Etape
1 -
Prendre toutes les mesures avant le départ en congé de maternité
Si la salariée vous informe oralement de sa grossesse, demandez-lui tout d'abord de vous adresser, par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) ou remise en mains propres contre décharge, un courrier précisant ses dates de congé de maternité, accompagné d'un certificat médical attestant de son état et de la date présumée de l'accouchement.
Vous n'êtes soumis à aucune forme de réponse particulière, mais devez prendre certaines mesures.
Changement ou aménagement éventuel de poste
Poste à risques (travail amenant à porter des charges lourdes, manipulation de produits dangereux, etc.) : vous devez automatiquement lui proposer un autre poste compatible avec son état jusqu'au début du congé.
Poste inadapté : si son état de santé l'exige, vous devez l'affecter à un autre emploi :
sur sa demande, avec certificat médical de son médecin traitant recommandant sa mutation ;
ou sur votre initiative, sur les conclusions du médecin du travail. Dans ce cas, son affectation sur un autre poste est subordonnée à l'accord de la salariée.
En cas de désaccord entre vous et votre salariée, c'est le médecin du travail qui a toute compétence pour apprécier la nécessité du changement d'emploi. Ce changement ne peut pas excéder la durée de la grossesse et dès que son état de santé le lui permet, ou au terme de la période postnatale, elle doit retrouver son emploi initial.
Si vous n'avez pas de poste adapté disponible, vous devez suspendre le contrat jusqu'au début du congé de maternité, après l'avoir informée par écrit des raisons de l'impossibilité de modification. Elle bénéficie alors d'une garantie de rémunération, composée des indemnités journalières de la Sécurité sociale et du complément de salaire à votre charge.
Suivi médical individuel
Rôle du médecin du travail. Jusqu'au départ en congé, le médecin du travail doit exercer sur l'intéressée un suivi médical individuel, en décidant de la fréquence et de la nature des examens à effectuer éventuellement (indépendamment de ceux de la Sécurité sociale), pour vérifier si sa grossesse nécessite ou non des aménagements de poste ou une mutation provisoire.
Attention, le médecin est astreint au secret professionnel sur l'existence d'une grossesse aussi longtemps que vous n'avez pas été avisé par la salariée elle-même.
Absences autorisées. Vous devez respecter les autorisations d'absence dont l'intéressée bénéficie pour se rendre à tous les examens médicaux obligatoires de surveillance de sa grossesse. Ces absences n'entraînent aucune diminution de rémunération et sont prises en compte pour les droits aux congés payés et à l'ancienneté.
Notez que le salarié qui a le statut de conjoint, concubin ou partenaire de pacs de la femme enceinte, bénéficie lui aussi d'autorisations d'absences pour l'accompagner à trois de ces examens médicaux. Tout comme celles de la femme, ces absences sont rémunérées et assimilées à du travail effectif pour les droits aux congés payés et au titre de l'ancienneté.
Droit de licenciement restreint
Pendant la période qui précède le congé de maternité (y compris en période d'essai) et pendant les 10 semaines qui le suivent, compte tenu de la protection contre le licenciement dont bénéficie la femme enceinte, vous ne pouvez envisager une procédure de licenciement que dans 2 cas :
faute grave de la salariée : attention, ne constituent pas une faute grave une absence non autorisée liée à la grossesse ou l'envoi tardif de justificatifs d'absence ;
impossibilité de maintenir le contrat de travail pour un motif étranger à la grossesse : si des conditions d'ordre économique vous obligent à supprimer des emplois (compression de personnel, réorganisation, etc.), vous devrez établir l'impossibilité de maintenir le contrat, en justifiant notamment de l'échec des recherches de reclassement et l'absence de lien avec la grossesse.
En dehors de ces cas, il est non seulement interdit de licencier la salariée enceinte pendant la période de protection, mais également de décider et de prendre des mesures préparatoires à un licenciement ultérieur. En cas de prise de jours de congés payés juste à la suite du congé de maternité, la période de protection débute au retour de la salariée de son congé payé.
Depuis le 9 juillet 2023, une protection analogue contre le licenciement s'applique aux salariées victimes d'une fausse couche médicalement constatée entre la 14e et la 21e semaine d'aménorrhée incluse, pendant les 10 semaines qui suivent.
Etape
2 -
Respecter les formalités pendant le congé de maternité
Valider le congé
La salariée dont la grossesse est médicalement constatée bénéficie d'un congé de maternité qui constitue un droit auquel vous ne pouvez pas vous opposer (quels que soient son ancienneté, la nature de son contrat et ses horaires de travail). Vous pouvez toutefois vérifier que ce congé est pris aux dates prévues et pour la durée autorisée (reportez-vous à l'onglet « À télécharger »).
Les conventions collectives nationales Bâtiment et Travaux publics ouvriers, ETAM et cadres vous obligent à maintenir le salaire pendant toute la durée de son congé de maternité, déduction faite des indemnités journalières de Sécurité sociale.
Le congé de maternité est assimilé à une période de travail effectif pour les droits à l'ancienneté, aux congés payés (qu'elle pourra dans tous les cas, prendre à son retour) et pour la répartition de l'intéressement. En revanche, les éventuelles primes liées à l'assiduité ou à la présence sont supprimées.
Effectuer une déclaration DSN
L'attestation de salaire s'effectue sur la déclaration sociale nominative mensuelle (DSN).
Etape
3 -
Connaître les obligations au retour du congé de maternité
À l'issue du congé, vous devez réintégrer la salariée dans son emploi ou, si cela n'est pas possible, dans un emploi similaire et rémunéré de la même façon.
Vous avez également l'obligation de lui attribuer :
Cependant, vous n'êtes pas tenu de maintenir le niveau de primes de résultats qu'elle avait avant son départ. En effet, le montant moyen des commissions perçues n'est pas intégré au contrat de travail et est directement lié à l‘activité professionnelle.
Par ailleurs, la salariée doit subir une visite médicale de reprise.
Enfin, elle doit passer l'entretien professionnel d'évolution, y compris lorsqu'elle a passé le précédent moins de 2 ans auparavant.