L'accueil d'un stagiaire en entreprise - Editions Tissot
L'accueil d'un stagiaire en entreprise - Gérer le personnel - Editions Tissot -p-
Gérer le personnelRéférence : GLP.01.1.110

L'accueil d'un stagiaire en entreprise

Le stagiaire en entreprise est à la recherche d'une expérience pratique, destinée à compléter sa formation théorique. Le stagiaire en entreprise va pouvoir mettre en pratique ses connaissances en milieu professionnel. Le stage constitue également une transition entre le monde de l'enseignement supérieur et celui de l'entreprise.

Si vous décidez de donner une suite favorable à une demande de stage, cela devra se faire dans le cadre d'une convention de stage et non d'un contrat de travail.

Quelles précautions devez-vous prendre pour formaliser ce stage ? Quelles erreurs devez-vous éviter ?

Dans cette page

La bonne méthode

Etape  1 -  S'assurer que le stagiaire en entreprise relève d'un stage conventionné

Tous les stages en entreprise accomplis par des étudiants doivent s'intégrer dans un cursus pédagogique (scolaire ou universitaire) et donner lieu à la signature d'une convention de stage.

Afin d'adosser pleinement le contenu des stages à des formations, le stage est défini par la loi, comme étant « une période temporaire de mise en situation en milieu professionnel au cours de laquelle l'étudiant acquiert des compétences professionnelles qui mettent en oeuvre les acquis de sa formation en vue de l'obtention d'un diplôme ou d'une certification. Le stagiaire se voit confier une ou des missions conformes au projet pédagogique défini par son établissement d'enseignement et approuvées par l'organisme d'accueil ».

Deux critères sont à respecter : le stage en entreprise doit être prévu dans l'organisation de la formation, et c'est l'établissement d'enseignement qui le valide sur la base d'une restitution de la part de l'étudiant.

Ne sont pas concernées les situations suivantes :

  • vous faites travailler des mineurs de plus de 14 ans pour effectuer des travaux compatibles avec leur âge pendant les vacances scolaires (dans ce cas, le recours au CDD est obligatoire) ;
  • vous recevez des élèves mineurs de moins de 16 ans à l'occasion de visites d'information ;
  • vous recevez des élèves pour des séquences d'observation en milieu professionnel (obligatoires en classe de troisième) organisées par des enseignants ;
  • les stages qui relèvent de la formation professionnelle continue.

Attention

Ne confondez pas le stagiaire en entreprise avec un jeune en job d'été.

En effet, les jobs d'été permettent aux entreprises de recruter, pendant les congés d'été, des jeunes en vacances scolaires pour renforcer l'effectif de l'entreprise en cas d'accroissement ponctuel d'activité ou pour remplacer temporairement des salariés permanents en congés payés. Ces recrutements doivent faire l'objet de contrat de travail revêtant la forme de CDD.

Etape  2 -  Signer une convention de stage tripartite

L'embauche de stagiaires en entreprise nécessite obligatoirement la signature d'une convention tripartite entre le stagiaire (ou son représentant légal s'il est mineur non émancipé), la structure d'accueil (entreprises privées et associations) et l'établissement d'enseignement (retrouvez le modèle type de « convention de stage » dans l'onglet « À télécharger »). Une convention type peut également être éditée sur le site www.monstageenligne.fr. L'inscription est gratuite et vous pouvez y déposer vos offres de stages et consulter les demandes.

Sachez que la convention de stage doit impérativement comporter les clauses suivantes :

  • l'intitulé complet du cursus ou de la formation du stagiaire et son volume horaire par année ou par semestre d'enseignement ;
  • le nom du référent de l'établissement d'enseignement, et celui du tuteur dans l'entreprise ;
  • la durée minimale de la formation suivie par le stagiaire : 200 heures par an (en dehors de la durée du stage) ;
  • les compétences à acquérir ou à développer au cours du stage ;
  • la définition des activités confiées au stagiaire en fonction des objectifs de formation et des compétences à acquérir ;
  • les dates de début et de fin du stage, et la durée totale prévue, la durée maximale étant fixée à 6 mois par année d'enseignement, quel que soit le nombre d'heures effectuées. La durée de stage doit être cohérente avec la formation du stagiaire : par exemple, pour un BTS, elle se situera entre 6 et 20 semaines réparties sur les 2 années de préparation et pour un Bac pro, elle sera d'environ 22 semaines réparties sur les 3 années de préparation. Si le stage est interrompu pour maladie, accident, grossesse, paternité ou adoption, un report de la fin du stage est possible. Il est également possible de prévoir un stage au-delà de 6 mois pour les stagiaires préparant un diplôme de grade master, à condition que le stage corresponde strictement aux objectifs pédagogiques de la formation. Dans ce cas, un contrat pédagogique signé par l'étudiant et l'établissement qui délivre la formation s'ajoutera à la convention de stage ;
  • la durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire dans l'entreprise et, le cas échéant, la présence la nuit, le dimanche ou un jour férié ;
  • le montant de la gratification que vous envisagez de verser au stagiaire et les modalités de son versement (ou une clause indiquant que vous vous réservez la possibilité de verser une gratification en cas de stage de moins de 2 mois satisfaisant) ;
  • la liste des avantages que vous offrez, le cas échéant, au stagiaire, notamment en ce qui concerne sa restauration (titres-restaurant ou accès au restaurant de l'entreprise), son hébergement ou le remboursement des frais qu'il a engagés pour effectuer son stage (prise en charge ou participation aux frais de transport, etc.), ainsi que l'accès aux activités sociales et culturelles proposées par le CSE ;
  • le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, y compris la protection en cas d'accident du travail ainsi que, le cas échéant, l'obligation faite au stagiaire de justifier d'une assurance couvrant sa responsabilité civile (reportez-vous à l'onglet « Questions/réponses ») ;
  • les conditions dans lesquelles les responsables du stage, l'un représentant l'établissement, l'autre l'entreprise, assurent l'encadrement du stagiaire ;
  • les conditions de délivrance de l'« attestation de stage » (à remettre obligatoirement) et, le cas échéant, les modalités de validation du stage pour l'obtention du diplôme préparé. L'attestation de stage doit mentionner la durée effective totale du stage et le montant total de la gratification versée au stagiaire, le cas échéant ;
  • les modalités de suspension et de résiliation du stage ;
  • les conditions dans lesquelles le stagiaire est autorisé à s'absenter, notamment dans le cadre d'obligations attestées par l'établissement d'enseignement ;
  • les clauses de votre règlement intérieur (s'il existe) applicables au stagiaire.

La convention de stage doit être signée par :

  • le représentant de l'établissement d'enseignement ;
  • le stagiaire (et son représentant légal s'il est mineur non émancipé) ;
  • le représentant de l'entreprise ;
  • l'enseignant référent ;
  • le tuteur du stage.

La convention de stage peut faire l'objet d'avenants en cas de report ou de suspension de la période de stage. 

Attention

Les règles en vigueur en matière de durées maximales de travail, de travail de nuit et de repos dans l'entreprise sont applicables au stagiaire. Dans ce cadre, un décompte des durées de présence du stagiaire doit être établi selon des modalités à définir par l'entreprise.

Pour les droits à congés et autorisations d'absences, voir l'étape 4.

Etape  3 -  Avoir clairement conscience des engagements de chacun

Vis-à-vis du stagiaire, vous vous engagez à :

  • lui proposer un stage dont l'objet et le contenu s'inscrivent dans le projet pédagogique défini par son établissement d'enseignement ;
  • l'accueillir et lui donner les moyens de réussir sa mission ;
  • désigner un responsable de stage dont la tâche sera de :
    • le guider et le conseiller,
    • l'informer sur les règles, les codes et la culture de l'entreprise,
    • favoriser son intégration au sein de l'entreprise et l'accès aux informations nécessaires,
    • l'aider dans l'acquisition des compétences nécessaires,
    • assurer un suivi régulier de ses travaux,
    • évaluer la qualité du travail effectué, 
    • le conseiller sur son projet professionnel ;
  • rédiger une attestation de stage décrivant les missions qu'il aura effectuées ;
  • le protéger de toute mesure de discrimination et de tout fait de harcèlement sexuel.
Attention

Afin d'éviter les recours abusifs aux stages et de favoriser la requalification de certains stages en contrats de travail, la loi vous interdit de faire exécuter par le stagiaire une tâche régulière correspondant à un poste permanent de l'entreprise, une tâche saisonnière ou encore une tâche correspondant à une activité accrue temporairement.

Réciproquement, le stagiaire s'engage à :

  • réaliser sa mission et être disponible pour les tâches que vous lui confierez ;
  • respecter les règles de votre entreprise ainsi que ses codes et sa culture ;
  • respecter les exigences de confidentialité que vous aurez définies ;
  • rédiger, lorsqu'il est exigé, le rapport ou le mémoire dans les délais prévus ; ce document devant vous être présenté avant d'être soutenu (si le contenu le nécessite, le mémoire pourra, à votre demande, rester confidentiel).

Enfin, vous échangerez avec l'établissement d'enseignement toute information importante en relation avec le stage (que ce soit avant, pendant ou après le stage).

Notez-le

La charte des stages étudiants en entreprise, relative aux engagements de chacun, doit être annexée à la convention de stage (reportez-vous à la rubrique « À télécharger »).

Etape  4 -  Accueillir le stagiaire dans l'entreprise

Il est indispensable, dès l'arrivée du stagiaire, de :

  • lui faire visiter l‘entreprise et lui présenter ses futurs collègues de travail ;
  • lui fournir le règlement intérieur, les règles de confidentialité, les documents liés à la sécurité, les documents de présentation de l'entreprise (plaquettes, bilans, organigrammes, etc.) ;
  • l'équiper du matériel de sécurité (lunettes, chaussures), informatique, etc.

Tuteur

Vous devez désigner un responsable de stage dont la tâche sera de guider et conseiller le stagiaire, favoriser son intégration, évaluer ses travaux et l'aider à acquérir des compétences.

Les missions du tuteur peuvent être fixées par accord d'entreprise. Un même tuteur ne peut avoir la responsabilité que de 3 stagiaires au maximum.

Santé sécurité

Faites bénéficier votre stagiaire de l'accueil sécurité que vous réservez à vos nouveaux salariés.

En effet, le stagiaire est soumis au règlement intérieur et doit respecter toutes les consignes d'hygiène et sécurité. Il bénéficie par ailleurs des dispositions légales de protection contre la discrimination et le harcèlement sexuel.

Droits sociaux

Le stagiaire doit bénéficier des activités sociales et culturelles du CSE dans les mêmes conditions que les salariés.

En matière de congés, il a droit selon les modalités applicables aux salariés :

  • au congé de maternité ;
  • au congé de paternité et d'accueil du jeune enfant ;
  • au congé d'adoption ;
  • aux autorisations d'absence d'ordre médical liées à la grossesse.

Si la durée de stage est supérieure à deux mois, la convention de stage doit prévoir la possibilité de congés et d'absences au cours du stage.

En matière de prise en charge des frais de transport et de restauration (accès au restaurant d'entreprise, titres-restaurant), le stagiaire bénéficie également des mêmes droits que les salariés quelle que soit sa durée de stage.

Formation renforcée avant la prise de poste

Les stagiaires affectés à des postes de travail présentant des risques particuliers doivent bénéficier d'une formation renforcée à la sécurité.

La liste de ces postes de travail est établie par le chef d'établissement, après avis du médecin du travail et du comité social et économique (CSE). Elle est tenue à la disposition de l'agent de contrôle de l'inspection du travail.

Embauche du stagiaire

Si vous embauchez le stagiaire à l'issue de son stage, vous devez appliquer les règles suivantes :

  • en cas d'embauche dans les 3 mois suivant la fin du stage, sa durée est déduite de la période d'essai, sans que celle-ci soit toutefois réduite de plus de la moitié (sauf accord collectif fixant des stipulations plus favorables) ;
  • en cas d'embauche dans un emploi en correspondance avec les activités qui étaient confiées au stagiaire, la durée du stage est déduite intégralement de la période d'essai.
Notez-le

Lorsque le stagiaire est embauché à l'issue d'un stage de plus de 2 mois, cette durée est prise en compte pour les droits liés à l'ancienneté.

Evitez les erreurs

Le rôle des RP

Les sanctions possibles

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Textes officiels

  • C. trav., art. L. 1152-2 (protection contre la discrimination suite à du harcèlement moral), L. 1153-2 (protection contre la discrimination suite à du harcèlement sexuel), L. 1221-24 (durée de la période d'essai en cas d'embauche du stagiaire), L. 2312-26 (information et consultation des RP sur l'accueil de stagiaires), L. 2312-78 (accès du stagiaire aux prestations du CSE), L. 4153-1 (travail des mineurs de moins de 16 ans), L. 8223-1-1 (information des représentants du personnel de toute infraction aux droits des stagiaires relevée par l'inspection du travail)
  • CSS, art. L. 412-8 (protection des stagiaires en cas d'accident de travail), D. 351-16 (validation de 1 trimestre de retraite)
  • C.pén., art. 225-2 à 225-4 (sanctions en cas de discrimination)
  • C. éduc., art. L. 124-1 à L. 124-20 (statut du stagiaire), R. 124-10 à R. 124-13 (quotas de stagiaires)
  • Circulaire ACOSS n° 2015-42 du 2 juillet 2015 (réforme du statut du stagiaire)
  • Rép. minist. n° 3043, du 9 janvier 2018 (calcul du quota de stagiaires en cas d'établissements multiples)
  • Décret n° 2018-1227, du 24 décembre 2018 (rescrit relatif au calcul de l'effectif des stagiaires)