Etape
1 -
Appliquer le fractionnement à bon escient
Chaque salarié totalise un droit à congés payés de 30 jours ouvrables. Le code du travail décompose ce droit en 2 congés bien distincts :
un congé payé principal correspondant à 4 semaines (24 jours ouvrables) de congés payés et devant être pris entre le 1er mai et le 31 octobre ;
un complément de congés correspondant à la cinquième semaine (soit 6 jours ouvrables).
Le congé principal continu ne peut excéder 24 jours ouvrables. La 5e semaine devra donc être prise en dehors du congé principal ; en général, dans la période allant du 1er novembre au 30 avril, mais dans la pratique, elle se prend dans le BTP pendant les fêtes de fin d'année. Néanmoins, les salariés justifiant de contraintes géographiques particulières (travailleurs étrangers retournant dans leur pays d'origine, notamment) peuvent accoler la 5e semaine à leur congé principal.
Lorsque le congé principal de 4 semaines est fractionné, c'est-à-dire qu'une partie de ces jours est prise en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre (en l'absence d'accord d'entreprise fixant une période différente), le salarié a droit à 1 ou 2 jours de congé supplémentaires.
attention
Un minimum de 12 jours ouvrables doit être obligatoirement pris entre le 1er mai et le 31 octobre (en l'absence d'accord d'entreprise fixant une période différente).
Etape
2 -
Déterminer le nombre de jours supplémentaires auquel votre salarié a droit
Vous dépendez d'une caisse de congés payés et n'avez pas à calculer le nombre de jours supplémentaires correspondant au fractionnement. En effet, la caisse des congés payés vous enverra chaque année une feuille récapitulative pour chaque salarié comportant le nombre de jours de congés acquis, ainsi que le nombre de jours de fractionnement.
Cette feuille récapitulative (bleue) comporte 2 volets ; 1 pour vous et 1 que vous remettrez à votre salarié.
Vous pouvez toutefois vérifier si votre caisse de congés payés applique correctement ces jours de fractionnement et calcule le bon nombre de jours en suivant les règles suivantes.
L'accord d'entreprise primant sur la convention collective.
Il est donc possible de déroger aux dispositions légales relatives au fractionnement du congé principal, par accord d'entreprise ou d'établissement fixant :
L'accord d'entreprise peut supprimer le droit à des jours de fractionnement, en modifier le nombre, etc.
En revanche, l'accord ne peut pas déroger aux règles suivantes : sauf exception, la durée des congés payés pouvant être pris en une seule fois ne peut pas excéder 24 jours. Si le congé ne dépasse pas 12 jours ouvrables, il est continu. S'il est supérieur à 12 jours ouvrables, il est possible de fractionner le congé avec l'accord du salarié. Cet accord n'est pas nécessaire lorsque le congé a lieu pendant la période de fermeture de l'entreprise. Une des fractions est au moins égale à 12 jours ouvrables continus compris entre 2 jours de repos hebdomadaire.
Enfin, en l'absence d'accord d'entreprise, les règles suivantes doivent être appliquées : dès lors qu'une partie de ses 4 premières semaines de congés payés est prise en dehors de la période de référence du 1er mai au 31 octobre, votre salarié a droit automatiquement à des jours de congés payés supplémentaires. Le nombre de jours de fractionnement acquis par votre salarié dépend du nombre de jours de congés pris en dehors de la période de référence :
si, sur ses 4 premières semaines de congés payés, votre salarié a pris 3, 4 ou 5 jours ouvrables en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre, il a droit à 1 jour de congé supplémentaire ;
ExempleUn salarié a droit à 5 semaines de congés payés (30 jours ouvrables). Il prend 3 semaines de congés payés (18 jours ouvrables) au mois d'août et 3 jours ouvrables au mois de septembre. Le solde de ses congés est posé au mois de décembre pour les fêtes de fin d'année, soit 9 jours ouvrables. Sur ces 9 jours restants, il faut déduire 6 jours correspondant à la cinquième semaine qui n'ouvrent pas droit à fractionnement.
Il reste donc 3 jours ouvrables sur les 4 premières semaines qui ont donc été pris en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre. Le salarié peut ainsi prétendre à 1 jour de congé payé supplémentaire pour fractionnement.
si, sur ses 4 premières semaines de congés payés, votre salarié a pris au moins 6 jours ouvrables en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre de la même année, il a droit à 2 jours de congés supplémentaires.
ExempleUn salarié a droit à 5 semaines de congés payés. Seulement 3 semaines sont fixées du 1er mai au 31 octobre, en l'occurrence au mois de juin. Il peut donc prétendre à 2 jours de congés payés supplémentaires pour fractionnement, car 6 jours ouvrables de congés sur les 4 premières semaines seront pris en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre.
Ces règles peuvent être résumées dans le tableau suivant en fonction de la fraction du congé principal attribué en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre :
Nombre de jours de congés pris entre le 1er mai et le 31 octobre sur les 4 premières semaines | Nombre de jours de congés payés pris en dehors du 1er mai au 31 octobre sur les 4 premières semaines | Nombre de jours de congés supplémentaires pour fractionnement |
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Vous devez appliquer ces règles même si c'est votre salarié qui est à l'origine du fractionnement et de la prise d'une partie de son congé principal en dehors de la période légale.
attention
Pour les ETAM et cadres du BTP, si c'est l'employeur qui demande au salarié de fractionner son congé principal pour les besoins du service, le salarié doit bénéficier :
de 2 jours ouvrables de congés supplémentaires, car il doit prendre au moins 6 jours continus hors période légale ;
et d'une indemnité de 8/100 de son salaire mensuel (en compensation de ses frais supplémentaires de route).
L'attribution de ces 2 jours supplémentaires et de l'indemnité ne se cumule pas avec les jours de fractionnement prévus par les dispositions légales. De plus ils doivent être pris en charge par l'entreprise, contrairement aux jours de fractionnement qui sont pris en charge par la caisse de congés payés.
Le fractionnement et les dates de prises de la 5e semaine ou des éventuels jours de congé supplémentaires prévus par la convention collective ne génèrent aucun droit supplémentaire à congés payés.
Etape
3 -
Attribuer les congés pour fractionnement à votre salarié
Comme tous congés payés, les jours de congés supplémentaires pour fractionnement devront apparaître sur la fiche de paie de votre salarié. À ce titre, vous devrez reporter sur son bulletin de paie, le décompte du nombre de jours de congés acquis ainsi que le nombre de jours de fractionnement que vous retrouverez sur la feuille récapitulative que vous envoie votre caisse de congés payés.
Comme leur nombre dépend du nombre de jours de congés légaux pris du 1er mai au 31 octobre, c'est au terme de cette période que les congés supplémentaires seront attribués au salarié soit, en pratique, sur la fiche de paie du mois de novembre.