Cas
1 -
Fournir des outils issus des « nouvelles technologies » (NTIC) : outil de travail ou avantage en nature ?
Vous pouvez mettre à la disposition du salarié un téléphone portable, un micro-ordinateur portable ou non, des modems d'accès à un télécopieur, à l'ordinateur de l'entreprise, à Internet, etc. La qualification d'avantage en nature dépend des limites imposées au salarié pour l'usage de ce matériel.
Vous fournissez les outils NTIC pour un usage uniquement professionnel
Si les salariés ne peuvent utiliser ces outils que pendant leur temps de travail, vous n'avez pas à évaluer ces avantages, ni à les soumettre à cotisations sociales.
Vous fournissez les outils NTIC de façon permanente
Dans ce cas, vos salariés peuvent utiliser les outils pour le travail mais aussi à titre privé, en dehors du temps de travail. Au titre de cet usage privé, ils bénéficient d'un avantage en nature, que les outils soient achetés ou qu'ils fassent l'objet d'un abonnement.
Cet usage privé doit faire l'objet :
soit d'un document écrit (contrat, accord conventionnel ou d'entreprise, règlement intérieur, courrier de la direction l'autorisant) ;
soit de factures détaillées.
Toutefois, il n'y a pas d'avantage en nature :
en cas d'utilisation raisonnable établie pour les besoins ordinaires de la vie quotidienne (courts appels au domicile, brèves consultations de serveurs pratiques sur Internet, etc.) ;
ou lorsqu'un document écrit de l'entreprise mentionne que les outils sont destinés à l'usage professionnel ;
ou lorsque leur utilisation permanente découle d'obligations professionnelles (notamment possibilité d'être joint à tout moment, recevoir des informations à tout moment, etc.).
L'avantage résultant de l'usage privé est évalué, à votre choix :
sur le forfait annuel : 10 % du coût d'achat ou du coût annuel de l'abonnement des outils. Lorsque la formule commerciale ne distingue pas l'achat et l'abonnement, le taux de 10 % s'applique au coût total prévu par le contrat ;
sur la base des dépenses réelles : la présentation des justificatifs de factures justifiant le temps passé pour l'utilisation privée suffit (numéro de téléphone, accès Internet, etc.). Si vous n'apportez pas la preuve de ces dépenses, l'avantage doit être effectué d'après les forfaits.
Vous pouvez réviser l'option prise (forfait ou réel) au 1er janvier de chaque année.
Vous fournissez ou donnez les outils NTIC pour un usage uniquement privé
Si vous fournissez à titre gratuit ou à tarif préférentiel ou donnez au salarié un outil NTIC pour son usage privé et extérieur à son travail, l'avantage en nature est obligatoirement évalué en fonction des dépenses réellement engagées (coût de votre achat ou de l'abonnement).
Si votre entreprise produit ou fournit de tels outils, l'avantage est négligé si la réduction tarifaire n'excède pas 30 % du prix public TTC pratiqué envers un client extérieur.
En revanche, en cas de cession gratuite ou de remise supérieure à 30 % du prix normal, la totalité de l'avantage en nature doit être soumis à cotisations.
Exemple
Prix public TTC 100 € :
réduction tarifaire de 20 % du prix public TTC, soit 20 € : l'avantage est négligé ;
réduction tarifaire de 30 % du prix public TTC, soit 30 € : l'avantage est négligé ;
réduction tarifaire de 50 % du prix public TTC, soit 50 € : l'avantage est réintégré pour une valeur de 100 – 50 = 50 € ;
fourniture gratuite : l'avantage en nature est réintégré pour une valeur de 100 €.
La valeur des éventuels outils de travail attribués par l'employeur ne doit pas être intégrée à l'assiette sociale avant application de la déduction forfaitaire spécifique.
Cas
2 -
Vous fournissez des produits et services réalisés ou vendus par votre entreprise
Vous pouvez faire bénéficier vos salariés de conditions privilégiées d'accès aux produits de votre entreprise, par le biais de dons ou de ventes à tarif préférentiel.
Ventes à prix réduits
Les fournitures à des conditions préférentielles de produits et services réalisés par l'entreprise ne constituent pas des avantages en nature et sont donc exonérées dès lors que leurs réductions tarifaires n'excèdent pas 30 % du prix de vente public normal TTC (est pris en compte le prix TTC le plus bas pratiqué dans l'année pour la vente du même produit aux clients).
Lorsque les produits sont défectueux et retournés par les clients ou les distributeurs, le prix retenu pour l'évaluation est le prix de vente qui serait pratiqué si le produit était vendu à un soldeur.
Lorsque la remise dépasse 30 % du prix de vente normal (ou du prix de vente théorique à un soldeur), la totalité de l'avantage en nature doit être soumis à cotisations.
Attention, cette règle s'applique aux produits de votre entreprise elle-même et non pas à ceux acquis auprès d'un fournisseur ou d'une autre entreprise. Ainsi, le rabais que vous obtenez en raison de l'achat de biens en grosses quantités auprès d'un fournisseur est un avantage en nature, quel que soit le montant de la remise faite ensuite à vos salariés sur ces biens.
De même, la règle des 30 % ne s'applique pas et l'avantage est soumis à cotisations quel que soit le montant de la remise lorsque les produits sont fabriqués par une autre entreprise du groupe.
La règle s'applique toutefois lorsque :
le produit est fabriqué par une entreprise du groupe mais qu'il porte le nom de la marque de l'entreprise ;
ou lorsqu'il est fabriqué par un sous-traitant ;
ou pour les concessionnaires et franchisés.
Fourniture gratuite
La fourniture gratuite des produits de l'entreprise constitue un avantage en nature soumis à charges sociales.
Exempleéquipement gratuit de pneus d'essai des véhicules personnels des salariés, avec pour seule obligation de les soumettre à des contrôles périodiques et de les restituer ou de les acquérir au prix résiduel en cas de vente du véhicule ;
fourniture gratuite de vêtements par une société de vente d'articles d'habillement aux vendeurs de ses magasins, même s'ils sont portés pendant le travail ;
fourniture gratuite de décodeurs et d'abonnements à une chaine câblée, même si ces avantages sont motivés par la nécessité pour ces salariés de connaitre tous les programmes de la chaine pour effectuer leur travail.
Cas particulier des publications : l'administration a pu préciser que :
la mise à disposition gratuite en libre-service des publications de la société n'est pas un avantage en nature ;
l'abonnement gratuit pour le personnel ayant participé à la rédaction de la publication (journalistes, rédacteurs, etc. ) n'est pas un avantage en nature ;
la fourniture gratuite de l'abonnement aux autres salariés est un avantage en nature soumis à cotisations.
Cas
3 -
Vous fournissez l'accès à des équipements ou cours sportifs dans l'entreprise
Depuis le 1er janvier 2020, même si votre entreprise est dotée d'un CSE, vous pouvez bénéficier d'exonération sociale si vous mettez à disposition de l'ensemble des salariés :
l'accès à un équipement dédié à la pratique d'activités sportives tel qu'une salle de sport appartenant à l'entreprise ou un espace géré par l'entreprise, ou dont vous prenez en charge la location ;
des cours d'activités physiques et sportives.
Sont ainsi exclus de l'assiette sociale les avantages que représentent pour les salariés :
attention
Cette exonération ne s'applique pas aux financements d'abonnements ou de participations individuelles à des cours de sport organisés en dehors de ces espaces.
Cet avantage est exclu de l'assiette des contributions et cotisations sociales dans la limite annuelle de 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale multiplié par l'effectif de l'entreprise (nombre de salariés au cours de l'année précédente).
Cas
4 -
Subventionner un mode de garde en crèche ou micro-crèche
Si la subvention de l‘entreprise ne conduit qu'à réserver des places, l'avantage en nature est totalement exclu de l'assiette des cotisations. En revanche, si elle permet au salarié de bénéficier d'une réduction tarifaire supérieure à 2301 euros au 1er janvier 2023, elle est soumise à cotisations.