Etape
1 -
Déterminer s'il y a obligation ou non de rémunérer le stagiaire
Tous les stages en entreprise d'une durée supérieure à 2 mois consécutifs ou non doivent obligatoirement être rémunérés, soit l'équivalent de 44 jours (sur la base de 7 heures par jour). Ainsi la gratification est due au-delà de la 308e heure de stage.
Notez-le
L'accord collectif national du 5 septembre 2017 sur les stagiaires dans les entreprises des Travaux publics, étendu par arrêté du 4 décembre 2018, a supprimé l'obligation de rémunérer les stages d'une durée comprise entre huit semaines et deux mois. Le versement d'une gratification minimale en dessous de deux mois de stage est devenu facultatif.
Pour calculer la durée du stage, il faut assimiler au temps de présence les jours de congés et d'autorisations d'absence en cas de grossesse ou paternité, ainsi que les jours de congés et autorisations d'absence prévus dans la convention de stage.
Le stagiaire n'étant pas un salarié de l'entreprise, la rémunération versée par l'employeur est une gratification. Elle n'a pas le caractère de salaire.
Pour les stages dont la durée initiale est inférieure à 2 mois, il peut être inséré une clause indiquant que l'employeur se réserve la possibilité, en cas de stage satisfaisant, de rémunérer le stagiaire.
Etape
2 -
Fixer le montant de la gratification
Vous êtes libre de fixer la gratification que vous souhaitez, mais elle doit être précisée dans la convention de stage et dépasser un montant minimal pour les stages de plus de 2 mois. La gratification minimale horaire obligatoire est de 15 % du plafond horaire de la Sécurité sociale pour les stages de plus de 2 mois.
Ce montant est à calculer en fonction de la durée de travail réelle du stagiaire.
Deux modes de rémunération sont possibles :
soit un versement mensuel sur la base d'un lissage des heures totales de travail devant être accomplies par le stagiaire sur tout le stage ;
soit un versement mensuel en fonction de l'horaire réellement effectué sur le mois concerné.
Exemple
Stage de 4 mois calendaire, du 1er janvier au 30 avril de N, pour un total de 600 heures réellement effectuées : 150 heures en janvier, 90 heures en février, 160 heures en mars, 200 heures en avril. Compte tenu du plafond horaire de la Sécurité sociale de 27 euros en 2023 et du pourcentage de calcul à retenir, la gratification totale est de : 600 h × 27 × 15 % = 2430 €.
Versement mensuel en fonction des heures effectuées au cours du mois, la gratification est de :
janvier : 150 h × 27 × 15 % = 607,50 € ;
février : 90 h × 27 × 15 % = 364,50 € ;
mars : 160 h × 27 × 15 % = 648 € ;
avril : 200 h × 27 × 15 % = 810 €.
Lissage sur la durée totale de stage, la gratification est de : 2430 €/4 mois = 607,50€/mois.
Le calcul de l'indemnité doit être fait en fonction du nombre d'heures de présence effective par le stagiaire. À ce temps de présence, vous pouvez ajouter les périodes de congés payés que vous prévoyez d'octroyer au stagiaire.
Etape
3 -
Calculer les cotisations et contributions salariales et patronales
La gratification versée au stagiaire bénéficie d'une exonération de charges sociales dans la limite d'une franchise.
Déterminer le seuil d'exonération applicable à votre stagiaire
Ce seuil est apprécié au moment de la signature de la convention de stage, en tenant compte du temps de présence mensuel prévu au cours du stage.
Le calcul de la limite d'exonération, que l'on appelle aussi franchise ou plafond, est fixé comme suit :
plafond horaire de la Sécurité sociale x 15 % x nombre d'heures effectuées par le stagiaire sur le mois considéré
Elle correspond au montant minimum de la gratification fixé par décret.
Si vous maintenez le montant de la gratification en cas d'absence justifiée (production d'un arrêt maladie, fermeture de l'entreprise, etc.), le seuil est calculé sans neutraliser ces heures d'absence indemnisées. Vous pouvez toutefois appliquer un prorata en cas de stage commençant ou se terminant en cours de mois.
Déterminer les cotisations sociales dues
Afin d'établir si vous dépassez la franchise, il vous faut déterminer l'assiette des cotisations. Vous devez tenir compte de la gratification versée ainsi que des avantages en espèces et en nature (repas, hébergement). Notez que vous devez également prendre en compte votre participation au financement de titres restaurant pour l'appréciation de la limite d'exonération.
Les sommes versées aux stagiaires au titre des remboursements de frais professionnels sont exclues de l'assiette des cotisations sous réserve d'utilisation conforme à leur objet et de justificatifs. La participation pour le transport du stagiaire s'inscrit dans ce cadre.
Si l'assiette de cotisation calculée ne dépasse pas la franchise, aucune cotisation ni contribution de Sécurité sociale (inclus CSG-CRDS) n'est due.
Si l'assiette de cotisations calculée est supérieure au seuil applicable, vous devrez des cotisations sociales seulement sur la part dépassant le seuil.
Par exemple, si votre stagiaire travaille tout le mois 35 heures par semaine et qu'il perçoit une gratification mensuelle égale à 620 euros, les cotisations seront calculées sur la base suivante : 620 – 614,26 (27 x 15 % x 151,67) = 5,74 € en 2023.
Vous calculerez le montant des cotisations et contributions sociales de la Sécurité sociale (y compris la cotisation AT/MP) aux taux de droit commun sur la base obtenue.
Mais, quel que soit le montant de la gratification, les cotisations d'assurance-chômage et de retraite complémentaire ainsi que la nouvelle contribution patronale au financement des organisations syndicales ne sont pas dues.
Reportez-vous également à l'onglet « À télécharger ».
Etape
4 -
Payer la gratification
Pour les stages d'une durée supérieure à 2 mois, vous devez verser la gratification tous les mois à votre stagiaire. Cette gratification est due à compter du premier jour du stage. En cas de suspension ou de résiliation de la convention de stage, vous devez verser la gratification prévue au prorata de la durée effectuée.
Deux possibilités s'offrent à vous :
soit payer chaque fin de mois le nombre d'heures effectuées (paiement au réel) ;
soit lisser l'ensemble des heures que le stagiaire doit assurer sur sa période de stage et verser un paiement identique chaque mois. Pour cela, le nombre d'heures à effectuer au cours de la totalité du stage doit être indiqué dans la convention. Un réajustement ou une régularisation doit être opéré en cas d'interruption temporaire ou définitive du stage.
Pour les stages n'excédant pas 2 mois, vous pouvez verser la gratification facultative à la fin du stage, le jour du départ de votre stagiaire par exemple, ou tous les mois.
Pour les stages de 2 mois dans les entreprises de Travaux publics adhérentes à la FNTP ou à la SCOPBTP, la gratification n'est versée qu'en fin de stage. Aucune gratification n'est due pour le premier mois, seul le second donne lieu à rémunération.