Le paiement des heures de délégation

Etape  1 -  Comptabiliser les heures de délégation utilisées et constater un éventuel dépassement du crédit

• les heures de délégation comprises dans le crédit légal ou conventionnel des heures excédentaires ;
• les heures de délégation prises pendant l'horaire de travail des heures prises en dehors.

En effet, les heures de délégation étant considérées comme du temps de travail, celles utilisées en dehors de l'horaire de travail en raison des nécessités du mandat doivent être payées en heures supplémentaires ou être récupérées par l'intéressé.
 

Etape  2 -  Payer les heures de délégation comme du temps de travail sur la fiche de paie

Les heures de délégation des représentants du personnel (ainsi que le temps passé en réunion avec l'employeur) sont payées comme du temps de travail.

Aucune mention ne doit permettre d'identifier les heures de délégation sur la fiche de paie. Elles se fondent dans les heures de travail, sans distinction possible.

La rémunération des heures de délégation ne doit pas être distincte de celle des heures de travail ; ni le crédit d'heures mensuel dont peut bénéficier le représentant, ni la mention du nombre d'heures utilisées ne doivent apparaître.

Cette interdiction vise également le temps passé en réunion par les représentants du personnel titulaires ou suppléants.

Vous ne pouvez pas non plus indiquer, sous quelque forme que ce soit, la nature du mandat dont le salarié est titulaire ou sa qualité de représentant du personnel.

Heures de délégation prises sur le crédit légal ou conventionnel

Vous devez impérativement payer à échéance normale les heures de délégation prises dans la limite du crédit légal ou conventionnel. En effet, ces heures sont présumées utilisées conformément au mandat du représentant du personnel.
Si l'activité de représentant du personnel a eu lieu pendant l'horaire de travail, vous maintiendrez le salaire habituel de l'intéressé.

Si l'activité de représentant du personnel s'est déroulée en dehors de l'horaire de travail en raison des nécessités du mandat, vous tiendrez compte de ces heures pour apprécier le nombre d'heures supplémentaires accomplies par le salarié au cours de la semaine.

attention

Même si vous avez de sérieux doutes sur la conformité de leur utilisation, vous êtes tenu de payer ces heures à échéance habituelle.

Rappelons que vous ne pouvez pas utiliser des moyens de contrôle ou de surveillance sur votre représentant qui auraient pour effet de le dissuader ou même de le gêner dans l'exercice de son mandat.

Lorsque les heures de délégation ont été payées, vous pouvez demander aux représentants du personnel quelles ont été les activités exercées pendant ces heures de délégation. Vous ne pouvez pas demander en justice le remboursement des heures de délégation tant que vous n'avez pas cherché à recueillir des explications au sujet de ces heures.

Si le salarié ne donne aucune explication, vous pouvez alors saisir le conseil de prud'hommes en référé afin d'obtenir rapidement des explications de la part du RP, puis éventuellement demander le remboursement de ces heures si elles n'ont pas été utilisées à bon escient.
 

Heures de délégation excédant le crédit légal ou conventionnel

Seule l'existence de circonstances exceptionnelles peut justifier le dépassement des durées légales ou conventionnelles d'heures de délégation ; les heures excédentaires ne bénéficient pas de la présomption d'utilisation conforme.

Si le représentant du personnel établit l'existence de circonstances exceptionnelles et l'utilisation des heures excédentaires conformément à son mandat, ces heures doivent être payées selon les mêmes règles que celles applicables aux heures comprises dans le crédit légal ou conventionnel.

Les circonstances exceptionnelles se définissent comme des situations inhabituelles nécessitant un surcroît d'activité du représentant du personnel débordant le cadre habituel de ses tâches, en raison notamment de la soudaineté de l'événement ou de l'urgence des mesures à prendre : une grève importante, un projet de restructuration, la suppression importante d'emplois, etc.

Si le représentant du personnel n'établit pas l'existence de circonstances exceptionnelles et l'utilisation des heures excédentaires conformément à son mandat, vous pouvez ne pas rémunérer les heures de délégation utilisées par le représentant du personnel au-delà du crédit légal ou conventionnel.

Dans ce cas, vous procéderez à une retenue sur salaire correspondant aux heures excédentaires prises pendant l'horaire de travail. Vous utiliserez un libellé de rubrique neutre. Vous pouvez opérer la retenue sur bulletin de salaire du mois au cours duquel le dépassement s'est produit ou sur celui du mois suivant, le temps de procéder aux vérifications avec l'intéressé. Ce sera au salarié de prouver l'existence de circonstances exceptionnelles justifiant ce dépassement.

En revanche, les heures excédentaires irrégulièrement prises en dehors de l'horaire n'ont aucune incidence sur la rémunération de l'intéressé.

Etape  3 -  Détailler les heures de délégation sur une fiche annexée au bulletin de paie

Vous devez établir chaque mois une fiche que vous annexez au bulletin de salaire et sur laquelle figurent la nature et le montant de la rémunération de l'activité du représentant du personnel. Cette fiche précise donc, en les distinguant, la rémunération des heures de délégation et du temps passé en réunion.

Si l'activité de représentant du personnel a été exercée pendant l'horaire de travail, vous pouvez remplacer le montant de la rémunération par la seule mention « maintien de salaire ».

Cette fiche est remise au salarié avec la fiche de paie et selon la même périodicité.