Editions Tissot - PME

Référence : WS0.05.2.050

Calculer et verser la prime de vacances

Votre dernier salarié embauché vient vous voir après avoir reçu sa fiche de paie en s'étonnant de ne pas y voir figurer la prime de vacances à laquelle il prétend avoir droit du fait de la convention collective. À quel moment êtes-vous redevable de cette prime ? Comment est calculée cette prime ?

La bonne méthode

1 - Calculer le montant global de l'indemnité de congés payés due aux salariés

Cette prime est calculée par rapport au montant global de l'indemnité congés payés due à tous les salariés de votre entreprise au titre de la période de référence. Elle représente 10 % de ce montant.

Formule de calcul :

[Base de calcul de l'indemnité congés payés de l'ensemble des salariés de l'entreprise (salaires hors exceptionnel...) pour la période courant du 01/06 N-1 au 31/05 N] x 10 % = indemnité de congés payés minimale garantie aux salariés.

Convention collective "Bureaux d'études techniques, cabinets d'ingénieurs-conseils, sociétés de conseils" (n° de brochure 3018)
Dispositions particulières

2 - Calculer le montant global de la prime de vacances pour tous les salariés

La prime de vacances représente 10 % de ce montant.

Indemnité de congés payés minimale garantie aux salariés x 10 % = prime de vacances à verser à l'ensemble des salariés

Exemple

Vous avez deux salariés. Vos salariés sont rémunérés à hauteur de 2000 euros bruts par mois pendant toute la période de référence allant du 1er juin N-1 au 31 mai N.

L'indemnité totale de congés payés due s'élève à : 2000 € x 12 mois x 2 salariés x 10 % = 4800 €.

La prime de vacances due = 4800 € x 10 % = 480 €.

Si au cours de l'année N, vous versez des primes pour un montant total de 700 euros. Ce montant étant supérieur à celui calculé pour la prime de vacances (soit 480 euros) due sur la période de référence clôturée le 31 mai N. Vous n'avez donc pas de prime complémentaire à verser, même si l'un de vos salariés n'a reçu que 200 euros de prime, soit moins de 10 % de son indemnité de congés payés.

La prime de vacances est donc calculée globalement pour tous les salariés. Vous ne devez pas tenir compte du montant de l'indemnité de congés payés due pour chaque salarié individuellement.

3 - Verser la prime de vacances

Cette prime doit être versée aux salariés pendant l'année, au moins une partie devant être versée entre le 1er mai et le 31 octobre.

Les modalités de répartition de cette prime ne sont pas définies précisément par la convention collective. Ainsi, toute prime qui aurait été versée au salarié pendant l'année, notamment entre le 1er mai et 31 octobre peut être considérée comme étant la prime de vacances à condition que son montant soit au moins égal à celui défini ci-dessus.

Sauf si une convention ou un accord collectif ou un usage le prévoit autrement, lorsqu'un salarié n'est plus présent dans l'entreprise au moment du versement de la prime de vacances, il ne peut pas obtenir le règlement de cette prime au prorata du temps passé dans l'année. La prime ne lui est donc pas due.

Évitez les erreurs

Si l'employeur reste décisionnaire dans ses modalités de rémunérations et notamment dans l'attribution et la répartition de primes, il doit respecter le principe d'égalité entre les salariés : « À travail égal, salaire égal ».

Si le versement de la prime amène un salarié à percevoir moins de 10 % de ses indemnités congés payés ou pas de prime du tout, l'employeur pourra avoir à justifier de la modalité de répartition de la prime en cas de contestation du salarié.

Ne vous trompez pas de période de référence pour comparer le montant des primes versées et celui de la prime de vacances

Vous devez comparer les sommes versées pendant la période de référence soit entre le 1er mai et le 31 octobre N à la prime de vacances due au titre de la période de référence N-1 (soit entre le 1er juin N-1 et le 31 mai N).

Le rôle des RP

Les membres du comité social et économique n'ont pas de rôle particulier par rapport au calcul de cette prime. Par contre, si vous omettez de la verser à certains salariés, ils peuvent vous en porter réclamation, étant donné que leur mission est de veiller au respect des droits des salariés notamment en matière de rémunération.

Les sanctions possibles

Si le caractère inégal de la répartition des primes est retenu par le conseil de prud'hommes, l'employeur pourra être condamné à verser un complément de primes aux salariés concernés ainsi que d'éventuels dommages et intérêts en réparation du préjudice subi.

Notre conseil

Insistez sur la communication

Si vous versez une prime par ailleurs et que vous l'imputez au titre de la prime de vacances, faites le savoir à vos salariés , idéalement par écrit. Il est toujours préférable d'expliquer à vos salariés tous les éléments de leur rémunération afin d'éviter tout conflit.

Questions Réponses

La prime de vacances est-elle exonérée de charges sociales ?

Cette prime est un élément du salaire brut. Elle est soumise à cotisations sociales.

Mon salarié a droit cette année à la prime d'ancienneté. Peut-elle remplacer la prime de vacances ?

Si une prime vient compenser ou récompenser quelque chose qui est défini nommément (ancienneté, etc.) ou qui est calculable (prime d'objectif, etc.), cette prime ne peut pas remplacer la prime de vacances puisqu'elle a déjà un objet.

L'un de mes salariés estime ne pas recevoir la rémunération minimale mensuelle prévue par la convention collective pour son niveau de classification, mais je calcule qu'en intégrant la prime de vacances, il atteint bien ce minimum. Ai-je raison de l'intégrer ?

Effectivement, pour apprécier si le salaire minimum imposé par la classification de la convention collective SYNTEC-CINOV est atteint, il faut intégrer dans la rémunération annuelle, tous les éléments de salaires, versés mensuellement ou pas, comme la prime de vacances. Cette rémunération annuelle doit ensuite être divisée par 12 pour apprécier si le minimum mensuel posé par la classification est respecté.

Outils à télécharger

Prime de vacances SYNTEC-CINOV (outil de calcul) (xls)

Références aux textes officiels

Cass. soc., 21 septembre 2017, n° 15-28.933 (pas de versement de la prime de vacances prorata temporis au salarié qui a quitté l'entreprise à la date de son versement annuel)

Cass. soc., 20 novembre 2019, n° 18-11.811 (intégration de la prime de vacances dans le salaire annuel servant de base au calcul de la rémunération mensuelle pour le respect des minima de salaire conventionnels)

Pour aller plus loin sur le sujet

Le solde de tout compte