Etape
1 -
Déterminer la périodicité du paiement et de la déclaration des cotisations
Depuis la mise en place de la DSN, la déclaration des éléments de rémunération servant de base au calcul des cotisations est mensuelle pour toutes les entreprises.
Depuis le 1er janvier 2018, le paiement mensuel des cotisations est également devenu la règle pour toutes les entreprises, quel que soit leur effectif.
Le paiement trimestriel reste toutefois possible pour les entreprises de moins de 11 salariés qui en ont fait la demande à l'URSSAF avant le 31 décembre 2017.
Notez-le
Depuis 2018, un autre décompte des effectifs a été mis en place en matière de cotisations sociales. La méthode est celle de l'effectif annuel moyen, égal à la moyenne des effectifs déterminés chaque mois, à partir de tous les travailleurs présents au cours du mois. Ne sont pas retenus les mois au cours desquels aucun salarié n'a été employé.
Etape
2 -
Déterminer la date d'exigibilité
La date d'exigibilité du paiement des cotisations URSSAF dépend de l'effectif de l'entreprise et de la date à laquelle les salaires sont versés :
| Paiement des salaires du mois M | | |
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Calendrier transitoire pour les entreprises qui pratiquaient le décalage de paie au 24 novembre 2016 (2) |
Plus de 9 et moins de 50 salariés | Entre le 11 et la fin du mois M+1 | | - en 2019 : au plus tard le 25 du mois M+1 - en 2020 : au plus tard le 20 du mois M+1 |
| Entre le 21 et la fin du mois M+1 | | - en 2019 : au plus tard le 25 du mois M+1 - en 2020 : au plus tard le 20 du mois M+1 |
(1) Les entreprises de moins de 11 salariés avaient la possibilité de conserver un paiement trimestriel à condition d'en avoir fait la demande avant le 31 décembre 2017. |
(2) Les entreprises qui ne pratiquaient pas le décalage de paie avant le 24 novembre 2016 ne bénéficient pas de ce calendrier transitoire et doivent régler leurs cotisations pour le 15 du mois M+1. |
Si l'échéance au 5 ou au 15 expire un jour férié ou non ouvré, elle est prolongée jusqu'au jour ouvrable suivant.
Etape
3 -
Choisir son mode de paiement
En théorie, un employeur dispose de plusieurs moyens pour payer : chèque, virement, mandat, titre universel de paiement ou titre interbancaire de paiement. En pratique, la majorité des entreprises utilisent le virement ou le télépaiement (mandat SEPA).
Les seules obligations concernent :
les entreprises ayant déclaré et payé entre 20 000 et 7 millions d'euros de cotisations ainsi que les entreprises multi-établissements qui versent leurs cotisations en un lieu unique (VLU) : règlement dématérialisé (virement ou télépaiement) ;
les entreprises ou établissements d'une même entreprise redevables de plus de 7 millions d'euros au titre d'une année civile : règlement exclusivement par virement bancaire.
Par ailleurs, les entreprises multi-établissements peuvent demander à déclarer et verser leurs cotisations à un organisme de recouvrement unique, sous réserve d'être à jour de leurs déclarations et paiements de cotisations. Cette possibilité est aussi ouverte, depuis le 1er janvier 2018, dans le cas où la paie du personnel n'est pas réalisée en un même lieu. Cette autorisation est délivrée par l'ACOSS, sur demande de l'entreprise.
Notez enfin que le paiement des cotisations et contributions dues pour l'emploi des salariés avec le TESE est obligatoirement dématérialisé.