Répondre à une demande de congé de validation des acquis de l'expérience (VAE)

Etape  1 -  Vérifier que la demande d'absence dans le cadre d'un congé VAE est faite en bonne et due forme

• la certification professionnelle visée ;
• les dates, la nature et la durée des actions permettant de faire valider les acquis de l'expérience ;
• la dénomination du ministère ou de l'organisme qui délivre la certification professionnelle.

Elle s'effectue dans les mêmes conditions qu'une formation réalisée dans le cadre du CPF.

Il vous l'adresse par tout moyen conférant date certaine à sa réception, au plus tard 60 jours avant le début de l'action de VAE. Il joint tout document attestant de la recevabilité de sa candidature à une VAE et, le cas échéant, tout document permettant d'attester de son niveau de qualification pour bénéficier d'une augmentation de la durée de l'autorisation d'absence.

Faute de remplir ces conditions de forme, la demande est irrecevable. Dans ce cas, vous devez indiquer très exactement, dans votre réponse, que la demande de congé de VAE ne peut pas être instruite en raison du non-respect des conditions de forme fixées par la réglementation.

Avant de débuter une procédure de VAE, il est nécessaire de bien préciser son projet professionnel et de choisir la certification la mieux adaptée. Pour ce faire, le candidat peut effectuer une demande de renseignements en ligne ou se rapprocher du centre de conseil sur la VAE (point relais conseil). Les régions mettent en place ces centres de conseil et transmettent leur liste et coordonnées au portail national dématérialisé www.vae.gouv.fr.

Un guichet unique numérique devrait permettre aux candidats d'effectuer leurs démarches de VAE.

La personne dont la candidature a été jugée recevable peut bénéficier d'un accompagnement pour préparer son dossier ainsi que l'entretien avec le jury.

Cet accompagnement débute dès que la demande est jugée recevable et prend fin à la date d'évaluation par le jury.

Il est réalisé en fonction des besoins du candidat déterminés, le cas échéant, avec l'autorité ou l'organisme délivrant la certification demandée et, sous réserve des règles de prise en charge définies par les opérateurs de compétences, les régions ou Pôle emploi.

L'accompagnement peut aussi comprendre une assistance à l'orientation et à la recherche de financement pour la prise en charge d'une formation complémentaire correspondant aux formations obligatoires requises par le référentiel de la certification recherchée ou à l'acquisition d'un bloc de compétences manquant dans le parcours du candidat et correspondant à une partie identifiée dans ce référentiel.

Depuis le 23 décembre 2022, l'accompagnement peut également prendre la forme de formations ou de périodes de mise en situation en milieu professionnel.

Etape  2 -  Vérifier que le salarié peut bénéficier du congé de VAE

• la durée de l'action de VAE doit être inférieure ou égale à 48 heures, consécutives ou non, par session d'évaluation ;
• un délai de franchise (DF) d'un an est à respecter lorsque la demande fait suite à une précédente autorisation d'absence similaire (sauf si le salarié a obtenu une ou plusieurs parties de certification pour le passage d'une évaluation complémentaire devant le jury).

Lorsque ces conditions sont remplies, vous ne pouvez refuser la demande du salarié que pour raison de service.

Etape  3 -  Donner votre réponse et signer dans certains cas une convention

Vous devez donner votre réponse dans un délai de 30 jours suivant la réception de la demande en indiquant, le cas échéant, les raisons qui motivent le report ou le rejet de la demande.

Vous pouvez reporter le départ du salarié de six mois au plus si vous jugez que son absence est préjudiciable à la bonne marche du service.

Le défaut de réponse dans les 30 jours calendaires vaut accord.

Si la VAE est prise en charge par l'employeur ou par un organisme (OPCO, État, région, Pôle emploi, etc.), en l'absence de mobilisation du CPF, une convention est conclue entre le candidat, l'organisme intervenant dans la procédure et le financeur des actions. Elle précise la certification ciblée ainsi que les conditions de prise en charge des frais de procédure et d'accompagnement (transport, repas, hébergement, examen du dossier de recevabilité, etc.).

Le candidat doit produire tout document attestant de la recevabilité de sa demande de VAE, à défaut, la prise en charge peut être refusée.

Si le candidat mobilise son CPF en vue de financer les actions de VAE, l'acceptation des conditions d'utilisation du service dématérialisé du CPF tient lieu de convention.
Si un salarié entreprend, à titre individuel et à ses frais, des actions en vue d'une VAE, une convention est conclue entre elle et les organismes intervenant dans cette procédure.

Le salarié bénéficiaire du congé a droit à une rémunération égale à celle qu'il aurait perçue s'il était resté à son poste.