Le décompte de l'effectif de l'entreprise - Editions Tissot
Le décompte de l'effectif de l'entreprise - Gérer le personnel - Editions Tissot -p-
Gérer le personnelRéférence : GLP.05.6.020

Le décompte de l'effectif de l'entreprise

L'effectif de votre entreprise a des conséquences nombreuses sur son fonctionnement et sur le montant des charges. Il est donc important de connaître les règles de décompte, d'autant plus que la période de détermination de l'effectif varie selon son objet : paiement des cotisations, élection des représentants du personnel, etc.

Les modalités d'appréciation de l'effectif pour le calcul et le paiement des charges sociales sont modifiées, à compter du 1er janvier 2020, afin de généraliser aux obligations de droit du travail le décompte de l'effectif tel qu'il est appliqué sur le plan de la Sécurité sociale.

Y a-t-il un ou plusieurs effectifs ? Comment sont comptabilisés les salariés à temps partiel et en CDD ? À quelle date le décompte doit-il être fait ? Quels sont les bons réflexes à avoir pour remplir correctement la zone « effectifs de l'entreprise » de vos déclarations ?

Dans cette page

La bonne méthode

Etape  1 -  Règles de détermination de l'effectif pour le calcul et le recouvrement des cotisations et contributions de Sécurité sociale

Catégories de salariés prises en compte

Sont pris en compte les salariés titulaires d'un contrat de travail et les dirigeants et gérants de sociétés assimilés à des salariés.

Les salariés à temps plein sont intégralement pris en compte dans l'effectif au cours du mois.

Les salariés à temps partiel sont décomptés selon les modalités mentionnées au dernier alinéa de l'article L. 1111-2 du Code du travail.

Sont exclus :

  • les titulaires d'un CDD et les salariés mis à disposition, y compris les salariés temporaires, qui remplacent un salarié absent ou dont le contrat est suspendu ;
  • les apprentis ;
  • les titulaires d'un CIE, pendant la durée d'attribution de l'aide financière ;
  • les titulaires d'un contrat de professionnalisation jusqu'au terme prévu par le CDD, ou jusqu'à la fin de l'action de professionnalisation s'il s'agit d'un CDI ;
  • les salariés en dispense d'activité et qui ne touchent plus aucun salaire ;
  • les personnes sans contrat (stagiaires sous convention) ;
  • l'employeur non assimilé à un salarié (chef d'entreprise individuelle, gérant majoritaire de SARL).

Modalités de calcul

Au titre de chaque année, les salariés sont décomptés dans l'effectif à due proportion du nombre de jours du mois pendant lequel ils ont été employés.

En effet, le calcul de l'effectif mensuel est basé sur le nombre de jours de présence dans les effectifs de chaque salarié au cours du mois. Ainsi, un salarié en CDI démissionnaire en mars d'une année N est pris en compte pour le calcul des effectifs de mars de N, à proportion du nombre de ses jours de contrat au cours du mois.

L'effectif annuel retenu est égal à la moyenne des effectifs de chaque mois calculés comme indiqué ci-dessus, arrondi au centième.

Pour calculer les moyennes d'effectifs mensuelles, vous devez appliquer les règles suivantes :

  • les mois au cours desquels aucun salarié n'est employé ne sont pas pris en compte ;
  • il est tenu compte dans l'effectif mensuel des salariés titulaires d'un contrat de travail, au prorata de leurs jours de présence dans le mois ;
  • en cas de création d'entreprise, l'effectif est calculé, la 2e année, en fonction de la moyenne des effectifs de chacun des mois d'existence de l'année de création.

Pour l'application de la tarification du risque accidents du travail et maladies professionnelles, l'effectif est calculé selon les mêmes modalités, mis à part deux éléments :

  • l'effectif pris en compte est celui de la dernière année connue ;
  • les titulaires d'un contrat de professionnalisation sont pris en compte.
Attention

Depuis le 1er janvier 2020, l'effectif salarié annuel correspond à la moyenne du nombre de personnes employées au cours de chacun des mois de l'année civile précédente.

Cette règle de décompte de l'effectif a été généralisée à la majorité des dispositions concernant la gestion sociale de l'entreprise et la paie.

Sont notamment concernés par ce mode de calcul de l'effectif : le versement mobilité, la cotisation FNAL déplafonnée, la déduction patronale sur les heures supplémentaires, la réduction générale des cotisations patronales, le forfait social sur la prévoyance, l'obligation d'emploi des travailleurs handicapés, le mode de tarification ATMP, la désignation des référents « harcèlement » et « handicap », la participation et l'intéressement, l'abondement sanction au CPF pour absence d'entretien professionnel et la participation à la formation professionnelle.

Etape  2 -  Règles de détermination de l'effectif pour les autres domaines

Salariés pris en compte chacun pour 1 unité, dans l'effectif de l'entreprise

Il s'agit :

  • des titulaires d'un CDI à temps plein ;
  • des travailleurs à domicile ;
  • des VRP (à carte unique travaillant à temps complet ou multicartes) ;
  • des salariés dont le contrat est suspendu (accident du travail, maladie, congé parental d'éducation). En revanche, le salarié qui remplace le salarié absent est exclu du décompte de l'effectif ;
  • des salariés en période d'essai ou de préavis, même non travaillés ;
  • des salariés dispensés d'activité mais bénéficiant d'une garantie de ressources de l'entreprise ;
  • du dirigeant assimilé à un salarié, même s'il n'a pas de contrat de travail (gérant minoritaire ou égalitaire).

Salariés sous CDD

Leur durée de présence, appréciée au 31 décembre, est proratisée sur l'année civile complète (divisée par 12). Attention, un salarié en CDD qui n'est plus dans l'entreprise au 31 décembre doit tout de même être pris en compte dès lors qu'il a été employé pendant l'année.
 

Exemples

Emploi d'un salarié en CDD à temps plein de 6 mois, du 1er février au 31 juillet de l'année N. Calcul au 31 décembre de N : 6/12 = 0,50 unité.

Emploi d'un salarié en CDD à temps plein de 9 mois, du 1er septembre de l'année N au 31 mai de N+1 (soit 4 mois sur l'année N). Calcul au 31 décembre de N : 4/12 = 0,33 unité.

Si le CDD a débuté ou fini en cours de mois, il faut, pour ce mois-là, diviser le nombre d'heures de travail effectuées par 151,67 h.

Exemple

Emploi d'un salarié sous CDD à temps plein du 25 mars au 30 juin de l'année N, soit 1 semaine et 3 mois pleins. Calcul au 31 décembre de N : (3/12) + (35/151,67/12) = 0,25 + 0,019 = 0,27 unité.

Salariés à temps partiel

Ils sont pris en compte en fonction de leur temps de travail, en divisant le total des horaires inscrits dans leur contrat par la durée du travail appliquée dans votre entreprise.

Exemples

Vous avez 2 salariés sous CDI à temps partiel qui effectuent les horaires hebdomadaires suivants : 28 h et 16 h. Ils accomplissent donc, au total, 44 h par semaine. L'horaire dans votre entreprise est de 35 h par semaine. Vos 2 salariés comptent pour : 44/35 = 1,25 unité.

Vous avez un salarié sous CDD de 6 mois à temps partiel (20 h/semaine). Il faut appliquer 2 proratisations, en fonction du temps de présence et du temps de travail. Le salarié compte pour : 20/35 x 6/12, soit 0, 57 x 0,5 = 0,28 unité.
 

Salariés exclus

Ils sont identiques à ceux exclus de l'effectif retenu pour le calcul des cotisations (voir « Étape 1 »).

Attention

Toutefois, par dérogation, les titulaires d'un CIE sont pris en compte, depuis le 1er janvier 2019, pendant la durée d'attribution de l'aide financière, pour les élections du comité social et économique (CSE).

Evitez les erreurs

Le rôle des RP

Les sanctions possibles

Notre conseil

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Textes officiels

  • C. trav., art. L. 1111-2 et L. 1111-3 (règles générales de décompte de l'effectif sur le plan du droit du travail), R. 1111-1 (tarification accidents du travail et formation professionnelle),  L. 1111-2 et L. 1251-54 (effectifs et entreprise de travail temporaire), L. 2301-1 (prise en compte des CIE pour les élections professionnelles)
  • CSS, art. L. 130-1 (règles de calcul de l'effectif et de franchissement du seuil à compter du 1er janvier 2020), L. 242-5 et R. 242-6 (tarification accidents du travail et formation professionnelle), R. 243-6 (périodicité du paiement des cotisations), R. 130-1 (règles générales de décompte de l'effectif sur le plan du paiement des cotisations sociales)
  • CGCT, art. L. 2333-64 et L. 2531-2 (versement transport), D. 2333-91 et D. 2531-9 (calcul de l'effectif de référence)
  • Cass. soc., 14 avril 2010, n° 09-60.367 (les salariés mis à la disposition de plusieurs entreprises utilisatrices de façon ponctuelle ne doivent pas être pris en compte dans leur effectif)
  • Cass. soc., 15 avril 2015, n° 14-20.200 (les salariés des sous-traitants intervenant sur des chantiers doivent être inclus dans l'effectif de l'entreprise utilisatrice dès lors qu'ils sont intégrés)
  • Loi n° 2019-486, du 22 mai 2019, art. 11 (règles de calcul des effectifs au 1er janvier 2020)