La prise en charge des frais de transport ou de trajet

Cas  1 -  Calculer et indemniser les frais de transport ou de trajet domicile-lieu de travail

Le trajet domicile-lieu de travail, peut être effectué via un dispositif de transport en commun. Les frais du salarié sont alors qualifiés de frais de transport. Mais le salarié peut également opter pour l'utilisation de son véhicule personnel, notamment lorsque les transports collectifs ne permettent pas de réaliser le trajet dans un temps raisonnable.

Salariés utilisant leur véhicule personnel pour se rendre au siège social de l'entreprise

Vérifiez les conditions d'exonération

Si le salarié utilise son véhicule personnel pour se rendre au siège de l'entreprise, vous n'avez pas à l'indemniser.

Sachez toutefois que si vous décidez d'indemniser votre salarié, votre participation à ses frais de déplacement pour se rendre au siège social de l'entreprise est exonérée de charges sociales (et d'impôt sur le revenu) dans la limite de 200 euros par an et par salarié si l'utilisation de son véhicule personnel est une nécessité absolue, parce que le trajet domicile-entreprise n'est pas desservi par les transports en commun, ou parce qu'il l'est dans des conditions trop incommodes pour le salarié :

• soit en raison d'horaires particuliers de travail ;
• soit parce que la résidence est très éloignée du lieu de travail, à condition que cela résulte de l'emploi (difficulté de trouver un emploi, mutation, déménagement de l'entreprise, etc.) ou de contraintes familiales (prise en compte du lieu d'activité du conjoint, concubin ou partenaire de pacs, santé d'un membre de sa famille, lieu de scolarité).

Portée du dispositif facultatif

Selon le principe d'égalité de traitement, vous devez appliquer le dispositif de prise en charge de façon identique à tous vos salariés remplissant les conditions définies pour en bénéficier.

À l'inverse, est exclu du dispositif le salarié auquel vous avez mis à disposition permanente un véhicule professionnel.

Les conditions de prise en charge de ces frais doivent être fixées obligatoirement :

• par accord conclu avec les organisations syndicales représentatives dans l'entreprise, pour celles qui sont soumises à l'obligation de négocier au moins tous les 4 ans sur les rémunérations (50 salariés au moins) ;
• ou, dans les autres cas, par décision unilatérale de l'employeur, après consultation des représentants du personnel.

Sont concernés par la prise en charge les frais de carburant des véhicules utilisés.

Pour les frais d'alimentation des véhicules électriques, des véhicules à hydrogène et des véhicules hybrides rechargeables, la participation de l'employeur peut s'élever à 400 euros par an.

L'employeur peut permettre également la recharge de ces véhicules sur le lieu de travail sans que cela soit considéré comme un avantage en nature.

L'employeur peut, s'il le souhaite, mettre des vélos à disposition de ses salariés pour leurs déplacements domicile-lieu de travail. Il peut alors déduire de l'impôt sur les sociétés (IS) les frais générés pour l'achat ou l'entretien de la flotte de vélos, dans la limite de 25 % des frais engagés.

Depuis le 1er janvier 2020, il peut de manière facultative accorder jusqu'à 400 euros à ses salariés afin de les inciter à utiliser des transports « à mobilité douce » :

• cycle personnel ;
• covoiturage, en qualité de conducteur ou de passager ;
• autres services de mobilité partagée (à définir par décret).

Cette prime peut faire l'objet d'un versement direct au salarié, ou de l'attribution d'un « titre mobilité ».

Elle devrait permettre de financer :

• le carburant ;
• les frais de recharge électrique ;
• les frais liés au covoiturage ;
• les dépenses liées à l'entretien de son vélo.

Calculez le montant à rembourser

Le choix entre le forfait ou le réel vous appartient. La formule du forfait est plus avantageuse pour le salarié parce qu'elle prend en compte l'amortissement du véhicule. Elle est aussi plus simple d'utilisation pour l'entreprise en cas de déplacements importants.

Barème fiscal : il fixe le montant d'indemnités kilométriques, en fonction de la puissance du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus sur l'année civile (voir le barème dans « Modèles téléchargeables »). L'indemnité comprend les frais d'essence, de réparation et entretien du véhicule. Ce barème prévoit également le cas des trajets effectués en deux-roues.

Frais réels : si vous remboursez les dépenses réelles, vous devez produire tous les justificatifs des frais engagés par le salarié pour ses trajets. Ces remboursements seront exclus de l'assiette sociale si vous apportez la preuve qu'il est obligé d'engager ces frais supplémentaires et qu'il a produit les justificatifs.

Procédez au paiement

Si vous appliquez le barème fiscal, votre remboursement est exonéré s'il ne dépasse pas les limites du barème. Au-delà, la fraction qui dépasse est également exonérée si vous pouvez justifier :

• du transport utilisé par le salarié ;
• de la distance séparant le domicile du lieu de travail ;
• de la puissance fiscale du véhicule ;
• du nombre de trajets effectués chaque mois ;
• du fait que le salarié ne transporte aucune personne de l'entreprise ayant les mêmes indemnités (attestation établie par le salarié).

Établissez donc tous les justificatifs et conservez une photocopie de la carte grise du salarié. Elle permet d'attester, en cas de contrôle, de la puissance du véhicule et donc du respect des limites d'exonération.

Vous pouvez rembourser, en plus des indemnités kilométriques, les éventuels frais de parking et de péage, en veillant à en garder les tickets. Ces frais seront exonérés sur la base du tarif le plus bas (abonnement hebdomadaire, mensuel ou annuel) si vous justifiez de l'absence de parking gratuit à proximité du lieu de travail.

Si vous avez choisi les frais réels, vous remboursez, sur justificatifs, les frais d'essence et de réparation du véhicule, ainsi que les surcoûts en matière d'assurance et les éventuels frais de parking et de péage.

Salariés prenant les transports en commun

Vous devez obligatoirement participer au coût des abonnements souscrits par vos salariés pour leur trajet résidence-lieu de travail à hauteur de 50 % (sur la base du tarif de seconde classe), que votre entreprise soit située en province ou dans la région parisienne.

Toute participation de l'entreprise au-delà de 50 % est facultative (sauf dispositions conventionnelles contraires) mais reste possible. La partie correspondant à la prise en charge obligatoire est exonérée. Au-delà, le montant total de l'avantage est exonéré dans la limite des frais réels du salarié.

L'obligation de prise en charge couvre les abonnements aux moyens de transports publics de personnes ainsi que les frais d'abonnement aux services publics de location de vélos.

Vous pouvez refuser la prise en charge lorsque le salarié perçoit déjà des indemnités relatives à ces déplacements domicile-travail d'un montant supérieur ou égal à la prise en charge obligatoire.

Concernant les salariés à temps partiel :

• pour ceux employés sur la base d'une durée de travail supérieure ou égale à la moitié de la durée légale, ou conventionnelle si celle-ci est inférieure, la prise en charge sera équivalente à celle d'un salarié à temps plein ;
• pour ceux employés sur la base d'une durée inférieure à la moitié de la durée légale ou conventionnelle du travail, la prise en charge sera faite sur le prorata de ses heures par rapport à la moitié d'un temps plein.

Concernant la région parisienne, si le salarié prend un mois de vacances et que son pass Navigo couvre ce mois, vous n'êtes pas tenu de le rembourser. En revanche, s'il est en congé juste une semaine pendant ce même mois, vous rembourserez la totalité des 50 % du prix du titre de transport.

Pour les entreprises situées en province, pendant le mois au cours duquel le salarié est amené à prendre des congés, dès lors que le titre souscrit couvre au moins un trajet domicile-travail, il pourra bénéficier de la prise en charge, sans abattement pour les jours non travaillés.

S'il est en arrêt de travail pendant quelques jours et qu'il utilise un titre de transport hebdomadaire ou mensuel, vous devez le rembourser. Si le titre est pluri mensuel, vous êtes tenu d'effectuer le versement correspondant au mois du congé maladie.

Votre participation ne peut pas être proratisée en fonction des jours de présence du salarié dans l'entreprise. En d'autres termes, les jours de maladie ne sont pas pris en compte pour réduire votre participation, à condition bien sûr que le titre de transport ait été acheté par le salarié.

Les mêmes règles s'appliquent que votre entreprise soit située en province ou dans la région parisienne.

Votre entreprise est située dans une autre région que la résidence du salarié

Lorsque le salarié travaille dans une autre région que celle où il réside, votre participation à son abonnement est exonérée de cotisations à condition que l'éloignement résulte de circonstances liées à l'emploi ou à des contraintes familiales. En revanche, lorsqu'il travaille pour convenance personnelle dans une autre région, les frais pris en charge ne sont pas exonérés.

Mais que la situation résulte de convenances personnelles ou de contraintes, la prise en charge de l'employeur ne peut pas être refusée, ni limitée à la seule région du lieu de travail. Elle doit s'étendre aux deux régions concernées, même si la région de travail est l'Ile-de-France.

Procédez au paiement

Le versement de la prise en charge des titres se fera au plus tard à la fin du mois suivant celui pour lequel ils ont été validés et sera répercuté sur la feuille de paie. Les titres annuels font l'objet d'une prise en charge répartie mensuellement pendant la période d'utilisation.

Vous devez conserver comme justificatifs :

• la copie du titre de transport ;
• l'attestation annuelle sur l'honneur du salarié, pour les 12 mois à venir, précisant son domicile et l'abonnement utilisé.

Notez que le tarif du Pass "Navigo" en région parisienne augmente une fois par an. Votre prise en charge augmentera donc à la même date.

Convention collective "Transports routiers" (n° de brochure 3085)

Pas de dispositions particulières

Cas  2 -  Calculer et indemniser les frais de trajet d'un lieu de travail à un autre

Rappelons que les trajets effectués par le salarié pendant ses horaires de travail entre deux lieux de travail (de chantier à chantier, de client à client, etc.) représentent toujours, contrairement au temps de trajet domicile-travail, des temps de travail effectif.

À ce titre, quel que soit son mode de déplacement, les frais du salarié sont à la charge de l'entreprise :

• soit par le remboursement intégral de ses frais de déplacement ;
• soit par la mise à disposition d'un véhicule de fonction.

Frais de trajet entreprise-1er chantier ou entreprise-1er client

Ce trajet constitue un temps de travail effectif seulement dans le cas où le salarié est obligé de passer par l'entreprise avant de se rendre sur le chantier ou chez son client, pour transporter du matériel, emmener des collègues, prendre des consignes, etc.

En revanche, s'il choisit de passer à l'entreprise avant d'aller sur le chantier sans y être obligé, son trajet entreprise/chantier n'est pas considéré comme du temps de travail et les frais sont indemnisés dans les mêmes conditions que ceux des trajets domicile-lieu de travail. 

Frais de trajet site d'entrepôt des véhicules professionnels-entreprise ou 1er client ou 1er chantier

Les indemnités kilométriques allouées à des salariés se rendant sur un site distinct du siège social de l'entreprise pour prendre possession de leur véhicule professionnel, sont soumises aux cotisations sociales. En effet, les frais liés à ces déplacements sont assimilés à ceux des trajets domicile-travail.

Convention collective "Transports routiers" (n° de brochure 3085)

Dispositions particulières