Etape
1 -
Vous devez remettre le bulletin de paie à tous vos salariés
La remise est faite à tous les salariés
Ce bulletin doit être remis à toutes les personnes salariées, apprenties ou travaillant à quelque titre ou en quelque lieu que ce soit, quels que soient le montant et la nature de leurs rémunérations, la forme ou la validité de leur contrat.
Cette obligation de délivrance, éventuellement ordonnée sous astreinte par le conseil de prud'hommes, permet au salarié de vérifier l'exactitude de la somme versée par le décompte détaillé qui y figure.
N'oubliez pas de délivrer un bulletin de paie même si le paiement se fait par chèque.
Notez-le
À compter du 26 décembre 2022, le versement du salaire ne peut se faire que sur un compte bancaire dont le salarié est titulaire ou co-titulaire. Il est interdit à un salarié de désigner un tiers pour recevoir son salaire.
Elle accompagne le paiement du salaire
La date de remise du bulletin dépend de la date de paiement du salaire. Cette date est libre, mais il doit y avoir au maximum 1 mois entre 2 dates de paie pour les salariés mensualisés (sauf pour les VRP dont les commissions peuvent n'être versées que trimestriellement, ou les travailleurs temporaires).
À l'inverse, lorsque le contrat de travail est suspendu et qu'aucun salaire n'est dû, vous êtes dispensé de remise du bulletin. C'est le cas notamment pour un salarié en congé parental d'éducation à taux plein, en congé de maternité ou d'adoption. Bien sûr, si le salarié opte pour un congé parental à temps partiel, vous devez lui délivrer un bulletin correspondant au travail fourni.
La remise d'un bulletin de paie est en outre obligatoire :
lorsqu'une indemnité transactionnelle globale et forfaitaire comprend divers éléments de rémunération (indemnité compensatrice de préavis, prime, prorata de 13e mois, etc.) ;
lors du versement annuel des commissions aux salariés payés pour partie au fixe.
En cas de rupture du contrat, il sera remis avec la dernière paie, à la date mensuelle habituelle.
Etape
2 -
Vous devez remettre le bulletin de paie par tous moyens
La remise doit être effective
Le bulletin de paie peut être remis en mains propres sur le lieu du travail et pendant les heures de travail, mais pas obligatoirement ; vous pouvez également l'adresser par tout moyen à votre convenance (voie postale, fax, etc.) à l'adresse déclarée par le salarié à l'entreprise.
Attention, la remise doit être effective : vous ne devez pas vous contenter de mettre le bulletin de salaire à la disposition du salarié sur le lieu de travail comme c'est le cas pour la rémunération, mais vous devez faire en sorte de lui faire parvenir.
En cas de litige, vous devrez être en mesure de prouver que vous avez bien remis ou fait parvenir le bulletin à votre salarié.
Si vous pouvez justifier de la remise du bulletin, mais que le salarié dit ne pas l'avoir reçu ou l'avoir perdu, vous n'êtes pas tenu de lui donner un duplicata. Rien ne vous interdit toutefois de le faire si votre salarié est de bonne foi.
Vous pouvez transmettre les bulletins de salaire sous forme électronique à vos salariés, sauf opposition de leur part. Vous devez informer chaque salarié par tout moyen donnant une date certaine, au moins 1 mois avant la 1re dématérialisation, de son droit de s'y opposer, et devez tenir compte de ce refus dans les meilleurs délais et au plus tard 3 mois après sa notification.
Le bulletin électronique doit être remis dans des conditions qui garantissent intégrité et confidentialité des données. Le système doit aussi garantir leur conservation pendant 50 ans ou jusqu'à ce que le salarié ait atteint l'âge de 75 ans.
La mise à disposition est gérée par vous-même ou par un prestataire extérieur. Le salarié doit pouvoir récupérer à tout moment ses bulletins dans un format électronique courant, sans manipulation complexe ou répétitive.
Enfin, les titulaires d'un compte personnel d'activité (CPA) doivent pouvoir consulter leurs bulletins dématérialisés dans leur espace personnel du site CPA.
Notez-leCette obligation de remise ne donne pas le droit au salarié de s'emparer des bulletins de paie dans l'entreprise et d'en faire des photocopies sans l'accord de l'employeur, sous peine de violer le droit de propriété.
Conséquences de la remise
La remise du bulletin permet seulement de supposer que vous avez payé les sommes indiquées. Mais, en cas de réclamation du salarié, cette remise ne prouve pas que le salaire a été correctement versé, et c'est alors à vous de prouver le paiement du salaire par la production des pièces comptables. La seule preuve d'une remise de chèque à l'ordre du salarié n'est pas suffisante : il faut aussi établir que le chèque a été encaissé.
À noter que, même s'il a accepté le bulletin pendant plusieurs années, le salarié peut toujours vous réclamer le paiement de sommes dues qui n'y figurent pas (rappel de salaire, complément d'indemnités de licenciement, etc.).
Il peut pour cela saisir le conseil de prud'hommes dans un délai de 3 ans pour les sommes ayant la nature d'un salaire.