Budget de fonctionnement : à quoi doit-il servir ?

Le budget de fonctionnement doit permettre au CE ou au CSE d'exercer ses attributions économiques et professionnelles. Il doit donc servir à régler les dépenses liées à l'administration courante du comité, telles que :

• les dépenses liées au fonctionnement quotidien du CE ou du CSE :

  • affranchissement du courrier, papeterie, documentation,
  • téléphone, fax, Internet,
  • salaires et charges sociales du personnel du CE ou du CSE,
  • assistance juridique,
  • frais de déplacement pour se rendre aux réunions organisées à l'initiative du CE ou du CSE ;

• les dépenses liées à la formation des membres du CE ou du CSE : frais d'inscription, de formation, de déplacement, d'hébergement. La rémunération du salarié en formation demeure à la charge de l'employeur ;

• les dépenses relatives à l'intervention d'experts pour préparer les travaux du CE. Il est également possible pour le CE de financer volontairement une expertise réalisée au profit du CHSCT. Ce financement intervient lorsqu'une décision de justice autorise l'employeur à ne pas payer l'expertise réalisée au profit du CHSCT ;

• la communication du CE ou du CSE auprès des salariés sur des thèmes d'actualité dans l'entreprise (introduction de nouvelles technologies, présentation des comptes du CE ou du CSE, modification de la durée du travail, etc.).

Si vous avez un doute sur l'imputation d'une dépense sur le budget de fonctionnement ou sur le budget des activités sociales et culturelles, posez-vous la question du but de la dépense.

Pour le CSE, il est également possible de financer des expertises ainsi que la formation des délégués syndicaux ou des représentants de proximité.

Ce budget peut également être utilisé pour financer des formations réalisées au titre de leurs mandats par les délégués du personnel ou les délégués syndicaux. Sont concernées les formations pour lesquels les DP et les DS ne peuvent pas obtenir de financements par l'employeur ou par l'utilisation du congé de formation économique, sociale et syndicale.

Vous ne pouvez pas engager une dépense sans avoir obtenu au préalable l'autorisation du comité.

L'autorisation de dépense est votée en séance plénière, c'est-à-dire lors d'une réunion où tous les membres du CE ou du CSE ont été convoqués. Aucune voix n'est prépondérante et en principe le chef d'entreprise ne prend pas part au vote.

En pratique, pour de petites sommes, les décisions sont rarement collégiales. Cependant, si vous négligez cette procédure, vous portez entrave au fonctionnement régulier du comité.

Cette infraction est punie d'une amende de 7500 euros. En cas de récidive, les sanctions sont 15 000 euros d'amende.

Pour le financement des formations des DP et des DS, le Code du travail impose la mise en oeuvre d'un vote préalable du CE validant le principe d'un tel financement, la part du budget de fonctionnement allouée pour ces formations et les modalités permettant aux DS et aux DP d'en profiter.

À cette occasion, le comité doit veiller à ce que les conditions d'utilisation permettent d'éviter tout risque de contentieux pour discrimination syndicale.

Il en est de même lorsque les élus CSE décident de financer la formation des DS ou des représentants de proximité.

Vous pouvez, pour faire face à un besoin de fonds ponctuel, recourir au budget de fonctionnement restant. Ce peut être le cas pour honorer une demande d'acompte d'un prestataire avant que les salariés n'aient effectué leurs versements, ou octroyer un prêt à un salarié.

Comme à l'étape précédente, vous devrez, préalablement à l'utilisation des fonds, faire voter cette affectation en séance plénière, et définir rigoureusement les modalités de remboursement afin que les sommes en question soient reversées au budget de fonctionnement.

Ce jeu d'écriture peut ainsi vous permettre d'éviter de demander à l'employeur une avance sur trésorerie, ou, si cette avance a été refusée, de renoncer à un projet faute de moyens immédiats.