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Responsable et Gestionnaire Paie BTP

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Absence pour congés payés en cas de rattachement à la caisse des congés

Contexte

Un salarié absent pour cause de congés payés doit bénéficier d’une indemnité pendant toute la durée de l’absence. Lorsque le salarié est rattaché à une caisse de congés, l’indemnité lui est versée par la caisse. L’employeur doit néanmoins procéder à certaines opérations sur le bulletin de paie du mois de l’absence.

La bonne méthode

Vérifier l’obligation d’adhésion

Les entreprises du Bâtiment et des Travaux publics sont tenues d'adhérer à une caisse de congés payés (caisse congés intempéries BTP), qui assure la gestion et l'indemnisation des congés payés de leurs salariés. Leur financement est assuré par une cotisation versée par les employeurs.

Tous les salariés, personnel administratif, de chantier ou d’atelier, sont concernés par cette gestion externalisée des congés payés, sauf cas particuliers. Ils doivent à ce titre être déclarés à la caisse dès leur embauche.

Peuvent ne pas être rattachés à la caisse des congés :

  • les dirigeants d’entreprise ;
  • les VRP ;
  • les salariés en CDD de plus de 1 an sous réserve d’un enregistrement administratif de leur contrat (y compris lorsque ces salariés sont en contrat d’apprentissage ou en contrat de professionnalisation).

Une entreprise entrant dans le champ de l’obligation d’adhésion ne peut en aucun cas s’y soustraire en versant volontairement elle-même des indemnités de congés à ses salariés.

Déduire l’absence

Pour la durée de l’absence pour congés payés, le bulletin de paie doit faire apparaître une ligne venant en déduction du total brut.

La déduction doit être calculée selon la règle applicable aux autres absences du salarié, c’est-à-dire en tenant compte des heures non travaillées pendant l’absence et d’un taux de référence calculé au regard du nombre d’heures qui auraient dû être travaillé sur le mois concerné.

Comprendre les opérations de paie gérées par la caisse et celles restant à effectuer par l’employeur

Les indemnités de congés payés sont calculées et réglées par la caisse de congés payés et versées directement au salarié. L’employeur n’a donc pas à mentionner ces indemnités dans les bulletins de paie.

L'indemnité correspondant aux 30 jours ouvrables est égale au 1/10 de la rémunération totale perçue au cours de la période de référence, sans pouvoir être inférieure au montant que le salarié aurait perçu s’il avait travaillé, ou à 1/25 du salaire horaire par 2,5 fois le nombre d’heures travaillées au cours de la période annuelle de référence si ce calcul se révèle plus favorable pour le salarié.

La caisse de congés payés assure la déclaration et le paiement de certaines charges sociales sur les indemnités versées. Sont visées la CSG-CRDS, la cotisation maladie, la cotisation allocations familiales, la cotisation vieillesse ou la cotisation pour le financement des organisations syndicales. La caisse verse aussi directement à PRO BTP les cotisations de prévoyance et retraite obligatoires pour les entreprises en mode direct. Pour les entreprises en mode déclaratif, c’est l’employeur qui assume le paiement de ces cotisations en intégrant dans les bulletins les indemnités de congés payés versées par la caisse.

En cas d’application du mode déclaratif, la caisse rembourse à l’entreprise les cotisations patronales versées au titre des indemnités de congés payés.

Elle participe également au financement des cotisations patronales de retraite complémentaire conformément à la convention conclue entre elle et l’adhérent. Elle ne procède pas au remboursement des cotisations patronales de retraite complémentaire aux adhérents.

Pour les cotisations FNAL et formation professionnelle, la taxe d’apprentissage, la participation à la construction, la CSA, le CPF-CDD et le versement transport, c’est à l’employeur de majorer l’assiette des cotisations de 11,5 %. Cette majoration remplace fictivement l’insertion des indemnités de congés payés dans l’assiette.

Pour la cotisation OPPBTP, l’employeur doit majorer l’assiette de la cotisation de 13,14 %. Cette majoration remplace fictivement l’insertion des indemnités de congés payés dans l’assiette.

Dans les entreprises de Travaux publics adhérentes à la CNETP, la cotisation OPPBTP ne doit pas voir son assiette majorée de 13,14 %. En effet, la CNETP assure directement le paiement de la cotisation OPPBTP due sur les indemnités de congés payés versées.

Réduire le plafond

Certaines cotisations sociales sont calculées sur la base d’une assiette plafonnée, avec un plafond qui change selon la cotisation concernée.

Le plafond utilisé est réduit pour tenir compte des périodes d'absence pour congés payés lorsque les indemnités correspondantes sont versées par une caisse.

Le plafond à retenir en cas de mois incomplet est alors calculé par la formule suivante :

Valeur mensuelle du plafond de Sécurité sociale x nombre de jours calendaires de la période d’emploi/nombre de jours calendaires du mois concerné.

Seules les périodes de congés payés effectivement chômées permettent de réduire le plafond de la période considérée. Le dimanche, qui constitue le point de départ ou le terme de la période d'absence, peut être neutralisé.

Sur le mois de janvier 2020, un salarié pose 1 semaine de congés payés. Les plafonds doivent être réduits de 24/31, soit, pour le plafond mensuel de Sécurité sociale utilisé pour la cotisation vieillesse plafonnée, un plafond à utiliser égal à 3428 x (24/31) = 2653,94 €.

Evitez les erreurs

Ne pas oublier de procéder aux déclarations

Pour permettre aux salariés de percevoir leurs indemnités de congés payés, l'employeur doit déclarer les dates de congés auprès de la caisse. Celle-ci verse les indemnités au salarié dans les 10 jours précédant la date de départ en congés, à condition que l'employeur ait adressé la demande au moins 30 jours avant cette date de départ.

Lorsque le salarié quitte l'entreprise sans avoir épuisé tous les droits à congés acquis, l'employeur doit procéder à des formalités auprès de la caisse. Le salarié se voit alors remettre un certificat de congés lui permettant de faire valoir ses droits dans une autre entreprise du BTP. Il peut également obtenir, sous conditions, le versement d'une indemnité compensatrice de congés payés.

Attention au cas des activités distinctes

Lorsqu'une entreprise exerce plusieurs activités dont l’une au moins relève du BTP, l'adhésion à la caisse des congés payés peut ne pas être obligatoire.

Par dérogation, à condition que la majorité des salariés de l'entreprise n'exerce pas une activité du BTP, l’entreprise peut gérer elle-même les congés de ses salariés (un accord passé entre la Caisse nationale de surcompensation et la branche professionnelle correspondante à l’activité principale de l’entreprise est nécessaire).

Au contraire, si la majorité des salariés exerce une activité de BTP, l'employeur doit alors adhérer à la caisse de congés payés pour tous les salariés, y compris ceux n'exerçant pas une activité de BTP.

Questions-réponses

Quelles sont les périodes d’acquisition et de prise des congés payés ?

La période de prise des congés payés est fixée du 1er mai de l'année en cours au 30 avril de l'année suivante.

En conséquence, le salarié acquiert des congés entre le 1er avril de l'année N-1 et le 31 mars de l'année N, congés qu'il peut poser entre le 1er mai de l'année N et le 30 avril de l'année N+1.

Il peut également utiliser immédiatement les congés acquis, sans attendre la période de prise, à condition de recueillir l'accord exprès de l'employeur. La caisse doit être informée par l'envoi d'un courrier de demande de congé anticipé.

Comment sont décomptés les jours de congés payés ?

La durée du congé est établie en jours ouvrables. Les jours de la semaine du lundi au samedi, même habituellement fermés dans l'entreprise, sont des jours ouvrables.

Ainsi, le samedi est un jour ouvrable même lorsqu'il n'est pas travaillé dans l'entreprise. Cependant, lorsque le congé débute par un jour ouvrable non travaillé, ce premier jour n'est pas compté.

L'entreprise ne travaille pas le samedi. Le congé pris à dater du vendredi soir commence effectivement le lundi. Lorsque le salarié prend une semaine complète de congés payés, la caisse de congés payés décompte 6 jours de congés.

Les indemnités versées par la caisse de congés payés sont-elles soumises au prélèvement à la source ?

Oui, mais ce n’est pas l’employeur qui procède à ce prélèvement. Il incombe en effet à la caisse des congés de procéder au prélèvement avant de verser les indemnités nettes au salarié bénéficiaire. L’employeur n’a aucun rôle à jouer dans ces opérations.

Textes officiels

C. trav., art. L. 3141-24, D. 3141-32 et D. 3141-33 (indemnités de congés payés)

CSS, art. R. 242-2 (réduction du plafond en cas de versement des indemnités par une caisse)

CCN ouvriers Bâtiment, art. 5-21 (prise des congés payés)

CCN ouvriers Travaux publics, art. 5-4 (prise des congés payés)

CCN ETAM Bâtiment et CCN ETAM Travaux publics, art. 5-1 (prise des congés payés)

CCN cadres Bâtiment et CCN cadres Travaux publics, art. 4-1 (prise des congés payés)

Cass. civ. 1re, 6 mai 1997, n° 95-12.001 (impossibilité de remplacer l’adhésion à la caisse par un versement direct des indemnités)

Cass. soc., 27 avril 2000, n° 98-18.790 (calcul de la réduction du plafond)

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