Etape
1 -
Négocier l'accord
Pour mettre en oeuvre une répartition entre les salariés d'une part du bénéfice de l'entreprise, un accord écrit est obligatoire.
Durée
Sa durée maximale, auparavant de 3 ans, a été portée à 5 ans au 1er janvier 2023, renouvelable tacitement plusieurs fois.
Elle peut être inférieure à 5 ans, sans pouvoir être inférieure à 1 an.
Notez-leLe personnel, le CSE ou les syndicats représentatifs disposent de la possibilité de demander une renégociation du régime d'intéressement, accord mis en place par ratification ou par accord unilatéral. Cette demande de renégociation doit être portée dans les 3 mois précédant la date d'échéance du régime d'intéressement.
L'accord d'intéressement peut se négocier de plusieurs manières :
dans le cadre d'une convention ou d'un accord collectif ;
entre le chef d'entreprise et les représentants des organisations syndicales représentatives dans l'entreprise ;
au sein du CSE, à la majorité des membres présents à la réunion ;
par ratification de l'accord présenté par l'employeur (conjointement avec au moins un syndicat lorsque des syndicats représentatifs sont implantés dans l'entreprise, conjointement avec le CSE ou seul en l'absence de CSE et de syndicats, par au moins les 2/3 du personnel de l'entreprise ;
par un accord mis en place par décision unilatérale du chef d'entreprise.
Mise en place
L'accord d'intéressement peut être mis en place dans une entreprise ou au sein d'un groupe d'entreprises.
Afin de répondre à l'ensemble des obligations et pour ouvrir droit aux exonérations fiscales et sociales, cet accord doit être conclu au plus tard le dernier jour du 5e mois suivant la clôture de l'exercice.
Les entreprises peuvent adhérer à l'accord collectif national du 15 mars 2018 par accord d'entreprise ou DUE, selon leur effectif.
Etape
2 -
Connaître les clauses obligatoires
Le contenu des accords d'intéressement doit prévoir :
un préambule indiquant les motifs de l'accord ainsi que les raisons du choix des modalités de calcul de l'intéressement et des critères de répartition ;
la formule de calcul de l'intéressement et la définition des éléments qu'elle fait intervenir ;
le système d'information du personnel et des représentants du personnel sur l'application de l'accord. Doivent être fixées les modalités d'information de chaque bénéficiaire sur les sommes qui lui sont attribuées, le montant dont il peut demander le versement, le délai dans lequel il peut formuler sa demande et l'affectation par défaut de ces sommes au PEE ou au PEI, lorsqu'il y en a un dans l'entreprise, en l'absence de demande du bénéficiaire ;
la période pour laquelle l'accord est conclu ;
les critères de répartition de l'intéressement ;
les dates de versement ;
la possibilité d'affecter les sommes perçues à un PEE, PEI, PERCO, PERE ;
les procédures prévues pour le règlement des litiges.
Etape
3 -
Déposer l'accord
L'accord d'intéressement, et tout avenant (ou le document unilatéral de l'employeur), doit être déposé au plus tard dans les 15 jours suivant la date limite de conclusion par voie dématérialisée, sur la plateforme du ministère du Travail : teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.
L'avenant, ou le document unilatéral modifiant l'adhésion en vigueur à l'accord de branche d'intéressement, est déposé selon les mêmes formalités et délais que le document d'adhésion à l'accord de branche.
Si la décision unilatérale de l'employeur résulte d'un échec des négociations avec les délégués syndicaux ou le CSE, les documents déposés sur la plateforme comportent le PV de désaccord dans lequel sont consignées en leur dernier état les propositions respectives des parties. Si elle résulte de l'absence de CSE, le PV de carence doit être joint.
La DDETS délivre un récépissé attestant du dépôt et transmet l'accord à l'URSSAF qui dispose de 3 mois (à compter de la réception de l'ensemble des documents nécessaires) pour demander le retrait ou la modification des clauses contraires aux dispositions légales. En l'absence de demande de l'URSSAF dans ce délai, une contestation ultérieure de l'accord ne pourra pas remettre en cause les exonérations fiscales et sociales liées, au titre des exercices en cours ou antérieurs.
Ce dispositif de sécurisation juridique ne s'applique qu'à l'accord d'intéressement initial et non à d'éventuels avenants de mise en conformité.
Notez-leLes accords et règlements déposés à compter du 1er janvier 2023 ne font plus l'objet d'un contrôle de forme par l'Administration. À la même date, une procédure dématérialisée de rédaction d'accord type permet de vérifier sa conformité et de sécuriser les exonérations dès le dépôt. Cette procédure est accessible via le site mon-interessement.urssaf.fr
Une fois l'accord entièrement rédigé au moyen de ce site, un code d'identification, délivré lors de son téléchargement, permet son authentification. Sous réserve qu'aucune modification n'ait été apportée après le téléchargement, l'accord déposé sur la plateforme TéléAccords avec ce code d'identification est réputé conforme et ouvre droit aux exonérations sociales et fiscales.
L'URSSAF dispose de 2 mois supplémentaires pour demander le retrait ou la modification de clauses, afin que l'entreprise se mette en conformité pour les exercices qui suivent le dépôt. À défaut de demande dans ce délai, les exonérations sociales et fiscales sont acquises pour les exercices ultérieurs.