La mise en place d'une prévoyance complémentaire d'entreprise

Etape  1 -  Modalités de mise en place d'une prévoyance d'entreprise

Dans la plupart des cas, un régime de prévoyance est instauré dans le cadre de la convention collective dont vous dépendez. L'accord collectif recommande généralement un organisme gestionnaire, que vous êtes libre de choisir ou non.

Si vous décidez d'en choisir un autre, assurez-vous qu'il propose au moins le même niveau de garanties.
Si rien n'est mis en place au niveau de la convention collective, la négociation d'un accord collectif de prévoyance (voir Pour aller plus loin) dans le cadre de l'entreprise est facultative, sauf :

• lors d'une dénonciation d'un accord en vigueur ;
• pour les entreprises employant des cadres, puisqu'une couverture de prévoyance minimale est imposée même en l'absence de dispositions conventionnelles ;
• en cas de fusion ou absorption quand il y a un accord collectif en vigueur. 

Dès lors, plusieurs voies peuvent être envisagées pour mettre en place un dispositif de prévoyance d'entreprise.

Un référendum 

Vous décidez d'organiser une consultation par voie de référendum de l'ensemble de vos salariés. En pratique, son organisation se décompose en 3 étapes :

• la fixation de la date de la consultation (l'employeur la fixe sachant qu'un  délai raisonnable doit séparer l'annonce de la consultation de la date de consultation effective) ;
• l'information des salariés (remise d'un projet d'accord - si un accord de branche existe, vous devez vous conformer aux prescriptions de l'accord de branche) ;
• le déroulement de la consultation. La majorité des suffrages valablement exprimés (ou des votants) suffit à la ratification du projet. Il a valeur d'accord collectif et s'impose aux salariés actuels et futurs, y compris si cette adhésion engendre une cotisation prélevée sur leur rémunération.

attention

N'omettez pas de consulter et d'informer les représentants du personnel avant la mise en place du régime.

Une décision unilatérale de l'employeur 

Dans ce cas, remettez un écrit à l'ensemble de vos salariés afin qu'ils puissent constater le régime de prévoyance ainsi mis en place.

Conservez une trace de la remise de ce document aux salariés en leur faisant signer un tableau d'émargement.

Si le régime est financé en totalité par l'entreprise, il s'impose automatiquement à l'ensemble des salariés.

Dans le cas où le régime est cofinancé, les salariés employés avant la mise en place de cette décision unilatérale sont libres d'adhérer ou non, sans pour autant vous faire perdre le bénéfice du régime d'exonérations de cotisations sociales. Les salariés embauchés après seront, en revanche, tenus de cotiser au régime de prévoyance obligatoire, sauf cas de dispense autorisé (voir « Outils à télécharger »).

Convention collective "Bureaux d'études techniques, cabinets d'ingénieurs-conseils, sociétés de conseils" (n° de brochure 3018)

Dispositions particulières

Etape  2 -  Conditions à respecter pour bénéficier de l'exonération de cotisations sociales sur vos cotisations patronales

• le régime de prévoyance doit avoir été mis en place selon l'une des procédures indiquées à l'Étape 1 ;
• les cotisations patronales finançant le régime de prévoyance ne doivent pas se substituer à des éléments de rémunération, sauf si un délai de 12 mois existe entre la suppression de l'élément et le paiement de la première cotisation patronale ;
• le régime doit avoir un caractère collectif et obligatoire, sauf cas de dispenses autorisés par la règlementation ;
• le financement du régime de prévoyance doit se faire de manière conjointe : salarié et employeur cotisent ;
• les prestations doivent être versées par un organisme déterminé (institution de prévoyance, mutuelle, société d'assurance).

Etape  3 -  Rédiger l'accord de prévoyance

La rédaction de l'accord d'entreprise de prévoyance doit permettre de déterminer :

• son objet : le principe de l'adhésion, la nature des risques couverts et le montant de ses obligations financières ;
• ses bénéficiaires : la couverture de prévoyance est le plus souvent collective, c'est-à-dire qu'elle a vocation à s'appliquer de manière uniforme aux salariés de l'entreprise ou à une catégorie définie d'entre eux ;
• son caractère obligatoire ;
• les conditions de financement et les limites de l'engagement de l'entreprise ;
• les conditions d'assurance : le choix de l'organisme assureur, etc.

Clauses obligatoires

Elles sont issues du droit commun de la négociation collective, et concernent :

• la durée de l'accord ;
• les conditions de son renouvellement et de sa révision ;
• les conditions de sa dénonciation.

Toutefois, s'y ajoutent 2 clauses importantes, propres aux garanties de prévoyance :

• l'obligation d'organiser, en cas de changement d'assureur, la poursuite de la revalorisation des rentes octroyées aux assurés en incapacité de travail ou en invalidité ;
• cette même obligation appliquée à des prestations en rente octroyées aux ayants droit d'un de vos salariés, décédé (rente d'éducation ou rente de conjoint par exemple).

Ces engagements relèvent de la responsabilité de l'employeur et non de l'assureur (le maintien de la garantie décès des assurés en arrêt de travail est une clause obligatoire des contrats de prévoyance et donc n'incombe donc plus directement à l'employeur).

attention

Mesures Covid-19

Pendant la période de crise sanitaire liée à la Covid-19, les salariés placés en activité partielle et les ayants droit continuent de bénéficier des garanties prévues par leur prévoyance complémentaire et des indemnités ou primes de départ en retraite ou de fin de carrière, du 12 mars 2020 au 30 juin 2021.

Cette disposition s'applique même si des stipulations contraires sont prévues dans l'acte instaurant les garanties, les clauses du contrat collectif d'assurance souscrit ou le règlement d'adhésion.

Le maintien des garanties collectives est assuré par le paiement de primes ou cotisations, sur une assiette reconstituée, au minimum, en tenant compte de l'indemnité brute d'activité partielle perçue par le salarié (indemnité légale + complément éventuel versé par l'employeur). L'employeur peut toutefois opter pour une assiette supérieure à cette assiette minimale.

Dénonciation de l'accord

La durée de préavis de dénonciation de l'accord et celle de résiliation du contrat d'assurance ne sont pas nécessairement les mêmes. En effet, les garanties des contrats de prévoyance peuvent être maintenues au maximum pendant 1 an après l'expiration du préavis.

Pensez à faire coïncider la fin du contrat d'assurance et de l'accord collectif, référendaire ou unilatéral. En effet, si le contrat résilié auprès de l'assureur prend fin avant, l'engagement de garanties et de prestations sera assumé par vous.

Convention collective "Bureaux d'études techniques, cabinets d'ingénieurs-conseils, sociétés de conseils" (n° de brochure 3018)

Dispositions particulières

Etape  4 -  Déposer l'accord

L'accord de prévoyance doit être déposé par voie dématérialisée, sur la plate-forme du ministère du Travail : teleaccords.travail-emploi.gouv.fr. Ce dépôt vaut dépôt auprès de la DREETS.

Il doit par ailleurs être adressé au secrétariat du greffe du conseil des prud'hommes du lieu de sa conclusion.