Etape
1 -
Savoir qu'en principe, les congés payés non pris ne peuvent être reportés
Si votre salarié n'a pas pris tous ces congés payés au terme de la période de référence de prise des congés payés, ceux-ci sont en principe perdus. Sauf dispositions spécifiques d'un accord d'entreprise ou de votre convention collective, ces congés doivent en principe être soldés au 30 avril ou 31 mai. Il est donc important de faire le point avec vos salariés sur leur solde de congés.
Si vous avez l'obligation de donner des congés payés, votre salarié a celle de les prendre. Il ne peut en principe prétendre ni au report des congés payés non pris, ni à leur paiement.
attentionVous pouvez être condamné à payer des dommages et intérêts à votre salarié si vous l'avez placé dans l'impossibilité de prendre ses congés payés.
Ce sera le cas lorsque vous aurez refusé la prise des congés payés de votre salarié, ou que vous lui avez imposé une charge de travail ne lui permettant pas de les prendre.
Ce principe s'applique même si les congés n'ont pas été pris du fait de l'absence de votre salarié, en raison d'une maladie par exemple.
L'application rigoureuse de ce principe suppose au préalable que vous ayez précisément défini la période de prise des congés payés dans votre entreprise.
Mais le principe de la perte des congés payés non pris souffre également de plusieurs exceptions que vous devez connaître.
Etape
2 -
Connaître les cas de report des congés payés non pris
Les règles varient selon le contexte.
Le congé de maternité, de paternité ou d'adoption
Si votre salarié, en raison d'un congé de maternité, de paternité ou d'un congé d'adoption couvrant la fin de la période de prise des congés payés, n'a pas pu prendre ses congés payés, vous devez les reporter sur la période suivante.
L'arrêt de travail pour accident du travail ou maladie professionnelle
Lorsqu'en raison d'un arrêt de travail pour accident du travail ou maladie professionnelle, votre salarié a été dans l'incapacité de prendre ses congés payés, ceux-ci sont reportés sur la nouvelle période de prise des congés payés.
Le salarié qui n'a pas pu prendre ces congés en raison d'une rechute d'un arrêt pour accident du travail ou maladie professionnelle peut également en demander le report.
Notez-le
Les absences pour maladie professionnelle ou accident du travail sont assimilées à du travail effectif pour le calcul du droit aux congés dans la limite d'une durée d'un an ininterrompu.
Le congé pour création ou reprise d'une entreprise ou pour congé sabbatique
Votre salarié peut demander à cumuler la part des congés payés excédant 24 jours ouvrables (4 semaines de congés payés) en vue de la prise d'un congé pour création ou reprise d'une entreprise ou d'un congé sabbatique. Cette possibilité de cumul est limitée à 6 années. Vous avez la possibilité de vous opposer à ce report.
Sont concernés essentiellement la 5e semaine de congés payés et les congés supplémentaires conventionnels, comme par exemple les congés payés pour ancienneté rencontrés dans de nombreuses conventions collectives.
En effet, les conventions ou accords collectifs, les contrats de travail ou les usages peuvent assurer des congés plus longs que le congé légal. Il peut s'agir de majorations du congé principal ou de congés supplémentaires, par exemple pour ancienneté. Les congés payés légaux peuvent se cumuler avec un avantage conventionnel prévoyant des congés supplémentaires pour ancienneté, dès lors qu'il n'a ni le même objet, ni la même cause.
Au moment de son départ en congé pour création d'entreprise ou congé sabbatique, vous lui verserez l'indemnité compensatrice des congés payés cumulés.
Les ressortissants étrangers ou des DOM-TOM
Vous avez la possibilité d'accepter que les salariés étrangers ou originaires des départements ou territoires d'outre-mer ne prennent par leurs congés payés une année afin de les cumuler l'année suivante. Ils pourront ainsi disposer d'une période d'absence plus longue.
Ce report nécessite votre accord, le salarié ne peut pas vous l'imposer.
L'accident ou la maladie non professionnelle
En principe, les absences pour maladie n'ouvrent pas droit à des congés payés. Cette période n'est pas assimilée à du travail effectif malgré la jurisprudence européenne qui affirme le contraire. Compte tenu de ces divergences, il faudra donc que le législateur français intervienne pour régler définitivement la question.
Pour ce qui concerne les accidents de trajet, les absences sont assimilées à du temps de travail effectif pour le calcul des congés.
Droit au report des salariés malades
Un salarié qui est en congé maladie durant une période de congé annuel fixée au préalable a le droit, à sa demande, de prendre son congé à un autre moment, y compris en dehors de la période de référence.
attentionLa jurisprudence européenne est allée encore plus loin dans la logique de report des congés payés en raison de la maladie. Selon la CJUE, le salarié qui tombe malade pendant ses congés payés, peut désormais reporter les jours de congés dont il n'aura pu bénéficier en raison de la survenance de la maladie.
Cette décision est en totale opposition avec le droit français où, jusqu'à présent, la première cause de suspension du contrat de travail prime : le salarié qui tombait malade avant les vacances pouvait les reporter, en revanche lorsqu'il tombait malade pendant les vacances, son contrat de travail demeurait suspendu pour cause de congés et le report n'était pas possible. Le droit français doit donc, par l'intermédiaire de la Cour de cassation, se mettre en conformité, avec cette nouvelle décision européenne.
La CJUE reconnaît un autre cas de report : le congé parental d'éducation. On peut penser que la Cour de cassation suivra prochainement cette position.
Etape
3 -
Vérifier les dispositions de votre convention collective
Il est impératif que vous examiniez si votre convention collective ou les accords de branche applicables dans votre entreprise ne comportent pas de dispositions spécifiques. En effet, il est fréquent qu'ils prévoient d'autres cas de report, comme par exemple en cas d'arrêt de travail pour maladie.
Etape
4 -
Offrir d'autres possibilités de report à vos salariés
En dehors des cas prévus à l'étape 2, vous avez la possibilité d'être plus favorable pour vos salariés en admettant le report des congés payés non pris dans les cas où il n'est pas automatique.
Cette règle plus favorable peut résulter d'un accord avec votre salarié, d'un usage en vigueur dans votre entreprise, d'une décision de votre part ou d'un accord d'entreprise conclu avec vos délégués syndicaux, si l'entreprise en est dotée.
attention
Vous avez pu créer un usage à votre insu en tolérant depuis plusieurs années le report des congés payés non pris. Si vous voulez le remettre en cause, vous veillerez à suivre scrupuleusement la procédure de dénonciation applicable en la matière.
Peut-être avez-vous aussi la possibilité de mettre en place un compte épargne-temps dans votre société. Ce dispositif peut permettre à vos salariés d'épargner les congés payés annuels excédant 24 jours ouvrables afin de financer un congé ou un passage à temps partiel.
En revanche, il doit être mis en place soit par convention ou accord collectif de branche, soit par accord collectif d'entreprise ou d'établissement.
Etape
5 -
Monnayer les jours non pris
Les congés payés peuvent donner lieu à une indemnité compensatrice lorsque le contrat de travail prend fin avant que le salarié n'ait pu prendre l'ensemble des jours acquis.
attentionMesures Covid-19
À titre exceptionnel, certains jours peuvent être :
affectés par l'employeur à un fonds de solidarité (pour les seuls salariés placés en activité partielle bénéficiant d'un maintien intégral de salaire en raison de dispositions conventionnelles) ;
utilisés par le salarié pour compenser tout ou partie de la perte de salaire subie en raison de l'activité partielle.
La monétisation doit être prévue par un accord collectif. Ce dispositif couvre les jours acquis et non pris de la 5e semaine de congés annuels, et les jours de repos conventionnels (incluant les RTT, les jours de repos découlant d'un accord d'aménagement du temps de travail et de convention de forfaits), dans la limite de 5 jours au total.
Il est en vigueur depuis le 12 mars 2020 et jusqu'au 30 juin 2021.
Les accords de branche conclus dans ce cadre jusqu'au 10 octobre 2020 font l'objet d'une procédure d'extension accélérée afin de les rendre obligatoires plus rapidement à toutes les entreprises de la branche. Ainsi, pour ces accords, à compter de la publication de l'avis d'extension au Journal officiel :
les organisations et personnes intéressées doivent faire connaître leurs observations et avis dans un délai de 8 jours (au lieu de 15 jours habituellement) ;
les partenaires sociaux disposent de 8 jours pour saisir un groupe d'experts chargé d'apprécier les effets économiques et sociaux de l'extension (au lieu de 1 mois).