Les motifs d'absence - Editions Tissot
Les motifs d'absence - Gérer le personnel - Editions Tissot -p-
Gérer le personnelRéférence : GLP.02.4.010

Les motifs d'absence

Les motifs pouvant justifier l'absence du salarié sont nombreux. Vous pouvez refuser ou reporter des absences demandées par le salarié, en fonction de la raison justifiant celles-ci, mais vous devez cependant en rémunérer certaines.

Il est donc nécessaire de connaître les différents motifs d'absence pour les gérer au mieux.

Les motifs les plus courants d'absence sont l'événement familial, la maladie et la formation. Certaines absences sont également autorisées pour l'exercice d'un mandat ou pour convenances personnelles.

Dans cette page

La bonne méthode

Cas  1 -  Gérer une absence motivée par un évènement d'ordre familial

Autorisations d'absence rémunérées dont le motif est un mariage, une naissance, une adoption ou un décès

Quels que soient son ancienneté et l'effectif de l'entreprise, le salarié bénéficie de 1 ou plusieurs jours de congés pour les évènements marquants le concernant ou concernant ses proches. Les congés légaux sont les suivants :

  • le mariage ou remariage (4 jours) ;
  • le pacs (4 jours) ;
  • le mariage d'un enfant (1 jour) ;
  • la naissance ou l'adoption d'un enfant (3 jours) ;
  • le décès du père ou de la mère (3 jours) ;
  • le décès d'un parent (frère, soeur, beau-père, belle-mère) (3 jours) ;
  • le décès d'un conjoint (ou du pacsé ou concubin) (3 jours) ;
  • le décès d'un enfant (5 jours, portés à 7 jours si l'enfant était âgé de moins de 25 ans, ou quel que soit son âge s'il était lui-même parent) ;
  • décès d'une personne de moins de 25 ans à la charge effective et permanente du salarié (7 jours) ;
  • l'annonce de la survenue d'un handicap chez un enfant (2 jours).

Pour bénéficier de son congé, le salarié doit adresser à l'employeur une demande d'absence avec justification de l'événement (certificat de naissance, de décès, etc.). Le Code du travail n'imposant aucun formalisme particulier, le salarié peut donc apporter cette justification par tous moyens.

Le congé doit être pris au moment de l'événement qui le justifie, c'est-à-dire le jour même ou dans la période de quelques jours entourant cet évènement.

Exemple

En cas de mariage d'un enfant, le jour de congé peut être posé pour la date du mariage, mais aussi la veille de cette date ou le lendemain.

Un accord d'entreprise peut fixer des durées différentes des durées légales. Elles doivent toutefois être au moins égales. En revanche, elles peuvent être inférieures à celles éventuellement prévues par un accord de branche.

Congé de deuil
Au congé de 5 ou 7 jours pour décès d'un enfant ou d'une personne à charge s'ajoute un « congé de deuil » de 8 jours, en cas de décès depuis le 1er juillet 2020 :

  • d'un enfant de moins de 25 ans ;
  • d'une personne à sa charge effective et permanente de moins de 25 ans.

Un accord d'entreprise ou une convention collective peut fixer une durée plus longue.

Le salarié doit présenter sa demande au moins 24 heures avant le début de l'absence.

Il bénéficie d'indemnités journalières de la Sécurité sociale dans les mêmes conditions qu'un congé de maternité, complétées par l'employeur en vue du maintien de salaire.

Le congé de deuil peut être fractionné en deux périodes, d'au moins 1 journée chacune. L'indemnisation est fractionnée de la même manière.

Congés non rémunérés pour naissance ou adoption

Ces congés sont les suivants :

Congé de maternité : pour toute salariée enceinte, quelle que soit son ancienneté. Elle doit avertir l'employeur de sa grossesse et de sa date de retour, par LRAR.

Attention

Votre convention collective peut prévoir le maintien du salaire pendant le congé de maternité. Pensez à la consulter.

Congé de paternité et d'accueil de l'enfant : le bénéficiaire peut être le salarié père de l'enfant, mais également, le salarié conjoint ou concubin de la mère, ou la personne liée par un pacs, y compris dans le cadre d'un couple homosexuel.
Pour les naissances à effet du 1er juillet 2021, la durée de ce congé est de 25 jours (32 en cas de naissances multiples).

À cette même date, il devient :

  • obligatoire pour les 4 premiers jours consécutifs, à accoler aux 3 jours de congé pour naissance, soit 7 jours au cours desquels le salarié ne peut pas travailler ;
  • fractionnable, pour les 21 jours restants, en deux périodes d'une durée minimale de 5 jours chacune.

Au moins 1 mois avant la date de départ en congé, le bénéficiaire doit avertir l'employeur par LRAR du motif de son absence et de la date de retour prévue. Il doit impérativement débuter dans les 6 mois qui suivent la naissance.

Sur les détails de ce congé, se reporter à la fiche dédiée dans la rubrique « Fiches associées ».

Congé d'adoption : pour tout salarié qui va chercher un enfant à l'étranger ou dans les DOM-TOM, ou qui l'accueille. Il doit avertir l'employeur par tout moyen permettant de conférer une date certaine, au moins 2 semaines avant son départ. S'il prend un congé d'adoption dans sa totalité, il ne peut pas le cumuler avec le congé de paternité. En revanche, il peut cumuler les deux lorsqu'il partage la durée du congé d'adoption avec l'autre parent.

Congé parental d'éducation : à la suite d'une naissance ou d'une adoption, le salarié qui a 1 an d'ancienneté dans l'entreprise, peut s'absenter pour élever son enfant, dans le cadre d'un congé total ou d'une réduction de l'activité (d'au moins 16 heures par semaine). Il doit informer son employeur par LRAR, 1 mois avant la fin du congé de maternité ou d'adoption, ou 2 mois avant si le congé parental ne suit pas le congé de maternité ou d'adoption.

Notez-le

Si le salarié opte pour un congé parental d'éducation à temps partiel, ses nouveaux horaires de travail seront idéalement déterminés par accord entre vous. Si toutefois aucun accord ne pouvait être trouvé, il vous appartient en dernier lieu de fixer ces horaires et le salarié devra s'y conformer à condition bien entendu qu'il n'y ait pas d'abus de votre part.

Cas  2 -  Gérer les absences maladie

Maladie du salarié : l'arrêt maladie 

Le salarié doit avertir son employeur de son état (suite à un accident ou une maladie non professionnels) dans les 48 heures et justifier son absence et ses prolongations par certificat médical. Le salarié atteint d'une maladie grave bénéficie d'autorisations d'absences pour suivre les traitements médicaux nécessaires.

Ce délai de 48 heures n'est pas fixé légalement, il est toutefois souvent précisé par les conventions collectives. La loi se contente d'imposer au salarié un « délai raisonnable » pour informer son employeur. La plupart du temps, on considère que ce délai de 48 heures peut être considéré comme raisonnable, c'est d'ailleurs le délai imposé au salarié pour prévenir la CPAM.

Attention

La femme enceinte bénéficie également d'autorisations d'absence rémunérées pour se rendre aux sept examens médicaux obligatoires de surveillance de la grossesse et des suites de l'accouchement.

Le salarié conjoint, concubin ou partenaire de pacs de la femme enceinte bénéficie lui aussi d'autorisations d'absence pour l'accompagner à trois de ces examens médicaux.

De la même manière que pour la salariée enceinte, les absences du père n'entraînent aucune diminution de rémunération et sont assimilées à du travail effectif pour le calcul des congés payés et pour les droits au titre de l'ancienneté dans l'entreprise.

Maladie de l'enfant : le congé pour enfant malade

Tout salarié, quels que soient son ancienneté et l'effectif de l'entreprise, peut bénéficier d'un congé en cas de maladie ou d'accident, constaté par certificat médical, d'un enfant de moins de 16 ans dont il a la charge. Le salarié dispose de 3 jours à prendre sur l'année (5 jours si l'enfant a moins de 1 an ou si le salarié a 3 enfants de moins de 16 ans à charge).

Il doit transmettre à l'employeur une copie du certificat. S'il a épuisé ses jours d'absence, il peut prendre une journée de RTT ou de congés payés, voire une journée sans solde. 

Maladie grave de l'enfant : le congé de présence parentale

Ce congé est ouvert à tout salarié, sans condition d'ancienneté ni d'effectif, dont l'enfant à charge est victime d'une maladie, d'un handicap ou d'un accident particulièrement grave. Il prend la forme d'un congé.

La durée du congé est de 310 jours au plus sur une durée maximale de 3 ans. Le droit à un second congé de même durée est ouvert sur une nouvelle période de 3 ans, lorsque la pathologie de l'enfant malade qui avait ouvert le droit au premier congé connait une rechute ou une récidive.

Le salarié doit informer son employeur, au moins 15 jours avant la date prévue, par tout moyen conférant date certaine, et lui adresser un avec certificat médical attestant de la gravité de l'état, du caractère indispensable d'une présence auprès de l'enfant et de la durée de traitement.

Depuis le 30 septembre 2020, le salarié peut, avec l'accord de son employeur, transformer ce congé en période d'activité à temps partiel ou le fractionner, en journée ou demi-journée. Dans ce cas, chaque demande de congé doit être faite 48 heures à l'avance.

Ce congé bénéficie d'une indemnité journalière versée par la CAF.

En cas de décès de l'enfant ou de diminution importante des ressources, le salarié peut informer son employeur de son souhait de retour anticipé, par tout moyen conférant date certaine, au moins 1 mois avant la date de retour souhaitée.

Fin de vie d'un membre de la famille : le congé de solidarité familiale

Ce congé permet sans conditions à tout salarié de s'absenter pour assister un proche (ascendant, descendant, époux, concubin, partenaire de pacs, frère, soeur, personne désignée comme personne de confiance) souffrant d'une pathologie mettant en jeu le pronostic vital. Avec l'accord de l'employeur, il peut être transformé en période à temps partiel. D'une durée maximale de 3 mois, renouvelable une fois, il peut être fractionné, sous réserve de l'accord de l'employeur et à condition que le salarié l'avertisse au moins 48 heures avant la date à laquelle il entend prendre chaque période de congé.

À défaut d'accord collectif fixant un délai différent, le salarié doit informer l'employeur au moins 15 jours avant le début du congé, par tout moyen conférant date certaine, et lui adresser un certificat médical du médecin traitant du malade. En cas d'urgence précisée par le médecin, le congé peut débuter sans délai de prévenance. Enfin, l'intéressé doit prévenir l'employeur de sa date de retour au moins 3 jours à l'avance.

Pour plus de détails, reportez-vous à la fiche dédiée dans l'onglet « Les fiches à lire ».

Perte d'autonomie d'un proche : le congé de proche aidant

Il permet à tout salarié de s'occuper d'un proche atteint d'un handicap ou d'une perte d'autonomie grave (conjoint, concubin, partenaire de pacs, enfant à charge, ascendant, descendant et collatéral jusqu'au 4e degré du salarié ou de son conjoint, ou encore personne âgée ou handicapée avec laquelle le salarié entretient des liens étroits et stables et qu'il aide régulièrement et bénévolement pour les actes de la vie quotidienne). La condition de 1 an d'ancienneté dans l'entreprise a été supprimée au 1er janvier 2020.

Sauf accord de branche ou, à défaut, d'entreprise, fixant des délais différents :

  • sa durée est de 3 mois renouvelable dans la limite de 1 an. Avec l'accord de l'employeur, le congé peut être pris à temps partiel, ou fractionné ;
  • le salarié doit informer l'employeur au moins 1 mois avant le début du congé, et lui adresser une déclaration sur l'honneur du lien familial et de l'absence (ou la durée) d'un congé similaire antérieur, et le justificatif de la dépendance de la personne (incapacité permanente d'au moins 80 % ou attribution de l'allocation personnalisée d'autonomie (APA) I ou II). Ce délai est réduit à 48 heures en cas de fractionnement.

Par ailleurs, ce congé bénéficie, pour toute demande d'indemnisation de période de congé courant depuis le 30 septembre 2020, d'une indemnité journalière versée par la CAF.

Pour plus de détails, reportez-vous à la fiche dédiée dans l'onglet « Les fiches à lire ».

Attention

Un salarié peut, avec votre accord, renoncer anonymement à des jours de repos non pris au-delà de 24 jours ouvrables (affectés ou non sur un compte épargne-temps), au profit d'un autre salarié de l'entreprise qui vient en aide à une personne proche (telle que définie ci-dessus), en perte grave d'autonomie ou handicapée.

Cas  3 -  Anticiper les absences motivées par un projet de formation

Le congé pour projet de transition professionnelle

Depuis le 1er janvier 2019, le CIF est remplacé par le congé de transition professionnelle, qui permet au salarié de mobiliser des droits CPF pour changer de profession dans le cadre d'un projet de transition professionnelle.

À la date de départ en formation, il doit justifier d'une ancienneté d'au moins 24 mois, consécutifs ou non, en qualité de salarié, quelle qu'ait été la nature des contrats de travail successifs :

  • dont 12 mois dans l'entreprise ;
  • ou au cours des 5 dernières années dont 4 mois, consécutifs ou non, en CDD au cours des 12 derniers mois.

N'est pas prise en compte pour le calcul des quatre mois en CDD l'ancienneté acquise au titre :

  • d'un contrat d'accompagnement dans l'emploi ;
  • d'un contrat d'apprentissage ou de professionnalisation ;
  • d'un contrat conclu au cours d'un cursus scolaire ou universitaire ;
  • d'un CDD qui se poursuit par un CDI.

Il doit en faire la demande :

  • 120 jours avant le début de la formation si l'interruption continue est d'au moins 6 mois ;
  • 60 jours avant si elle est inférieure à 6 mois, ou lorsque la formation est à temps partiel ou pour passer un examen.

L'employeur informe l'intéressé de sa réponse par écrit dans les 30 jours. Le silence vaut acceptation. Il ne peut refuser le congé qu'en cas de non-respect des conditions de demande ou d'ancienneté. Le refus doit être motivé.

Il peut différer le congé, de 6 mois au maximum, après avis des RP, si l'absence du salarié :

  • entraîne des conséquences préjudiciables à la production et à la marche de l'entreprise ;
  • ou porte le nombre de salariés simultanément absents au titre de ce congé à 2 % ou plus de l'effectif total (entreprise de 100 salariés et plus), ou à deux salariés (entreprise de moins de 100 salariés).

Le compte personnel de formation (CPF)

Le salarié qui désire utiliser ses acquis de CPF (monétisé depuis le 1er janvier 2019) pour une formation effectuée pendant son temps de travail doit demander votre accord au moins 60 jours avant le début de cette formation si celle-ci a une durée inférieure à 6 mois, 120 jours avant si elle dure au moins 6 mois.

Vous disposez alors de 30 jours calendaires pour notifier votre réponse au salarié. L'absence de réponse au terme de ce délai vaut acceptation.

Votre accord sur le contenu de la formation n'est pas requis dans certains cas, notamment lorsque le salarié suit une formation permettant d'acquérir un socle de connaissances et de compétences ou dans le cadre d'un accompagnement à la VAE ou lorsqu'un accord de branche, d'entreprise ou de groupe le prévoit.

Autres congés formation

Le salarié peut également bénéficier d'autres congés liés à la formation :

  • congé de préparation aux examens pour le salarié étudiant : non rémunéré, ce congé doit être pris au cours du mois précédant les examens si l'étudiant justifie d'une inscription valide. Sa durée est de 5 jours ouvrables par tranche de 60 jours ouvrables travaillés prévus par le contrat de travail. Il se cumule avec les congés payés et les congés annuels des salariés de moins de 21 ans ;
  • congé de formation économique, sociale et syndicale et congé formation du conseiller du salarié : la demande doit être adressée au moins 30 jours avant. Le fonds paritaire de financement des organisations syndicales et patronales assure la prise en charge de la rémunération du salarié en congé, contre une cotisation de l'employeur pour financer ce fonds, quel que soit l'effectif, au taux de 0,016 % et dénommée « contribution au dialogue social ». Dans ce cadre, le salarié bénéficie du maintien total ou partiel de sa rémunération par l'employeur ;
  • congé de formation du conseiller prud'hommes : pour le salarié élu conseiller prud'hommes. La demande doit être adressée au moins 30 jours avant le début du congé si l'absence est de 3 jours au plus, et 15 jours avant dans les autres cas. Le conseiller bénéficie d'une formation initiale de 5 jours et d'une formation continue de 6 semaines par mandat, toutes deux fractionnables ;
  • congé de formation du défenseur syndical : le salarié qui assiste ou représente le salarié ou l'employeur devant les conseils de prud'hommes en tant que défenseur syndical bénéficie d'autorisations d'absence pour suivre une formation, dans la limite de 2 semaines et par période de 4 ans à compter de son inscription sur la liste ;
  • congé de formation aux fonctions d'administrateur de mutuelle : pour le salarié administrateur d'une mutuelle (9 jours/an). La demande doit être adressée à l'employeur 30 jours avant le début du congé, précisant la date, la durée de l'absence et l'instance où il siège ;
  • promotion par alternance (Pro-A) : remplaçant la période de professionnalisation depuis le 1er janvier 2019, elle permet à certaines catégories de salariés n'ayant pas obtenu une qualification professionnelle de niveau licence d'atteindre un niveau de qualification supérieur ou identique à celui qu'ils détiennent déjà. Elle se déroule en principe pendant le temps de travail avec maintien de la rémunération (prise en charge par l'opérateur de compétences). Tout ou partie de la formation peut aussi se dérouler hors temps de travail.

Cas  4 -  Gérer les autres motifs d'absence

D'autres motifs permettent au salarié de s'absenter dans l'entreprise, comme c'est le cas pour convenances personnelles, pour exercer un mandat électif ou encore s'engager dans des actions de solidarité. Il peut s'agir notamment des absences suivantes :

  • congé sans solde ;
  • congé sabbatique ;
  • congé pour création d'entreprise ;
  • congé pour participation à la direction d'une jeune entreprise innovante (JEI) ;
  • congé d'enseignement, recherche, innovation ;
  • absence pour représentation ;
  • absences pour mandat parlementaire ou local ;
  • absences du conseiller prud'hommes ;
  • absences du défenseur syndical ;
  • congé pour catastrophe naturelle ;
  • congé de solidarité internationale ;
  • service dans la réserve militaire opérationnelle (autorisation d'absence de huit jours par année civile ; si l'effectif est inférieur à 250 salariés, l'employeur peut la limiter à cinq jours pour le bon fonctionnement de l'entreprise) ;
  • absences pour siéger aux instances compétentes en matière d'emploi et de formation ainsi qu'aux réunions de leurs groupes et sous-groupes statutaires ou règlementaires (pour la liste des instances concernées, se reporter à l'onglet « Outils à télécharger ») ;
  • absences pour participer à un jury d'examen ou de validation des acquis de l'expérience ;
  • autorisation d'absence rémunérée aux femmes donneuses d'ovocytes pour se rendre aux examens et interventions nécessaires ;
  • congé pour siéger à titre bénévole dans l'organe d'administration ou de direction d'une association loi 1901 déclarée au moins depuis 3 ans (à caractère éducatif, scientifique, social, humanitaire, sportif, familial, culturel, environnemental, ou de mise en valeur du patrimoine artistique), ou pour y exercer des fonctions de direction ou d'encadrement ;
  • congé pour siéger dans les instances internes d'un conseil citoyen reconnu et participer aux instances de pilotage du contrat de ville ;
  • congé pour apporter à une mutuelle ou fédération, en dehors de tout contrat, un concours bénévole, dans le cadre d'un mandat.

Ces 3 derniers congés peuvent être fractionnés en demi-journées. Un accord d'entreprise ou, à défaut, de branche, peut fixer les conditions de maintien de la rémunération.

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Fiches associées

Textes officiels

  • C. trav., art. L. 1225-17 à L. 1225-24 (congé de maternité), L. 1225-35 et L. 1225-36 (congé de paternité et d'accueil de l'enfant), L. 1225-37 à L. 1225-46 (congé d'adoption), L. 1225-47 à L. 1225-60 (congé parental d'éducation), L. 1225-61 (congé pour enfant malade), L. 1225-62 à L. 1225-65 (congé de présence parentale), L. 1225-65-1 et L. 1225-65-2 (cession anonyme de jours de repos non pris par un salarié), L. 1442-5 à L. 1442-10 (conseiller prud'hommes), L. 2145-1 (congé de formation économique, sociale et syndicale), L. 3142-1, L. 3142-1-1 et D. 3142-1-1 (congé de deuil), L. 3142-6 à L. 3142-15 (congé de solidarité familiale), L. 3142-16 à L. 3142-27 (congé pour proche aidant), L. 3142-25-1 (création du don de jours de repos non pris au bénéfice d'un salarié proche aidant), L. 3142-36 à L. 3142-41 (congé mutualiste), L. 3142-42 à L. 3142-47 et R. 3142-30 à D. 3142-32 (absences pour siéger dans des instances de formation et d'emploi, ainsi qu'à des jurys d'examens et de VAE), L. 3142-47 et L. 3142-53 (congé pour catastrophe naturelle), L. 3142-54-1 et L. 3142-58-1 (congé pour bénévolat dans une mutuelle ou une association), L. 3142-67 à L. 3142-74 (congé de solidarité internationale), L. 3142-75 à L. 3142-78 (absence pour acquisition de la nationalité française), L. 3142-105 à L. 3142-118 (congé pour création d'entreprise), L. 6323-17-1 à L. 6323-17- 6 (CPF transition professionnelle)
  • CSS, art. L. 137-15 (assujettissement au forfait social de cette prise en charge), L. 168-1 à L. 168-7 (allocation journalière d'accompagnement d'une personne en fin de vie), L. 168-8 à L. 168-15 (allocation journalière du proche aidant), L. 241-3-2 (exonération de la prise en charge patronale de la cotisation salariale de retraite complémentaire pendant les congés familiaux), L. 331-8 et D. 331-3 à D. 331-6 (indemnisation du congé de paternité), L. 331-9 et D. 331-6 (indemnisation du congé de deuil d'un enfant de moins de 25 ans)
  • CASF, art. L. 232-2 (allocation personnalisée d'autonomie - APA)
  • C. santé publique, art. L. 1244-5 (absence autorisée pour une salariée donneuse d'ovocytes)
  • Cass. 2e civ., 16 octobre 2008, n° 07-18.493  (congé de paternité et enfant né sans vie)
  • Cass. soc., 23 septembre 2009, n° 08-41.641 (fixation des horaires d'un congé parental d'éducation à temps partiel par l'employeur)
  • Circ. ARRCO - AGIRC n° 2009-28 DRE, 16 novembre 2009 (cotisations de retraite complémentaire pendant les congés de présence parentale, solidarité familiale et proche aidant)
  • Arrêté du 17 juillet 2017 modifiant l'arrêté du 20 mai 1980 (liste des commissions, conseils ou comités administratifs ou paritaires traitant d'emploi et de formation, et jurys d'examen et VAE donnant droit à autorisation d'absence)
  • Loi n° 2018-1203, du 22 décembre 2018, art. 72, décret n° 2019-630 du 24 juin 2019 et circ. CNAM n° 25/2019, du 31 juillet 2019 (prolongation du congé de paternité en cas d'hospitalisation de l'enfant)
  • Arrêté du 24 juin 2019 (unités de soins spécialisées pour la prolongation du congé de paternité en cas d'hospitalisation immédiate de l'enfant)
  • Loi n° 2019-1446, du 24 décembre 2019, art. 68 (suppression de la condition d'ancienneté et création d'une allocation journalière pour le proche aidant), art. 69 (possibilité de fractionnement du congé de présence parentale et de modulation de l'allocation)
  • Loi n° 2020-692, du 8 juin 2020 et décret n° 2020-1233, du 8 octobre 2020 (augmentation des durées des congés pour décès d'un enfant et fractionnement)
  • Décret n° 2020-1208, du 1er octobre 2020 (allocation journalière de proche aidant)
  • Loi n° 2020-1576, du 14 décembre 2020, art. 73, et décret n° 2021-574, du 10 mai 2021 (allongement des congés de paternité et d'adoption)