Etape
1 -
Connaître vos obligations en matière d'information
Le CSE obtient des informations au fil de son activité quotidienne et de ses enquêtes et inspections. Mais il dispose plus largement d'un droit à l'information par une note précise et écrite, vous devez lui fournir toutes les informations nécessaires à l'exercice de ses attributions consultatives (reportez-vous à l'onglet « Pour aller plus loin »).
Cette communication s'effectue via la base de données économiques et sociales (BDES) de l'entreprise. Cette base, qui contient toutes les informations récurrentes fournies aux représentants du personnel doit être accessible en permanence aux membres du CSE.
Vos obligations d'information permanentes
Vous êtes tenu de présenter au CSE, au moins une fois par an, les trois documents écrits suivants :
un rapport dressant le bilan de la situation générale en matière d'hygiène, de sécurité et de conditions de travail et rappel des actions menées au cours de l'année écoulée ;
un document unique recensant les risques professionnels dans l'entreprise. Il doit recenser à la fois les risques physiques (électriques, routiers, de chutes, d'incendie, etc.) et les risques psychosociaux (burn-out, harcèlement, suicide, etc.) ;
un programme annuel de prévention des risques et d'amélioration des conditions de travail, établi à partir des analyses de risques du comité. Il doit comporter la liste détaillée des mesures à prendre au cours de l'année à venir, en précisant les conditions de leur exécution et en procédant à une estimation de leur coût.
Notez-le
Si certaines des mesures prévues ne sont pas prises au cours de l'exercice concerné par le programme, vous devez en énoncer les causes en annexe au bilan de l'année écoulée.
Vous devez par ailleurs informer le CSE de toute mise à jour de la BDES selon des modalités fixées soit par accord collectif soit par décision unilatérale.
Vos obligations d'information ponctuelles
Au fur et à mesure des consultations du CSE, vous devez lui communiquer les documents liés à ces consultations, afin de lui permettre de rendre son avis. Il s'agit notamment :
du règlement intérieur : préalablement à son entrée en vigueur ou pour toute modification concernant les mesures d'application de la réglementation en matière d'hygiène et de sécurité dans l'entreprise. Il en va de même pour les notes de service relatives à ces thèmes ;
de toute décision d'aménagement important modifiant les conditions d'hygiène, de sécurité ou de travail ;
des projets d'introduction de nouvelles technologies et du plan d'adaptation que vous devez établir avant de mettre en oeuvre des mutations technologiques importantes et rapides ;
des mesures pour faciliter la mise, la remise ou le maintien en activité des accidentés du travail et des travailleurs handicapés, notamment par l'aménagement des postes ;
des résultats des visites de contrôle et les rapports établis à la suite des vérifications obligatoires effectuées sur certains matériels, équipements ou installations. Ces documents doivent être datés, préciser l'identité de la personne ou de l'organisme chargé du contrôle, et être présentés au comité dès la réunion qui suit votre réception ;
des observations et mises en demeure faites par un agent de contrôle de l'inspection du travail ou les agents de la CARSAT au cours de leur visite. Ces informations doivent être transmises au comité dès la réunion qui suit leur intervention ;
des rapports et les résultats des études du médecin du travail ;
des fiches de données de sécurité établies pour les produits chimiques dangereux ;
du plan judiciaire d'hygiène et de sécurité en cas d'accident du travail dans une entreprise où ont été relevés des manquements graves ou répétés aux règles d'hygiène et de sécurité du travail. En effet, le juge peut enjoindre à une entreprise de présenter au CSE, dans un délai fixé par lui, un plan de réalisation de ces mesures.
Notez-le
Vous devez informer le CSE de tous les accidents présentant un caractère de gravité suffisant ou de répétition, justifiant l'ouverture d'une enquête.
Etape
2 -
Respecter l'accès permanent du CSE à certains registres et documents
Les membres doivent pouvoir avoir accès à tout moment :
à tous les registres et documents concernant l'hygiène et la sécurité ;
aux registres imposés par la loi pour la vérification de certains appareils, machines et installations ;
à la base de données économiques et sociales de l'entreprise.
Cette obligation s'applique notamment :
au registre de sécurité ;
au registre spécial de consignation des alertes en matière de santé publique et environnement ;
aux observations et mises en demeure de l'inspection du travail ;
à la documentation relative aux équipements de travail, aux consignes d'utilisation des équipements de protection individuelle mis à disposition des salariés et au carnet de maintenance de ces équipements ;
aux résultats, non nominatifs, des examens médicaux en cas d'exposition au bruit ;
au document unique sur lequel sont transcrits les résultats de l'évaluation des risques pour la santé et la sécurité des travailleurs ;
au registre spécial où sont consignés les avis du CSE en cas de danger grave et imminent ;
au registre des accidents bénins (facultatif et avec accord de la CARSAT) ;
aux résultats de l'évaluation du risque biologique (si cette évaluation révèle l'existence d'un risque) ;
aux fiches des travailleurs exposés (éventuellement) aux rayonnements ionisants ;
à l'évaluation des risques d'expositions (éventuels) aux vibrations mécaniques ;
au plan de démolition, de retrait ou de confinement de l'amiante et en règle générale la protection mise en oeuvre contre les risques liés à l'amiante, si vos collaborateurs y sont exposés.