Le livret d'accueil : comment l'élaborer ?

Etape  1 -  Déterminer la cible

• les différences de statut : CDI, CDD, contrat de chantier, intérimaires, compagnons, apprentis, stagiaires, etc. ;
• les différences de profils : en effet selon la qualification, le niveau de responsabilités, le métier exercé, le lieu et les conditions d'exercice de ce métier, les informations souhaitées vont varier.

Ainsi, sauf à prévoir des livrets d'accueil spécifiques pour chaque catégorie ou métier, prévoyez un livret suffisamment détaillé pour vous adresser avec efficacité à la population la plus large possible.

Etape  2 -  Déterminer les principales rubriques

• présentation de l'entreprise (éléments historiques, principaux indicateurs d'activité, organigramme, etc.) ;
• coordonnées de l'entreprise ;
• plan du site et conditions d'accès par transports en commun et par la route ;
• horaires d'ouverture de l'entreprise et les horaires de travail par service ;
• indemnités : précisez les différentes indemnités telles que les primes de paniers, de transports, de trajets, d'intempéries, etc. ;
• rappel des principales règles de sécurité et d'hygiène (équipement de sécurité nécessaire à l'exécution de tels ou tels travaux et mention des équipements de protection individuelle obligatoires - EPI) ;
• procédure à suivre en cas d'accident du travail (premiers secours, numéros d'urgence, etc.) ;
• coordonnées et permanences de la médecine du travail ; emplacement et emploi des trousses de secours ;
• congés payés : dans le BTP, les congés payés sont indemnisés par la caisse des congés payés à laquelle vous cotisez. Vous indiquerez sur le livret d'accueil du nouvel embauché la procédure à tenir pour le paiement de son indemnité de congés payés.

Etape  3 -  Diffuser le livret d'accueil

• qui remet le livret au salarié : vous, la secrétaire responsable des paies, le chef d'équipe, etc. ? 
• quand le livret est remis : avant l'arrivée, au moment de l'arrivée ? 
• comment le livret est remis : en mains propres, avec l'ensemble des documents relatifs à l'embauche ?

• concernant les intérimaires, le livret d'accueil peut être remis soit par l'entreprise de travail temporaire (ETT) avant le début de la mission, ou soit par vous-même le premier jour de travail ;
• concernant les salariés en CDD ou en CDI, le livret d'accueil pourra être remis par le service du personnel (la secrétaire responsable de la gestion sociale de votre entreprise) ou le responsable hiérarchique (le chef d'équipe par exemple).

Dans « livret d'accueil », il y a « accueil ». La remise de ce livret peut être considérée comme un véritable acte de management. Il peut servir de support à la présentation de l'entreprise et renforce le sentiment d'appartenance et donc la motivation.

Etape  4 -  Mettre à jour le livret d'accueil

De même que sa construction et sa diffusion, la mise à jour du livret d'accueil est fondamentale, puisqu'un support obsolète n'est plus d'aucune utilité. Réactualisez le support chaque fois qu'un changement important intervient et profitez-en pour réfléchir à son amélioration.

Il n'existe évidemment pas de périodicité optimale : tout dépend de l'ampleur des changements intervenus, de la taille du livret et donc de l'investissement que représentent sa modification et sa réimpression.