Le règlement intérieur

Etape  1 -  Savoir à qui il revient de rédiger le règlement intérieur

L'employeur est responsable de la bonne organisation et de la bonne marche de son entreprise. Pour cela, il exerce unilatéralement son pouvoir de direction et dispose du droit de fixer les règles de discipline. Il est donc essentiel que l'établissement de ce document soit tout d'abord le fruit de sa réflexion personnelle, après concertation avec son encadrement, et non pas celui d'une négociation avec les représentants du personnel.

Le règlement intérieur s'impose à tous les salariés de l'établissement, embauchés avant ou après son entrée en vigueur. Seules les mesures relatives à l'hygiène et à la sécurité, ainsi que les règles générales relatives à la discipline s'appliquent aux personnes travaillant dans l'entreprise sans être liées par un contrat de travail (stagiaires, salariés d'entreprises extérieures, intérimaires).

Etape  2 -  Connaître le cadre obligatoire et limitatif du règlement intérieur

• aux droits de la défense des salariés (garanties de procédure légales et conventionnelles) ;
• à l'interdiction du harcèlement sexuel et moral et des agissements sexistes (sanction disciplinaire pour les coupables et interdiction des sanctions pour les victimes ou les témoins).

• les mesures d'application de la réglementation en matière de santé et de sécurité ;
• les conditions dans lesquelles les salariés peuvent être appelés à intervenir pour rétablir des conditions de travail protectrices de la sécurité et de la santé de leurs collègues, lorsque celles-ci semblent menacées (machine ayant perdu ses protections, etc.) ;
• les règles générales et permanentes relatives à la discipline (nature et échelle des sanctions, droit de la défense des salariés, etc.).

Le règlement intérieur étant limité à ces trois domaines, l'employeur ne peut y traiter d'aucune autre matière (politique salariale, technique d'évaluation professionnelle, période d'essai, préavis, etc.).

Par ailleurs, le règlement intérieur doit toujours être en conformité avec la loi, les règlements et les dispositions des conventions collectives. En cas d'évolution, l'employeur est donc tenu de le modifier. 

Le règlement intérieur peut restreindre dans certains cas les libertés individuelles

Le Code du travail prévoit que le règlement intérieur ne peut apporter aux droits des personnes et aux libertés individuelles et collectives des restrictions qui ne seraient pas justifiées par la nature de la tâche à accomplir ni proportionnées au but recherché. À défaut, elles seraient discriminatoires et donc illicites.

Autrement dit, des restrictions sont possibles, mais sous conditions. On peut citer plusieurs exemples illustrant ce principe :

Contraintes vestimentaires

Ainsi, si l'obligation du port du casque ou des chaussures de sécurité constitue une atteinte à la liberté des salariés, elle est pour autant justifiée dans certaines entreprises pour les protéger.

Fouille ou Éthylotest

Il en est de même de la possibilité de pratiquer la fouille ou l'éthylotest, lorsque certaines spécificités de l'entreprise le nécessitent (risque de disparition de matériel coûteux, conduite d'engins de levage, etc.). Inversement, une clause obligeant le salarié à tenir la direction informée des changements pouvant intervenir dans sa situation individuelle ou familiale est interdite.

Obligation de neutralité

Le règlement intérieur peut contenir, une clause imposant aux salariés une obligation de neutralité, et restreignant la manifestation de leurs convictions, si ces restrictions sont justifiées par les nécessités du bon fonctionnement de l'entreprise et si elles sont proportionnées au but recherché. Est essentiellement visée la neutralité religieuse, et par là même les pratiques religieuses dans les locaux de l'entreprise ou le port de signes religieux ostentatoires, pour les salariés en contact avec la clientèle.

Si vous souhaitez interdire le port de signes religieux, notamment le voile islamique, aux salariés en relation avec la clientèle, vous pouvez donc intégrer une clause de neutralité générale dans le règlement intérieur, ou dans une note de service en annexe, « interdisant le port visible de tout signe politique, philosophique ou religieux sur le lieu de travail » aux salariés en contact avec la clientèle. À défaut de cette clause, la sanction d'une salariée qui refuserait de retirer le voile ou un autre signe religieux pourrait être jugée discriminatoire.

Face au refus du salarié de se conformer à cette clause, vous devez rechercher à le reclasser, préalablement à tout licenciement, sur un poste sans contact visuel avec les clients.

Etape  3 -  Utiliser de la meilleure manière possible le règlement intérieur pour fixer les règles relatives à la discipline

• le respect des horaires de travail (et éventuellement l'obligation du pointage), la nécessité d'informer l'employeur en cas d'absence et de justifier celle-ci en transmettant un arrêt de travail dans les 48 heures, sont des dispositions extrêmement utiles. En ajoutant ces différentes règles, souvent oubliées par les chefs d'entreprise, il vous sera bien plus facile de sanctionner les salariés qui ne respecteraient pas ces principes nécessaires au bon fonctionnement quotidien de votre entreprise ;
• le respect des instructions données par la hiérarchie semble être une obligation évidente découlant du contrat de travail. Pour autant, les contentieux entre employeurs et salariés reposent souvent sur le non-respect des directives données par l'encadrement concernant l'exécution de travaux annexes. Autant profiter de l'établissement du règlement intérieur pour rappeler cette règle bien légitime ;
• l'interdiction de fumer dans les locaux, de consommer de l'alcool ou de la drogue ;
• les dispositions relatives à l'hygiène et la sécurité.

La fixation de la nature et de l'échelle des sanctions

Celles-ci seront listées de manière graduelle. On pourra donc y trouver, notamment, l'avertissement, la mise à pied, la mutation, la rétrogradation, le licenciement avec préavis et le licenciement pour faute grave ou lourde (sans préavis ni indemnité).

Etape  4 -  Informer le personnel et l'inspection du travail

L'employeur doit transmettre le règlement à l'inspection du travail, en double exemplaire, et déposer également un exemplaire au secrétariat-greffe du conseil de prud'hommes du lieu de l'établissement.

Enfin, il doit informer les salariés par tout moyen. S'il le souhaite, il peut le faire lire aux nouveaux embauchés et mentionner dans leur contrat de travail qu'ils affirment en avoir pris connaissance.

Il ne peut être opposé au salarié que si l'employeur a accompli ces obligations. À défaut, les sanctions prononcées devront être annulées.

Etape  5 -  Faire appliquer le règlement intérieur

Il est nécessaire d'indiquer sur le règlement intérieur sa date d'entrée en vigueur (le plus souvent, ceci se fait dans le dernier article du règlement). Cette date ne pourra pas intervenir avant que ne s'écoule au minimum 1 mois après que l'employeur ait accompli toutes les formalités de dépôt et de publicité.

Le fait que l'inspection du travail n'ait pas donné d'avis sur le règlement intérieur dans le délai de 1 mois n'empêche en rien son entrée en vigueur et son application.