Les formalités et documents de fin de contrat pour démission ou retraite
Droit du travail Hôtels, cafés, restaurantsRéférence : WHC.07.1.100

Les formalités et documents de fin de contrat pour démission ou retraite

Différentes questions peuvent se poser lors du départ d'un salarié suite à sa démission ou à son départ en retraite. Nous vous proposons de faire le point sur les formalités à accomplir et les documents à établir dans de telles circonstances.

L'attestation Pôle emploi fait-elle partie des documents obligatoires à délivrer en cas de démission ? Le registre unique du personnel doit-il être renseigné ? Un reçu pour solde de tout compte est-il obligatoire ? L'Administration doit-elle être informée de la rupture du contrat de travail ?

Dans cette page

La bonne méthode

Etape  1 -  Établir la fiche de paie relative au solde de salaire versé

Vous devez payer au salarié quittant votre entreprise toutes les sommes liées à la rupture de son contrat de travail telles que l'indemnité compensatrice de congés payés, le repos compensateur, le salaire du mois considéré, etc.

Par conséquent, il vous incombe d'établir le bulletin de paie correspondant et de le remettre au salarié à la fin de son contrat de travail. Si au moment du paiement du salaire, votre salarié est absent de l'entreprise, vous lui ferez parvenir sa fiche de paie par courrier.

Notez-le

Vous pouvez recourir au bulletin de paie dématérialisé sans demander l'accord du salarié, ce n'est que s'il s'y oppose que vous ne pourrez pas le faire.

En outre, la preuve du versement du salaire vous appartient. La seule remise d'un bulletin de paie ne suffit pas à prouver que vous avez réellement payé le salaire. Il en va de même des indemnités versées lors de la rupture du contrat de travail.

Vous devez donc conserver toutes les preuves de paiement des salaires. Le virement bancaire est certainement le mode de paiement le plus fiable et le plus aisé à prouver. En revanche, si vous réglez par chèque, il est recommandé de conserver une copie du chèque de paiement.

Dans l'hypothèse où vous versez le salaire en espèces (possible jusqu'à 1500 euros nets), il sera fortement conseillé d'obtenir une demande écrite du salarié et de lui remettre en main propre un reçu contre décharge.

Convention collective "Hôtels, cafés, restaurants" (n° de brochure 3292)

Etape  2 -  Tenir à la disposition du salarié son certificat de travail, son attestation Pôle emploi et son reçu de solde de tout compte

Attestation Pôle emploi

Au moment où le contrat de travail prend fin, c'est-à-dire au terme du préavis, vous devez tenir à la disposition du salarié son attestation Pôle emploi.

Vous n'omettrez pas d'indiquer précisément la nature de la rupture sur l'attestation.

Dans les entreprises de 11 salariés et plus, les attestations Pôle emploi doivent être envoyées sous forme électronique, par Internet ou télétransmission. Toutefois, la remise d'un exemplaire papier au salarié reste obligatoire.

Notez-le

À compter du 1er janvier 2022, la seule modalité déclarative valide de fin de contrat, y compris lorsqu'il débute et se termine en cours de mois, est la transmission du signalement de fin de contrat de travail unique (FCTU) de la DSN. L'attestation ne peut plus être produite par l'attestation d'employeur dématérialisée – AED, sauf pour certaines professions spécifiques (intermittents du spectacle, expatriés, dockers, etc.).

De plus, pour les ETT, l'obligation de remettre une version signée de l'attestation employeur ne concerne plus que le personnel permanent et les intérimaires en CDI. Pour les autres intérimaires, sauf demande de leur part, la transmission par le biais des restitutions mensuelles de missions (RMM) suffit.

Remise

L'attestation est quérable, c'est-à-dire qu'elle est tenue à la disposition du salarié qui doit venir la chercher. Si un préavis n'est pas effectué, vous disposez tout de même de la durée du préavis pour remettre le document. Pour les salariés payés à la commission, l'attestation doit être délivrée au plus tard à la fin du contrat, sans attendre la dernière paie, souvent tardive.

Moyens d'action du salarié

S'il rencontre des difficultés pour obtenir l'attestation, le salarié peut en informer Pôle emploi qui doit inviter l'employeur, par LRAR, à fournir l'attestation ou d'autres documents (bulletins de paie, etc.). Si ce n'est pas fait dans les 15 jours, Pôle emploi saisit la DREETS. L'inspection du travail peut alors dresser un procès-verbal de carence en vue de sanctions pénales. Le salarié peut aussi saisir le conseil de prud'hommes.

Certificat de travail

Le certificat de travail doit mentionner la date d'entrée et de sortie du salarié, les différents emplois occupés et les périodes correspondantes, la portabilité de la mutuelle d'entreprise et de la prévoyance. En effet, le salarié qui démissionne pour motif légitime et qui est affilié à l'assurance chômage peut bénéficier du maintien de la couverture des frais de santé après son départ, pendant au maximum 12 mois.

Il doit être délivré en fin de contrat, y compris en période d'essai.

Il est quérable, c'est-à-dire qu'il est seulement mis à la disposition du salarié qui doit venir le chercher sur place. Vous n'avez aucune obligation de le lui envoyer par courrier. En cas d'empêchement du salarié (maladie, etc.), il peut être remis à une personne porteuse d'un mandat ou d'une décharge.

Toutefois, il devient portable et doit donc être remis au salarié (contre reçu), dans les cas suivants :

  • si vous ne pouvez pas lui remettre le certificat à la fin du contrat. Vous devez alors l'adresser au salarié par LRAR sans que ce dernier ait à vous le réclamer ;
  • si la nécessité d'une modification du certificat est reconnue. Vous devez alors faire parvenir au salarié le certificat rectifié ;
  • ou si vous êtes condamné sous astreinte à le délivrer.

En cas de non-remise ou de retard, le salarié peut saisir le conseil de prud'hommes. Il sera toutefois tenu pour responsable de la non-remise s'il a quitté l'entreprise sans avoir donné sa démission ni respecté le délai de préavis, ou encore si le certificat de travail lui a été adressé plusieurs fois par LRAR, mais qu'il ne l'a jamais retiré.

Reçu du solde de tout compte

Le reçu du solde de tout compte, rédigé par vos soins, daté et signé, comporte le détail (montant et objet) de toutes les sommes versées à l'occasion de la rupture du contrat de travail (salaire, indemnité de licenciement, indemnité de congés payés, etc.). Il est obligatoire quel que soit le motif de rupture du contrat. Le reçu qui ne mentionne qu'une seule somme globale, sans inventaire détaillé des sommes payées, ou qui renvoie, pour le détail des sommes versées, au bulletin de paie annexé, n'a pas d'effet libératoire.

Vous devez par ailleurs indiquer une date sur le reçu (jour de la signature), le signer et le faire signer par le salarié. Cette date est très importante puisqu'elle est le point de départ du délai de 6 mois dont dispose le salarié pour contester le reçu s'il estime après coup que les sommes indiquées et versées étaient insuffisantes.

Même s'il signe le reçu, le salarié peut, en effet, le contester ultérieurement. Pour cela, il dispose :

  • de 6 mois à compter de la signature du reçu pour contester les sommes qui y figurent ;
  • de 3 ans pour réclamer des sommes qui ne figuraient pas sur le reçu.

Par ailleurs, il n'est pas indispensable que le reçu pour solde de tout compte indique ces délais de dénonciation.

État récapitulatif d'épargne salariale

Il contient l'identité du salarié bénéficiaire, la description de ses avoirs acquis ou transférés dans l'entreprise par accord de participation et plans d'épargne, avec mention, le cas échéant, des dates auxquelles ces avoirs sont disponibles, l'identité et l'adresse des teneurs de registre auprès desquels il a un compte, et enfin qui prend en charge les frais de tenue de compte-conservation.

À compter du 28 février 2021, cet état doit également mentionner les sommes éventuellement épargnées dans le cadre d'un régime de retraite supplémentaire à cotisations définies (régimes des articles 82 et 83) ou à prestations définies.

Convention collective "Hôtels, cafés, restaurants"(n° de brochure 3292)

Pas de dispositions particulières

Etape  3 -  Renseigner le registre unique du personnel

Vous devez indiquer la date de sortie des effectifs de votre salarié sur le registre unique du personnel. N'oubliez pas que les mentions relatives au salarié doivent être conservées pendant 5 ans.

Evitez les erreurs

Le rôle des RP

Les sanctions possibles

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Textes officiels

  • C. trav., art. L. 1234-19 (délivrance du certificat de travail), L. 1234-20 (reçu de solde de tout compte), D. 1234-6 (mentions du certificat de travail), D. 1234-7 (solde de tout compte), R. 1234-9 (attestation d'assurance chômage), R. 1234-10 (modèle d'attestation chômage), R. 1238-7 et R. 1454-14 (sanctions), L. 3245-1 (prescription)
  • CSS, art. L. 911-8 (indication de la portabilité de la garantie santé sur le certificat de travail), R. 133-14 (mise en place de la DSN)
  • Cass. soc., 4 novembre 2015, n° 14-10.657 (mentionner sur le reçu pour solde de tout compte le délai de 6 mois pour le dénoncer n'est pas obligatoire)
  • Cass. soc., 12 février 2016, n° 14-24.886 (même si les sommes sont mentionnées sur le bulletin ou l'attestation Pôle emploi, l'employeur doit apporter la preuve du paiement du salaire)
  • Cass. soc., 13 avril 2016, n° 14-28.293 (la remise tardive des documents de fin de contrat ne cause pas de préjudice automatique, il appartient au salarié de prouver le préjudice)
  • Cass. soc., 15 mars 2017, n° 15-21.232 (l'attestation Pôle emploi doit être remise au salarié quel que soit le cas de rupture du contrat de travail)
  • Décrets n° 2019-796 et n° 2019-797, du 26 juillet 2019 (démission pour reconversion professionnelle et droits à indemnisation d'assurance chômage)
  • Loi n° 2021-219, du 26 février 2021 (information relative aux contrats de retraite supplémentaire)

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