Cas
1 -
Accorder une avance sur salaire
L'avance sur salaire consiste à verser une partie du salaire alors que le travail correspondant n'a pas encore été réalisé par le salarié.
Vous n'êtes pas obligé d'attribuer une avance, sauf dispositions conventionnelles ou contractuelles plus favorables.
Exemple
Un salarié, pour faire face à un problème de découvert bancaire, vous demande de lui verser la totalité de son salaire, alors même que la première quinzaine du mois en cours n'est pas encore passée.
Si vous décidez de lui donner satisfaction, il sera alors nécessaire de lui faire signer un reçu sur lequel figureront le montant de l'avance et la date de versement de celle-ci.
Il sera également nécessaire de prévoir les modalités de son remboursement. En pratique, celle-ci n'est récupérable que dans la limite de 10 % du salaire net exigible (ce qui n'empêche pas le salarié d'effectuer en complément d'éventuels versements volontaires). En respectant cette règle des 10 %, il sera alors nécessaire d'établir un échéancier prévoyant le montant du versement mensuel jusqu'à la date d'épuisement de la dette.
Exemple
Un salarié perçoit un salaire net de 1400 euros. Vous lui accordez une avance de 800 euros en début de mois. Au moment de la paie, vous pourrez retenir 10 % de son salaire net, soit 140 euros. Les retenues se poursuivront sur 5 mois (5 x 140 = 700 €), puis vous prélèverez 800 – 700 = 100 € le dernier mois.
Si la rémunération nette du salarié est variable d'un mois à l'autre, il faudra bien veiller à ne pas dépasser les 10 % de son salaire net du mois considéré.
En ce qui concerne la formalisation du remboursement de l'avance sur le bulletin de paie, la retenue figurera en bas de bulletin, après les retenues salariales et avant le salaire net à payer avant impôt. Vous n'avez pas à précompter (c'est-à-dire à retenir) les charges sociales lors du versement de l'avance. Vous les décompterez lors de l'établissement de chaque paie.
Ce seuil de 10 % s'applique également en cas de départ du salarié. Vous pourrez toutefois vous rembourser de l'intégralité de l'avance par une retenue sur des sommes qui n'ont pas le caractère de salaire, par exemple les indemnités de licenciement.
Notez-le
Cette retenue ne doit pas être confondue avec la part saisissable du salaire. En pratique, deux sommes différentes peuvent donc être prélevées sur le même salaire, l'une au titre du remboursement d'avance, l'autre au titre d'une saisie.
Cas
2 -
Traiter une demande d'acompte sur salaire
L'acompte consiste à verser à un salarié la rémunération d'une période de travail déjà effectuée, mais avant l'échéance normale de sa paie.
Exemple
Lorsque vous versez le salaire le dernier jour du mois et qu'un salarié vous demande de lui verser la moitié de son salaire au 15 du mois.
attention
Dans certains cas, vous ne pouvez pas refuser un acompte :
pour les salariés mensualisés ;
pour les salariés non mensualisés devant être payés au moins 2 fois par mois à 16 jours au plus d'intervalle ;
pour les salariés aux pièces dont le travail doit durer plus de 15 jours.
Rien ne l'interdit dans les autres cas, mais il vous faudra alors vérifier les usages internes de votre entreprise ou vous vérifier s'il existe des accords collectifs qui vous sont applicables.
Dans le cas le plus classique, c'est-à-dire celui du salarié mensualisé qui vous demande un acompte en cours de mois, il faut se rappeler que le montant de celui-ci ne doit pas excéder la rémunération acquise à la date de la demande (acompte correspondant, pour une quinzaine, à la moitié de la rémunération mensuelle).
Vous pourrez verser l'acompte par chèque ou virement et exigerez que le salarié vous signe un reçu. Il est également possible de verser l'acompte en espèce mais dans la limite de 1500 euros.
Le remboursement d'un acompte peut s'effectuer dans son intégralité par une retenue sur salaire à l'échéance normale de la paie.
Il faudra mentionner la retenue sur le bulletin de salaire (en bas du bulletin, après les retenues salariales et avant le salaire net à payer avant impôt).
Si vous n'effectuez pas une retenue intégrale à l'échéance normale de la paie, le reliquat des sommes dues devient alors une avance sur salaire, que vous ne pourrez récupérer qu'avec application du seuil de 10% (se reporter au Cas n° 1).
Cas
3 -
Consentir un prêt
En tant qu'employeur, vous pouvez accorder un prêt, avec ou sans intérêts, à l'un de vos salariés. Il est important de savoir que les modalités d'octroi d'un prêt sont plus souples si vous ne réclamez pas d'intérêts. En tout état de cause, la rédaction d'une convention écrite est fortement recommandée et obligatoire si le prêt est supérieur à 1500 euros.
Incluez dans le document le montant de la somme prêtée, les modalités de remboursement, les conditions d'exigibilité anticipées : plus vous serez précis, plus vous éviterez les difficultés pour l'avenir.
Concernant le remboursement, vous pouvez prévoir de procéder comme pour une avance sur salaire, en appliquant la règle de la retenue de 10 % sur le montant du salaire. Si tel est le cas, mieux vaut qualifier la somme d'avance et non pas de prêt.
S'il s'agit d'un prêt (tableau d'amortissement, taux d'intérêts, même minimes), il n'est pas possible d'effectuer des retenues sur le salaire. Mettez en place des remboursements par chèque ou par virement automatique. Rien ne figurera alors sur le bulletin de paie et vous ne serez pas limité par la règle des 10 %.
attention
Certaines URSSAF considèrent que le profit retiré par le salarié du fait d'un taux d'intérêt inexistant ou réduit constitue un complément de salaire assujetti aux cotisations et contributions sociales.
Par ailleurs, si le contrat de prêt prévoit une dispense de remboursement, le prêt, quelle que soit sa dénomination (prêt, subvention, etc.) est considéré comme un avantage en nature et donc soumis à cotisations.