|  La mise en place d'une base de données regroupant les informations remises de façon régulière aux représentants du personnel est obligatoire dans toutes les entreprises de 50 salariés et plus, disposant d'un CSE, et facultative pour les autres. L'envoi des informations écrites avant chaque réunion des instances représentatives du personnel a été remplacé dans plusieurs cas par la notification de la mise à disposition de cette information dans la base de données, charge au représentant du personnel de consulter la base. Elle permet notamment la mise à disposition des informations nécessaires aux trois consultations récurrentes des IRP. Etape
1 -
Niveau de mise en place de la BDES
La BDES doit être installée au niveau de l'entreprise. De façon facultative, sur accord avec les délégués syndicaux ou, à défaut, avec la majorité des représentants du personnel titulaires, il est aussi possible de l'installer au niveau de chaque établissement. Dans ce cas, le format de la BDES établissement n'est pas forcément le même que celui de la BDES entreprise, et il semble possible de négocier un format différent pour chaque établissement. À titre facultatif, il est aussi possible de créer une base de données au niveau d'un groupe. Cette base de données groupe ne doit pas remplacer des bases de données entreprise mais venir s'y ajouter. | Convention collective "Transports routiers"
(n° de brochure 3085) |  |
| | Pas de dispositions particulières |
Etape
2 -
Forme de la BDES
À défaut de disposition spécifique fixée par accord collectif, la base est : Tableur, logiciel développé en interne ou interface externe accessible en ligne, etc., toutes ces solutions sont envisageables. Vous devez opter pour une solution simple à mettre en place mais surtout à faire évoluer. En effet, vous devrez très fréquemment rajouter des données dans la base. Notez-le
À titre d'exemple, l'applicatif BDES online des Éditions Tissot est une solution rapide à créer, simple d'utilisation (tant pour les contributeurs que les élus) et totalement sécurisée. | Convention collective "Transports routiers"
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Etape
3 -
Plan du contenu de la BDES
Le contenu précis de la BDES varie en fonction des effectifs de l'entreprise (au moins ou moins de 300 salariés).  attentionUn accord d'entreprise peut fixer un contenu simplifié de la base, ainsi que des modalités de fonctionnement, notamment les droits d'accès et le niveau de mise en place de la base dans les entreprises comportant des établissements distincts, son support, ses modalités de consultation et d'utilisation. Si, lors du passage en CSE, l'entreprise n'a pas négocié un tel accord, cette négociation reste possible à tout moment en cours de mandat. Si cette négociation doit être réalisée par principe avec les délégués syndicaux, il est possible de la conclure avec la majorité des élus titulaires du CSE si aucun mandat de délégué syndical n'est attribué dans l'entreprise. Il est également possible de négocier cet accord avant la mise en place effective de la BDES. À défaut d'accord d'entreprise, un accord de branche peut définir l'organisation, l'architecture, le contenu et les modalités de fonctionnement de la base dans les entreprises de moins de 300 salariés. Dans le cadre d'un accord Le plan du contenu doit respecter au minimum les sous-parties suivantes : investissement (social, matériel et immatériel) ; égalité professionnelle femmes-hommes au sein de l'entreprise ; fonds propres et endettement ; ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants ; activités sociales et culturelles ; rémunération des financeurs ; flux financiers à destination de l'entreprise.
Peuvent donc être exclues les deux rubriques suivantes : les partenariats et les transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe. L'accord peut y intégrer en outre les informations nécessaires aux négociations obligatoires (rémunération, temps de travail et partage de la valeur ajoutée dans l'entreprise, égalité femmes-hommes, gestion des emplois et des parcours professionnels) ou ponctuelles. En l'absence d'accord Le contenu de la base est fixé par la loi (reportez-vous à la rubrique « À télécharger »). | Convention collective "Transports routiers"
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Etape
4 -
Contenu de la BDES
Pour plus d'informations reportez-vous à la rubrique « À télécharger ». Doivent être incluses dans la BDES les informations suivantes : toutes les informations données de façon récurrente au CSE (données sur la formation professionnelle, rapport sur la situation générale de la santé, de la sécurité et des conditions de travail, etc.) ; les informations transmises dans le cadre de consultations récurrentes du CSE (orientations stratégiques, politique sociale et situation économique et financière) ; des indicateurs relatifs à l'égalité professionnelle femmes-hommes, notamment sur les écarts de rémunération.
Dans les entreprises d'au moins 300 salariés, les informations trimestrielles à destination du CSE doivent également être insérées dans la BDES. Les informations qui revêtent un caractère confidentiel doivent être présentées comme telles par l'employeur. Il peut s'agir d'informations dont la divulgation peut nuire à l'intérêt de l'entreprise, ou qui ne sont connues ni du grand public ni des salariés. Doit être indiquée également la durée du caractère confidentiel de chaque information Pour chaque information, l'employeur doit enregistrer, dans la base les données de l'année en cours, celles des deux années précédentes et les perspectives sur les trois années à venir. Exemple
En 2021, en matière de nombre de CDI présents dans l'entreprise, les représentants du personnel doivent retrouver dans la BDES les chiffres des années 2019 et 2020, ceux de 2021 et des perspectives pour les années 2022, 2023 et 2024. Les données antérieures à 2019 peuvent être supprimées. Notez-le
Dans le cadre de la consultation récurrente obligatoire sur les orientations stratégiques, l'employeur doit fournir les données chiffrées, sur l'ensemble des indicateurs, au titre des années N+1, N+2 et N+3. Faute de disposer d'éléments chiffrés, il doit communiquer des grandes tendances pour chaque indicateur. Cette obligation de transmission sur 3 ans peut être remise en cause par accord d'entreprise. Doivent par ailleurs figurer dans la rubrique investissement social des informations relatives : aux investissements en formation ; aux orientations de la formation professionnelle dans l'entreprise ; aux bilans sur les actions comprises dans le plan de développement des compétences et la mise en oeuvre du CPF ; au nombre des salariés bénéficiaires de l'entretien professionnel ; à la mise en oeuvre des entretiens professionnels et à l'état des lieux récapitulatif au bout de 6 ans.
Notez-leDoivent figurer dans la rubrique relative à l'égalité femmes-hommes, en complément des indicateurs relatifs à l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, notamment sur les écarts de rémunération, des informations sur la méthodologie et le contenu des indicateurs relatifs aux écarts de rémunération, ainsi que les actions mises en oeuvre ou envisagées pour les supprimer. Il semble possible d'y déposer un fichier complet contenant l'ensemble des informations sur les écarts de rémunération (en créant, le cas échéant, une rubrique appelée index). Seules les informations relatives à l'année N-1 sont à fournir. Toutefois, certaines des données sur cet index sont à fournir au titre des consultations récurrentes obligatoires au titre des années N-2, N-1, N, N+1, N+2 et N+3 (sauf accord d'entreprise les excluant). | Convention collective "Transports routiers"
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Etape
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Accès à la BDES
La base doit être accessible en permanence au CSE et aux délégués syndicaux. En pratique, cette condition est remplie lorsque la base est accessible pendant les heures de travail et mise à disposition sur demande, par courrier ou fax en l'absence de support informatique. Par ailleurs, l'employeur informe les représentants du personnel et les délégués syndicaux de l'actualisation de la base selon des modalités qu'il détermine. En l'absence d'accord collectif, la mise à disposition, actualisée dans la base, des informations contenues dans les rapports et des informations transmises de manière récurrente aux représentants du personnel vaut communication lorsque les deux conditions suivantes sont remplies : Notez que l'inspection du travail n'est pas expressément visée parmi les destinataires de la BDES. Toutefois, pour ce qui est des rapports et informations récurrentes qui doivent lui être transmis (par exemple, les informations nécessaires à la consultation annuelle sur la politique sociale de l'entreprise), ils sont mis à sa disposition à partir de la BDES. Il est donc nécessaire d'ouvrir un accès à la BDES à l'inspection du travail. Notez-le
Sauf accord contraire, si les élus réclament des impressions papier des documents, vous n'êtes pas dans l'obligation de les leur fournir. Il faut par contre qu'ils puissent convenablement exploiter les données de la BDES, les comparer et les montrer à leurs experts. Il ne faut donc pas que votre solution en ligne soit bloquante sur ces différents points. | Convention collective "Transports routiers"
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| | Pas de dispositions particulières |
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| | N'oubliez pas d'adapter la forme de la base à la structure de votre entreprise
Si certains élus travaillent sur des sites éloignés du siège, voxxxxxx xxxx xxxxxxxx xxxxxx xxxxxxxxxx xxx xx xxxxxxxxxxx xxxxx xxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxx xxxx xxx. xxxxxxxxxxxxx xxxxx xx xxxxxxx xx xxxxx xxx xxxxxxx. | | |
| | L'employeur n'a pas d'obligation de consulter les représentants du personnel sur la mise en place de la BDES. Il peut néanmoins procéder de façon volontaire à une consultation ou négocier un accord d'xxxxxx xxxx xxxxxxxx xxxxxx xxxxxxxxxx xxx xx xxxxxxxxxxx xxxxx xxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxx xxxx xxx. xxxxxxxxxxxxx xxxxx xx xxxxxxx xx xxxxx xxx xxxxxxx. | | |
| | Les représentants du personnel peuvent agir pour délit d'entrave (7500 euros d'amende) si l'employeur ne respecte pas son obligation de mise en place de la BDES.
xxxxxx xxxx xxxxxxxx xxxxxx xxxxxxxxxx xxx xx xxxxxxxxxxx xxxxx xxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxx xxxx xxx. xxxxxxxxxxxxx xxxxx xx xxxxxxx xx xxxxx xxx xxxxxxx. | | |
| | Même si la mise en place de la BDES n'est obligatoire que pour les entreprises d'au moins 50 salariés avec CSE, il reste possible de la mettre volontairement en place pour les entreprises de moins de xxxxxx xxxx xxxxxxxx xxxxxx xxxxxxxxxx xxx xx xxxxxxxxxxx xxxxx xxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxx xxxx xxx. xxxxxxxxxxxxx xxxxx xx xxxxxxx xx xxxxx xxx xxxxxxx. | | |
| | Les représentants du personnel peuvent-ils diffuser les informations inscrites dans la BDES ?
Les représentants du personnel et les délégués syxxxxxx xxxx xxxxxxxx xxxxxx xxxxxxxxxx xxx xx xxxxxxxxxxx xxxxx xxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxx xxxx xxx. xxxxxxxxxxxxx xxxxx xx xxxxxxx xx xxxxx xxx xxxxxxx. | | |
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Convention collective Transports routiers
Cass. soc., 28 mars 2018, n° 17-13.081 (en l'absence de BDES, le délai de consultation sur les orientations stratégiques n'est pas opposable aux élus du CSE)
Cass. soc., 25 septembre 2019, n° 18-15.504 (la condition d'accès permanent est respectée lorsque la BDES est accessible pendant les heures de travail ou sur support papier par courrier ou fax sur demande) 
Loi n° 2020-1721, du 29 décembre 2020, art. 244 (information du CSE sur les aides publiques perçues)
Cass. soc., 27 janvier 2021, n° 19-16.692 (pour licencier pour faute un RH qui s'abstient de remplir ses tâches relatives à la BDES, il faut vérifier s'il y a une mauvaise volonté délibérée) |
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