Les formalités d'embauche d'un travailleur étranger

Etape  1 -  Effectuer les démarches et formalités préalablement à l'embauche

Le recrutement d'un salarié étranger peut se faire selon deux modalités : soit l'employeur souhaite embaucher un étranger séjournant régulièrement en France, soit il souhaite faire venir un étranger qui ne réside pas sur le territoire français.

Si le futur salarié réside déjà en France

Vous devez dans un premier temps vérifier qu'il possède un titre valide l'autorisant à travailler en France et en conserver une copie. En premier lieu, il faut donc vérifier la nationalité de l'étranger pour déterminer le type de titre nécessaire au salarié. Les ressortissants de l'Union européenne (UE), de l'Espace économique européen (Norvège, Liechtenstein, Islande), de la Suisse, Andorre et Monaco ont le droit de travailler librement en France. Vous devrez simplement vérifier que l'étranger possède une carte nationale d'identité ou un passeport valide.

Les ressortissants des autres pays ne sont autorisés à travailler en France que s'ils justifient de l'un des documents visés par le Code du travail (reportez-vous au document « Titres de séjour et documents pouvant constituer des autorisations de travail » dans l'onglet « À télécharger) ».

Dans l'hypothèse où l'intéressé est titulaire d'une carte de séjour temporaire, vous ne pouvez procéder à son embauche qu'après avoir fait une déclaration nominative auprès du préfet.

attention

Pour vous assurer de l'existence et de la validité de l'autorisation de travail de l'intéressé, vous devez, au moins 2 jours ouvrables avant la date d'embauche, adresser au préfet du département une lettre avec demande d'accusé de réception (ou un courrier électronique), avec copie du titre de séjour produit par l'intéressé. Le préfet vous notifie sa réponse dans les 2 jours ouvrables qui suivent la réception de votre demande. À défaut de réponse dans ce délai, vous êtes considéré comme ayant rempli votre obligation.

Vous devez ensuite vérifier qu'il a un certificat médical de l'Office français de l'intégration et de l'immigration (OFII).

Si vous ne justifiez pas que l'intéressé avait subi le contrôle médical prévu, vous devrez rembourser aux organismes de Sécurité sociale les prestations d'assurance maladie, maternité, décès, d'invalidité ou d'accident du travail qui lui auront été versées. Le total des prestations à rembourser ne peut toutefois excéder, pour un même salarié, le tiers du plafond annuel de la Sécurité sociale, dans la limite de trois années.

En outre, les caisses maladie fournissent chaque trimestre au préfet de région, la liste des entreprises qui ont fait l'objet d'une demande de remboursement.

attention

La situation de l'emploi ou l'absence de recherche préalable de candidats déjà présents sur le marché du travail en France n'est pas opposable à une demande d'autorisation de travail pour un étranger :

• non ressortissant d'un état de l'Union européenne, d'un autre état de l'Espace économique européen ou de la Suisse ;
• et souhaitant exercer une activité figurant sur une liste des métiers présentant des difficultés de recrutement (voir la rubrique « À télécharger »).

• déposer une offre d'emploi à Pôle emploi, qui va rechercher pendant 2 à 3 semaines s'il existe des candidats français disponibles. Si aucun demandeur d'emploi ne peut satisfaire l'offre, Pôle emploi émettra un avis favorable à l'introduction de salariés étrangers ;
•  déposer un dossier d'introduction de main-d'oeuvre étrangère à la direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi (DIRECCTE), qui comprendra :

  • une lettre de l'employeur motivant le recrutement du salarié et détaillant les fonctions qu'il va exercer,
  • un contrat de travail en trois exemplaires remplis et signés (document Cerfa n° 13653*01, voir la rubrique « A télécharger »),
  • l'attestation de dépôt d'offre d'emploi remise à Pôle emploi,
  • 3 photos du travailleur étranger,
  • un questionnaire relatif au logement assuré au travailleur,
  • un questionnaire comportant des renseignements sur le travailleur,
  • un engagement de versement à l'office français de l'immigration et l'intégration (OFII) de la taxe correspondante (Voir l'onglet « Évitez les erreurs »).

Si la demande est acceptée par la DIRECCTE (compter environ 1 mois et demi pour la réponse), le dossier est transmis à l'OFII, qui se charge d'organiser l'introduction du salarié : contrôle médical, titre de séjour temporaire, visa, etc.

Le montant de la taxe dont vous êtes redevable pour l'embauche du salarié étranger varie selon la durée du contrat de travail et le montant de la rémunération brute mensuelle (Voir l'onglet « Évitez les erreurs »).

attention

En cas de séjour professionnel pour exercer en France une activité salariée pendant au maximum 3 mois, l'intéressé est dispensé d'autorisation de titre de séjour si l'activité est reliée notamment à un détachement pour une mission d'expertise ou d'audit de gestion.

Etape  2 -  Effectuer les démarches et formalités lors de l'embauche

• s'il n'est pas déjà affilié à la Sécurité sociale, procéder à son immatriculation dans les 8 jours de l'embauche. Pour cela, il vous suffit, lors de l'établissement de la déclaration préalable à l'embauche, de cocher la case du cadre D intitulé « Si le salarié n'a pas de n° de SS : demande d'affiliation » ;
• lui faire passer la visite de prévention ou l'examen médical d'aptitude auprès de votre service de médecine du travail habituel, au plus tard dans les 8 jours de l'embauche. Toutefois de nombreux cas de dispense de visite médicale existent (voir l'onglet « À télécharger »), notamment pour :

  • les étrangers régularisés dans le cadre de l'admission exceptionnelle au séjour,
  • les conjoints de Français qui obtiennent un titre après s'être mariés en France et qui justifient de 6 mois de vie commune sur le territoire,
  • les parents d'enfants français,
  • les réfugiés et les apatrides,
  • les détenteurs des cartes de séjour « passeport talent » ou « salarié détaché ICT» ;
• inscrire le salarié sur le registre du personnel en précisant son nom, son prénom, sa nationalité, le type et le numéro de son autorisation de travail (avec copie annexée au registre) ;
• lui remettre son contrat de travail qui peut, sur sa demande, être traduit dans sa langue d'origine.

Etape  3 -  Demander la carte d'identification professionnelle au réseau des caisses de congés payés

• le salarié : nom, prénom, sexe, date de délivrance de la carte et son numéro, un identifiant, les coordonnées de l'union des caisses de France et une photo du salarié ;
• l'employeur : nom, numéro SIREN ;
• un hologramme destiné à éviter toute falsification.

• pour toute la durée du contrat de travail ;
• pendant 5 ans pour les intérimaires ;
• pendant la période du détachement pour les salariés détachés.

Le salarié titulaire de la carte est tenu de la présenter sans délai lors des contrôles de l'inspection du travail. La carte doit être restituée à l'employeur à la fin du contrat de travail.

Vous devez en faire la demande, pour chaque salarié embauché, au réseau de l'union des caisses de France – congés intempéries BTP. À la réception de la carte, vous devez y coller la photo du salarié et lui remettre sa carte. Dans l'attente de l'édition de la carte, une attestation provisoire est délivrée.