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Responsable et Gestionnaire Paie BTP

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Arrêt maladie

Contexte

En cas d'absence au travail justifiée par l'incapacité résultant de maladie non professionnelle constatée par certificat médical et contre-visite s'il y a lieu, le contrat de travail est suspendu. Mais le salarié peut bénéficier d'une indemnité complémentaire à l'allocation journalière de la Sécurité sociale. Le bulletin de salaire doit intégrer à la fois la déduction de l’absence et l’éventuel maintien de salaire.

La bonne méthode

Calculer la retenue de salaire au titre de l’absence

Le calcul de la retenue doit suivre le régime classique de déduction des absences, selon que le salarié en arrêt maladie est ouvrier, ETAM ou cadre, soumis ou non à modulation du temps de travail, soumis ou non à un forfait annuel, apprenti ou non.

La retenue doit être opérée sur la base de toutes les heures non travaillées par le salarié durant l’arrêt de travail.

Vérifier si le salarié peut bénéficier d’un maintien de salaire

La loi et les conventions collectives nationales garantissent le maintien du salaire des salariés absents. Ce maintien peut être total ou partiel, en fonction de la durée de l'arrêt de travail, de la catégorie professionnelle du salarié et de la nature de l'arrêt.

Pour bénéficier de ce maintien de salaire, les salariés doivent :

  • justifier de l'arrêt par l'envoi à l’employeur, dans les 48 heures de l'absence, d'un certificat médical ;
  • être pris en charge par la Sécurité sociale ;
  • posséder l’ancienneté minimale prévue selon leur statut catégoriel par les conventions collectives du BTP ;
  • et se soumettre à l'éventuelle contre-visite du médecin mandaté par l'employeur.

Pour qu’un arrêt de travail pour maladie ouvre droit pour le salarié au versement d’indemnités journalières par la Sécurité sociale, le salarié doit justifier :

  • pour les 6 premiers mois d'arrêt de travail : avoir travaillé dans une ou plusieurs entreprises pendant au moins 150 heures au cours des 90 jours (ou des 3 mois civils) précédant l'arrêt ou avoir perçu un salaire d'au minimum 1015 fois le SMIC horaire au cours des 6 mois civils précédant l'arrêt ;
  • au-delà du 6e mois d'arrêt de travail : avoir cotisé pendant au moins 12 mois à la Sécurité sociale au jour de l'arrêt et, soit avoir travaillé au moins 600 heures au cours des 12 mois civils (ou des 365 jours) précédant la date de l'arrêt, soit avoir perçu un salaire minimum égal à 2030 fois le SMIC horaire sur les 12 mois civils précédant l'arrêt (ou les 365 jours).

Connaître le montant des indemnités journalières de Sécurité sociale

Le maintien de salaire devant être assuré par l’employeur est toujours calculé en venant déduire en premier lieu les indemnités journalières de Sécurité sociale auxquelles peut prétendre le salarié en arrêt maladie.

Les indemnités journalières de Sécurité sociale (IJSS) sont versées pour chaque jour calendaire d'arrêt à partir du 4e jour d’arrêt de travail, les trois premiers jours étant appelés jours de carence.

Mesures Covid-19

À titre exceptionnel, aucun délai de carence ne sera appliqué pour les arrêts maladie délivrés entre le 24 mars 2020 et le 10 juillet 2020, y compris pour les arrêts de travail sans rapport avec l’épidémie de coronavirus.

Ces indemnités sont calculées sur la base d'un pourcentage plafonné du salaire journalier de base du salarié. Le salaire journalier de base est égal à 1/91,25 du total des trois derniers salaires bruts du salarié. Doit donc être retenue comme base de calcul l'assiette des cotisations de Sécurité sociale, le brut abattu en cas de pratique de déduction forfaitaire spécifique.

Si l’entreprise bénéficie de la subrogation, les IJSS ne sont pas versées au salarié mais directement à l’entreprise.

Déterminer la durée et le niveau du maintien de salaire des ouvriers

Un ouvrier en arrêt de travail pour maladie doit avoir une ancienneté minimale pour bénéficier du maintien conventionnel de salaire :

  • 1 mois d’ancienneté dans l’entreprise pour les salariés âgés de moins de 25 ans et les apprentis ;
  • 3 mois d’ancienneté dans l’entreprise pour les salariés âgés d’au moins 25 ans. Pour ces salariés, le maintien conventionnel doit également s’appliquer si le salarié dispose d’au moins un mois d’ancienneté dans l’entreprise et de 750 points retraite CNPO (ou 308 points retraite ARRCO acquis comme ouvrier du BTP) acquis au cours des 10 dernières années.

La condition de disposer d’une ancienneté minimale pour bénéficier du maintien de salaire est suspendue jusqu’au 31 août 2020 pour les arrêts de travail de toute nature ayant débuté après le 12 mars 2020 ou en cours au 12 mars 2020.

Pour les ouvriers du Bâtiment répondant aux critères d’ancienneté, pendant les trois premiers jours d’arrêts, l’employeur n’a pas à procéder au maintien de salaire. Ensuite, l’employeur doit assurer un maintien de salaire à 100 % du 4e jour d’arrêt au 48e jour d’arrêt inclus puis à 75 % du 49e jour d’arrêt au 90e jour inclus. Au-delà, le salarié ne bénéficie plus de maintien de salaire. Il peut néanmoins percevoir des indemnités directement versées par PRO BTP (ou de l’organisme de prévoyance choisi par l’employeur) au titre du régime obligatoire de prévoyance complémentaire. Au titre des mesures exceptionnelles pour faire face à l’épidémie de coronavirus, le délai de carence de 3 jours est supprimé pour les arrêts débutant entre le 24 mars 2020 et le terme de l’état d’urgence sanitaire.

Pour les ouvriers des Travaux publics répondant aux critères d’ancienneté, pendant les trois premiers jours d’arrêts, l’employeur n’a pas à procéder au maintien de salaire si le salarié ne possède pas un an d’ancienneté dans l’entreprise. Pour les ouvriers possédant un an d’ancienneté dans l’entreprise, l’employeur doit maintenir le salaire à 100 % pendant les trois premiers jours d’arrêts. Ensuite et quelle que soit l’ancienneté de l’ouvrier, l’employeur doit assurer un maintien de salaire à 100 % du 4e jour d’arrêt au 48e jour d’arrêt inclus puis à 75 % du 49e jour d’arrêt au 90e jour inclus. Au-delà, le salarié ne bénéficie plus de maintien de salaire. Il peut néanmoins percevoir des indemnités directement versées par PRO BTP (ou de l’organisme de prévoyance choisi par l’employeur) au titre du régime obligatoire de prévoyance complémentaire. Au titre des mesures exceptionnelles pour faire face à l’épidémie de coronavirus, le délai de carence de 3 jours est supprimé pour les arrêts débutant entre le 24 mars 2020 et le terme de l’état d’urgence sanitaire.

Déterminer la durée et le niveau du maintien de salaire des ETAM et des cadres

Un ETAM ou un cadre en arrêt de travail pour maladie doit avoir une ancienneté minimale pour bénéficier du maintien conventionnel de salaire de 1 an d’ancienneté dans l’entreprise ou 5 ans d’ancienneté, continue ou non, dans des entreprises du BTP.

La condition de disposer d’une ancienneté minimale pour bénéficier du maintien de salaire est suspendue jusqu’au 31 août 2020 pour les arrêts de travail de toute nature ayant débuté après le 12 mars 2020 ou en cours au 12 mars 2020.

Pour ces salariés, l’employeur doit assurer un maintien de salaire à 100 % du 1er jour d’arrêt au 90e jour inclus. Au-delà, le salarié ne bénéficie plus de maintien de salaire. Il peut néanmoins percevoir des indemnités directement versées par PRO BTP (ou de l’organisme de prévoyance choisi par l’employeur) au titre du régime obligatoire de prévoyance complémentaire.

Calculer l’indemnité de maintien de salaire

Pour chaque jour calendaire sur lequel le maintien doit être opéré par l’employeur dans le cas des ouvriers du Bâtiment, il faut calculer un montant égal à 1/30 du dernier salaire mensuel brut versé le mois précédant l’arrêt de travail.

Le dernier salaire mensuel brut doit être apprécié en tenant compte de tous les éléments constitutifs de la rémunération brute, à l'exclusion des remboursements de frais.

Une fois ce calcul des 1/30 opéré, l’indemnité de maintien de salaire à mentionner dans le bulletin de paie est égale au montant des jours indemnisés moins le montant des IJSS et le montant des indemnités versées par un organisme de prévoyance en cas de contrat facultatif d'assurance garantie arrêt de travail souscrit par l'employeur.

Si les IJSS sont perçues directement par le salarié, l’employeur doit en estimer le montant pour calculer le maintien de salaire. Un outil est mis à votre disposition pour obtenir le montant des IJSS perçues par votre salarié en arrêt maladie. Le montant des IJSS perçues par le salarié n’a par contre pas à être mentionné dans un bulletin de paie.

En cas de subrogation vis-à-vis de la Sécurité sociale et en cas de contrat garantie arrêt de travail avec paiement à l’entreprise, l’indemnité de maintien de salaire à mentionner dans le bulletin de paie du mois de l’absence est égale au montant des jours indemnisés. Puis l’employeur doit opérer après réception des IJSS une opération de régularisation sur le bulletin de paie du salarié, appelée opération de réintégration des IJSS.

Pour les ETAM et les cadres du Bâtiment et pour tous les salariés des Travaux publics, le maintien de salaire est calculé afin de garantir au salarié le maintien de son salaire net, à 75 ou 100%. Le maintien de salaire est alors égal  à la retenue faite au titre de l’absence du salarié en cas de subrogation sans assurance garantie arrêt de travail. Les éventuelles IJSS perçues par le salarié ainsi que les éventuelles prestations complémentaires versées directement aux salariés doivent venir le cas échéant en déduction du maintien de salaire calculé à partir de la retenue.

Dans tous les cas de figure, le salarié absent ne doit pas bénéficier d’une rémunération nette supérieure à celle qu’il aurait perçue s’il avait été présent.

Établir le bulletin de paie

Pendant l’arrêt maladie, le bulletin doit comprendre une ligne mentionnant le montant de la déduction de l’absence.

Puis le bulletin comporte une ligne comprenant le montant du maintien de salaire. Cette indemnité de maintien de salaire vient s’additionner au montant total brut. En effet, l’indemnité est soumise à cotisations sociales, CSG-CRDS et impôt sur le revenu dans les mêmes conditions que la rémunération de base.

Lors des opérations de régularisation des IJSS en cas de subrogation, le bulletin de paie doit mentionner une ligne pour les IJSS brutes venant se soustraire au brut total, une ligne de régularisation et une ligne pour les IJSS nettes venant uniquement s’ajouter au net à payer.

Evitez les erreurs

Ne pas se tromper sur la subrogation

Dans les cas où un maintien de salaire doit être réalisé au profit du salarié, la déclaration de salaire effectuée par l’employeur averti de l’arrêt de travail doit mentionner le recours à la subrogation.

Cette subrogation permet à l’employeur de se voir verser les IJSS à la place du salarié, sans que l’accord du salarié ne soit nécessaire.

La pratique de la subrogation est de droit pour les arrêts de travail des cadres bénéficiant d’un maintien de salaire. Il en est de même pour les ouvriers et les ETAM si l’employeur assure au salarié une rémunération sur le mois concerné par l’absence au moins égale au montant des IJSS auxquelles aurait pu prétendre le salarié.

Attention à respecter les règles particulières en cas d’absences d’origine professionnelle

En cas d’arrêt de travail faisant suite à un accident du travail, un accident de trajet ou une maladie professionnelle, les règles relatives à l’établissement du bulletin de paie sont différentes de celles applicables à l’arrêt maladie d’origine non professionnelle.

Par contre, un arrêt consécutif à un accident non professionnel suit le même régime que l’arrêt maladie d’origine non professionnelle, sauf les accidents liés à la pratique d’un sport entraînant un arrêt de travail de plus d’un mois qui ne donne pas lieu à application du maintien de salaire conventionnel pendant toute la durée de l’absence pour les ETAM et les cadres.

Ne pas oublier la suppression du délai de carence pour le salarié ayant perdu un enfant

Si un salarié a subi le décès d’un enfant de moins de 25 ans (ou d’une personne à charge de moins de 25 ans) dans un délai de 13 semaines maximum précédant le début de l’arrêt maladie, aucun délai de carence ne s’applique pour le calcul des droits à indemnités journalières de Sécurité sociale.

Questions-réponses

Quelles sont les conséquences de l’organisation d’une contre-visite médicale ?

Lorsque le médecin contrôleur mandaté par l’employeur constate que l'arrêt de travail du salarié n'est pas justifié, il doit en informer le contrôle médical de la caisse primaire d'assurance maladie dans un délai de 48 heures. La CPAM a alors deux possibilités :

  • soit elle contrôle à son tour le salarié et tire les conséquences de son contrôle sur le maintien ou non des indemnités journalières ;
  • soit elle avalise le rapport du médecin contrôleur de l'employeur et supprime les indemnités journalières au salarié. Dans ce cas, elle doit en informer le salarié qui dispose alors de 10 jours pour contester et demander un nouvel examen au contrôle médical de la caisse. Le médecin-conseil dispose d'un délai de 4 jours pour se prononcer. Si le nouvel examen confirme l'absence de justification de l'arrêt, la décision est notifiée au salarié qui dispose alors de 1 mois pour demander une expertise médicale. La CPAM informe l'employeur de la suspension des indemnités journalières et des éventuels recours du salarié.

Dès que le médecin contrôleur mandaté par l'entreprise conclut à l'absence de justification de l'arrêt, l'employeur peut suspendre le versement des indemnités complémentaires venant compléter les IJSS.

À noter que dans les départements de Moselle, du Bas-Rhin et du Haut-Rhin, la contre-visite médicale en cas d’absence pour maladie n’est pas prévue. Un employeur d’Alsace-Moselle ne peut donc pas effectuer de contre-visite médicale et suspendre le versement des indemnités complémentaires de maladie.

Comment l’employeur doit-il appliquer les règles de maintien de salaire pour le salarié absent à plusieurs reprises sur une même année civile ?

La période d'indemnisation d’un ouvrier par l'employeur au titre de son obligation de maintien de salaire ne peut être supérieure ni à 90 jours par maladie (sur une ou deux années) ni à 90 jours par année civile.

Cette limite des 90 jours par année civile englobe à la fois les absences pour maladie ou accident d'origine professionnelle et les absences pour maladie ou accident non professionnels.

Un ouvrier est absent suite à une maladie non professionnelle intervenue en décembre de l'année N. L'arrêt de travail prévoit 60 jours calendaires de suspension du contrat. L'employeur indemnise intégralement le salarié pendant ces 60 jours, dont 15 jours sur l’année N.

En mai de l'année N+1, le salarié est arrêté pour maladie professionnelle. L'arrêt de travail prévoit 6 mois de suspension du contrat. L'employeur ne doit alors maintenir le salaire que pour 90 − 60 + 15 = 45 jours.

La période d'indemnisation d’un ETAM par l'employeur au titre de son obligation de maintien de salaire ne peut être supérieure ni à 90 jours par maladie (sur une ou deux années) ni à 90 jours par année civile. Cette limite des 90 jours par année civile est appréciée uniquement en totalisant les arrêts de travail d’origine non professionnelle.

Pour les cadres, le maintien de salaire n’est pas limité à un plafond sur l’année. Il est seulement limité aux 90 jours par maladie.

À titre dérogatoire au titre des mesures pour faire face aux conséquences de l’épidémie de coronavirus, pour tous les arrêts ayant débuté après le 12 mars 2020 ou en cours au 12 mars 2020, les arrêts indemnisés au cours des 12 mois précédant la date de début de l’arrêt ne sont pas pris en compte pour le calcul de la durée totale d’indemnisation au cours de 12 mois. Les arrêts ayant débuté après le 12 mars 2020 ou en cours au 12 mars 2020 ne seront pas pris en compte pour calculer la durée potentielle des futurs arrêts de travail. Tout arrêt de travail prescrit pour les salariés faisant l’objet d’une mesure d’isolement en tant que cas contacts ou touchés par une mesure de quarantaine n’entre pas en compte dans le calcul du nombre maximal d’IJSS pouvant être perçues sur les 3 ans.

Comment traiter les arrêts maladie pendant une procédure d’inaptitude du salarié ?

Un salarié qui doit passer une visite de reprise voit son contrat suspendu entre la fin de son arrêt de travail et la décision du médecin du travail sur son aptitude à la reprise du poste. Si le médecin du travail prononce l'inaptitude, le contrat reste suspendu jusqu'au reclassement ou au licenciement.

L'employeur n'a pas à maintenir légalement la rémunération pendant la durée de suspension après délivrance de l’avis définitif d’inaptitude (sauf si le délai de recherche de reclassement dépasse 1 mois). Si le salarié est à nouveau arrêté entre le terme de son arrêt précédent et la décision du médecin du travail, il convient en principe de compléter sa rémunération. Par contre, une fois l'inaptitude définitivement déclarée, il pourrait être possible de ne pas assurer le complément conventionnel en cas de nouvel arrêt maladie (mais cette position reste risquée car aucun texte légal ou décision de justice claire ne s’est prononcé sur ce point).

La durée des arrêts maladie est-elle prise en compte pour calculer les droits à congés payés ?

Non, sauf pour les ETAM et cadres ayant travaillé un certain nombre de jours sur la période de référence des congés payés (soit entre le 1er avril et le 31 mars).

Pour que la durée des arrêts maladie, hors arrêts liés à la pratique du sport, soit prise en compte, l’ETAM ou le cadre doit pouvoir justifier, au cours de la période de référence, d'au moins 120 jours, ouvrables ou non, continus ou non, d'exécution effective du contrat de travail ou de périodes qui y sont assimilées.

Comment traiter le montant du maintien de salaire correspondant à la subrogation des IJSS par rapport au prélèvement à la source ?

En cas de subrogation, l’employeur doit appliquer le prélèvement à la source sur le maintien de salaire pratiqué au titre des IJSS (sur une assiette égale à 100 % de leur montant brut moins 3,8 % de CSG déductible), mais uniquement pour les deux premiers mois d’arrêt de travail (60 jours calendaires de date à date à partir de la date du début de l’arrêt de travail). Au-delà de cette durée, le maintien de salaire opéré n’entre plus dans l’assiette du prélèvement à la source.

Si un salarié voit son arrêt maladie prolongé sans reprise d’activité intermédiaire, le délai ne repart pas à zéro du jour de la prolongation. Si deux arrêts maladie s’enchaînent mais avec une reprise d’activité entre les deux, le délai au titre du second arrêt recommence à zéro du jour de ce second arrêt.

Si les IJSS subrogées sur les deux premiers mois donnent lieu à l’application du prélèvement à la source sur le bulletin des salariés, l’employeur doit veiller à ne pas intégrer le montant du maintien de salaire correspondant dans le total de la rémunération nette fiscale et dans le total de la rémunération nette fiscale potentielle. En effet, la Sécurité sociale procède de son côté à la déclaration, auprès des services fiscaux, des IJSS versées.

Textes officiels

C. trav., art. L. 1226-23 (pas de contre-visite médicale en Alsace-Moselle)

CSS, L. 315-1 (contre-visite médicale), R. 323-11 (subrogation), L. 321-1 (indemnité journalière), L. 323-1-1 (suppression du délai de carence pendant la période de protection suite à décès d’un enfant)

CCN ouvriers Travaux publics, art. 6-2 (bénéficiaires du maintien de salaire conventionnel), 6-3 (montant du maintien de salaire conventionnel), 6-4 (cumul d’arrêts sur l’année civile), 11-5 (régime de prévoyance obligatoire)

CCN ouvriers Bâtiment, art. 6-12 (bénéficiaires du maintien de salaire conventionnel), 6-13 (montant du maintien de salaire conventionnel), 6-14 (cumul d’arrêts sur l’année civile), 11-5 (régime de prévoyance obligatoire)

CCN ETAM Travaux publics et CCN ETAM Bâtiment, art. 6 (régime de prévoyance applicable au personnel de nettoyage et de gardiennage), 6-2 (régime de prévoyance obligatoire des ETAM), 6-5 (montant du maintien de salaire conventionnel)

CCN cadres Travaux publics, art. 5-2 (régime de prévoyance obligatoire), 5-4 (montant du maintien de salaire conventionnel)

CCN cadres Travaux Bâtiment, art. 5-2 (régime de prévoyance obligatoire), 5-3 (montant du maintien de salaire conventionnel)

Loi n° 2020-290, du 23 mars 2020 (suppression temporaire du délai de carence pour le versement des indemnités journalières de Sécurité sociale)

Ord. n° 2020-322, du 25 mars 2020 (suppression temporaire de la condition d’ancienneté pour le maintien de salaire)

Décret n° 2020-434, du 16 avril 2020 (suppression temporaire du délai de carence pour le maintien de salaire et appréciation du nombre de jours indemnisés maximum)

Décret n° 2020-637, du 27 mai 2020, et décret n° 2020-859, du 10 juillet 2020 (prolongation des mesures exceptionnelles liées au coronavirus)

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