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Responsable et Gestionnaire Paie BTP

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Déduction des heures d’absence des ETAM et des cadres

Contexte

En cas d’absence d’un ETAM ou d’un cadre, quelle que soit la cause de cette absence, l’employeur doit procéder sur le bulletin de salaire à une déduction des heures non travaillées. Les conventions collectives des ETAM et cadres du BTP ne prévoient pas de méthode pour le calcul de cette déduction. Les employeurs du BTP doivent donc suivre la méthode applicable aux ouvriers, qui correspond à la méthode préconisée par les juges en cas de contentieux.

La bonne méthode

Définir la durée de l’absence

Lorsqu'un salarié est absent de l'entreprise, les heures d'absence ne peuvent constituer du temps de travail effectif et n'ouvrent pas droit à rémunération. Elles doivent donc être déduites du bulletin de salaire.

La durée de l’absence est appréciée par principe en heures. Lorsque le salarié est absent un certain nombre de jours sur le mois, les jours concernés doivent être rapportés en heures. En cas d’absence sur le mois entier, la durée de l’absence est alors égale à la durée contractuelle du salarié, heures supplémentaires habituelles comprises.

Pour les ETAM et cadres à temps partiel, la méthode de déduction des absences est identique à celle utilisée pour les ouvriers à temps complet.

Calculer la retenue de salaire

Pour la valorisation de ces absences, on doit multiplier le nombre d'heures d'absence par une valeur de référence.

Cette valeur de référence est obtenue en divisant le salaire mensuel de base du salarié par le nombre d'heures réelles de travail qui auraient été accomplies dans le mois par le salarié s'il avait travaillé tout ce mois. Pour déterminer les heures qui auraient dû être accomplies, il faut également tenir compte des heures qui n’auraient pas été travaillées mais qui auraient donné lieu à indemnisation au profit du salarié comme les jours fériés chômés.

Si le salarié est soumis à durée de travail intégrant des heures supplémentaires habituelles, la rémunération à prendre en compte est la rémunération de base plus le montant des heures supplémentaires avec les majorations. Et la durée du travail théorique à recalculer doit prendre en compte les heures supplémentaires mensualisées.

Un ETAM perçoit un salaire de 2275,05 euros pour 151,67 heures mensuelles, soit un taux horaire de 15 euros (2275,05/151,67). Il travaille tous les jours 7 heures Il a été absent 1 journée au cours d'un mois comprenant 22 jours de travail.

1re étape : calcul des heures travaillées pour le mois complet. Pour un mois comportant 22 jours ouvrés, ces heures s'élèvent à 154 heures (22 × 7 heures).

2de étape : calcul de la retenue : (2275,05/154) × 7 = 103,41 euros à déduire.

Un cadre perçoit un salaire horaire de 20 euros et travaille 169 heures mensuelles. Son salaire total brut mensuel est de 3466,50 euros. Le cadre travaille 8 heures du lundi au jeudi et 7 heures le vendredi. Il est absent une journée de 8 heures au cours d'un mois comprenant 22 jours de travail.

1re étape : calcul des heures travaillées pour le mois complet. Le salarié aurait dû travailler 172 heures (4 semaines à 39 heures et 2 jours à 8 heures).

2de étape : calcul de la retenue : (3466,50/172) × 8 = 161,23 euros à déduire.

Si des heures supplémentaires exceptionnelles sont effectuées sur la semaine concernée par l’absence, le montant des heures supplémentaires exceptionnelles n’est pas pris en compte dans le calcul de la déduction de l’absence. Le nombre d’heures accomplies et le nombre d’heures théoriques doivent être appréciés sans prise en compte du nombre d’heures supplémentaires exceptionnelles effectuées.

Établir le bulletin de paie

Une ligne identifiée sur le bulletin de paie doit préciser le montant de la déduction au titre de l'absence non rémunérée. La déduction doit s’opérer sur le total brut de la rémunération.

L’application ou non de la déduction forfaitaire spécifique ne modifie en rien le calcul de la déduction à opérer en cas d’absence d’un salarié.

Dans certains cas de figure, la déduction d’une absence entraîne la réduction du plafond de Sécurité sociale utilisé pour le calcul de certaines charges sociales. Le bulletin de paie du mois concerné par l’absence doit prendre en compte cette réduction du plafond.

Evitez les erreurs

Ne pas oublier de faire apparaître la déduction même en cas d’absence ouvrant droit à maintien de salaire

Certaines absences doivent donner lieu de la part de l’employeur à un maintien de salaire, total ou partiel, en faveur du salarié. Lorsqu’un tel maintien doit être opéré, le bulletin doit faire apparaître une ligne de déduction de l’absence, puis une ligne avec le montant maintenu.

La déduction et le maintien ne doivent pas apparaître sur le bulletin lorsqu’un salarié est absent dans le cadre des autorisations d’absences légales et conventionnelles pour événements familiaux, lors d’un jour férié chômé, pour utilisation de ces droits liés au repos compensateur de remplacement ou à la contrepartie obligatoire en repos, pour utilisation des droits à RTT ou lors des heures de délégation.

Attention aux dispositifs de modulation du temps de travail et d’annualisation du temps de travail

En cas de modulation du temps de travail, des règles particulières s’appliquent pour le calcul de la déduction des absences à opérer sur la paie des ETAM et des cadres. Lorsque ces salariés bénéficient de forfaits annuels en heures ou en jours, la déduction des absences suit aussi un régime particulier.

Questions-réponses

Les heures de délégation prises par les représentants du personnel doivent-elles être déduites du bulletin de salaire comme une absence ?

Non. Les heures de délégation ne constituent pas des absences. Elles sont assimilées à du temps de travail effectif et rémunérées comme telles.

Les heures de délégation prises dans le temps de travail sont rémunérées par le paiement du salaire mensuel brut de base du salarié. Les heures de délégation prises hors temps de travail doivent donner lieu au paiement d’heures supplémentaires. Aucune mention relative à ces heures de délégation ne doit figurer sur le bulletin de salaire.

Le temps passé par les représentants du personnel en réunion sur convocation de l’employeur constitue également du temps de travail et ne peut conduire l’employeur à procéder à une retenue sur le salaire.

Textes officiels

Cass. soc., 11 février 1982, n° 80-40.359 (méthode de déduction des absences sur la base de l’horaire réel de travail)

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