Etape
1 -
Déterminer le taux de prélèvement
Calcul du taux par l'administration fiscale
Au printemps de N, l'assuré effectue sa déclaration de revenus de l'année N-1, pour une actualisation de son taux de prélèvement en septembre de N.
C'est l'administration fiscale qui, sauf exception, calcule le taux de prélèvement (taux personnalisé) applicable à chacun des salariés à partir de sa déclaration de revenus, et qui reste responsable de la collecte de l'impôt sur le revenu.
Le salarié doit informer l'administration fiscale de tout changement de situation de famille (mariage, pacs, naissance, adoption, accueil d'un enfant mineur, décès, divorce, rupture de pacs, etc.) dans les 60 jours, afin de permettre une modification du taux applicable sans attendre l'année suivante.
Transmission du taux aux entreprises
L'administration fiscale transmet les taux aux employeurs, via le même système informatique que celui déjà utilisé par les entreprises pour effectuer la déclaration sociale nominative (DSN). En pratique, la transmission se fait via le CRM (compte rendu métier), suite aux DSN transmises par l'employeur.
Ce compte rendu métier est mis à disposition chaque mois et transmis au cours du mois de dépôt de la DSN, dans un délai de 3 à 8 jours après la date d'échéance. Si la DSN est déposée avec retard, le CRM sera remis dans un délai de 1 à 6 jours après le dépôt.
Le taux transmis reste valable jusqu'à la fin du 2e mois suivant le mois de la mise à disposition.
Exemple
Le taux transmis dans un CRM mis à disposition le 2 février sera valide jusqu'à la fin du mois d'avril suivant. Ainsi, il concernera les salaires versés au titre du mois d'avril, et ce, même s'ils sont versés en mai aux salariés.
Notez-le
En cas de pluralité d'employeurs, chacun d'entre eux reçoit le taux à appliquer sur le seul salaire qu'il verse.
Droit d'option des salariés
Les couples mariés ou pacsés peuvent opter pour une individualisation de leur taux en fonction de leurs revenus respectifs (« taux individualisé »). Le paiement de l'impôt sera alors réparti différemment entre les conjoints, sans incidence sur le montant total d'impôt dû par le couple. Les revenus communs du foyer fiscal demeurent soumis au taux de prélèvement du foyer.
Par ailleurs, le salarié peut opter pour que son taux personnalisé ne soit pas transmis à son employeur, qui appliquera alors un taux non personnalisé dépendant uniquement du montant de la rémunération et ne tenant pas compte de la situation de famille (reportez-vous à l'onglet « À télécharger »).
Ce taux neutre ou taux « par défaut », sera le plus souvent supérieur au taux personnalisé. Cette option peut néanmoins être intéressante si le salarié perçoit d'importants revenus en plus des salaires, et qu'il ne souhaite pas que son employeur en ait connaissance. Dans ce cas, il doit verser tous les mois à l'Administration une somme correspondant à la différence entre le prélèvement calculé avec le taux personnalisé et celui effectué par l'employeur.
Ces options peuvent être formulées à tout moment auprès de l'administration fiscale (espace « Gérer mon prélèvement à la source » du site impots.gouv.fr).
Calcul du taux par défaut
Un taux neutre « par défaut » s'applique dans les cas suivants :
option du salarié ;
l'administration fiscale n'a pas communiqué le taux de prélèvement d'un salarié (nouvelle embauche, absence de déclaration, etc.). Toutefois, si le salarié nouvellement embauché a déjà un taux personnalisé, par exemple en cas de changement d'employeur, l'employeur peut récupérer ce taux et l'appliquer dès le premier versement de salaire.
Trois grilles de taux sont fixées par défaut :
pour les contribuables de la Métropole ;
pour ceux domiciliés en Guadeloupe, Martinique et à la Réunion ;
pour ceux domiciliés en Guyane et à Mayotte.
Elles tiennent compte du montant du salaire, de la durée du contrat et de la domiciliation du contribuable (prise en compte de la résidence principale à la date du versement du revenu). Elles sont déterminées en tenant de compte d'une périodicité usuelle mensuelle de versement du salaire et d'une situation de célibataire sans enfant.
À compter du 1er janvier 2023, elles sont indexées sur la hausse des prix à la consommation hors tabac, soit une revalorisation de 5,4 % des barèmes de l'année 2022.
Pour les grilles du taux par défaut 2023, reportez-vous à la rubrique « À télécharger ».
attention
Pour les CDD courts (durée inférieure ou égale à 2 mois ou à terme imprécis), le taux neutre s'applique dans la limite des 2 premiers mois, sur le salaire versé après un abattement de 50 % du SMIC mensuel net imposable.
Calcul du taux par défaut en cas de périodicité non mensuelle du versement du salaire
En cas de versement non mensuel du salaire, l'employeur doit déterminer le taux applicable à partir de l'une des 2 méthodes proposées par l'administration fiscale :
méthode A : le salaire imposable versé est divisé par un coefficient exprimant le rapport entre la périodicité usuelle de versement et le mois. Ensuite, le montant obtenu est comparé à la grille mensuelle pour déterminer le taux applicable :
| Rémunération divisée par : |
Périodicité usuelle de versement de salaire | | |
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| 12/52 (ou multipliée par 52/12) |
| 12/312 (ou multipliée par 312/12) |
| 12/1820 (ou multipliée par 1820/12) |
méthode B : les limites de revenus de la grille mensuelle sont multipliées par le coefficient susmentionné, le montant imposable du revenu versé est ensuite comparé à la grille obtenue :
| Limites des grilles multipliées par : |
Périodicité usuelle de versement de salaire | | |
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ExempleSalaire imposable de 600 euros versé chaque semaine.
Méthode A :
600 € x 52/12 = 2600 €.
À partir de ce salaire mensuel, application du taux correspondant dans la grille mensuelle (7,5 %).
Méthode B :
Tranche 9 de la grille (supérieure ou égale à 2544 euros et inférieure à 2912 euros).
La limite inférieure est 2414 x 12/52 = 557.
La limite supérieure est 2763 x 12/52 = 637,61.
Le taux de la tranche 9 est 7,5 %.
Etape
2 -
Appliquer le PAS sur les sommes imposables et reverser le PAS
Application du taux
Le dernier taux transmis par l'administration des impôts s'applique sur le salaire mensuel net imposable.
Le salaire versé aux étudiants exerçant une activité pendant les vacances scolaires est pris en compte dans l'assiette du PAS, sans abattement (le cas échéant, au taux par défaut sur contrat court).
Le salaire versé aux expatriés dont le domicile fiscal reste situé en France est exonéré sous certaines conditions de l'impôt sur le revenu et n'est donc pas compris dans l'assiette du PAS.
En revanche, ne sont soumis au PAS les salaires et gratifications versées aux apprentis et aux stagiaires que pour la fraction excédant le montant brut du SMIC en vigueur au 1er janvier de l'année.
En cas de pluralité de contrats, chaque employeur apprécie séparément la fraction excédant le plafond d'exonération afin de l'assujettir au PAS.
Enfin, pour les indemnités de congés payés, la caisse des congés payés opère les déclarations administratives et applique le prélèvement avant versement des indemnités aux salariés.
Reversement des montants prélevés
L'employeur doit reverser à l'administration des impôts les prélèvements effectués chaque mois pour chaque salarié.
La date du reversement diffère selon l'effectif :
entreprise de 50 salariés et plus ayant une date limite de dépôt de la DSN le 5 du mois: le 8 du mois ;
entreprise de moins de 50 salariés ayant une date limite de dépôt de la DSN le 15 du mois: le 18 du mois ;
entreprise de moins de 11 salariés, sur option : possibilité de reversement trimestriel.
Notez-leSi l'employeur n'est pas établi en France, il doit faire accréditer un représentant auprès de l'administration fiscale, chargé de remplir les formalités incombant à l'entreprise et de reverser le montant du PAS.
Pour l'employeur établi dans un état de l'UE ou ayant conclu avec la France une convention de lutte contre la fraude, concernant ses salariés exerçant ponctuellement leur activité en France, fiscalement domiciliés en France et non rattachés au régime social français, le régime de l'acompte acquitté directement par les salariés auprès de l'Administration se substitue à la retenue à la source par l'employeur, à compter de l'exercice 2023. Cet employeur doit toutefois continuer de déclarer chaque année des informations relatives au montant des rémunérations imposables.