Le règlement intérieur - Editions Tissot
Le règlement intérieur - Gérer le personnel - Editions Tissot -p-
Gérer le personnelRéférence : GLP.04.2.030

Le règlement intérieur

Si votre entreprise passe le seuil des 50 salariés à effet du 1er janvier 2020 (contre 20 salariés auparavant), vous êtes tenu de mettre en place un règlement intérieur.

Cette obligation s'applique au terme d'un délai de 12 mois à partir de la date à laquelle le seuil de 50 salariés a été atteint.

Mais vous pouvez également souhaiter le faire, en dehors des conditions d'effectif, afin d'exposer plus clairement les règles de discipline en vigueur. Quelle qu'en soit la raison, ne recopiez pas le premier règlement intérieur qui vous tombe sous la main.

Il vous faut déterminer ce qu'il est obligatoire de faire figurer dans ce document et vous interroger sur les dispositions facultatives qu'il peut être opportun d'y rajouter. 

Dans cette page

La bonne méthode

Etape  1 -  Savoir à qui il revient de rédiger le règlement intérieur

Le règlement intérieur est un document qui fixe les règles applicables dans l'entreprise dans le domaine de l'hygiène et de la sécurité et dans le domaine de la discipline. L'employeur est responsable de la bonne organisation et de la bonne marche de son entreprise. Pour cela, il exerce unilatéralement son pouvoir de direction et dispose du droit de fixer les règles de discipline. Il est donc essentiel que l'établissement de ce document soit tout d'abord le fruit de sa réflexion personnelle, après concertation avec son encadrement, et non pas celui d'une négociation avec les représentants du personnel.

La rédaction d'un règlement intérieur est obligatoire pour les établissements occupant habituellement au moins 50 salariés. En dessous de ce seuil, il peut être mis en oeuvre volontairement.

Le règlement intérieur s'impose à tous les salariés de l'établissement, embauchés avant ou après son entrée en vigueur. Il s'impose également à l'employeur puisque ce dernier ne peut pas prononcer une sanction qui n'y est pas prévue, sauf l'hypothèse d'un licenciement.

La sanction pourra toutefois être annulée, bien que figurant au règlement intérieur, si celui-ci n'est pas opposable au salarié (règlement intérieur affiché dans l'unique salle de pause par exemple).

Seules les mesures relatives à la santé et à la sécurité, ainsi que les règles générales relatives à la discipline s'appliquent aux personnes travaillant dans l'entreprise sans être liées par un contrat de travail (stagiaires, salariés d'entreprises extérieures).

Notez-le

En cas de vente, fusion, cession ou scission, un nouveau règlement intérieur devra être établi dans les 3 mois suivant l'ouverture de la nouvelle entreprise.

Etape  2 -  Connaître le cadre obligatoire et limitatif du règlement intérieur

Le contenu du règlement intérieur est réglementé

Certaines dispositions sont obligatoires. Il doit ainsi rappeler les dispositions relatives :

  • aux droits de la défense des salariés (garanties de procédure légales et conventionnelles) ;
  • à l'interdiction du harcèlement sexuel et moral et des agissements sexistes (sanction disciplinaire pour les coupables et interdiction des sanctions pour les victimes ou les témoins).

Par ailleurs, il permet à l'employeur de fixer exclusivement :

  • les mesures d'application de la réglementation en matière de santé et sécurité ;
    Attention

    Le règlement intérieur ne peut pas avoir pour effet de transférer la responsabilité qui incombe à l'employeur en matière de santé et de sécurité aux salariés.

  • les conditions dans lesquelles les salariés peuvent être appelés à intervenir pour rétablir des conditions de travail protectrices de la sécurité et de la santé de leurs collègues, lorsque celles-ci semblent menacées (machine ayant perdu ses protections, etc.) ;
  • les règles générales et permanentes relatives à la discipline (nature et échelle des sanctions, droit de la défense des salariés, interdiction des pratiques de harcèlement moral ou sexuel, etc.).

Le règlement intérieur étant limité à ces trois domaines, l'employeur ne peut y traiter d'aucune autre matière.

Exemples de clauses « hors sujet »

Période d'essai, salaires et primes, obligation de non-concurrence, date de fermeture de l'entreprise, planning des départs en congés, ordre de licenciements économiques, etc.

Clauses relatives au droit de grève. En effet, le règlement intérieur ne peut priver les salariés des droits qu'ils tiennent de la loi, ni apporter une restriction à l'exercice de leur droit de grève.

Clause obligeant le salarié à tenir la direction informée de changements dans sa situation individuelle ou familiale.

Le règlement intérieur peut restreindre dans certains cas les libertés individuelles

Le Code du travail prévoit que le règlement intérieur ne peut apporter aux droits des personnes et aux libertés individuelles et collectives des restrictions qui ne seraient pas justifiées par la nature de la tâche à accomplir ni proportionnées au but recherché. À défaut, elles seraient discriminatoires et donc illicites.

Autrement dit, des restrictions sont possibles, mais sous conditions. On peut citer plusieurs exemples illustrant ce principe :

Contraintes vestimentaires et interdiction d'objets

Ainsi, si l'obligation du port du casque ou des chaussures de sécurité constitue une atteinte à la liberté des salariés, elle est justifiée dans certaines entreprises pour les protéger. En effet, la mise en oeuvre de l'obligation de sécurité implique parfois que l'employeur restreigne la liberté individuelle du salarié, par exemple, en lui imposant le port d'une tenue vestimentaire, ou en lui interdisant certains vêtements (shorts, chaussures ouvertes) ou certains objets (téléphones portables, etc.). Dans d'autres cas, les contraintes vestimentaires pourront être justifiées par l'intérêt de l'entreprise ou les fonctions exercées par le salarié (contact avec la clientèle par exemple).

Sont par ailleurs interdites, dans les locaux de l'entreprise ouverts au public, les tenues dissimulant le visage et rendant impossible l'identification de la personne.

Il paraît opportun de rappeler dans le règlement intérieur l'interdiction de porter une telle tenue.

Attention

Mesures Covid-19

Le protocole sanitaire national face à l'épidémie de Covid-19 rend le port du masque obligatoire, à compter du 1er septembre 2020, dans les espaces partagés et clos de l'entreprise, y compris dans les bureaux où les distanciations sont respectées. Seuls les masques de catégorie 1 ou chirurgicaux doivent désormais être utilisés dans l'entreprise.

Cette obligation et ses conditions d'application doivent être portées à la connaissance des salariés par une note de service affichée. Pour les entreprises qui disposent d'un règlement intérieur, cette note vaut adjonction au règlement, après communication simultanée au secrétaire du CSE et à l'inspection du travail.

Fouille - éthylotest

Là encore, la possibilité de pratiquer la fouille ou l'éthylotest doit rester une exception. Elle doit être justifiée (pour des raisons de sécurité collective ou pour permettre la recherche d'objets volés, exemples : risque de disparition de matériel coûteux, conduite d'engins de levage, etc.) et proportionnée au but recherché.

L'employeur doit :

  • obtenir l'accord du salarié ;
  • l'avoir averti de son droit de s'opposer au contrôle et d'exiger la présence d'un témoin ;
  • procéder au contrôle dans des conditions préservant la dignité et l'intimité des personnes.

Les conditions de recours à l'éthylotest ou à la fouille (accord du salarié et présence d'une tierce personne) doivent être expressément rappelées dans le règlement intérieur.

Utilisation du matériel informatique

Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à édicter de telles consignes dans leur règlement intérieur ou dans une charte informatique, annexée à ce dernier. Il est également possible de prévoir des clauses relatives aux modalités de contrôle par l'employeur du respect de ces consignes.

Attention de ne pas édicter dans le règlement des règles de contrôle trop contraignantes pour l'employeur.

Protection de la vie privée, du domicile

Une clause obligeant le salarié à tenir la direction informée de changements dans sa situation individuelle ou familiale est interdite.

Notez-le

Il a été jugé que l'interdiction faite aux salariés d'un établissement spécialisée dans l'accueil des mineurs de recevoir à leur domicile personnel les jeunes dont ils s'occupent était légitime.

Obligation de neutralité

Le règlement intérieur peut contenir une clause imposant aux salariés une obligation de neutralité, et restreignant la manifestation de leurs convictions si ces restrictions sont justifiées par les nécessités du bon fonctionnement de l'entreprise et si elles sont proportionnées au but recherché. Est notamment visée la neutralité religieuse, et par là même les pratiques religieuses dans les locaux de l'entreprise ou le port de signes religieux ostentatoires pour les salariés en contact avec la clientèle.

Si vous souhaitez interdire le port de signes religieux, notamment le voile islamique, aux salariés en relation avec la clientèle, vous pouvez donc intégrer une clause de neutralité générale dans le règlement intérieur, ou dans une note de service en annexe, « interdisant le port visible de tout signe politique, philosophique ou religieux sur le lieu de travail » aux salariés en contact avec la clientèle. À défaut de cette clause, la sanction d'une salariée qui refuserait de retirer le voile ou un autre signe religieux pourrait être jugée discriminatoire.

Face au refus du salarié de se conformer à cette clause, vous devez rechercher à le reclasser, préalablement à tout licenciement, sur un poste sans contact visuel avec les clients.

Etape  3 -  Utiliser de la meilleure manière possible le règlement intérieur pour fixer les règles relatives à la discipline

Prévoir les mesures permettant de faire respecter la discipline dans l'entreprise est sans aucun doute l'objet essentiel du règlement intérieur.

Les domaines à ne pas oublier 

Le règlement intérieur peut aborder :

  • le respect des horaires de travail (et éventuellement l'obligation du pointage), la nécessité d'informer l'employeur en cas d'absence et de justifier celle-ci en transmettant un arrêt de travail dans les 48 heures, sont des dispositions extrêmement utiles. En ajoutant ces différentes règles, souvent oubliées par les chefs d'entreprise, il vous sera bien plus facile de sanctionner les salariés qui ne respecteraient pas ces principes nécessaires au bon fonctionnement quotidien de votre entreprise ;
  • le respect des instructions données par la hiérarchie semble être une obligation évidente découlant du contrat de travail. Pour autant, les contentieux entre employeurs et salariés reposent souvent sur le non-respect des directives données par l'encadrement concernant l'exécution de travaux annexes. Autant profiter de l'établissement du règlement intérieur pour rappeler cette règle.

La fixation de la nature et de l'échelle des sanctions

Le règlement intérieur fixe les règles générales et permanentes relatives à la discipline, notamment la nature et l'échelle des sanctions. Une sanction disciplinaire autre que le licenciement ne peut être prononcée que si elle est prévue par le règlement intérieur.

Une mise à pied disciplinaire prévue par le règlement intérieur n'est licite que si ce règlement en précise la durée maximale. À défaut, le salarié peut en demander l'annulation, à charge alors pour l'employeur de rembourser les salaires non perçus pendant la mise à pied.

Etape  4 -  Informer le personnel et l'inspection du travail

L'employeur doit transmettre le règlement à l'inspection du travail, en double exemplaire ainsi qu'un exemplaire au secrétariat-greffe du conseil de prud'hommes du lieu de l'établissement.

Le règlement intérieur doit être ensuite porté, par tout moyen, à la connaissance des personnes ayant accès aux lieux de travail ou aux locaux où se fait l'embauche.

Attention

Il est fortement conseillé de conserver les procès-verbaux attestant de l'accomplissement des consultations obligatoires pour le règlement intérieur ou les notes de service venant compléter le règlement.

Etape  5 -  Faire appliquer le règlement intérieur

Il est nécessaire d'indiquer sur le règlement intérieur sa date d'entrée en vigueur (le plus souvent, ceci se fait dans le dernier article du règlement). Cette date ne pourra pas intervenir avant que ne s'écoule au minimum 1 mois après que l'employeur ait accompli toutes les formalités de dépôt et de publicité.

Le fait que l'inspection du travail n'ait pas donné d'avis sur le règlement intérieur dans le délai de 1 mois n'empêche en rien son entrée en vigueur et son application.

Evitez les erreurs

Le rôle des RP

Les sanctions possibles

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Textes officiels

  • C. trav., art. L. 1311-1 et suiv. (contenu, contrôle et publicité), L. 1321-2-1 (clause d'obligation de neutralité), R. 1321-1 à R. 1321-5 (règles de publicité et de dépôt), L. 1322-1-1 et R. 1321-6 (rescrit auprès de l'inspection du travail), R. 1323-1 (sanctions pénales)
  • Cass. soc., 13 janvier 2009, n° 07-43.282 (conditions d'application des restrictions aux droits et libertés individuelles se rattachant à la vie privée)
  • Cass. soc., 12 novembre 2008, n° 07-42.220 (contraintes vestimentaires imposées par le règlement intérieur et justifiées par des raisons de sécurité)
  • Cass. soc., 2 mars 2011, n° 09-68.546 (licenciement pour vol reposant sur un contrôle de sac du salarié jugé sans cause réelle et sérieuse en raison du non-respect des conditions particulières du règlement intérieur)
  • Cass. soc., 26 juin 2012, n° 11-15.310 (le règlement intérieur peut restreindre l'accès de l'employeur aux mails professionnels du salarié)
  • Cass. soc., 19 mars 2013, n° 11-28.845 (les entreprises du secteur privé ne gérant pas un service public ne peuvent pas invoquer le principe de laïcité et prévoir dans le règlement intérieur l'interdiction générale pour leurs employés d'arborer des signes extérieurs religieux)
  • Cass. soc., 7 janvier 2015, n° 13-15.630 (le règlement intérieur doit prononcer la durée maximale de la mise à pied)
  • Cass. soc., 22 novembre 2017, n° 13-19.855 (le port de signes religieux peut être interdit aux salariés en contact avec la clientèle si le règlement intérieur contient une clause de neutralité)
  • Cass. soc., 17 octobre 2018, n° 17-16.465 (le transfert des contrats de travail vers une société nouvellement créée n'entraîne pas celui du règlement intérieur)
  • Cass. soc., 26 juin 2019, n° 18-11.230 (si les modifications du règlement intérieur résultent uniquement des injonctions de l'inspection du travail, il n'y a pas lieu à nouvelle consultation des représentants du personnel)
  • Cass. soc., 1er juillet 2020, n° 18-24.556 (une sanction peut être annulée, bien que figurant au règlement intérieur, si celui-ci n'est pas opposable au salarié)
  • Cass. soc., 6 janvier 2021, n° 19-14.440 (une sanction disciplinaire autre que le licenciement ne peut être prononcée que si elle est prévue par le règlement intérieur ; en cas de litige, l'employeur doit prouver qu'il n'a pas atteint le seuil de 50 salariés)
  • Cass. soc., 5 mai 2021, n° 19-25.699 (dès lors qu'un code de déontologie ou une note de service ont fait l'objet des formalités prévues pour le règlement intérieur, ils constituent une adjonction à celui-ci)
  • Cass. soc., 23 juin 2021, n° 19-15.737 (une note de service où l'employeur rappelle les dispositions réglementaires applicables en matière de sécurité ne crée pas de nouvelles obligations)