Déterminer la période de référence des éléments de paie
Droit du travail Hôtels, cafés, restaurantsRéférence : WHC.05.1.090

Déterminer la période de référence des éléments de paie

En paie, certains éléments intègrent dans leurs calculs un « salaire de référence » établi sur une période précisée soit par des dispositions légales, soit par des dispositions collectives, appelée « période de référence ». Les dates et la durée de cette période de référence varient en fonction de l'élément de paie que vous souhaitez calculer.

Quelles sont les dates et les durées des principales périodes de référence ? Peut-on déroger aux règles édictées ?

Dans cette page

La bonne méthode

Etape  1 -  Déterminer la période de référence concernant l'acquisition et la rémunération des congés payés

La période de référence en matière de congés payés désigne la période au cours de laquelle le salarié acquiert des congés payés.

Un accord d'entreprise ou un accord de branche peut fixer cette période de référence (l'année civile par exemple).

À défaut d'accord, la période de référence s'étend du 1er juin N-1 au 31 mai N.

Notez-le

Si les deux types d'accord (d'entreprise et de branche) coexistent, l'accord d'entreprise primera sur l'accord de branche.

Avant de calculer les droits à congés payés de vos salariés, pensez donc à vérifier vos accords collectifs.

Le droit commun prévoit l'acquisition d'un solde de 2,5 jours ouvrables de congés payés (CP) pour 4 semaines travaillées, sans pouvoir excéder 30 jours ouvrables, c'est-à-dire 12 * 2,5, 12 étant le nombre de mois de la période d'acquisition et 2,5 étant le nombre de jours ouvrables de CP acquis par « mois travaillé » par salarié au cours de cette période.

Si l'un de vos salariés prend ses congés payés, vous devez lui verser une indemnité qui doit être calculée selon deux méthodes : la règle du maintien de salaire ou la règle du 10e, la plus avantageuse pour le salarié devant être retenue.

Le calcul de l'indemnité de congés payés selon la règle du dixième correspond à l'addition des rémunérations brutes versées au salarié au cours de la période de référence multipliée par 10 %.

Autrement dit, vous devez cumuler les rémunérations brutes versées au cours de la période où ont été acquis les congés payés pris par votre salarié. Ce montant est à proratiser en fonction du nombre de jours acquis et du nombre de jours pris.

Exemple

Si votre salarié prend une semaine de CP en juillet de l'année N et que l'acquisition de CP dans votre entreprise s'effectue selon les règles légales, ces CP ont été acquis lors de la période de référence qui s'étend du 1er juin de l'année N-1 au 31 mai de l'année N.

Pour calculer le montant de l'indemnité de congés payés selon la règle du dixième, vous devrez additionner les salaires bruts versés au cours de la période mentionnée ci-dessus, c'est-à-dire du 1er juin N-1 au 31 mai N.

Attention

Tous les éléments de rémunération n'entrent pas dans le calcul. En général, sont exclus les remboursements de frais (prime de panier, indemnité de trajet, etc.) ou encore les indemnités journalières, les primes annuelles (13e mois, prime de vacances, prime d'intéressement, etc.).

En revanche, la prime d'objectifs est intégrée si elle est, au moins pour partie, assise sur des résultats produits par le travail personnel du salarié et si elle est affectée par la prise des congés.

Convention collective "Hôtels, cafés, restaurants" (n° de brochure 3292)

Etape  2 -  Déterminer la période de référence concernant le maintien de salaire en cas d'arrêt de travail pour raison médicale

Si l'un de vos salariés est arrêté pour raisons médicales, vous devez lui garantir un certain niveau de rémunération brute, c'est-à-dire lui verser un pourcentage de sa rémunération brute habituelle (rémunération qu'il aurait perçue s'il avait continué à travailler), dans les conditions suivantes :

  • si le salarié a entre 1 et 5 ans d'ancienneté, il percevra 90 % de sa rémunération brute pendant 30 jours, puis 66,66 % de cette même rémunération pendant les 30 jours suivants ;
  • à partir de 6 ans d'ancienneté, la durée de ces deux périodes d'indemnisation est portée à :
    • 40 jours si le salarié a au moins 6 ans d'ancienneté,
    • 50 jours si le salarié a au moins 11 ans d'ancienneté.

Ces temps d'indemnisation sont augmentés de 10 jours par période entière de 5 ans d'ancienneté en plus de la durée minimale de 1 an.

Dans le cas d'arrêts successifs, ces durées d'indemnisation s'apprécient sur une période de 12 mois « glissants », et ne peuvent pas donner lieu à une durée totale d'indemnisation supérieure aux durées ci-dessus, sauf dispositions plus favorables. C'est-à-dire qu'à chaque nouvel arrêt, vous devez recalculer cette période en prenant comme point de départ la date du 1er jour du nouvel arrêt afin de déterminer si vous devez verser ou non le complément employeur et déterminer le niveau de maintien du salaire brut.

Exemple

Un de vos salariés est arrêté pour maladie non professionnelle du 9 février au 1er mars de N inclus. Son ancienneté est de 3 ans.

Pour déterminer le pourcentage de maintien du salaire brut, vous devez analyser les 12 mois précédant le premier jour de cet arrêt, à savoir la période allant du 1er février de N-1 au 31 janvier de N et rechercher si le salarié a déjà bénéficié du maintien du salaire brut au titre d'un précédent arrêt pour raisons médicales et ce, quel que soit le motif.

Reprenons notre exemple. S'il a déjà bénéficié de 29 jours de salaire brut maintenu au cours des 12 mois précédant cet arrêt, il restera un jour de maintien de salaire à 90 %, le reste à 66,66 %. 

En cas de rémunération variable, le maintien de salaire doit tenir compte de la rémunération variable qui aurait été perçue par le salarié s'il avait travaillé.

De même, les primes liées à l'organisation du travail qui auraient été versées si le salarié avait travaillé doivent être prises en compte pour déterminer le montant du maintien de salaire.

Notez-le

Pour déterminer le montant des commissions commerciales dues à un salarié en arrêt maladie lorsqu'elles sont calculées en fonction des résultats du collaborateur et de la société sur l'année entière, vous devez prendre en compte la moyenne des rémunérations des 12 mois précédant chaque arrêt de travail – peu important l'évolution de la situation économique de l'entreprise et la rémunération des autres commerciaux pendant les périodes d'absence du salarié.

Le maintien de salaire doit être versé si le salarié est en arrêt de travail durant son préavis, et ce jusqu'à la date d'expiration du préavis. Il en est de même lorsque le salarié est en arrêt de travail durant une période de grève et qu'une partie de l'entreprise a pu fonctionner. Dans le cas contraire (entreprise totalement bloquée par la grève et aucun salarié n'a pu travailler), le maintien de salaire n'est pas dû.

Par ailleurs, si le salarié est en arrêt de travail pendant une période d'activité partielle, le maintien de salaire est là encore dû. Dans ce cas, le calcul se fera sur le salaire que le salarié aurait perçu s'il avait été en activité partielle, et non sur le salaire habituel.

En revanche, le salarié ne peut pas prétendre au maintien de salaire dans le cas d'un arrêt de travail pour se rendre en cure thermale (aucune disposition législative n'assimile le congé pour cure thermale aux congés pour maladie).

Notez-le

Le montant du salaire brut à maintenir s'entend déduction faite de la fraction d'indemnités journalières correspondant au nombre de jours de maintien de salaire.

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Etape  3 -  Déterminer la période de référence du salaire journalier de base des IJSS

Pour calculer le montant de l'indemnité journalière, la Sécurité sociale effectue son calcul en prenant comme base une fraction des revenus d'activité antérieurs (et non plus du gain journalier de base), soumis à cotisations à la date de l'interruption de travail et ramenés à une valeur journalière.

Pour les arrêts prescrits du 15 avril 2021 au 30 septembre 2022, lorsque l'assuré n'a pas perçu de revenus pendant tout ou partie de la période de référence, les revenus retenus sont déterminés selon des conditions particulières.

La période de calcul retenue dépend du type d'arrêt.

Dans le cas d'un arrêt de travail consécutif à une maladie non professionnelle, et sous réserve que le salarié remplisse les conditions d'indemnisation, le revenu retenu est déterminé de la manière suivante :

  • pour les salariés payés mensuellement :  cumul des salaires bruts versés au cours des 3 mois précédant la date du premier jour d'arrêt/91,25 ;
  • pour les salariés payés toutes les 2 semaines ou chaque semaine : cumul des salaires bruts versés sur les 6 ou les 12 derniers salaires bruts des mois civils précédant la date du premier jour de l'arrêt/84 ;
  • lorsque le travail n'est pas continu ou présente un caractère saisonnier : cumul des salaires bruts versés au cours des 12 mois civils antérieurs à la date de l'interruption de travail/365.
Exemple

Un salarié mensualisé vous fait parvenir un arrêt de travail pour maladie non professionnelle courant du 12 avril au 3 mai : les salaires bruts de référence utilisés par la Sécurité sociale pour le calcul seront ceux versés de janvier à mars.

Seule exception : si l'arrêt de travail débute le dernier jour du mois. Par exemple, si l'arrêt début le 30 avril, le revenu d'activité journalier est calculé sur la base des mois de février, mars et avril.

Notez-le

Le salaire brut retenu pour le calcul des indemnités journalières est plafonné à 1,8 fois le SMIC. (taux horaire en vigueur le dernier jour du mois précédant la date de l'arrêt).

L'indemnité journalière maladie est égale à 50 % du revenu d'activité journalier ainsi calculé.

Dans le cas d'une absence consécutive à un accident du travail, un accident de trajet ou à une maladie professionnelle, le revenu d'activité journalier pour un salarié mensualisé est calculé d'après le salaire brut du mois civil précédent /30,42.

Exemple

Pour un accident de travail survenu en avril, le revenu d'activité de référence est celui versé en mars.

Pour les salariés payés toutes les 2 semaines ou toutes les semaines, il est égal à 1/28 des deux ou quatre dernières paies du mois antérieur.

Pour les saisonniers ou en cas de travail discontinu, il est égal à 1/365 du salaire des 12 mois civils antérieurs.

Il est limité à 0,834 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale.

La CPAM calcule ensuite le montant des indemnités journalières :

  • 60 % du SJB pendant 28 jours ;
  • 80 % à partir du 29e jour.

L'indemnité journalière ne peut pas être supérieure au revenu antérieur diminué d'un taux forfaitaire de 21 %.

Dans le cas d'une absence liée à la maternité, à la paternité et à l'accueil de l'enfant ou à l'adoption, l'indemnité journalière est égale au revenu journalier plafonné « net ».

Pour les salariés mensualisés, ce salaire journalier de base est calculé à partir des 3 derniers salaires bruts précédant la date du 1er jour d'arrêt/91,25.

Pour les autres cas (saisonniers par exemple), le revenu journalier est calculé dans les mêmes conditions que pour la maladie « ordinaire ».

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Pas de dispositions particulières

Etape  4 -  Déterminer la période de référence concernant les ruptures du contrat de travail

En cas de rupture du contrat de travail, sous certaines conditions, vous devez verser à votre salarié une indemnité compensatrice de congés payés au titre du paiement des congés payés acquis et non pris du fait de son départ de l'entreprise, ainsi qu'une indemnité de rupture dont la formule de calcul dépend du motif de la rupture.

L'indemnité compensatrice de congés payés se calcule comme l'indemnité de congés versée lors de la prise de congés payés. Vous devrez appliquer la règle du 1/10 distinctement pour chaque période de référence, puis faire la comparaison avec la méthode du maintien de salaire, pour payer le plus favorable au salarié.

Les périodes de référence à prendre en compte dans le calcul sont identiques à celle utilisée dans le calcul de l'indemnité de congés payés.

Pour calculer le montant de l'indemnité de rupture, quand cette dernière est due, notamment dans les cas de licenciement (hors cas de faute grave ou lourde), de mise ou de départ volontaire en retraite, le calcul fait appel à un salaire de référence calculé selon deux périodes :

  • les 12 derniers mois précédant la notification du licenciement à l'exclusion du préavis ;
  • ou les 3 derniers mois comprenant le préavis (effectué ou non).

Vous devrez retenir le montant le plus avantageux entre ces deux méthodes.

Exemple

Vous avez notifié le licenciement à un de vos salariés le 1er février de N. Son préavis est de 2 mois.

Le salaire de référence calculé sur les 12 mois précédant la notification s'effectuera sur la période qui va du 1er février N-1 au 31 janvier de N.

Le calcul sur les 3 derniers mois couvrira, quant à lui, la période allant du 1er janvier au 31 mars de N.

Attention

Tous les éléments bruts de rémunération versés au salarié au cours de la période de référence des 12 ou des 3 derniers mois sont à prendre en compte, sauf exclusion.

Pour apprécier la moyenne des salaires des 3 derniers mois, le montant des primes (annuelles ou exceptionnelles) versées durant cette période doit être calculé au prorata et il ne faut pas tenir compte de l'indemnité compensatrice de congés payés. 

Pour les périodes de maladie comprises dans la période du calcul du salaire de référence, vous devez reconstituer le salaire que le salarié aurait perçu s'il avait travaillé.

Notez-le

En cas de licenciement jugé nul, le salarié acquiert des congés payés sur toute la période allant de la date du licenciement à celle de sa réintégration, sauf s'il a occupé un autre emploi durant cette période.

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Etape  5 -  Déterminer la période de référence des heures supplémentaires

Les heures supplémentaires sont des heures de travail effectuées au-delà de la durée légale du travail (35 heures par semaine) ou de la durée équivalente (pour certaines professions, en raison du caractère intermittent de l'activité, une durée plus élevée que la durée légale est considérée comme équivalente à la durée légale).

Les heures supplémentaires se décomptent par semaine. Un accord d'entreprise ou de branche peut fixer une période de 7 jours consécutifs constituant la semaine. 

À défaut d'accord, le décompte s'effectue sur la semaine civile, du lundi 0 heure au dimanche 24 heures.

Si la fin du mois intervient au cours de la période de décompte, vous devez attendre la fin de cette période pour décompter le nombre d'heures supplémentaires effectuées par votre salarié. Vous lui paierez donc le mois suivant.

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Pas de dispositions particulières

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Textes officiels

  • C. trav., art. L. 3141-1 et suiv. (droits aux congés payés), L. 3141-10 (un accord collectif peut fixer le début de la période de référence pour l'acquisition des congés), R. 1234-4 (règles de calcul de l'indemnité légale de licenciement), L. 3121-32 (fixation de la période de décompte des heures supplémentaires)
  • CSS., art. L. 323-4 (revenu d'activité retenu pour le calcul de l'indemnité journalière)
  • Cass. soc., 26 septembre 2007 (base de calcul de l'indemnité de licenciement en cas d'arrêt maladie)
  • Cass. soc., 3 février 2021, n° 18-25.348 (calcul des commissions commerciales dues pendant un arrêt de travail)
  • Cass. soc., 13 octobre 2021, n° 20-15.645 (l'assiette de calcul de l'indemnité de congés payés inclut les éléments de rémunération versés, au moins pour partie, en contrepartie directe ou indirecte du travail et dont le montant est affecté par la prise des congés)

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