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Responsable et Gestionnaire Paie BTP

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Participation obligatoire aux frais de transport collectif

Contexte

L’employeur doit indemniser à une certaine hauteur les salariés utilisant des transports collectifs pour se rendre chaque jour de leur domicile vers leur lieu de travail, bureau ou atelier, et en revenir. Cette prise en charge obligatoire bénéficie d’un régime social et fiscal très favorable mais doit néanmoins apparaître sur le bulletin de paie.

La bonne méthode

Comprendre l’obligation de participation patronale

L'employeur doit prendre en charge au moins la moitié du coût de l'abonnement du transport collectif utilisé par un salarié pour se rendre quotidiennement de son domicile à son lieu de travail, situé sur l’ensemble du territoire métropolitain. L'ensemble des services publics de transports de personne (train, bus, métro, tramway) sont concernés ainsi que les services publics de location de vélos. Par contre, ne sont bien concernés que les abonnements et non les billets à usage unique.

C’est au salarié de faire la demande de remboursement par l’employeur en présentant le titre de transport en question. Le remboursement est égal à 50 % du coût total, sur la base d’un billet de seconde classe le cas échéant. Plutôt que pour un remboursement, l’employeur peut également opter pour la remise de titres-mobilité en faveur des salariés.

L’obligation ne vaut toutefois qu’à hauteur du trajet le plus court permettant de rejoindre le lieu de travail à partir de la résidence habituelle du salarié.

Si le lieu de travail et la résidence d'un salarié sont tous deux situés en banlieue parisienne mais qu'il est plus rapide pour lui de passer par Paris et donc de souscrire un abonnement comprenant une zone supplémentaire plutôt que de parcourir un trajet de banlieue à banlieue, la prise en charge de votre entreprise devra s'opérer sur la base de l'abonnement qu'il a souscrit.

Si plusieurs abonnements sont nécessaires pour le trajet entre la résidence du salarié et son lieu de travail, la prise en charge de l'entreprise doit couvrir les différents titres de transport qu'il a souscrits.

Si le salarié doit utiliser un bus pour rejoindre une ligne de métro lui permettant de rejoindre son lieu de travail, il bénéficie du droit de prise en charge de l’abonnement au bus mais aussi de l’abonnement au métro.

Identifier les bénéficiaires

Bénéficient de cette participation patronale l’ensemble des salariés embauchés en CDI ou CDD, peu important la nature du contrat (apprentissage, contrat de professionnalisation, etc.), et les stagiaires. Sont visés autant les salariés à temps complet que les salariés à temps partiel.

Aucune participation n’est due par l’employeur lorsqu’il verse des indemnités de transport domicile-lieu de travail à ses salariés pour un montant supérieur à celui équivalent à 50 % de l’abonnement.

Si le transport collectif est organisé par l’employeur sans coût particulier pour le salarié ou pour un coût réduit, le salarié ne peut réclamer aucune participation financière supplémentaire.

Établir le bulletin de paie

L'employeur doit rembourser les titres acquis par ses salariés au plus tard à la fin du mois suivant celui pour lequel ils ont été validés. Les titres dont la période de validité est annuelle peuvent toutefois faire l'objet d'une prise en charge répartie mensuellement sur la période d'utilisation.

La prise en charge doit figurer au bas du bulletin de paie dans les rubriques venant uniquement réduire le montant net à payer. En effet, cette prise en charge obligatoire est totalement exonérée de cotisations, de CSG-CRDS et d'impôt sur le revenu.

Si l'employeur décide de prendre en charge plus que la moitié du coût de l'abonnement, cette prise en charge additionnelle est exonérée de cotisations et de contributions sociales dans la limite du montant total du titre de transport. Par contre, cette prise en charge additionnelle est soumise à impôt sur le revenu. La prise en charge additionnelle constitue donc un moyen avantageux d’augmenter la rémunération des salariés lorsque l’entreprise ne prend en charge que le minimum légal. Mais la majoration du pourcentage doit bénéficier à l’ensemble des salariés.

Evitez les erreurs

Attention à bien conserver les éléments de preuve

Le versement de la participation obligatoire doit être conditionné par la remise ou la présentation par le salarié bénéficiaire du titre de transport. Vaut présentation du titre de transport toute communication à l’employeur d’un titre identifiant le salarié comme titulaire d’un abonnement.

Pour les abonnements aux services publics de location de vélos, en l'absence de titres identifiant le titulaire de l'abonnement, le salarié doit remettre une attestation sur l'honneur.

L’employeur doit conserver copie de tous ces éléments afin de les présenter en cas de contrôle par les services de l’URSSAF et conserver ainsi le régime social et fiscal favorable.

Ne pas refuser de verser la participation obligatoire

Si l’employeur refuse de verser au salarié bénéficiaire la participation obligatoire aux frais de transport collectif pour les trajets domicile-travail, il s’expose à une condamnation à une peine contraventionnelle de 4e classe. La sanction est une amende égale à 750 euros au plus par salarié concerné.

Même lorsque l’entreprise est assujettie au paiement de la contribution versement de transport, elle doit prendre en charge la moitié des coûts d’abonnement de transport collectif de ses salariés.

Attention au cas du personnel de chantier

Si le personnel de chantier dispose comme les autres salariés du droit à la participation obligatoire des frais de transport collectif, la mise en œuvre de ce droit connaît alors de nombreuses particularités.

Questions-réponses

Est-ce que le temps de travail impacte le calcul de la participation obligatoire ?

La participation obligatoire de l’employeur ne peut être réduite au prorata du temps de travail du salarié bénéficiaire. Ainsi, un salarié travaillant chaque semaine sur 5 jours bénéficie de la prise en charge de 50 % du coût total de l’abonnement de transport et non de 50 % de 5/7 du coût total de l’abonnement. De même, l’absence pour maladie ou congé ne peut conduire l’employeur à minorer le montant du remboursement de l’abonnement de transport acquis par le salarié.

Par exception, lorsqu’un salarié dispose d’un temps de travail contractuel inférieur à 50 % du temps de travail collectif de l’entreprise, l’employeur peut réduire sa prise en charge en appliquant un prorata.

Si l'entreprise a un horaire collectif de 35 heures hebdomadaires, un salarié à temps partiel de 14 heures par semaine verra son abonnement remboursé à hauteur de :

(nombre d'heures travaillées par salarié/50 % de l'horaire collectif) × taux d'indemnisation pour un temps complet = taux d'indemnisation du salarié.

Soit, dans l'exemple, (14/17,5) × 50 % = 40 %.

Comment utiliser les titres-mobilité ?

Dans le cadre de la prise en charge obligatoire des frais de transports publics, mais aussi de la prise en charge facultative des frais auto et moto ou de la prise en charge facultative des frais de mobilités durables, l’employeur peut opter, plutôt que pour un remboursement, pour la remise aux salariés d’un titre-mobilité.

Ce moyen de paiement dématérialisé prépayé doit permettre au salarié bénéficiaire de financer ses frais de transport personnel pour se rendre de son domicile à son lieu de travail. Les modalités propres au fonctionnement de ce titre-mobilité doivent être précisées dans un futur décret.

Le fait que le salarié dispose d’une résidence très éloignée du lieu de travail peut-il empêcher le versement de la participation obligatoire ?

L’obligation de participation patronale s’applique, peu important le lieu de la résidence habituelle du salarié.

Même lorsque le salarié, par choix personnel, possède un domicile très éloigné de son lieu de travail, l'employeur doit donc financer l'utilisation éventuelle de transports publics.

Par contre, le salarié ne peut prétendre à la prise en charge des frais de transport collectif entre son lieu de travail et le domicile qu’il occupe la semaine ni entre son lieu de travail et le domicile qu’il occupe le week-end. Il ne peut alors prétendre qu’à la prise en charge des frais pour rejoindre sa résidence habituelle, c’est-à-dire celle où il réside la semaine.

Textes officiels

C. trav., art. L. 3261-2 (prise en charge obligatoire des frais de transport collectif), R. 3261-4 (modalités d’indemnisation), R. 3243-1 (mention de la participation sur le bulletin de paie), L. 3261-5 à L. 3261-10 (titre-mobilité)

Lettre circulaire ACOSS n° 2015-47, du 20 octobre 2015 (cas des stagiaires)

Cass. soc., 26 septembre 2012, n° 11-10.539 (conservation des preuves des titres de transport)

Cass. soc., 12 décembre 2012, n° 11-25.089 (éloignement du domicile du salarié par rapport au lieu de travail)

Cass. soc., 22 juin 2016, n° 15-15.986 (cas de domiciles distincts entre la semaine et le week-end)

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