocation versée, l'indemnité de grand déplacement est alors exonérée en totalité de cotisations. Dans le cas contraire, la fraction excédentaire doit être réintégrée dans l'assiette.

Les conventions nationales des ouvriers du Bâtiment et Travaux publics prévoient uniquement les jours pour lesquels le remboursement total ou partiel des dépenses supportées est obligatoire, elles n’obligent pas le salarié à fournir des justificatifs pour percevoir les indemnités forfaitaires de grand déplacement (CA de Grenoble, n° 07-01440, 30 juin 2008, rendu après renvoi Cass. soc., 24 janvier 2007, et  Cass. soc., 3 novembre 2014, n° 13-12.118).

2 - Les situations particulières

a) Salariés logés gratuitement

Pour les salariés logés gratuitement n'engageant aucune dépense supplémentaire de logement, la présomption d'utilisation conforme fixée pour les indemnités forfaitaires de grand déplacement ne doit s'appliquer que dans les limites fixées pour les dépenses de repas (Cass. soc., 19 octobre 1995, n° 94-11.614).

b) Allocations versées le vendredi

L'indemnité de grand déplacement est versée pour chaque jour de la semaine, y compris le vendredi, sauf si le salarié regagne son domicile le vendredi soir. Dans ce cas, la partie de l'indemnité versée correspondant au « découcher » doit être soumise à cotisations (Cass. soc., 7 mars 1991, n° 88-15.954, et 10 octobre 1991, n° 89-14.420).

L'employeur doit alors prouver que les salariés bénéficiaires d'indemnités de grand déplacement pour les fins de semaine se trouvent empêchés de regagner leur domicile le vendredi (Cass. civ., 2e, 16 mars 2004, n° 02-30.402).

c) Versement d'une indemnité de « garde de chambre »

Lorsqu'un salarié en mission de longue durée sur un chantier est envoyé sur un autre site, pour une courte durée, l'indemnité de « garde de chambre » et les indemnités de grand déplacement allouées par l'employeur peuvent être exonérées, mais dans des conditions différentes. Ainsi, seule l’indemnité de grand déplacement peut être exonérée sur la base des forfaits fixés par arrêté. L’indemnité de « garde de chambre » peut être déduite  sur la base des frais réellement engagés, sur production de justificatifs (circ. n° 3, DSS/SDFSS/5B, 6 juin 2003).

d) Représentants du personnel en heures de délégation

La Cour de cassation ne se fonde plus sur ce qu’aurait dû être la situation du salarié s’il n’avait pas exercé son mandat, mais sur la nature des indemnités versées qui sont des remboursements de frais et non de la rémunération. La conséquence est un non-maintien des indemnités forfaitaires de remboursement de frais professionnels lorsque le représentant du personnel exerce son mandat (Cass. soc., 1er juin 2016, n° 15-15.202). Les entreprises ne sont donc pas dans l’obligation d’octroyer l’indemnité de grand déplacement à un représentant du personnel en heure de délégation, celle-ci constituant un remboursement de frais et non un complément de salaire.

e) Panachage du remboursement des frais

Les limites d'exonération des allocations forfaitaires de grand déplacement ne sont applicables que si l'indemnisation des frais supplémentaires de repas et de logement consécutifs au grand déplacement est effectuée en totalité sous la forme d'allocations forfaitaires. Si l'employeur procède à la fois à un paiement direct des dépenses à l'hôtelier (ou à la fourniture gratuite d'un logement) et au versement d'une indemnité complémentaire au salarié, il doit alors prouver que cette indemnité a été utilisée conformément à son objet (Cass. soc., 29 juin 1995, n° 93-11.699, 28 avril 1994, n° 91-21.715, et 10 mars 1994, n° 91-20.824).

C - L'application des limites d'exonération (PBD.02-V)

La déduction relative aux indemnités de grand déplacement est limitée aux déplacements dont la durée continue ou discontinue dans un même lieu n'excède pas 3 mois de date à date.

La durée de déplacement s'entend par la durée d'affectation. Elle comprend le cas échéant les périodes de suspension du contrat de travail avec ou sans maintien de la rémunération.

Lorsque les salariés sont affectés sur plusieurs chantiers, le décompte de la durée, qu'il soit effectué sur une période continue ou discontinue, doit se faire par chantier et à la date d'affectation sur chaque chantier.

Lorsque les conditions de travail conduisent à prolonger la durée du grand déplacement sur un chantier ou un même site au-delà de 3 mois, les seuils de déduction des indemnités sont abattus :

  • au-delà de 3 mois et jusqu'à 2 ans (24e mois) de mission, les limites d'exonération sont réduites de 15 % à partir du 1er jour du 4e mois de grand déplacement ;
  • au-delà de 2 ans de mission sur un même chantier, ce montant est minoré de 30 % à partir du 1er jour du 25e mois de grand déplacement, dans la limite de 6 ans (72e mois).
L'abattement des indemnités au-delà du 3e mois de grand déplacement doit être appliqué au regard de la durée d'affectation du salarié sur le même lieu de travail, peu importe qu'il y reste dans le cadre d'une ou de plusieurs missions contractuelles (CA de Rennes, n° 13-02376, du 23 avril 2014).

Au-delà du 72e mois de mission (6 ans) sur un même chantier, il n'est plus possible pour l'employeur d'indemniser le salarié via des allocations forfaitaires. Seul un remboursement au réel des frais de grand déplacement est alors possible.

Encore faut-il qu'il soit démontré que le salarié demeure effectivement en grand déplacement et que l'employeur soit en mesure de produire les justificatifs afférents aux frais engagés par le salarié (circ. DSS/2005-389, du 19 août 2005).

D - Le traitement des frais professionnels hors nourriture et logement (PBD.02-V)

Ainsi qu'il a été indiqué ci-dessus, le régime d'exonération applicable aux situations de grand déplacement concerne exclusivement les indemnités versées aux salariés en remboursement des frais supplémentaires de nourriture et de logement. S'agissant des autres frais, leur exonération est subordonnée aux conditions générales d'exonération des frais professionnels fixées par l'arrêté du 20 décembre 2002.

Ainsi, pour les entreprises ayant opté pour l'abattement de 10 %, l'ensemble des dépenses engagées dans le cadre du grand déplacement qui ne sont pas couvertes par l'indemnité de grand déplacement proprement dit, par exemple les frais de pressing, blanchissage, téléphone, etc., doit être réintégré dans l'assiette des cotisations.

Les entreprises n'ayant pas opté pour la déduction forfaitaire de 10 % ne peuvent quant à elles se prévaloir de l'exonération de ces frais professionnels (hors nourriture et logement) que si elles sont en mesure d'attester de leur utilisation conformément à leur objet. De fait, il n'existe pas pour ces dépenses de présomption permettant à l'employeur de ne pas justifier de l'utilisation des sommes versées. Leur exonération intégrale est dans ces conditions soumise à la production des factures et justificatifs afférents.

E - Le traitement des frais de voyage et des frais engagés lors des voyages périodiques (PBD.02-V)

Selon l'ACOSS, les frais de voyage de début et de fin de chantier, engagés pour se rendre sur le lieu du grand déplacement et en revenir, constituent non pas des frais professionnels, mais des dépenses incombant à l'entreprise (réponse technique ACOSS du 1er avril 1987). Ils doivent donc être exonérés de cotisations, y compris en cas de pratique de l'abattement supplémentaire de 10 % pour frais professionnels.

Par ailleurs, les conventions collectives nationales du Bâtiment et des Travaux publics accordent aux ouvriers en situation de grand déplacement des voyages de détente leur permettant de regagner leur domicile périodiquement (la périodicité de ces voyages étant fonction de l'éloignement du chantier). Par analogie, l'ACOSS estime que les remboursements de frais de transport exposés par les salariés lors de ces voyages de détente ont également le caractère de dépenses incombant à l'entreprise (lettre ACOSS du 13 juin 1988). Elle en déduit que ces sommes n'ont pas à être réintégrées dans l'assiette des cotisations, que l'entreprise ait ou non opté pour la déduction forfaitaire de 10 %.

Pour se prévaloir de cette exonération, les employeurs doivent toutefois veiller à ce que les voyages de détente soient accordés selon les conditions et les modalités prévues par la convention collective (CCN des ouvriers du Bâtiment, art. 8.25 ; CCN des ouvriers des Travaux publics, art. 8.14).

En effet, si l'entreprise accorde davantage de voyages de détente que n’en prévoit la convention collective, les frais exposés à l'occasion de ceux-ci devront être réintégrés dans l'assiette des cotisations. Ils perdront de ce fait leur caractère professionnel.

VI - Les grands déplacements à l'étranger et dans les DOM-TOM

A - Principe (PBD.02-VI)

Les indemnités forfaitaires destinées à compenser les dépenses supplémentaires de repas et de logement des salariés en grand déplacement en outre-mer sont exonérées de cotisations pour la fraction qui n'excède pas le montant des indemnités de mission alloué aux personnels civils et militaires de l'État envoyés en mission temporaire en outre-mer et à l'étranger.

Selon la destination, le taux maximal de l'indemnité de mission (repas et logement) pour les DOM-TOM est fixé par arrêté à 90 euros ou 120 euros par jour (arrêté du 3 juillet 2006).

Les forfaits applicables sont indiqués en annexe de cette partie.

Pour les missions à l'étranger, ces limites sont fixées selon le cas en monnaie locale ou convertie en euros ou en dollars US. Le barème applicable à chaque pays peut être consulté sur le site du ministère de l'Économie : economie.gouv.fr (Frais de mission des personnels civils de l'État/Frais de mission).

Afin d'indemniser le salarié des frais de repas et d'hébergement qu'il a supportés lors d'un déplacement professionnel en outre-mer ou à l'étranger, l'employeur peut procéder au remboursement de ces frais soit sur la base des dépenses réelles engagées, soit sous forme d'allocations forfaitaires.

Pour les déplacements à l'étranger, ces deux modes d'indemnisation peuvent être combinés (lettre-circ. ACOSS n° 2007-074, du 10 mai 2007).

Ils ont chacun un régime d'exonération propre :

  • le remboursement des frais sur la base des dépenses réelles engagées par le salarié est exclu de l'assiette des cotisations, à concurrence du montant des dépenses justifiées par des factures ;
  • les allocations forfaitaires versées aux salariés sont quant à elles réputées être utilisées conformément à leur objet, pour la fraction qui ne dépasse pas les limites d'exonération fixées. Ces limites s'appliquent également aux entreprises qui ont opté pour l'abattement supplémentaire de 10 % pour frais professionnels (note DGI du 2 janvier 1969, et lettre min. du 24 février 1969). L'employeur doit néanmoins être en capacité d'apporter la preuve que les salariés ont bien des dépenses supplémentaires de repas et de logement en raison du déplacement (Cass. civ., 2e, 12 février 2015, n° 14-10.635).
 Doivent en revanche être assujetties à cotisations toutes les primes ou gratifications versées au salarié afin de compenser les contraintes spécifiques qu'il supporte dans le cadre de son détachement : prime de dépaysement (Cass. soc., 26 septembre 1991, n° 89-13.135), de conditions de vie, de climat, etc.

 

B - La réduction des limites (PBD.02-VI)

Les limites d'exonération des indemnités forfaitaires versées aux salariés en grand déplacement à l'étranger et en outre-mer doivent être réduites :

  • de 65 % lorsque le salarié est logé gratuitement, c'est-à-dire lorsque l'employeur fournit le logement ou prend en charge directement les frais d'hébergement en réglant directement l'hôtelier ;
  • de 17,5 % lorsque le salarié est nourri par l'employeur ou son représentant sur place, à l'un des deux repas ;
  • de 35 % lorsque le salarié est nourri aux deux repas.

Par ailleurs, lorsque les conditions de travail conduisent le salarié en grand déplacement à prolonger la durée de sa mission au-delà de 3 mois sur un même chantier ou un même lieu de travail, de façon continue ou discontinue, les limites d'exclusion d'assiette des allocations forfaitaires sont réduites :

  • de 15 %, au-delà de 3 mois et dans la limite de 2 ans ;
  • de 30 %, au-delà de 24 mois et dans la limite de 4 ans.

C - Le panachage des modes d'indemnisation (PBD.02-VI)

Les limites d'exonération fixées pour les indemnités de grand déplacement ne sont applicables que lorsque l'employeur indemnise exclusivement les frais de déplacement sous forme d'allocations forfaitaires.

Pour les déplacements à l'étranger uniquement, il est toutefois admis que l'employeur combine plusieurs modes de remboursement des frais de repas et d'hébergement : un remboursement au réel des frais d'hébergement justifiés par le salarié et une prise en charge des frais de repas sous forme d'allocations forfaitaires (lettre ministérielle du 18 avril 2007).

Dans ce cas, les dépenses supplémentaires pour les repas sont réputées utilisées conformément à leur objet et donc exonérées, pour la fraction qui n'excède pas 40 % du montant de l'indemnité de mission à l'étranger fixé par arrêté.

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