Etape
1 -
Vérifier l'existence d'un accord sur le temps partiel
Les conventions collectives du BTP renvoient aux dispositions prévues par la loi. Il est donc essentiel de vérifier si votre entreprise est soumise à un accord d'entreprise qui prévoit les modalités selon lesquelles les salariés à temps complet peuvent occuper un emploi à temps partiel (procédure de demande du salarié, délai de réponse de l'employeur, raisons pouvant justifier un refus, etc.).
Si tel est le cas, il faudra donc demander au salarié de présenter sa demande par écrit et sous la forme requise, puis répondre selon les modalités de l'accord.
Si aucun accord ne prévoit de telles dispositions, le salarié et vous-même devez respecter les dispositions légales.
Etape
2 -
Vérifier la validité de la demande du salarié
En l'absence d'accord spécifique, le salarié doit impérativement vous adresser sa demande par lettre recommandée avec accusé de réception, au moins 6 mois avant la date à laquelle il désire passer à temps partiel. Il doit également vous préciser la durée du travail souhaitée (inférieure à 35 heures hebdomadaires, pour constituer un temps partiel) ainsi que la date envisagée pour la mise en oeuvre de cette modification de la durée du travail.
Il peut bénéficier d'un délai plus court pour une demande liée à un congé parental d'éducation (1 ou 2 mois), un congé de solidarité familiale (au moins 15 jours) ou encore de création d'entreprise (au moins 2 mois). Référez-vous aux dispositions particulières de ces congés (voir Pour aller plus loin).
Si la demande n'est pas complète ou si elle est envoyée trop tardivement, écrivez au salarié pour, non pas la refuser, mais lui demander de vous adresser une nouvelle demande complète, dans le respect du délai de prévenance légal. Précisez alors qu'une fois la demande reçue, vous l'examinerez et lui apporterez une réponse favorable ou négative.
Etape
3 -
Répondre à la demande du salarié
En l'absence d'accord spécifique, vous disposez, à compter de la réception de la demande correctement formulée du salarié, de 3 mois pour lui répondre par lettre recommandée avec accusé de réception.
Pour les demandes liées à des congés particuliers, votre délai de réponse peut être plus court. Référez-vous aux dispositions particulières de ces congés (reportez-vous à la rubrique « Aller plus loin »).
Vous décidez d'accepter la demande
Si vous décidez d'accepter la demande, vous devez savoir que votre acceptation repose sur la durée du travail sollicitée par le salarié. Vous ne pourrez pas imposer une autre durée de travail.
En revanche, vous restez décisionnaire sur la répartition des horaires de travail. La date à laquelle débute le passage à temps partiel sera celle demandée par le salarié.
En l'absence d'accord spécifique précisant les modalités pratiques des horaires à temps partiel, et afin de pouvoir les mettre en place, vous devez en aviser les représentants du personnel (si l'entreprise en est dotée) (reportez-vous à «
Le rôle des RP »).
Vous devez également informer l'inspection du travail, soit dans les 15 jours après diffusion de l'avis aux RP, soit dès que possible (avant la date à laquelle le passage à temps partiel prend effet).
Vous souhaitez refuser la demande
Vous ne pourrez apporter une réponse négative si le passage en temps partiel relève d'un droit du salarié (par exemple, dans le cadre d'un congé parental, d'une maladie grave d'un enfant ou d'un congé de solidarité familiale).
Pour refuser la demande, vous ne pouvez vous appuyer que sur deux motifs :
soit votre refus est fondé sur l'absence d'emploi disponible dans la catégorie professionnelle du salarié ;
soit votre refus devra reposer sur les conséquences préjudiciables à la bonne marche de l'entreprise qu'aurait ce changement d'emploi.
Dans la première hypothèse, il faudra être en mesure de le prouver ! Examinez les emplois relevant de la même catégorie professionnelle, au niveau de l'établissement et de l'entreprise. Si aucun n'est disponible et que vous n'avez pas l'intention de créer un nouveau poste, écrivez au salarié pour lui notifier votre refus en le justifiant ainsi.
Dans la seconde hypothèse, il est essentiel, dans votre lettre de refus, que vous argumentiez pour expliquer les conséquences négatives que ce passage à temps partiel aurait sur la bonne marche de l'entreprise. Vous pouvez évoquer la surcharge de travail, la difficulté à recruter dans la qualification professionnelle requise, la difficulté à partager les attributions du salarié entre plusieurs personnes, etc.
Répondez de manière objective et détaillée pour que le salarié ne puisse supposer une éventuelle mauvaise foi.
En cas de refus dû à l'absence d'un poste vacant dans sa catégorie professionnelle, informer le salarié qu'il sera prioritaire pour un emploi à temps partiel qui deviendrait disponible
Les salariés à temps plein désirant passer à temps partiel bénéficient d'une priorité pour l'attribution d'un emploi relevant de leur catégorie professionnelle.
Ainsi, même après un premier refus, vous avez l'obligation de les informer si un emploi auquel ils peuvent prétendre se libère par la suite. Assurez une bonne communication sur ces postes par un affichage visible et/ou par un courrier adressé directement au salarié. Si un salarié désirant passer à temps partiel remplit les conditions pour occuper le poste à pourvoir, vous avez l'obligation d'accéder favorablement à sa demande.
Etape
4 -
Formaliser le passage à temps partiel
En cas de passage à temps partiel, conclure un avenant au contrat de travail
Le passage à temps partiel constitue une modification du contrat de travail. Il est donc essentiel de l'acter sous la forme d'un avenant, en double exemplaire, daté et signé par l'employeur et le salarié concerné. L'avenant devra préciser s'il est conclu à durée indéterminée ou pour une durée fixée (date de début et de fin à préciser sur l'avenant).
Comme pour tous les temps partiels, il est nécessaire de prévoir certaines clauses obligatoires :
la nouvelle durée du travail (cadre hebdomadaire, mensuel ou annuel) ;
la répartition des horaires sur la semaine, le mois ou l'année ;
la possibilité d'effectuer des heures complémentaires (dans quelles limites et avec quel taux de majoration : il convient de se reporter aux accords collectifs de branche qui prévoient généralement ceci) ;
les modalités de modification des horaires : cas dans lesquels ceux-ci peuvent être modifiés et avec quel délai de prévenance ;
l'égalité de rémunération entre les salariés à temps partiel et les salariés à temps plein ;
la priorité sur les emplois à temps plein qui se libéreraient, si le salarié en fait la demande ;
la nouvelle rémunération correspondant à la nouvelle durée du travail.
Vous pouvez également préciser dans l'avenant la raison du passage au temps partiel (congé parental, mi-temps thérapeutique, etc.) et indiquer que la demande de changement de durée de travail est à l'initiative du salarié.
Enfin, n'oubliez pas de préciser que le reste du contrat de travail initial (lieu de travail, classement, fonctions, etc.) demeure inchangé.
En cas de demande à temps partiel pour raisons familiales
Le salarié qui souhaite concilier vies familiale et professionnelle peut demander à bénéficier d'une réduction de temps de travail sous la forme d'une à plusieurs semaines non travaillées sur l'année. En pratique, le salarié travaille selon ses horaires habituels, seule sa durée de travail annuel doit être équivalente à un temps partiel (soit inférieure à l'horaire collectif temps plein, soit inférieure 1600 heures pour un 35 heures/semaine).
Dans ce cas, vous préciserez uniquement dans l'avenant la ou les périodes non travaillées, le reste du contrat restant inchangé.