Etape  2 -  Définir une structure type pour l'ensemble des notes internes

Il est judicieux d'adopter une présentation normalisée qui permet aux collaborateurs d'identifier rapidement une note interne ; les rubriques à prévoir sont les suivantes :

• la nature de la note : information, instruction, etc. ;
• le numéro de référence : n'est pas indispensable mais permet une identification précise de la note ;
• la date : importante pour sa mise en application ;
• le thème : aide à identifier la note ;
• le(s) signataire(s) : indispensable pour l'authentification de la note ;
• le(s) destinataire(s) : clairement identifié(s), notamment lorsqu'il s'agit d'une instruction ;
• les destinataires d'une copie : liste de ceux qui ont connaissance de la note ;
• une mention éventuelle : « pour affichage » ou « confidentiel » ;
• le corps de la note : rédigé en termes clairs et adaptés aux destinataires. 

Etape  3 -  Lister les personnes autorisées à rédiger des notes internes

Pour chaque nature de notes, vous devez lister les collaborateurs qui sont autorisés à rédiger et à publier.

Vous pouvez prévoir que des salariés, de par leurs compétences, puissent rédiger des notes, mais qu'ils soient contraints de les faire cosigner par leur chef de service avant de les publier.

S'agissant des « notes de service », et eu égard à l'importance des sujets qu'elles sont susceptibles de traiter, vous devez en conserver la maîtrise (ou au moins la double signature, si vous en confiez la rédaction à vos proches collaborateurs).

Etape  4 -  Prévoir les modalités de publication

Pour les notes sur papier, organisez des conditions d'affichage ou d'acheminement qui garantissent la prise de connaissance par les destinataires.

Pour des notes par courrier électronique, la réception est plus garantie.

Les notes de service qui traitent de la discipline générale ou de l'hygiène/sécurité sont considérées comme des annexes du règlement intérieur (RI). À ce titre, leur publication et leur mise en application sont soumises à des règles spécifiques :

• la note doit être soumise, pour avis, aux représentants du personnel (RP) ;
• elle doit être portée par tout moyen à la connaissance des salariés et personnes ayant accès aux lieux de travail et d'embauche ;
• elle est adressée en 2 exemplaires à l'inspection du travail accompagnée de l'avis des RP ;
• elle est déposée au greffe du conseil de prud'hommes ;
• sa mise en application ne peut être programmée qu'un mois minimum après sa communication et son dépôt.

Si l'une de ces formalités n'est pas remplie, le salarié qui manque à une des obligations prévues par la note de service ne pourra pas être sanctionné.

Etape  5 -  Contrôler le contenu des notes

Les conditions de rédaction et de publication étant codifiées, il reste néanmoins à veiller à ce que les notes émises dans l'entreprise ne soient pas en contradiction avec des dispositions de droit. Les restrictions apportées à l'employeur par le Code du travail sont les mêmes pour la rédaction des notes internes et du règlement intérieur.

Votre responsabilité de chef d'entreprise pouvant être engagée, vous devez contrôler la communication interne ou donner des consignes à vos collaborateurs, pour éviter les erreurs notamment dans les domaines touchant aux libertés individuelles :

• la tenue vestimentaire : seules des raisons de sécurité et/ou d'hygiène vous autorisent à imposer une tenue spécifique ; le contact avec la clientèle peut néanmoins justifier quelques restrictions (ex. : pas de bermudas en été) ;
• la situation de famille : vous ne pouvez limiter l'accès à un poste en raison de la situation de famille ; vous ne pouvez interdire le mariage de vos salariés entre eux ;
• l'expression religieuse ou politique : vous pouvez intégrer une clause d'obligation de neutralité, à condition que la sécurité ou la santé des salariés l'exige et qu'elle soit proportionnelle au but recherché ;
• le tabac et le vapotage : vous devez consulter les dispositions légales pour vérifier vos obligations envers les salariés fumeurs et vapoteurs ;
• l'alcool : l'introduction de boissons alcoolisées dans l'entreprise reste interdite, sauf pour les boissons susceptibles d'accompagner traditionnellement un repas (vin, cidre, bière et poiré). Notez que même cette tolérance peut être supprimée dans la note de service, si la sécurité ou la santé des salariés l'exige et si cette mesure reste proportionnelle au but recherché. D'autre part, pour qu'un état d'ébriété puisse être sanctionné, il doit être manifeste ; l'utilisation de l'éthylotest et/ou la sanction ne peuvent être justifiées que pour faire cesser une situation dangereuse (ex. : conduite de véhicules ou de machines) et doivent respecter la procédure de contrôle d'alcoolémie éventuellement prévue ;
• la fouille : la fouille corporelle et celle des vestiaires sont limitées par le Code du travail, qui impose de multiples précautions et le consentement préalable du salarié.

D'une façon générale, les notes de service doivent éviter de générer des dispositions discriminatoires. À capacité professionnelle égale, vous ne pouvez pas organiser le travail en lésant des salariés du fait de leur sexe, de leurs moeurs, de leur âge, de leur origine, de leurs opinions ou confessions, de leur handicap ou de leur apparence physique.