Etape
1 -
Savoir qu'en principe, les congés payés non pris ne peuvent pas être reportés
Si votre salarié n'a pas pris tous ces congés payés au terme de la période de référence de prise des congés payés, ceux-ci sont en principe perdus. Sauf dispositions spécifiques d'un accord d'entreprise ou de votre convention collective, ces congés doivent en principe être soldés au 30 avril ou 31 mai. Il est donc important de faire le point avec vos salariés sur leur solde de congés.
Si vous avez l'obligation de donner des congés payés, votre salarié a celle de les prendre. Il ne peut en principe prétendre ni au report des congés payés non pris, ni à leur paiement.
AttentionVous pouvez être condamné à payer des dommages et intérêts à votre salarié si vous l'avez placé dans l'impossibilité de prendre ses congés payés.
Ce sera le cas lorsque vous aurez refusé la prise des congés payés de votre salarié, ou que vous lui avez imposé une charge de travail ne lui permettant pas de les prendre.
Ce principe s'applique même si les congés n'ont pas été pris du fait de l'absence de votre salarié, en raison d'une maladie par exemple.
L'application rigoureuse de ce principe suppose au préalable que vous ayez précisément défini la période de prise des congés payés dans votre entreprise.
Mais le principe de la perte des congés payés non pris souffre également de plusieurs exceptions que vous devez connaître.
Etape
2 -
Connaître les cas de report des congés payés non pris
Les règles varient selon le contexte.
Le congé de maternité, de paternité ou d'adoption
Si votre salarié, en raison d'un congé de maternité, de paternité ou d'un congé d'adoption couvrant la fin de la période de prise des congés payés, n'a pas pu prendre ses congés payés, vous devez les reporter sur la période suivante.
L'arrêt de travail pour accident du travail ou maladie professionnelle
Lorsqu'en raison d'un arrêt de travail pour accident du travail ou maladie professionnelle, votre salarié a été dans l'incapacité de prendre ses congés payés, ceux-ci sont reportés sur la nouvelle période de prise des congés payés.
Le salarié qui n'a pas pu prendre ces congés en raison d'une rechute d'un arrêt pour accident du travail ou maladie professionnelle peut également en demander le report.
Le congé pour création ou reprise d'une entreprise ou pour congé sabbatique
Votre salarié peut demander à cumuler la part des congés payés excédant 24 jours ouvrables (4 semaines de congés payés) en vue de la prise d'un congé pour création ou reprise d'une entreprise ou d'un congé sabbatique. Cette possibilité de cumul est limitée à 6 années. Vous avez la possibilité de vous opposer à ce report.
Sont concernés essentiellement la 5e semaine de congés payés et les congés supplémentaires conventionnels, comme les congés payés pour ancienneté rencontrés dans de nombreuses conventions collectives.
Les ressortissants étrangers ou des DOM-TOM
Vous avez la possibilité d'accepter que les salariés étrangers ou originaires des départements et régions d'outre-mer ne prennent par leurs congés payés une année afin de les cumuler l'année suivante. Ils pourront ainsi disposer d'une période d'absence plus longue.
Ce report nécessite votre accord, le salarié ne peut pas vous l'imposer.
Pour plus de détails sur les cas de report des CP, reportez-vous à la rubrique « Les fiches associées ».
Etape
3 -
Offrir d'autres possibilités de report à vos salariés
En dehors des cas prévus à l'étape 2, vous avez la possibilité d'être plus favorable pour vos salariés en admettant le report des congés payés non pris dans les cas où il n'est pas automatique.
Cette règle plus favorable peut résulter d'un accord avec votre salarié, d'un usage en vigueur dans votre entreprise, d'une décision de votre part ou d'un accord d'entreprise conclu avec vos délégués syndicaux, si l'entreprise en est dotée.
Attention
Vous avez pu créer un usage à votre insu en tolérant depuis plusieurs années le report des congés payés non pris. Si vous voulez le remettre en cause, vous veillerez à suivre scrupuleusement la procédure de dénonciation applicable en la matière.
Peut-être avez-vous aussi la possibilité de mettre en place un compte épargne-temps dans votre société. Ce dispositif peut permettre à vos salariés d'épargner les congés payés annuels excédant 24 jours ouvrables afin de financer un congé ou un passage à temps partiel.
En revanche, il doit être mis en place soit par convention ou accord collectif de branche, soit par accord collectif d'entreprise ou d'établissement.
Etape
4 -
Monnayer les jours non pris
Les congés payés peuvent donner lieu à une indemnité compensatrice lorsque le contrat de travail prend fin avant que le salarié n'ait pu prendre l'ensemble des jours acquis.
Son calcul doit notamment prendre en compte une prime sur objectifs fixée selon l'activité personnelle du salarié et affectée par la prise de ses congés.