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Responsable et Gestionnaire Paie BTP

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Déclaration à la caisse des congés

Contexte

Les entreprises du BTP doivent adhérer à une caisse de congés gérant l’indemnisation des congés payés ou du chômage-intempéries. Pour assurer le paiement des indemnités de congés payés au profit des salariés, l’employeur doit adresser un certain nombre d’informations à la caisse. Ces déclarations prennent des formes différentes selon que l’entreprise est rattachée à la CNETP ou à une autre caisse de congés.

La bonne méthode

Choisir la forme des déclarations de salaire

Une déclaration de salaire doit être transmise par les employeurs pour leurs salariés rattachés à la caisse des congés. Cette déclaration doit être faite chaque mois ou tous les trimestres selon la périodicité de paiement des cotisations de congés payés pour l’entreprise.

Cette déclaration doit être effectuée selon les formes imposées par la caisse à laquelle l’entreprise est affiliée. Trois formes sont proposées au choix de l’employeur :

  • une déclaration en ligne sur le site même de la caisse des congés, à partir de l’espace adhérent de l’entreprise ;
  • une déclaration sur un imprimé préétabli adressé par la caisse à l’entreprise ;
  • une déclaration dématérialisée DUCS-caisse de congés par le biais du site net-entreprises.

Dans tous les cas de figures, la déclaration doit être reçue par la caisse dans un certain délai. Chaque caisse de congés payés détermine ses propres règles pour les délais de déclaration.

Pour les entreprises relevant de la CNETP, la déclaration doit être reçue par la caisse avant le 25 du mois suivant celui des rémunérations déclarées.

Les déclarations doivent être immédiatement suivies du paiement des cotisations dues mentionnées sur les déclarations.

Effectuer les déclarations de salaire

Les rémunérations à mentionner dans les déclarations de salaire sont celles entrant dans les assiettes respectives des cotisations collectées par les caisses, à savoir la cotisation congés payés, la cotisation intempéries et la cotisation OPPBTP. Les autres cotisations pouvant être collectées par les caisses sont basées sur une de ces trois assiettes.

Pour les salaires déclarés, l’employeur doit mentionner les montants uniquement en euros, sans inscrire les centimes.

Lorsqu’il utilise l’imprimé préétabli, l’employeur calcule ensuite lui-même les cotisations dues. Le résultat obtenu doit être arrondi au centime le plus proche. Il doit aussi penser à dater et signer le formulaire.

Même lorsqu’une entreprise ne verse aucune rémunération sur un mois donné, elle doit transmettre une déclaration de salaire à la caisse.

Choisir la forme de la déclaration des périodes d’activité

Les entreprises non rattachées à la CNETP doivent, outre les déclarations périodiques des salaires, effectuer chaque année la déclaration des périodes d’activité de chaque salarié.

Pour l’établissement de cette déclaration, l’employeur dispose de trois choix :

  • une déclaration en ligne sur le site même de la caisse des congés, à partir de l’espace adhérent de l’entreprise ;
  • une déclaration nominative annuelle (DNA) sur un imprimé préétabli adressé par la caisse à l’entreprise ;
  • l’envoi à la caisse de la DADSU par le biais du site net-entreprises.

La déclaration des périodes d’activité, peu importe la forme choisie, doit être effectuée pour l’exercice N avec les renseignements relatifs à la période comprise entre le 1er avril de l’année N-1 et le 31 mars de l’année N. La caisse de congés payés doit réceptionner la déclaration au plus tard le 30 avril de l’année N.

Dans les entreprises rattachées à la CNETP, aucune déclaration des périodes d’activité n’est à effectuer. Par contre, les entreprises doivent elles-mêmes établir les certificats de congés remis aux salariés. Ces certificats peuvent être construits à partir de formulaires papier vierges adressés par la CNETP. Ils peuvent aussi être établis par la caisse elle-même à partir d’échanges de fichiers informatisés (procédure IDC) avec l’entreprise, avec l’envoi de la DADSU à la caisse ou par les saisies faites par l’employeur sur le site Internet de la CNETP.

Établir la déclaration des périodes d’activité

L’employeur doit être attentif aux inscriptions portées sur la déclaration, les renseignements y figurant conditionnant directement le montant des indemnités de congés payés versées aux salariés par la caisse. Ces déclarations s’accompagnent notamment de la remise de renseignements sur le contact de la caisse dans l’entreprise et de la vérification des déclarations de salaire au regard du cumul des rémunérations individuelles sur la période.

L’employeur n’a pas à renvoyer les fiches de salaires lorsque aucune correction ne doit y être apportée.

Après réception de la déclaration des périodes d’activité, la caisse adresse à l’entreprise les certificats de congés permettant aux salariés d’obtenir le paiement de leurs congés. L’entreprise doit aussi informer la caisse des congés pris par les salariés par le biais du site Internet de la caisse ou par l’envoi d’une liste papier récapitulative des droits à congés.

Connaître les conséquences de l’épidémie de Covid-19 sur les échéances des cotisations

À titre exceptionnel, face aux conséquences économiques de l’épidémie de Covid-19, le réseau CIBTP met en œuvre des mesures spéciales. Les adhérents qui ne peuvent remplir leurs obligations peuvent différer de 3 mois, sans majoration, tout ou partie du paiement de chacune des échéances de cotisations normalement exigibles entre le 16 mars et le 15 juin 2020 inclus. Par ailleurs, les procédures de recouvrement liées à des échéances antérieures qui n’auraient pas été honorées sont temporairement suspendues.

Evitez les erreurs

Attention aux dates limites d’établissement de la déclaration

En cas de remise tardive de la déclaration de salaires auprès de la caisse de congés payés, une majoration est appliquée pour chaque mois de retard. Le pourcentage de la majoration est fixé par le règlement intérieur de chaque caisse de congés.

Questions-réponses

Peut-on effectuer les déclarations obligatoires à la caisse par l’intermédiaire de la DSN ?

Non, pas avant une date fixée à ce jour au 1er janvier 2022. À cette date, la DSN doit se substituer aux déclarations adressées par les entreprises auprès des caisses, hors cas des déclarations d’intempéries, qui resteront hors du champ de la DSN.

Textes officiels

C. trav., art. D. 3141-29 (calcul de la cotisation de congés payés par rapport aux salaires déclarés)

Décret n° 2016-1567, du 21 novembre 2016, relatif à la généralisation de la déclaration sociale nominative

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