La rédaction et la notification d'une lettre de licenciement - Editions Tissot
La rédaction et la notification d'une lettre de licenciement - Gérer le personnel - Editions Tissot -p-
Gérer le personnelRéférence : GLP.07.2.180

La rédaction et la notification d'une lettre de licenciement

Les motifs énoncés dans la lettre de licenciement fixent les limites d'un éventuel litige. Impossible donc d'invoquer un autre motif que ceux exprimés dans la lettre de licenciement. Autant dire que cette lettre doit être rédigée avec le plus grand soin.

Que doit-elle exactement contenir comme informations ? Qui doit la signer ? Sous quelle forme la lettre de licenciement doit-elle être adressée au salarié ?

Attention : dans le cadre de l'épidémie de Covid-19, les délais de notification du licenciement expirant entre le 12 mars et le 23 juin 2020 ont été suspendus (reportez-vous à l'onglet « La bonne méthode » - Étape 1).

Dans cette page

La bonne méthode

Etape  1 -  Respecter les conditions de forme de la lettre de licenciement

La lettre de licenciement peut être remise en mains propres au salarié par l'employeur (mais pas par un tiers, y compris le conseiller du salarié lors de l'entretien préalable). Toutefois, pour prévenir toute contestation sur la date de notification du licenciement, mieux vaut l'envoyer au salarié par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR). Ceci permet de rendre le licenciement incontestable. La date d'envoi de la lettre est celle qui est retenue comme étant la date de rupture du contrat de travail. C'est cette date qui fixe les droits des parties, les conditions de la rupture. 

La notification du licenciement en LRAR est obligatoire dès lors qu'une transaction est envisagée postérieurement au licenciement. À défaut, la transaction sera nulle.

Notez-le

Il existe un décalage entre la date à laquelle le contrat de travail est rompu et celle à laquelle le préavis commence à courir. Le préavis ne court qu'à compter de la date de la première présentation de cette lettre. 

Rappelons que la lettre de licenciement ne peut pas être envoyée avant que ne se soit écoulé un délai minimum de 2 jours ouvrables après l'entretien préalable. Le respect de ce délai est apprécié non pas par rapport à la date de rédaction de la lettre mais par rapport à sa date d'expédition.

Attention

Des délais spécifiques s'appliquent pour les licenciements économiques.

Il n'existe pas de délai maximum pour envoyer la lettre de licenciement, sauf si le licenciement est fondé sur un motif disciplinaire (faute sérieuse, grave ou lourde). Le délai maximum est alors d'un mois après l'entretien préalable.

Attention

Mesures Covid-19

Dans le cadre de l'épidémie de Covid-19, si le délai de notification du licenciement expire entre le 12 mars et le 23 juin 2020, vous pouvez notifier le licenciement jusqu'au 23 juillet 2020.

C'est normalement l'employeur qui doit signer la lettre de licenciement

Cependant, il peut confier cette mission à l'un de ses représentants appartenant nécessairement au personnel de l'entreprise (il ne faut donc pas confier cette tâche à un avocat ou à un expert-comptable). Si vous décidez de confier cette responsabilité à l'un de vos salariés, vous n'êtes pas obligé de lui donner une délégation de pouvoirs écrite. Toutefois, mieux vaut établir une délégation écrite, surtout si vous êtes en société. Le cas échéant, vérifiez bien l'étendue de la délégation. Par exemple, le directeur d'une fondation dont la délégation de pouvoirs, consentie par le président, est limitée aux actes de gestion courante administrative et financière ne peut pas signer une notification de licenciement. En revanche, le DG d'une société mère peut signer la notification de licenciement d'un salarié d'une filiale (en l'espèce le directeur de la filiale) sans délégation écrite.

Choisissez avec soin une personne dont les fonctions la conduisent naturellement à avoir l'autorité et les compétences pour vous représenter (responsable d'atelier, cadre dirigeant, responsable du personnel, par exemple).

Cette personne peut être un intérimaire, même en l'absence de délégation de pouvoir spécifique, dans le cas où sa mission consiste à assister et conseiller le directeur des ressources humaines, voire à le remplacer en cas d'absence. Mieux vaut toutefois dans une telle hypothèse rédiger une délégation de pouvoir écrite.

Notez-le

Dans un groupe, une société mère peut donner délégation à son directeur financier, dans une filiale dont elle possède 100 % des actions.

Le délégataire peut valablement signer la lettre, même s'il ne précise pas son identité. Ainsi, la signature précédée de la mention « po » (pour ordre), sans indication de l'identité de la personne qui a signé, est admise. Votre convention collective peut toutefois prévoir des exigences particulières, notamment sur la fonction du délégataire.

Attention

La lettre de licenciement portant une signature illisible et la seule mention « le responsable » rend le licenciement sans cause réelle et sérieuse.

Le destinataire de la lettre est tout naturellement le salarié lui-même

Ne l'adressez donc pas à un tiers ou à son avocat. Veillez à envoyer la lettre en ne vous trompant pas sur l'identité du salarié (une erreur sur le prénom ou l'orthographe de son nom pourrait l'empêcher de retirer le recommandé), ni sur son adresse.

En ce qui concerne ce dernier point, il vous suffit de vous référer à la dernière adresse communiquée par le salarié. Vous serez alors considéré comme étant de bonne foi si le salarié ne vous a pas informé de son dernier changement de domicile (éventuellement, en cas de doute, renseignez-vous auprès de ses collègues).

Notez-le

Le licenciement est valablement notifié dès lors qu'il l'a été dans le délai requis (pour un licenciement disciplinaire) et à l'adresse exacte du domicile du salarié, peu important que la lettre ait été retournée par la Poste à l'employeur avec la mention « défaut d'accès ou d'adressage ».

En revanche, il n'est pas valablement notifié lorsque le salarié n'a pas reçu la lettre de licenciement, l'employeur ayant commis une erreur dans le libellé de l'adresse figurant sur le formulaire du recommandé avec avis de réception.

Etape  2 -  Ne rien oublier dans le contenu de la lettre de licenciement

Rappel de procédure

Il est important de rappeler en une ou deux phrases, pour commencer votre lettre, les dates importantes de la procédure : date de l'entretien préalable, date de la visite médicale en cas de licenciement pour inaptitude, date de la consultation des délégués du personnel (ou du comité social économique (CSE).

Situation du salarié

Il est opportun d'évoquer ensuite en quelques mots l'emploi occupé et les principales missions du salarié. Il vous sera ensuite plus facile d'expliquer en quoi celles-ci n'ont pas été correctement accomplies (en cas de licenciement pour faute ou insuffisance professionnelle) ou ne pourront plus l'être (en cas d'inaptitude).

Le motif du licenciement

C'est le point essentiel de votre lettre. Expliquez avec précisions le détail des raisons qui vous conduisent à rompre le contrat de travail. Essayez d'être objectif dans vos explications et restez concret. Lorsque ceci est possible, n'hésitez pas à apporter des éléments tangibles : dates, clients, chiffres. Enfin, pensez à expliquer en quoi le licenciement paraît être la seule issue.

Attention

Tous les griefs retenus et mentionnés dans la lettre de licenciement doivent avoir été mentionnés pendant l'entretien préalable. À défaut, le licenciement pourra être considéré comme irrégulier et vous devrez verser des dommages et intérêts et reprendre la procédure.

Dans le cadre d'un licenciement pour inaptitude, rappelez-vous que vous avez l'obligation de rechercher un reclassement : expliquez vos démarches et les raisons pour lesquelles elles n'ont pas abouti. Le motif doit toujours être matériellement vérifiable. Gardez ceci à l'esprit lorsque vous écrivez votre lettre et citez des faits concrets.

Dans le cadre du licenciement d'un salarié malade, vous devez absolument indiquer dans la lettre de licenciement les deux éléments suivants :

  • la perturbation du bon fonctionnement de l'entreprise ;
  • et la nécessité d'un remplacement définitif du salarié.
Notez-le

Pour tout licenciement prononcé depuis le 18 décembre 2017, l'employeur a la possibilité de préciser les motifs énoncés dans la lettre de licenciement après la notification. Ces précisions sont apportées soit à son initiative, soit à la demande du salarié. 

Le salarié doit le demander à l'employeur dans les 15 jours suivant la notification de licenciement, par lettre recommandée avec AR ou remise en main propre contre décharge. L'employeur qui souhaite répondre dispose de 15 jours à compter de la réception de la demande du salarié pour fournir des précisions, selon le même formalisme.

Lorsque c'est l'employeur qui, de sa propre initiative, souhaite préciser la motivation du licenciement, il doit le faire dans les 15 jours suivant la notification du licenciement, selon le même formalisme.

Si le salarié ne demande pas à l'employeur de compléter la lettre de licenciement, l'insuffisance de motivation éventuellement constatée ne rend pas le licenciement sans cause réelle et sérieuse, mais ouvre droit pour le salarié à une indemnité plafonnée à 1 mois de salaire.

Par ailleurs, l'employeur peut recourir s'il le souhaite à des modèles de lettres de notification de licenciement. Il existe 6 modèles types (motif disciplinaire ; inaptitude professionnelle ou non professionnelle ; motif non disciplinaire ; motif économique individuel ; motif économique pour petits licenciements collectifs; motif économique pour grands licenciements collectifs avec PSE).

Le préavis

En cas de licenciement pour faute simple, le salarié doit effectuer un préavis. Indiquez dans la notification si vous le dispensez de préavis ou si, au contraire, vous avez décidé que celui-ci devait être réalisé. Le départ du préavis est la date de la première présentation de la lettre de licenciement.

Formalités diverses

Enfin, rappelez au salarié la date et la personne auprès de laquelle il peut récupérer son solde de tout compte (salaire restant dû, indemnité compensatrice de congés payés, indemnité de licenciement, etc.), son certificat de travail, et son attestation Pôle emploi.

Evitez les erreurs

Le rôle des RP

Les sanctions possibles

Notre conseil

Questions réponses

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Fiches associées

Textes officiels

  • C. trav., art. L. 1232-6 (notification de licenciement et modèles de notification), L. 1234-3 (point de départ du préavis), L. 1235-2 (précision des motifs de licenciement), L. 1235-2-1 (pluralité de motifs), R. 1232-13 et R. 1233-2-2 (précisions des motifs de licenciement)
  • Cass. soc., 2 mars 2011, n° 09-67.237 et n° 09-67.238 (un intérimaire en mission à la direction des ressources humaines peut valablement signer une lettre de licenciement)
  • Cass. soc., 11 janvier 2012, n° 10-28.213 (licencier un homme parce qu'il porte des boucles d'oreilles pendant son service est discriminatoire, dès lors que la lettre de licenciement fait référence au sexe et à l'apparence physique)
  • Cass. soc., 11 juillet 2012, n° 11-17.827 (tous les griefs reprochés au salarié dans la lettre de licenciement doivent avoir été exposés lors de l'entretien préalable)
  • Cass. soc., 23 octobre 2013, n° 12-12.700 (la remise, par un tiers, de la notification du licenciement au salarié est irrégulière)
  • Cass. soc., 4 juillet 2012, n° 11-18.840 (l'employeur qui veut licencier pour faute grave un salarié étranger en situation irrégulière doit en faire état dans la lettre de licenciement)
  • Cass. soc., 2 septembre 2014, n° 12-26.932 (la notification de la lettre de licenciement peut être prouvée par le témoignage d'un salarié tiers)
  • Cass. soc., 30 juin 2015, n° 13-28.146 (une société mère peut donner délégation à son directeur financier afin qu'il signe les notifications de licenciement dans une société dont elle possède 100 % des actions)
  • Cass. soc., 11 mars 2016, n° 14-27.020 (possibilité d'évoquer plusieurs motifs de rupture procédant de faits distincts)
  • Cass. soc., 17 mars 2016, n° 14-18.415 (impossibilité de signer la notification de licenciement pour le directeur dont la délégation de pouvoirs se limite aux actes de gestion courante administrative et financière)
  • Cass. soc., 16 juin 2016, n° 14-27.154 (la lettre de licenciement portant une signature illisible et la seule mention « le responsable » rend le licenciement sans cause réelle et sérieuse)
  • Cass. soc., 30 novembre 2017, n° 16-22.569 (le licenciement disciplinaire est valablement notifié dès lors qu'il l'a été dans le délai requis et à l'adresse exacte du domicile de l'intéressé, peu important que la lettre ait été retournée par la Poste à l'employeur avec la mention « défaut d'accès ou d'adressage »)
  • Cass. soc., 24 mai 2018, n° 17-16.362 (erreur dans l'adresse figurant sur le recommandé de notification du licenciement)
  • Cass. soc., 13 juin 2018, n° 16-23.701 (licenciement prononcé par le DG d'une société mère)
  • Cass. soc., 10 octobre 2018, n° 17-10.066 (notification obligatoire du licenciement en LRAR en cas de transaction ultérieure)
  • Cass. soc., 13 février 2019, n° 17-23.720 (s'il est reproché au salarié, dans la lettre de licenciement, d'avoir saisi la justice en résiliation judiciaire de son contrat, le licenciement est nul)
  • Ord. n° 2020-306, du 25 mars 2020 et n° 2020-560, du 13 mai 2020 (prorogation des délais échus pendant la période d'urgence sanitaire)