Le calcul des congés payés - Editions Tissot
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Gérer le personnelRéférence : GLP.02.3.030

Le calcul des congés payés

Chaque année à la fin du mois de mai, vous devez déterminer les droits à congés payés acquis par chacun de vos salariés au titre des 12 derniers mois, c'est-à-dire au cours de la période d'acquisition ou de référence, qui se situe du 1er juin de chaque année au 31 mai de l'année suivante (à défaut d'accord d'entreprise ou de branche prévoyant une période différente).

Le calcul des congés payés est simple pour les personnes présentes sans interruption durant toute la période de référence. Il s'avère en revanche plus compliqué pour les salariés qui sont entrés en cours de période, ou qui se sont absentés.

Il faut aussi noter que les contrats successifs dans la même entreprise impactent le calcul des congés payés de l'intéressé.

Dans cette page

La bonne méthode

Etape  1 -  Calculer les droits à congés payés acquis au titre de la période d'emploi 

Principes

Sauf dispositions plus favorables, le droit commun prévoit l'acquisition d'un solde de 2,5 jours ouvrables de congés payés pour 4 semaines travaillées, sans pouvoir excéder 30 jours ouvrables, c'est-à-dire 12 (mois de la période d'acquisition) * 2,5 (jours ouvrables).

À défaut d'accord d'entreprise ou de branche prévoyant une période différente, la période d'acquisition des congés payés se situe du 1er juin de chaque année au 31 mai de l'année suivante. La période de prise des congés se situe du 1er Mai de chaque année au 30 avril (souvent par usage au 31 mai) de l'année suivante.

Notez-le

Le Code du travail prévoit une acquisition et un décompte des jours de CP en jours ouvrables. Un salarié doit donc être présent 48 semaines sur l'année pour bénéficier des 5 semaines légales de congés payés (et non les 52 que dure une année). Ce qui signifie qu'un salarié absent 4 semaines durant la période de référence bénéficie quand même de la totalité de ses jours de congés payés, soit 30 jours ouvrables.

Vous pouvez opter pour une acquisition et un décompte des jours de CP en jours ouvrés, mais dans ce cas-là, une fois par an, vous devrez vous assurer que la règle que vous avez choisi d'appliquer dans votre entreprise n'est pas moins favorable que celle préconisée par le Code du travail, et notamment, lorsqu'un jour férié tombe un samedi.

Les salariés embauchés après le 1er juin de l'année A-1 ont des droits proportionnels au nombre de semaines passées dans l'entreprise.

Pour déterminer leur solde, il faut donc compter les semaines d'emploi, diviser par 4 et multiplier par 2,5 jours ; le résultat est arrondi au jour entier au-dessus.

Exemple

Si un salarié a travaillé 23 semaines : 23 : 4 x 2,5 = 14,38 arrondi à 15 jours de congés payés.


Le droit aux congés payés est ouvert dès le premier jour de travail.

Salariés à temps partiel

Un salarié à temps partiel bénéficie des mêmes droits à congés qu'un salarié à temps plein : le nombre de jours de congés n'est pas réduit à proportion de son horaire de travail. Ainsi un salarié travaillant à mi-temps acquiert 2,5 jours ouvrables de congés par mois et non 1,25 jour. Corrélativement on déduit un jour de congé pour chaque jour ouvrable d'absence, sans tenir compte des jours non travaillés ou travaillés partiellement.

En matière de décompte des congés payés pour les salariés à temps partiel, la règle est la même que celle appliquée aux salariés à temps complet, à savoir :

  • le premier jour de congé décompté est le premier jour ouvrable où le salarié aurait dû travailler ;
  • le dernier jour de congé décompté correspond au dernier jour ouvrable de la période de congés payés prise, et ce même si ce n'est pas un jour normalement travaillé par le salarié.

Une semaine de congés payés (sans jour férié) est donc équivalente à 6 jours ouvrables d'absence pour un salarié à temps partiel, comme pour un salarié à temps complet.

Exemple

Un salarié ne travaille pas le mercredi. S'il décide de partir un vendredi soir et de revenir une semaine plus tard, le lundi matin, il doit poser 6 jours ouvrables de congés payés.

S'il décide de partir en vacances un mardi soir et de reprendre le lundi matin suivant, son premier jour de vacances sera le jeudi (puisqu'il ne travaille pas habituellement le mercredi). Il aura donc pris trois jours ouvrables de congés payés (jeudi, vendredi et samedi).
 

Décompte en cas de jours fériés :

  • jour férié chômé : si le jour férié est chômé par les autres salariés de l'entreprise, ce jour ne constitue ni un jour ouvrable, ni un jour ouvré. Il ne doit pas être décompté ;
  • jour férié travaillé : si le jour férié est travaillé par les autres salariés de l'entreprise, alors ce jour est considéré comme un jour ouvrable et doit être décompté si le salarié en congé devait normalement travailler ;
  • jour férié le dimanche : aucun impact puisque le décompte s'effectue en jours ouvrables (ou en jours ouvrés selon la règle d'acquisition choisie) et que le dimanche n'est ni un jour ouvrable, ni un jour ouvré ;
  • jour férié tombant le 2e jour de repos hebdomadaire (exemple : samedi) : s'il s'agit d'un jour férié normalement chômé dans l'entreprise, alors il ne rentre pas dans le décompte. En revanche, si le salarié en congés payés devait normalement travailler, alors il entre dans le calcul du décompte ;
  • jour de pont : à décompter si le salarié en congés payés devait travailler.
     

Certaines conventions collectives prévoient des droits supplémentaires ; il vous appartient de vérifier le contenu de celle qui vous est applicable.

Etape  2 -  Repérer les différentes périodes d'absence 

Cette première estimation des droits acquis est insuffisante, car les droits à congés payés s'acquièrent sur la base de semaines de travail effectif ; en principe, il s'agit uniquement des périodes pendant lesquelles le salarié a été à son poste de travail. Les périodes non travaillées sont donc susceptibles de réduire ces droits.

Toutefois, le Code du travail prévoit d'assimiler certaines absences à du temps travaillé ; elles n'ont alors aucune incidence sur le solde théorique déjà calculé.

Il faut donc repérer et différencier les différentes périodes non travaillées – qu'elles soient rémunérées ou pas.

Ainsi les absences suivantes sont sans incidence sur les droits à congés payés :

  • congés payés de l'année précédente ;
  • congé de maternité, de paternité ou d'adoption ;
  • congés pour évènements familiaux ;
  • jours de « RTT » et repos compensateurs au titre des heures supplémentaires ;
  • suspensions du contrat de travail suite à accident du travail ou maladie professionnelle : dans la limite d'une durée d'un an ininterrompue (sauf absences pour rechute) ;
  • suspensions du contrat de travail suite à un accident de trajet : dans la limite d'une durée d'un an ininterrompue (sauf absences pour rechute) ;
  • jours d'absence pour maladie ;
  • jours de chômage ;
  • périodes obligatoires d'instruction militaire ;
  • congés de formation professionnelle ou pour effectuer un bilan de compétence ;
  • congés de formation économique, sociale et syndicale ;
  • absences justifiées par certaines fonctions : conseillers prud'homaux, élus locaux, etc. ;
  • les absences autorisées ;
  • la période de préavis.

A contrario, et sauf disposition conventionnelle plus favorable, toutes les autres absences vont amputer le solde, par exemple les jours de grève.

Etape  3 -  Calculer le solde de congés définitif

La totalisation des jours d'absences non assimilées à du temps de travail peut donc affecter le nombre de semaines travaillées retenu pour le calcul du solde théorique.

Les périodes d'absence ne peuvent toutefois pas entraîner de réduction des droits à congés plus que proportionnelle à leur durée.

Il faut alors refaire le calcul évoqué à l'étape 1 en tenant compte de cette donnée modifiée.

Si un salarié fractionne ses congés payés, c'est-à-dire qu'il ne prend pas ses 4 semaines de congés principaux (dont 4 samedis) entre le 1er mai A et le 31 octobre A, il peut bénéficier de jours supplémentaires, appelés jours de fractionnement.
Si un congé de plus de 6 jours (ou égal à 6 jours) est pris en dehors de la période mentionnée ci-dessus, le salarié peut prétendre à 2 jours ouvrables de congés de fractionnement, un seul jour si le congé est compris entre 3 et 5 jours.
Ces jours - consécutifs à la prise des congés d'été - ne peuvent donc être déterminés et attribués qu'après le 31 octobre de l'année.
 

Etape  4 -  Congés supplémentaires à la durée légale des congés

Dans certains cas, la loi prévoit la prolongation du congé annuel :

  • congé supplémentaire pour les salariés : les salariés de moins de 21 ans au 30 avril de l'année précédente bénéficient de 2 jours de congé supplémentaire par enfant vivant au foyer et âgé de moins de 15 ans au 30 avril de l'année en cours. Ce congé est réduit à un jour si le congé légal n'excède pas 6 jours. Les salariés de plus de 21 ans à la date précitée bénéficient également de 2 jours de congé supplémentaire par enfant à charge, sans que le cumul du nombre des jours de congé supplémentaire et de congé annuel ne puisse excéder 30 jours ;
  • congé supplémentaire pour les jeunes salariés : les salariés âgés de moins de 21 ans au 30 avril de l'année précédente ont droit, s'ils le demandent, à un congé de 30 jours ouvrables. Le congé n'est toutefois rémunéré que sur la base des jours acquis ;
  • congé supplémentaire en cas de fractionnement.

Par ailleurs, les conventions ou accords collectifs, les contrats de travail ou les usages peuvent assurer des congés plus longs que le congé légal. Il peut s'agir de majorations du congé principal ou de congés supplémentaires, par exemple pour enfants à charge ou pour ancienneté.

En outre, les congés payés légaux peuvent se cumuler avec un avantage conventionnel prévoyant des congés supplémentaires pour ancienneté, dès lors qu'il n'a ni le même objet, ni la même cause.  

Evitez les erreurs

Le rôle des RP

Les sanctions possibles

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Textes officiels

  • C. trav., art. L. 3141-1 et suiv. (droits aux congés payés), R. 3141-4 (point de départ pour le calcul des congés), L. 3141-8 (congés supplémentaires pour enfant à charge), L. 3141-10 et L. 3141-11 (fixation des dates de la période de référence), D. 3141-3 (absences non déduites des congés)
  • Cass. soc., 6 octobre 2010, n° 09-42.769 (cumul des congés légaux et des congés supplémentaires octroyés pour ancienneté en cas de différence d'objet et de cause de ces congés)
  • CJUE, 24 janvier 2012, aff. C-282/10 Dominguez c/Centre informatique du Centre Ouest Atlantique (droit aux congés des salariés en maladie)
  • Cass. soc., 3 juillet 2012, n° 08-44.834 (l'absence pour accident de trajet est assimilée à du temps de travail effectif et ouvre droit à des congés)
  • CJUE, 8 novembre 2012, n° C-229/11 et C-230/11, aff. Heimann et Toltschin c/ Kaiser Gmbh (un plan social peut prévoir une réduction du droit au congé annuel payé proportionnellement à la réduction du temps de travail des salariés pendant une période de difficultés économiques)