Etape  2 -  Déterminer la période de référence concernant le maintien de salaire en cas d'arrêt de travail pour raison médicale

Si l'un de vos salariés est arrêté pour raisons médicales, vous devez lui garantir un certain niveau de rémunération brute, c'est-à-dire lui verser un pourcentage de sa rémunération brute habituelle (rémunération qu'il aurait perçue s'il avait continué à travailler), dans les conditions suivantes :

• si le salarié a entre 1 et 5 ans d'ancienneté, il percevra 90 % de sa rémunération brute pendant 30 jours, puis 66,66 % de cette même rémunération pendant les 30 jours suivants ;
• à partir de 6 ans d'ancienneté, la durée de ces deux périodes d'indemnisation est portée à :
  • 40 jours si le salarié a au moins 6 ans d'ancienneté,
  • 50 jours si le salarié a au moins 11 ans d'ancienneté.

Ces temps d'indemnisation sont augmentés de 10 jours par période entière de 5 ans d'ancienneté en plus de la durée minimale de 1 an.

Dans le cas d'arrêts successifs, ces durées d'indemnisation s'apprécient sur une période de 12 mois « glissants », et ne peuvent pas donner lieu à une durée totale d'indemnisation supérieure aux durées ci-dessus, sauf dispositions plus favorables. C'est-à-dire qu'à chaque nouvel arrêt, vous devez recalculer cette période en prenant comme point de départ la date du 1er jour du nouvel arrêt afin de déterminer si vous devez verser ou non le complément employeur et déterminer le niveau de maintien du salaire brut.

En cas de rémunération variable, le maintien de salaire doit tenir compte de la rémunération variable qui aurait été perçue par le salarié s'il avait travaillé.

De même, les primes liées à l'organisation du travail qui auraient été versées si le salarié avait travaillé doivent être prises en compte pour déterminer le montant du maintien de salaire.

Le maintien de salaire doit être versé si le salarié est en arrêt de travail durant son préavis, et ce jusqu'à la date d'expiration du préavis. Il en est de même lorsque le salarié est en arrêt de travail durant une période de grève et qu'une partie de l'entreprise a pu fonctionner. Dans le cas contraire (entreprise totalement bloquée par la grève et aucun salarié n'a pu travailler), le maintien de salaire n'est pas dû.

Par ailleurs, si le salarié est en arrêt de travail pendant une période d'activité partielle, le maintien de salaire est là encore dû. Dans ce cas, le calcul se fera sur le salaire que le salarié aurait perçu s'il avait été en activité partielle, et non sur le salaire habituel.

En revanche, le salarié ne peut pas prétendre au maintien de salaire dans le cas d'un arrêt de travail pour se rendre en cure thermale (aucune disposition législative n'assimile le congé pour cure thermale aux congés pour maladie).

Etape  3 -  Déterminer la période de référence du salaire journalier de base des IJSS

Pour calculer le montant de l'indemnité journalière, la Sécurité sociale effectue son calcul en prenant comme base une fraction des revenus d'activité antérieurs (et non plus du gain journalier de base), soumis à cotisations à la date de l'interruption de travail et ramenés à une valeur journalière.

Dans le cas d'un arrêt de travail consécutif à une maladie non professionnelle, et sous réserve que le salarié remplisse les conditions d'indemnisation, le revenu retenu est déterminé de la manière suivante :

• pour les salariés payés mensuellement :  cumul des salaires bruts versés au cours des 3 mois précédant la date du premier jour d'arrêt/91,25 ;
• pour les salariés payés toutes les 2 semaines ou chaque semaine : cumul des salaires bruts versés sur les 6 ou les 12 derniers salaires bruts des mois civils précédant la date du premier jour de l'arrêt/84 ;
• lorsque le travail n'est pas continu ou présente un caractère saisonnier : cumul des salaires bruts versés au cours des 12 mois civils antérieurs à la date de l'interruption de travail/365.

Dans le cas d'une absence consécutive à un accident du travail, un accident de trajet ou à une maladie professionnelle, le revenu d'activité journalier pour un salarié mensualisé est calculé d'après le salaire brut du mois civil précédent /30,42.

Pour les salariés payés toutes les 2 semaines ou toutes les semaines, il est égal à 1/28 des deux ou quatre dernières paies du mois antérieur.

Pour les saisonniers ou en cas de travail discontinu, il est égal à 1/365 du salaire des 12 mois civils antérieurs.

Il est limité à 0,834 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale.

La CPAM calcule ensuite le montant des indemnités journalières :

• 60 % du SJB pendant 28 jours ;
• 80 % à partir du 29e jour.

L'indemnité journalière ne peut pas être supérieure au revenu antérieur diminué d'un taux forfaitaire de 21 %.

Dans le cas d'une absence liée à la maternité, à la paternité et à l'accueil de l'enfant ou à l'adoption, l'indemnité journalière est égale au revenu journalier plafonné « net ».

Pour les salariés mensualisés, ce salaire journalier de base est calculé à partir des 3 derniers salaires bruts précédant la date du 1er jour d'arrêt/91,25.

Pour les autres cas (saisonniers par exemple), le revenu journalier est calculé dans les mêmes conditions que pour la maladie « ordinaire ».

Etape  4 -  Déterminer la période de référence concernant les ruptures du contrat de travail

L'indemnité compensatrice de congés payés se calcule comme l'indemnité de congés versée lors de la prise de congés payés. Vous devrez appliquer la règle du 1/10 distinctement pour chaque période de référence, puis faire la comparaison avec la méthode du maintien de salaire, pour payer le plus favorable au salarié.

Les périodes de référence à prendre en compte dans le calcul sont identiques à celle utilisée dans le calcul de l'indemnité de congés payés.

Pour calculer le montant de l'indemnité de rupture, quand cette dernière est due, notamment dans les cas de licenciement (hors cas de faute grave ou lourde), de mise ou de départ volontaire en retraite, le calcul fait appel à un salaire de référence calculé selon deux périodes :

• les 12 derniers mois précédant la notification du licenciement à l'exclusion du préavis ;
• ou les 3 derniers mois comprenant le préavis (effectué ou non).

Vous devrez retenir le montant le plus avantageux entre ces deux méthodes.

Pour les périodes de maladie comprises dans la période du calcul du salaire de référence, vous devez reconstituer le salaire que le salarié aurait perçu s'il avait travaillé.

Etape  5 -  Déterminer la période de référence des heures supplémentaires

Les heures supplémentaires sont des heures de travail effectuées au-delà de la durée légale du travail (35 heures par semaine) ou de la durée équivalente (pour certaines professions, en raison du caractère intermittent de l'activité, une durée plus élevée que la durée légale est considérée comme équivalente à la durée légale).

Les heures supplémentaires se décomptent par semaine. Un accord d'entreprise ou de branche peut fixer une période de 7 jours consécutifs constituant la semaine. 

À défaut d'accord, le décompte s'effectue sur la semaine civile, du lundi 0 heure au dimanche 24 heures.

Si la fin du mois intervient au cours de la période de décompte, vous devez attendre la fin de cette période pour décompter le nombre d'heures supplémentaires effectuées par votre salarié. Vous lui paierez donc le mois suivant.