Etape
1 -
Vérifier vos contrats : l'ancien et le nouveau
Avant tout changement de mutuelle, il est indispensable de vérifier :
Quelle que soit votre mutuelle, vous pouvez résilier votre contrat chaque année à la date d'échéance. Tant que vous ne le résiliez pas, le contrat est reconduit d'année en année.
Examinez point par point les garanties offertes par votre ancien contrat et les prestations proposées par la nouvelle mutuelle auprès de laquelle vous pensez affilier vos salariés :
comment le montant de la cotisation va-t-il évoluer dans le temps ?
sera-t-il possible et à quelles conditions (coût, délai de carence) d'opter pour des garanties étendues ultérieurement ?
des exclusions ou des limites de garanties sont-elles prévues ?
un délai de carence est-il applicable à certains types de dépenses (par exemple : prise en charge des frais d'optique après un délai de 3 mois d'adhésion) ?
respectez-vous le panier minimum de garanties en matière de complémentaire santé, imposé par la loi dans toutes les entreprises et qui évolue d'ici 2021 pour les soins dentaires, les lunettes et les aides auditives ?
Sur chacun de ces éléments, veillez à obtenir des garanties écrites afin de ne pas pénaliser vos salariés par la suite.
Etape
2 -
Résilier l'ancien contrat
Avant le début du délai de préavis, envoyez à votre assureur actuel une lettre de résiliation par lettre recommandée avec accusé de réception (voir la rubrique « À télécharger »).
Etape
3 -
Communiquer avec vos salariés et leurs représentants
Informez vos représentants du personnel du changement des garanties de frais de santé, de l'éventuel changement d'assureur, et notamment des éventuels changements financiers.
Assurez-vous que l'ensemble des données de vos salariés sont toujours à jour : affiliation à la Sécurité sociale, enfant(s) à charge, situation familiale, etc.
Le cas échéant, faites-leur remplir à nouveau une demande d'adhésion transmise par votre nouvel assureur en mettant à jour leurs diverses informations.
Vous devez également informer individuellement chacun de vos salariés et conserver les justificatifs de cette information.