Contester les heures supplémentaires revendiquées
Droit du travail Hôtels, cafés, restaurantsRéférence : WHC.02.2.180

Contester les heures supplémentaires revendiquées

Vous souhaitez contester les heures supplémentaires revendiquées par l'un de vos salariés. En effet, vous n'avez jamais fait de demande en ce sens et la charge de travail n'a pas évolué.

Que devez-vous faire ? Comment qualifier ces heures réalisées ? Pouvez-vous contester les heures supplémentaires revendiquées ? Faut-il payer ces heures ? Comment éviter ces situations à l'avenir ?

Dans cette page

La bonne méthode

Etape  1 -  Avant de contester, se rappeler le régime des heures supplémentaires

Constituent des heures supplémentaires les heures effectuées au-delà de la durée légale hebdomadaire.

Les heures supplémentaires ne peuvent être effectuées qu'à la demande de l'entreprise ou du salarié, mais avec l'accord de l'employeur dans ce cas. Elles sont contingentées et ouvrent droit à une rémunération majorée, voire à une contrepartie en repos.

Attention

Le salarié peut prétendre au paiement des heures supplémentaires accomplies, soit avec l'accord au moins implicite de l'employeur, soit s'il est établi que ces heures ont été nécessaires pour les tâches qui lui ont été confiées.

Convention collective "Hôtels, cafés, restaurants" (n° de brochure 3292)

Etape  2 -  Déterminer pour quel motif le salarié fait des heures supplémentaires

Vous devez convoquer le salarié à un entretien pour connaître l'origine des heures supplémentaires effectuées. En effet, cette réponse vous aiguillera sur l'attitude à adopter face à cette situation.

Aucun formalisme n'est imposé par le Code du travail ; néanmoins, il serait plus judicieux de le faire par écrit et de laisser au salarié la possibilité de se faire assister par un représentant du personnel.

Si le salarié n'effectue pas les heures supplémentaires qu'il prétend avoir faites

Pour vous prouver la réalité du travail effectif accompli pendant ses heures supplémentaires, le salarié est au moins tenu de vous chiffrer les heures de travail qu'il invoque en s'appuyant sur un décompte suffisamment précis, par exemple par le biais de décomptes établis au jour le jour, par la charge de travail ou par témoignage.

Si, lors de l'entretien, vous vous rendez compte que le salarié prétend avoir fait des heures supplémentaires, mais qu'il ne vous apporte pas la preuve du travail effectif accompli pendant ces heures, c'est qu'il ne cherche peut-être qu'à obtenir le paiement d'heures qui ne correspondent pas à du temps de travail effectif et/ou qu'il a effectué du travail personnel.

Que faire ?

Le salarié n'a pas à se trouver sur son lieu de travail pour d'autres motifs que la réalisation de ses tâches et de ses fonctions. Sa présence en dehors de son temps de travail relève de votre pouvoir disciplinaire et une sanction est envisageable. En résumé :

  • si ce n'est pas du temps de travail effectif, vous n'êtes pas tenu de rémunérer ces heures ;
  • vous pouvez user de votre pouvoir disciplinaire, si toutefois vous avez des preuves suffisantes pour sanctionner.

Comment chercher les preuves ?

Vous ne pourrez sanctionner le salarié que si vous avez des preuves suffisantes de son impossibilité à avoir fait les heures dont il vous demande le paiement.

Vous ne pourrez jamais obtenir une preuve irréfutable de l'accomplissement ou non des heures demandées, aussi attachez-vous à des indices :

  • le décompte des heures dont le salarié vous demande le paiement doit être fait au jour le jour, le stylo utilisé doit être différent, ce qui tend à prouver que le décompte n'a pas été fait a posteriori et en une seule fois ;
  • la précision du relevé est un critère essentiel. Pour être probant, il doit être précis, détaillé et renseigné (tableaux précis, décompte semaine après semaine, prenant en compte chaque jour travaillé, les heures de début et de fin de travail) ;
  • les incohérences liées au temps de travail rendent invraisemblable le décompte du salarié. Ainsi, un relevé ne peut pas être crédible s'il ne prend pas en considération les périodes d'absences ou de congés. Mais attention, même si le document est rédigé par le seul salarié et qu'il ne comporte ni visa ni signature de l'employeur, il peut être malgré tout recevable. Ont été également considérés comme recevables et entrainant le paiement des heures supplémentaires un simple décompte d'heures établi au crayon calculé mois par mois sans autre explication, et des tableaux récapitulatifs élaborés par le salarié faisant apparaître de nombreuses heures non réglées, sans plus de précisions. En revanche, ne sont pas recevables les fiches de temps manuscrites du salarié comportant des informations dont l'employeur établit le caractère erroné ;
  • de simples attestations des collègues faisant état d'heures supplémentaires du salarié concerné ne suffisent pas à elles seules. En revanche, des attestations d'autres salariés relatant les heures de travail de fait obligatoires dans l'entreprise peuvent constituer un élément de preuve des heures supplémentaires ;
  • des captures d'écran, courriels ou copies d'agendas électroniques peuvent également être retenues comme preuve.

Il est donc indispensable de prendre vos précautions (voir « Notre conseil »).

Si le salarié effectue des heures pour se consacrer à son travail

Cette réponse reflète nécessairement un problème d'ordre organisationnel ou d'évaluation du temps de travail dans votre entreprise.

Si vous donnez une surcharge de travail à votre salarié qu'il ne peut pas accomplir sans effectuer des heures supplémentaires :

  • soit vous estimez que ces heures supplémentaires sont nécessaires et donc vous devrez les rémunérer ;
  • soit vous estimez qu'elles ne sont pas nécessaires : vous devrez les rémunérer mais devez agir en diminuant la surcharge de travail de votre salarié et/ou en lui laissant plus de temps pour accomplir ses tâches.

Si votre salarié exécute trop lentement les tâches pour lesquelles vous l'avez embauché : ces heures doivent être rémunérées ; toutefois, Il est nécessaire de lui faire part de ce problème pour trouver une solution.

Cette discussion pourra vous éclairer sur l'aptitude du salarié au poste qu'il occupe et sur la possible nécessité de lui délivrer une formation pour respecter votre obligation d'adaptation au poste de travail.

Une sanction est envisageable si votre salarié est manifestement trop lent. Pour avoir une base de référence concernant le rythme de travail, il faudra faire une comparaison avec d'autres salariés de l'entreprise effectuant un travail similaire. 

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Pas de dispositions particulières

Etape  3 -  Surveiller le contingent annuel d'heures supplémentaires

Le contingent d'heures supplémentaires est le nombre d'heures annuel qui fixe le moment à partir duquel les heures supplémentaires ouvrent droit à une contrepartie en repos majorée. Veillez donc à ne pas le dépasser.

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Etape  4 -  Profiter de ce problème pour réfléchir à l'évaluation du temps de travail dans votre entreprise

Si un salarié effectue des heures supplémentaires de sa propre initiative, c'est peut-être que vous avez mal évalué et mal organisé la charge de travail dans votre entreprise.

Vous devez profiter de cette situation pour faire des réunions en début d'année avec le personnel et le responsable direct du salarié et recueillir leur point de vue sur la charge de travail et l'organisation.

Vous pourrez ainsi mieux vous rendre compte des heures supplémentaires qui sont ou non nécessaires pour certains de vos salariés.

Ces discussions peuvent par exemple avoir lieu pendant la réunion des représentants du personnel. 

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Pas de dispositions particulières

Evitez les erreurs

Le rôle des RP

Les sanctions possibles

Notre conseil

Questions réponses

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Fiches associées

Textes officiels

  • C. trav., art. L. 3121-30L. 3121-33, L. 3121-39 et L. 3121-40 (contingent annuel), L. 3121-33 et L. 3121-40 (information et avis du CSE sur les heures effectuées à l'intérieur ou au-delà du contingent annuel), L. 3121-33 et L. 3121-36 (majorations de salaire), L. 3121-30, L. 3121-33, L. 3121-38D. 3121-18 à D. 3121-23 (contrepartie obligatoire en repos)
  • Circulaire DRT n° 2006-09 du 14 avril 2006 prise en application de la loi n° 2005-296 du 31 mars 2005 portant réforme de l'organisation du temps de travail dans l'entreprise
  • Cass. soc., 18 mai 2011, n° 10-30.241 (prise en compte du justificatif d'HS établi par le salarié en CDD, même s'il n'a pas de visa de l'employeur)
  • Cass. soc., 22 septembre 2011, n° 09-70.758 (prise en compte des attestations et tableaux relatifs aux HS établis par le salarié, même non détaillés ni datés, si l'employeur ne fournit aucun élément contraire) et n° 10-16.480 (peut être probant le tableau des HS établi par le salarié d'une seule traite, sans agenda ni carnet de rendez-vous ni planning professionnel)
  • Cass. soc., 16 mai 2012, n° 11-14.580 (il n'est pas possible de prévoir dans le contrat de travail un accord explicite de l'employeur pour la réalisation d'heures supplémentaires)
  • Cass. soc., 5 octobre 2011, n° 10-17.198 et 20 octobre 2011, n° 10-30.258 (exemples d'éléments reconnus recevables pour une demande de paiement d'heures supplémentaires)
  • Cass. soc.,15 janvier 2014, n° 12-19.472 (les seules attestations des collègues faisant état d'heures supplémentaires du salarié concerné ne suffisent pas à établir la réalité de ces heures)
  • Cass. soc., 15 janvier 2015, n° 13-27.072 (des captures d'écran et courriels peuvent être des éléments de preuve des heures supplémentaires)
  • Cass. soc., 20 janvier 2015, n° 13-24.179 (des copies d'agendas électroniques peuvent être des éléments de preuve des heures supplémentaires)
  • Cass. soc., 8 juin 2016, n° 15-16.423 (l'absence d'autorisation préalable n'exclut pas en soi un accord tacite de l'employeur à l'accomplissement d'heures supplémentaires)
  • Cass. soc., 7 décembre 2016, n° 15-20.502 (ne sont pas recevables les fiches de temps manuscrites du salarié comportant des informations dont l'employeur établit le caractère erroné et ne lui permettant pas de répondre en fournissant ses propres éléments)
  • Cass. soc., 16 mai 2018, n° 17-10.014 (prescription de l'action en paiement d'heures supplémentaires)
  • Cass. soc., 16 juin 2019, n° 18-10.982 (accord implicite à l'accomplissement des heures supplémentaires)
  • Cass. soc., 18 mars 2020, n° 18-10.919 (mécanisme de preuve partagée des heures supplémentaires)
  • Cass. soc., 27 janvier 2021, n° 17-31.046 (en cas de litige sur les HS accomplies, le salarié n'est pas tenu d'indiquer ses pauses-déjeuner)

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