L'embauche d'un apprenti : les démarches à effectuer
Droit du travail Hôtels, cafés, restaurantsRéférence : WHC.01.1.070

L'embauche d'un apprenti : les démarches à effectuer

L'embauche d'un apprenti permet de bénéficier de réductions de charges tout en contribuant à la formation professionnelle d'un jeune et à son intégration dans le monde du travail. De plus, certains savoir-faire peuvent difficilement s'acquérir autrement que par une période d'apprentissage au contact de salariés qualifiés.

Vous êtes décidé à franchir le pas, mais s'agissant d'une première embauche d'un apprenti, vous vous interrogez sur les obligations que vous avez à respecter.

Devez-vous inscrire le jeune dans un centre de formation ? Quelle formation devez-vous assurer ? Quelle en sera la durée ?

Mesure Covid-19

Attention : des dispositions spécifiques relatives à l'apprentissage ont été prises :

  • télétravail : lorsque ses tâches le permettent, vous pouvez mettre l'apprenti en télétravail (reportez-vous à la fiche dédiée) ;
  • activité partielle : si le télétravail est impossible, vous devez repenser l'organisation de son travail ou faire une demande d'activité partielle (reportez-vous à la fiche dédiée) ;
  • garde d'enfant : si l'apprenti ne peut plus travailler pour pouvoir garder ses enfants, il peut également être mis en activité partielle (reportez-vous à la fiche dédiée).

S'il vient travailler dans les locaux de l'entreprise, vous devez assurer la prévention des risques de contamination : port du masque obligatoire, gants, rappel des gestes barrières, report des réunions non nécessaires, etc.

Dans cette page

La bonne méthode

Etape  1 -  Comprendre la finalité de l'embauche d'un apprenti : apporter une formation professionnelle au jeune travailleur

Choisir d'embaucher un apprenti, c'est s'engager dans une forme d'éducation alternée. Avec la voie scolaire consistant en une formation à temps plein, l'apprentissage constitue le dispositif de 1re formation professionnelle visant à préparer des jeunes à acquérir une qualification pour tenir un emploi, attestée par l'obtention d'une certification professionnelle.

La formation de l'apprenti constituant l'objet essentiel du contrat d'apprentissage, la réglementation met à votre charge, outre le versement d'un salaire, l'obligation d'assurer à l'apprenti une formation professionnelle complète, dispensée pour partie en entreprise et pour partie en centre de formation d'apprentis (CFA) ou section d'apprentissage (SA).

En application de ce principe, la réglementation vous contraint à garantir, dans la déclaration relative à l'organisation de l'apprentissage préalable à l'embauche d'apprenti, que :

  • vous avez pris les mesures nécessaires à l'organisation de l'apprentissage ;
  • vous garantissez que l'équipement de l'entreprise, les techniques utilisées, les conditions de travail, de santé et de sécurité, les compétences professionnelles et pédagogiques ainsi que la moralité des personnes responsables de la formation sont de nature à permettre une formation satisfaisante de l'apprenti.
Notez-le

Afin de faciliter et d'élargir la formation de l'apprenti au cours d'un même contrat d'apprentissage, une partie de sa formation pratique peut être effectuée dans d'autres entreprises (deux au maximum), ce qui permet à l'intéressé de recourir à des équipements ou des techniques éventuellement différents des vôtres.
Dans ce cas, une convention signée par l'apprenti, l'employeur et l'entreprise d'accueil précise les modalités :

  • de partage des charges et rémunérations de l'apprenti ;
  • d'échanges entre les maîtres d'apprentissage et le CFA ;
  • d'échanges entre l'entreprise d'accueil et l'employeur.

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Pas de dispositions particulières

Etape  2 -  Inscrire l'apprenti dans un CFA assurant l'enseignement correspondant à la formation prévue au contrat et déposer le contrat

Le choix du CFA doit être précisé dans le contrat d'apprentissage.

C'est l'apposition du visa du CFA sur les deux exemplaires originaux du contrat d'apprentissage transmis par l'employeur qui permet d'attester auprès de tiers de l'inscription de l'apprenti au CFA.

Notez-le

Depuis le 1er janvier 2020, l'enregistrement du contrat auprès des chambres consulaires est remplacé par un simple dépôt auprès de l'opérateur de compétences, au plus tard dans les 5 jours ouvrables qui suivent le début d'exécution du contrat, accompagné :

  • de la convention de formation ;
  • le cas échéant, de la convention tripartite de réduction ou d'allongement de la durée du contrat (reportez-vous à l'onglet « À télécharger ») ;
  • et, lorsque la formation est confiée à un CFA interne à l'entreprise, une annexe pédagogique et financière précisant divers points relatifs à la formation (intitulé, objectif et contenu, moyens, durée et période de réalisation, modalités de suivi et de sanction, prix).

L'ensemble des documents peuvent être transmis par voie dématérialisée. Ce dépôt ne donne lieu à aucun frais.

Vous devez donner les informations suivantes :

  • vos nom et prénoms ou la dénomination de l'entreprise ;
  • le nombre de salariés de l'entreprise autres que les apprentis ;
  • le diplôme et le titre préparés par l'apprenti ;
  • les nom, prénom et date de naissance du maître d'apprentissage ;
  • l'attestation de l'employeur précisant que le maître d'apprentissage remplit les conditions requises ;
  • le salaire dû à l'apprenti pour chacune des années du contrat ou de la période d'apprentissage.

Vous devez faire passer à l'apprenti une visite d'information et de prévention auprès du service de santé au travail avant l'embauche si le jeune a moins de 18 ans, ou dans les 3 mois de l'embauche s'il est majeur. La fiche d'aptitude délivrée par la médecine du travail devra également être jointe au contrat d'apprentissage pour son enregistrement.

Notez-le

À titre expérimental, pour tout contrat conclu entre le 1er janvier 2019 et le 31 décembre 2021, cette visite peut être assurée par un médecin généraliste de ville.

Une fois sollicité par l'employeur pour organiser cette visite, si le service de prévention et de santé au travail (SPST) ne répond pas dans les huit jours ou s'il indique qu'il ne sera pas en mesure de l'organiser dans les deux mois de l'embauche, ou avant l'embauche si l'apprenti est mineur, l'employeur peut solliciter un médecin exerçant en secteur ambulatoire, qui peut être le médecin traitant de l'apprenti, avec l'accord de ce dernier. L'employeur doit lui transmettre la fiche de poste, lui donner accès au DUERP et l'informer des mesures de prévention prises. Une attestation de suivi est remise à l'apprenti, et une copie à l'employeur et au SPST. S'il le juge nécessaire, le médecin oriente l'apprenti vers un médecin du travail pour un examen médical d'aptitude. La facture de la visite doit être adressée au SPST. L'employeur ne peut pas la faire supporter à l'apprenti.

Attention

Les apprentis qui relèvent d'un suivi individuel renforcé ne sont pas concernés.

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Pas de dispositions particulières

Etape  3 -  Fixer la date du début de l'apprentissage

Vous devez fixer, dans le contrat, la date de l'embauche de l'apprenti. Sauf dérogation, cette date ne peut pas être antérieure de plus de 3 mois, ni postérieure de plus de 3 mois au début du cycle de formation que suit l'apprenti.

Cette date est celle à laquelle le contrat d'apprentissage commence à s'exécuter et, donc, celle à partir de laquelle vous êtes tenu au respect de la réglementation de l'apprentissage.

Attention

Le contrat conclu depuis le 1er janvier 2019 doit également préciser la date de début :

  • de l'exécution du contrat d'apprentissage ;
  • de la période de formation pratique chez l'employeur ;
  • de la période de formation en CFA.

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Pas de dispositions particulières

Etape  4 -  Déterminer la durée du contrat ou de la période d'apprentissage

Pour les contrats signés avant le 1er janvier 2019

La durée du contrat d'apprentissage (en cas de CDD) ou de la période d'apprentissage (en cas de CDI) peut varier entre 1 et 3 ans. Elle est fixée en fonction du type de profession et du niveau de qualification préparés.

Par dérogation, elle peut varier entre 6 mois et 1 an lorsque la formation a pour objet l'acquisition d'un diplôme ou d'un titre à finalité professionnelle :

  • de même niveau et en rapport avec un premier diplôme ou titre à finalité professionnelle obtenu dans le cadre d'un précédent contrat d'apprentissage ;
  • de niveau inférieur à un diplôme ou titre à finalité professionnelle déjà obtenu ;
  • dont une partie a été obtenue par la validation des acquis de l'expérience (VAE) ;
  • dont la préparation a été commencée sous un autre statut.

Vous pouvez adapter la durée de la formation de l'apprenti pour tenir compte de son niveau initial de compétences, sous réserve de la réalisation d'une évaluation des compétences et la délivrance d'une autorisation du service de l'inspection de l'apprentissage.

La durée du contrat ou de la période d'apprentissage peut être portée à 4 ans lorsque la qualité de travailleur handicapé est reconnue à l'apprenti.

Lorsque la durée est fixée à 2 ans au moins, elle peut être réduite de 1 an pour les catégories suivantes :

  • personnes ayant bénéficié d'une formation à temps complet dans un établissement d'enseignement technologique ou d'un contrat de professionnalisation pendant une année au moins, et qui entrent en apprentissage pour achever cette formation ;
  • personnes déjà titulaires d'un diplôme ou d'un titre à finalité professionnelle d'un niveau supérieur à celui qu'elles souhaitent préparer ;
  • personnes ayant effectué un stage de formation professionnelle conventionné ou agréé par l'État ou une région et ayant pour objet l'acquisition d'une qualification professionnelle ;
  • personnes déjà titulaires d'un diplôme de l'enseignement technologique ou professionnel ou d'un titre à finalité professionnelle et qui désirent préparer un diplôme ou titre de même niveau, lorsque la nouvelle qualification recherchée est en rapport direct avec celle qui résulte du premier diplôme ou titre à finalité professionnelle obtenu ;
  • un apprenti préparant un Bac pro qui, au terme de la 1re année du contrat, veut poursuivre sa formation mais en vue d'obtenir un certificat d'aptitude professionnelle (CAP), lorsque la spécificité du CAP appartient au même domaine professionnel que celle du BAC pro initialement préparé.

Cas particulier du travail temporaire (voir aussi « Évitez les erreurs »)

Lorsque l'apprenti d'une entreprise de travail temporaire est mis à disposition d'une entreprise, la durée de sa mission ne peut pas être inférieure à 6 mois, le temps des enseignements dispensés en CFA étant inclus dans cette durée. La durée maximale de la mission peut, en outre, être portée à 36 mois afin d'être égale à celle du cycle de formation de l'apprentissage.

Le contrat de mise à disposition de l'apprenti doit indiquer notamment le diplôme ou titre préparé et la nature des travaux confiés à l'apprenti.

Pour les contrats signés depuis le 1er janvier 2019

La durée du contrat d'apprentissage (ou de la période d'apprentissage en cas de CDI) varie en principe entre 6 mois et 3 ans. Ainsi, la durée minimale du contrat est réduite de 1 an à 6 mois.

La durée du contrat peut toutefois être inférieure ou supérieure au cycle de formation dans les cas suivants :

  • selon le niveau initial de compétences de l'apprenti ;
  • selon les compétences acquises.

Cet aménagement ne permet pas de déroger aux durées minimale et maximale de 6 mois et 3 ans.

Elle peut également être supérieure au cycle de formation si le contrat est suspendu pour une raison indépendante de la volonté de l'apprenti. Le contrat est prolongé jusqu'à l'expiration du cycle de formation suivant.

Notez-le

La durée est fixée par une convention tripartite entre le centre de formation, l'employeur, l'apprenti ou son représentant (reportez-vous à l'onglet « À télécharger »).

Cette convention n'est pas exigée :

  • en cas de prolongation du fait notamment de l'échec au diplôme ou de l'allongement de la durée d'apprentissage en faveur des personnes handicapées ;
  • de réduction en cas de nouveau contrat d'apprentissage signé après la rupture anticipée d'un premier contrat. Dans ce cas, il peut être dérogé à la durée minimale du contrat et à la durée minimale de formation en CFA.

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Pas de dispositions particulières

Etape  5 -  Désigner un maître d'apprentissage

Vous devez confier la formation de l'apprenti :
  • à une personne qui en sera directement responsable, dénommée « maître d'apprentissage », qui peut être un salarié, l'employeur ou son conjoint collaborateur. Il a pour mission de contribuer à l'acquisition dans l'entreprise, par l'apprenti, des compétences correspondant à la qualification recherchée et au titre ou diplôme à finalité professionnelle préparés, en liaison avec le CFA ;
  • ou à une équipe tutorale constituée de plusieurs salariés partageant cette fonction, au sein de laquelle un maître d'apprentissage référent que vous aurez désigné est chargé d'assurer la coordination de l'équipe et la liaison avec le CFA.
Notez-le

Depuis le 1er janvier 2019, les conditions de compétence professionnelle que le maître d'apprentissage doit posséder sont fixées par un accord de branche. Ce n'est qu'à défaut d'accord que les conditions réglementaires en vigueur s'appliquent.

Le maître d'apprentissage doit :

  • détenir le diplôme ou le titre correspondant à la finalité du diplôme ou du titre préparé par l'apprenti et d'un niveau au moins équivalent, et justifier d'une année d'activité en rapport avec la qualification préparée ;
  • ou justifier de deux ans d'exercice d'une activité en rapport avec la qualification préparée.

Sur le maître d'apprentissage, reportez-vous à la rubrique « Fiches associées ».

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Etape  6 -  Veiller à ce que l'apprenti suive la formation assurée par le CFA

Vous êtes tenu de faire suivre à l'apprenti la formation dispensée par le CFA.

Ceci signifie que vous devez respecter le planning de la formation fixé par le CFA et, en particulier, les périodes d'alternance en entreprise et en CFA.

À cette obligation, s'ajoute celle consistant à ce que vous preniez part aux activités destinées à coordonner la formation dispensée par le CFA et la formation en entreprise.

Sachez que lorsque le contrat d'apprentissage est conclu avec une personne handicapée un aménagement particulier de la pédagogie peut être appliqué dans le CFA ou la section d'apprentissage après autorisation de la CDAPH (commission des droits et de l'autonomie des personnes handicapées). L'autorisation peut aussi concerner la possibilité de suivre une formation par correspondance pour l'apprenti dans l'impossibilité de se déplacer.

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Etape  7 -  Assurer la formation pratique de l'apprenti dans l'entreprise

Vous devez confier à l'apprenti des tâches ou des postes permettant d'exécuter des opérations ou travaux conformes à une progression annuelle définie par accord avec le CFA.

En clair, il s'agit de confier à l'apprenti l'exécution de tâches ou d'activités résultant de l'objet et de la définition mêmes de la qualification prévue dans le contrat d'apprentissage. 

Dans le cas d'un apprentissage donné dans le cadre d'activités saisonnières, la convention passée entre les deux entreprises et l'apprenti doit préciser :

  • un calendrier d'affectation de l'apprenti entre les deux entreprises et le nombre d'heures effectuées dans chacune ;
  • la désignation de l'employeur devant verser la rémunération due au titre de chaque période consacrée à la formation en CFA.
Attention

Lorsque l'apprenti complète sa formation pratique dans d'autres entreprises que la vôtre, il ne peut y passer plus de la moitié du temps de formation en entreprise prévu par le contrat d'apprentissage.

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Etape  8 -  Veiller à l'inscription et à la participation de l'apprenti aux épreuves du diplôme ou du titre

C'est à vous, en tant qu'employeur, de vérifier que l'inscription de l'apprenti à l'examen a été faite, sous peine d'être condamné à des dommages et intérêts. Généralement, cette inscription est réalisée par le CFA dans lequel l'apprenti suit sa formation.

Vous devrez laisser à l'apprenti le temps nécessaire pour participer aux épreuves du diplôme ou du titre à finalité professionnelle préparé.

De plus, vous devez accorder à l'apprenti un congé de 5 jours ouvrables lui permettant de préparer ses épreuves d'examen.

Si le CFA dans lequel votre apprenti suit sa formation prévoit l'organisation d'enseignements destinés à préparer ces épreuves d'examen, l'apprenti devra les suivre pendant ce congé supplémentaire.

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Pas de dispositions particulières

Evitez les erreurs

Le rôle des RP

Les sanctions possibles

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Fiches associées

Textes officiels

  • C. trav., art. L. 6222-22-1 (cas de réduction de la durée de l'apprentissage), R. 6222-2 à R. 6222-4 (mentions du contrat d'apprentissage), L. 6222-42 à L. 6222-44, R. 6222-66 et R. 6222-67 (mobilité internationale), L. 6223-1 à L. 6223-4 (obligations de l'employeur), L. 6223-5 à L. 6223-8-1, R. 6223-22 et R. 6223-23 (maître d'apprentissage), L. 6224-1 et D. 6224-1 à D. 6224-8 (dépôt du contrat), R. 6223-1 à R. 6223-5 (déclaration de l'employeur), R. 6223-10 et R. 6223-11 (accueil de l'apprenti dans d'autres entreprises que celle qui l'emploie), R. 6223-22 (compétences du maître d'apprentissage), R. 6226-1 à R. 6226-6 (apprentissage dans le secteur du travail temporaire), R. 6227-1 à R. 6227-10 (sanctions)
  • Arrêté du 18 janvier 2010 (montant minimal du concours de l'employeur au CFA ou à la section d'apprentissage où est inscrit l'apprenti)
  • Cass. soc., 19 décembre 1972, n° 72-40.073 (dommages et intérêts pour défaut d'inscription aux examens)
  • Cass. soc., 5 juin 1985, n° 83-40.967 (date de début d'apprentissage)
  • Cass. soc., 12 février 2013, n° 11-27.525 (employeur condamné à verser une indemnité de licenciement sans cause réelle et sérieuse et des dommages-intérêts pour ne pas avoir assuré la formation professionnelle de l'apprenti)
  • Ord., n° 2019-861, du 21 août 2019 (durée du contrat d'apprentissage et maître d'apprentissage)
  • Décret n° 2019-1489, du 27 décembre 2019 (dépôt du contrat d'apprentissage)
  • Décret n° 2020-372, du 30 mars 2020 (mentions du contrat d'apprentissage)

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