Verser le solde de tout compte

Etape  1 -  Fixer avec précision le terme du contrat de travail

Le terme du contrat de travail conditionne évidemment le calcul de tous les éléments du solde de tout compte.

• à la date de résiliation du contrat de travail (il peut s'agir par exemple de la date de signature de l'accusé de réception de la lettre de licenciement, ou sa première présentation par la Poste) ;
• à la date d'expiration du préavis, sous réserve qu'un préavis soit applicable et appliqué.

Etape  2 -  Établir le dernier bulletin de paie

• les composantes habituelles du salaire, pour le dernier mois de travail éventuellement incomplet ;
• l'indemnité compensatrice de préavis (si le salarié y a droit et que vous l'avez dispensé d'accomplir le préavis) ;
• les primes éventuelles : vous devez examiner les droits du salarié au regard des primes en vigueur dans l'entreprise ; en particulier pour les primes versées en fin d'année et auxquelles le salarié peut prétendre au prorata de son temps de présence ;
• l'indemnité compensatrice de congés payés : pour les droits à congés acquis et non consommés. Sauf si votre salarié est affilié à la caisse de congés payés du BTP, auquel cas vous devrez simplement lui remettre le document justifiant du nombre de jours de congés restant – document que vous devez demander à votre caisse de congés payés ;
• l'indemnité de licenciement : légale ou conventionnelle sauf si le motif de licenciement (pour faute grave ou lourde) vous dispense de la lui reverser ;
• les autres indemnités : liées au statut (ex. : indemnité de clientèle des VRP, compensation financière d'une clause de non-concurrence, etc.).

Vous pourrez également intégrer des retenues en fonction des situations que nous évoquons à l'étape suivante.

Etape  3 -  Compenser les dettes du salarié

• les acomptes : considérés comme un paiement anticipé, ils peuvent être déduits en totalité sur le salaire. La notion de « salaire » englobe ici la contrepartie directe du travail (salaire de base + heures supplémentaires) ainsi que les primes et les indemnités compensatrices évoquées ci-avant ;
• les avances sur salaire : considérées comme un prêt, elles peuvent être récupérées :

  • dans la limite de 1/10 du « salaire »,

  • dans la limite de la totalité de l'indemnité de licenciement ;
• les prêts : le remboursement des prêts consentis à votre salarié peut être récupéré de 2 manières :

  • soit à l'identique des avances sur salaire (les juges assimilant souvent les prêts comme des avances sur salaires),

  • soit par voie judiciaire, en demandant au juge un titre exécutoire ;
• les autres dettes : (ex. : loyer d'un appartement de fonction, achats de produits de l'entreprise, etc.) ne pourront être recouvrées que sur acte volontaire du salarié, ou sinon par les voies de droit commun.

Etape  4 -  Récupérer les matériels et documents

Faites l'inventaire des matériels (véhicule, outillage, PC et téléphone portables, clés, etc.) et des documents (catalogue, tarifs) que vous avez pu mettre à la disposition du salarié, et qu'il doit vous restituer.

Le contrat de travail stipule parfois les conditions de restitution en cas de départ de l'entreprise, mais il est bon de les rappeler à l'occasion de la lettre de licenciement.

En cas de réticence ou du manque d'empressement du salarié, vous pouvez saisir l'occasion de la remise du solde de tout compte pour récupérer ces éléments.

Etape  5 -  Remettre le reçu du solde de tout compte

Il vous appartient de le rédiger et de faire apparaître l'inventaire de toutes les sommes versées au salarié à l'occasion de la fin de son contrat de travail. En conséquence, vous devez détailler ces sommes et préciser, pour chacune d'elle, son montant et ce à quoi elle correspond précisément (indemnité de congés payés, indemnité de licenciement, salaire, etc.). Le détail des sommes versées doit figurer sur le reçu lui-même. Ainsi, un reçu qui reprend une somme globale et renvoie au détail du bulletin de paie annexé n'a pas d'effet libératoire.

Ensuite, vous devez indiquer une date sur le reçu, le signer et le faire signer par le salarié. Cette date est très importante, puisqu'elle est le point de départ du délai de 6 mois dont dispose le salarié pour contester le reçu, s'il estime après coup que les sommes indiquées et versées étaient insuffisantes. Au-delà de ce délai de 6 mois, les sommes indiquées sur le reçu ne peuvent plus être remises en cause.

Le reçu pour solde de tout compte peut être dénoncé par lettre adressée directement à l'employeur ou par saisine du conseil de prud'hommes. La convocation devant le bureau de conciliation du conseil de prud'hommes doit être reçue par l'employeur avant l'expiration du délai de six mois.

En revanche, il n'est pas nécessaire de mentionner sur le reçu pour solde de tout compte le délai de 6 mois pour le dénoncer, même s'il reste préférable de l'indiquer pour une meilleure information du salarié.

attention

Le salarié qui a signé le reçu pourra encore exercer un recours, après ce délai de 6 mois, mais uniquement sur des sommes qui ne figuraient pas sur le reçu (d'où l'importance de bien soigner la rédaction de ce dernier). Pour cela, il dispose d'un délai de 3 ans.