Etape
1 -
Connaître les absences ouvrant droit à congés payés
Les absences sont assimilées à du travail effectif :
les absences pour maladie professionnelle ou accident du travail ;
les absences pour accident de trajet, celui-ci étant assimilé comme un accident du travail, à un temps de travail effectif ;
le congé de maternité et de paternité ou d'adoption ;
les absences pour maladie non professionnelle ;
les congés pour événements familiaux (naissance, mariage, décès, etc.) ;
les contreparties obligatoires en repos liées aux heures supplémentaires ;
les périodes de congés payés ;
les périodes de congé de formation ;
les heures chômées en cas d'activité partielle.
Etape
2 -
Appliquer la bonne règlementation selon la situation
Il est possible que l'absence d'un salarié soit justifiée par plusieurs motifs. C'est par exemple le cas des salariés malades pendant leurs congés. Afin de savoir comment traiter cette absence, il convient tout d'abord de déterminer quel évènement survient en premier.
Si le premier évènement est le début des congés payés, ils peuvent aller jusqu'à leur terme. Par exemple, le fait qu'un salarié soit placé en arrêt maladie ou que la situation de l'entreprise nécessite un gel de ses activités ne vous oblige pas à intervenir. En revanche, si cette situation de cumul persiste à l'issue du congé, vous devez modifier la prise en charge du salarié en conséquence à partir de la date de reprise initialement prévue.
À l'inverse, si un évènement inattendu survient avant le début des congés, il convient de vérifier si celui-ci entraîne une impossibilité de maintenir les congés payés :
l'activité partielle n'est pas cumulable avec les congés payés : vous devez soit suspendre la mise en activité partielle pendant la durée des congés, soit organiser leur report ;
le régime de la maladie suspend le contrat : vous ne pouvez pas imposer la prise de congés pendant un arrêt de travail ;
les périodes de préavis ne peuvent pas être confondues avec celles des congés payés : sauf accord des parties, le préavis ne peut pas être imputé sur une période de congés payés ;
la décision de mettre à pied un salarié le prive de prendre ses congés pendant cette même période.
En dehors de ces cas, vous pouvez maintenir les congés payés tels qu'ils avaient été décidés avant l'évènement extérieur modifiant la situation du salarié (exemple : évènement familial).
Précisions sur la coordination maladie/congés payés
Si le salarié tombe malade avant la date de départ de ses congés payés
Vous ne pouvez pas lui imposer de prendre ses congés pendant son arrêt de travail. C'est le régime de la maladie qui doit être appliqué jusqu'à la fin de son arrêt de travail.
Il conserve ainsi son droit à congés et peut vous demander d'en bénéficier ultérieurement.
Les règles susvisées s'appliquent même si les congés payés correspondaient à une période de fermeture de l'entreprise et vous ne pouvez pas remplacer la prise de congés par le versement d'une indemnité.
Si le salarié ne se trouve plus dans la période de prise des congés payés (1er mai – 30 avril) à son retour, compte tenu des positions de la Cour de justice de l'Union européenne (CJUE) et de la Cour de cassation, nous vous conseillons, dans ce cas de figure, de ne pas refuser le report des congés. Cela vous évitera de vous exposer à un contentieux dont l'issue pourrait vous être défavorable.
À noter toutefois que dans ce cas, la CJUE admet qu'une limitation de la période de report des congés payés peut être posée par le droit national.
Cependant, de manière plus générale, c'est la caisse des congés payés qui va gérer le calcul et le paiement des congés auprès de vos salariés.
En pratique, dans la mesure où celle-ci va anticiper le paiement des congés avant le jour du départ en vacances du salarié, il est fort à parier que l'intervention d'un arrêt maladie après votre envoi, auprès de la caisse, de la fiche navette déclenchant le paiement des congés pour l'ouvrier soit sans incident sur le calcul des congés, votre salarié étant réputé avoir eu ses jours.
Si le salarié tombe malade pendant ses congés payés
Dans ce cas, il ne peut pas exiger que son congé soit prolongé de la durée de la maladie ou qu'il soit reporté. Toutefois, compte tenu de la position de la CJUE, nous vous conseillons de ne pas refuser le report des congés.
Celle-ci considère en effet que le salarié qui tombe malade pendant ses congés annuels a droit au report des jours de congés correspondant aux jours de maladie, peu important que la maladie intervienne avant ou pendant les congés.
Etape
3 -
Accepter le report des congés
Les congés payés acquis doivent être reportés après la date de reprise du travail si le salarié s'est trouvé dans l'impossibilité de les prendre en raison d'absences liées à un accident du travail ou à une maladie professionnelle, même si la période de prise des congés est dépassée.
Rappel : dans le BTP, cette période de prise des congés est fixée du 1er mai de chaque année au 30 avril de l'année suivante (pour les ouvriers des entreprises de travaux publics, un accord d'entreprise peut la fixer du 1er mai au 31 mars).
Par conséquent, les congés acquis avant l'absence du salarié ne peuvent pas être perdus dans ce cas, quelle que soit la date de retour au travail de ce dernier.
Il en est de même pour les salariés de retour dans l'entreprise suite à un congé de maternité ou d'adoption et, depuis le 11 mars 2023, suite à un congé de paternité, parental d'éducation ou de présence parentale. Si vous refusez, ils pourront prétendre au versement d'une indemnité compensatrice.
Les autres situations sont laissées à votre libre appréciation.
Etape
4 -
Définir la période de report
Quelle que soit la situation, c'est à vous de décider des dates de prise des congés qui sont reportés. En effet, cela dépend de votre pouvoir de direction, le salarié ne saurait vous les imposer.