Constituer le bulletin de paie : les mentions obligatoires

Etape  1 -  Identifier l'employeur et le salarié

• le nom (ou raison sociale) et l'adresse de l'employeur, et établissement de rattachement du salarié en cas d'entreprise multi-établissements ;
• le numéro SIREN, les conventions collectives des ouvriers mentionnant le SIRET ;
• le code APE/NAF.

• son nom (et non pas celui de la personne à laquelle pourrait être versé le salaire), sa date d'entrée (les mentions relatives à l'ancienneté, si elles ne sont pas contradictoires, peuvent vous imposer une reprise d'ancienneté, sauf preuve contraire) ;
• son emploi, sa catégorie professionnelle (ouvrier, ETAM ou cadre), sa position dans la classification (par le niveau ou le coefficient hiérarchique). Il convient d'indiquer pour les ouvriers leur niveau et position ou leur coefficient. Pour les ETAM, il suffit de préciser le niveau. Pour les cadres des Travaux publics, doivent figurer le niveau et la position. Enfin, pour les cadres du Bâtiment, il faut mentionner soit la position, l'échelon et la catégorie, soit le coefficient ;
• l'intitulé de la convention collective qui lui est applicable, en fonction de l'activité exercée (Bâtiment ou Travaux publics), de sa catégorie professionnelle et éventuellement de votre région. Il est possible d'inscrire le code IDCC correspondant à la convention appliquée au salarié.

Le bulletin de paie des ouvriers peut préciser l'éventuelle convention collective régionale ou départementale applicable. Ce sont soit les conventions collectives étendues pour toutes les entreprises entrant dans leur champ d'application territoriale, soit celles non étendues, pour les entreprises adhérentes à une organisation patronale signataire de la convention.

Même s'ils ne sont pas obligatoires, il est préférable de préciser l'adresse et le numéro de Sécurité sociale du salarié.

Etape  2 -  Faire figurer les informations permettant le calcul de la rémunération du salarié

• la période correspondant aux éléments figurant dans le bulletin. Dans la grande majorité des entreprises, cette période va du 1er au dernier jour du mois ;
• le nombre d'heures totales travaillées et payées au salarié au taux normal ;
• le nombre d'heures payées à un taux majoré : heures supplémentaires ou complémentaires avec précision des taux de majoration appliqués. Le Code du travail impose, le cas échéant, deux lignes distinctes pour les heures supplémentaires majorées à 25 % et celles majorées à 50 %, majoration pour travail de nuit, pour travail d'un jour férié, etc. ;
• le nombre d'heures indemnisées au titre de l'activité partielle, le taux appliqué pour le calcul de l'indemnité horaire et les sommes versées au salarié ;
• la contrepartie obligatoire en repos (sur le bulletin ou un document annexe).

• le nombre d'heures de travail contractuel sur le mois ou la semaine ;
• le taux horaire du salarié et la rémunération mensuelle ;
• les heures de récupération, de nuit, du dimanche et autres heures donnant lieu à une rémunération particulière ou à un décompte spécifique ;
• si le salarié a pris des congés sur la période couverte par le bulletin de paie, indication des dates de congés et de l'indemnité correspondante. Si les indemnités sont réglées par les caisses de congés payés, l'employeur a seulement obligation de mentionner les dates des congés.

attention

Lorsque figure le nombre d'heures travaillées, la mention du nombre exact de ces heures est une obligation absolue. Les dates de congés sont également à indiquer. 

• la base sur laquelle sont appliqués les taux des cotisations et contributions sociales avant déduction des exonérations ;
• les taux des cotisations et contributions sociales salariales avant déduction des exonérations ;
• la nature et le montant des autres versements et retenues (prise en charge des frais de transport domicile-travail, etc.) ;
• le montant reçu par le salarié ;
• la date de paiement ;
• dates de congé et montant de l'indemnité de congés payés, lorsqu'une période de congé annuel est comprise dans la période de paie considérée.

attention

Si vous pratiquez la déduction forfaitaire spécifique, reportez-vous à la fin de cette étape à « Cas particulier : déduction forfaitaire spécifique ».

• les montants et assiettes des cotisations et contributions d'origine légale et conventionnelle à la charge du salarié avant déduction des exonérations et exemptions, ainsi que leur taux ;
• les montants et assiettes des cotisations à la charge de l'employeur. Le montant est indiqué avant les déductions éventuelles avant déduction des exonérations et exemptions ;
• la nature et le montant des autres versements et retenues (prise en charge des frais de transport public ou personnels, etc.) ;

• « Santé » :

  • une ligne « Sécurité sociale maladie maternité invalidité décès » pour les cotisations salariales (valeur et taux à indiquer pour les seuls salariés du régime Alsace-Moselle ou fiscalement domiciliés à l'étranger), et patronales assurant ces risques, collectées par l'URSSAF,
  • une ligne « complémentaire incapacité invalidité décès » pour les cotisations de prévoyance complémentaire dite « lourde »,
  • une ligne « complémentaire santé » pour la cotisation de prévoyance frais de santé (mutuelle) ;
• « Accidents du travail-maladies professionnelles » : cotisation AT-MP ;
• « Retraite » :

  • une ligne pour les cotisations salariales et patronales de retraite plafonnées, intitulée « Sécurité sociale plafonnée »,
  • une ligne pour les cotisations salariales et patronales de retraite déplafonnées intitulée « Sécurité sociale déplafonnée » (il n'est pas possible de regrouper ces 2 lignes si le salarié ne dépasse pas le plafond de la Sécurité sociale),
  • une ligne distincte pour chaque tranche de rémunération pour les cotisations de retraite complémentaire, tranches 1 et 2 (retraite complémentaire et regroupées),
  • une ligne « CET »,
  • une ligne « supplémentaire » pour la retraite supplémentaire éventuelle ;
• « Famille » : cotisation d'allocations familiales calculée avec le taux réduit le cas échéant ;
• « Assurance chômage » :

  • une ligne « chômage » : cotisations patronales chômage dont l'AGS,
  • une ligne APEC : cotisation salariale et patronale ;

• « Autres contributions dues par l'employeur » : solidarité autonomie, FNAL, versement mobilité, financement des organisations syndicales, formation, effort de construction, forfait social et taxe d'apprentissage. Le montant est globalisé sans indiquer le taux et l'assiette ;
• « Cotisations statutaires ou prévues par la convention collective » : cotisations versées à la caisse de congés payés (cotisations CP, OPPBTP, APNAB, APAS ou chômage-intempéries). Ne peuvent figurer sur une même ligne que les cotisations dont l'assiette est identique ;
• « CSG déductible de l'impôt sur le revenu » ;
• « CSG/CRDS non déductible de l'impôt sur le revenu » ;
• « Exonérations, écrêtement et allégement de cotisations » : total de certains allègements de cotisations patronales (réduction générale des cotisations patronales, déduction sur heures supplémentaires pour les entreprises de moins de 250 salariés, etc.), non compris la réduction de taux d'allocation familiale et cotisation maladie ;
• « Exonérations de cotisations salariales sur heures supplémentaires/complémentaires » : correspond à l'exonération des cotisations retraite (de base et complémentaire) sur le montant de la rémunération des heures supplémentaires ou complémentaires, le taux étant plafonné à 11,31 % ;
• « Total des cotisations et contributions », déduction faite des différents allègements ;
  

  attention
  

  À compter du 1er juillet 2023, doit apparaitre ici la mention Montant net social, afin d'identifier le revenu de référence pour certaines prestations. Jusqu'à fin 2024, vous pouvez adapter les bulletins existants pour l'intégrer. À partir de 2025, un modèle de bulletin rénové sera obligatoire.

  Ce montant est constitué :

  • des rémunérations et revenus de remplacement bruts (salaires, primes, rémunération des heures supplémentaires, avantages en nature, indemnités de rupture, etc.), hors indemnités journalières de Sécurité sociale ; les revenus ne tiennent pas compte des éventuelles saisies sur salaires et créances de pension alimentaire ;
  • duquel il faut déduire les cotisations salariales, dont celles au titre de la complémentaire santé ; les CSG - CRDS à déduire sont calculées après abattement de 1,75 % ;
  • et additionner les cotisations et contributions sociales facultatives patronales, sauf celles au titre de la complémentaire santé.

  
  

  Notez-le
  

  Les éventuels allègements et exonérations de cotisations salariales sont ajoutés aux cotisations salariales à soustraire si leur montant est positif. Ils en sont déduits si leur montant est négatif.

  
  

• « Net à payer avant impôt sur le revenu » : cette ligne doit être apposée en utilisant un corps de caractère plus gros que les autres :

  • impôt sur le revenu : rémunération brute, - sommes payées et avantages en argent ou en nature mentionnés à l'article 83 CGI et CSG déductible, + le cas échéant, part imposable des contributions patronales au financement des prestations de protection sociale complémentaire,
  • impôt sur le revenu prélevé à la source (reportez-vous à l'encadré PAS ci-dessous),
  • montant net des heures compl./suppl. exonérées : rémunération des heures supplémentaires, réduite de la part déductible de la CSG ;
     
• « Net à payer au salarié » (reportez-vous au paragraphe « Autres mentions » ci-dessous, cette ligne doit apparaître d'une manière qui en facilite la lisibilité par rapport aux autres lignes ;
• « Total versé par l'employeur » totalisant la rémunération brute et le montant des charges patronales, déduction faite des allègements afin d'informer le salarié sur le coût du travail ;

• le détail des heures de récupération, nuit, dimanche ;
• la nature et le montant des indemnités ou remboursements de frais professionnels (transport, repas, etc.) non soumis à cotisations dans les limites légales, payés en même temps que la rémunération ;
• la nature et le montant de retenues (acompte versé, saisie au titre d'une pension alimentaire, etc.) ;
• la date de paiement de la rémunération et éventuellement le mode de paiement (virement, chèque ou espèces) ;
• les dates des congés éventuels dans la période considérée et le montant de l'indemnité correspondante.

Enfin, vous êtes tenu d'inclure une mention en caractères apparents incitant le salarié à conserver le bulletin de salaire sans limitation de durée et une mention indiquant qu'il existe une rubrique dédiée au bulletin de paie sur le site service-public.fr.

Par ailleurs, un renvoi vers le site mesdroitssociaux.gouv.fr, ou une mention précisant les fonctionnalités du portail, est recommandé.

Cas particulier : déduction forfaitaire spécifique

Si, suite à l'accord de chacun de vos salariés travaillant sur chantier, vous pratiquez la déduction forfaitaire spécifique (reportez-vous à la rubrique « Pour aller plus loin »), vous devez intégrer dans la rémunération brute, en haut du bulletin, l'ensemble des indemnités et remboursements de frais, normalement non soumis à cotisations (prime de trajet, montant total du panier, etc.).

Ensuite, vous devez réduire la base de votre rémunération brute, en pratiquant un abattement de 10 %.

Etape  3 -  Intégrer les éventuelles annexes

• une fiche relative aux droits acquis en matière de contrepartie obligatoire en repos du fait des heures supplémentaires ;
• un document récapitulant le nombre d'heures d'astreinte accomplies au cours du mois et la compensation correspondante ;
• un document indiquant le total des heures de travail effectif en cas de modulation des horaires ;
• un document pour les droits obtenus par le salarié à la suite de la répartition de l'intéressement ou de la participation ;
• une fiche sur le montant de l'activité de représentation pour les représentants du personnel. Sur ce point, leurs heures de représentation ne doivent pas être distinguées des heures travaillées, et leur montant n'a pas à être précisé si elles sont prises sur l'horaire de travail. La mention « maintien du salaire » est suffisante.