Le déroulement de l'entretien préalable
Droit du travail Hôtels, cafés, restaurantsRéférence : WHC.04.2.091

Le déroulement de l'entretien préalable

Un entretien préalable doit être organisé lorsque vous envisagez de prononcer une sanction à l'égard d'un salarié qui peut avoir une incidence, immédiate ou non, sur la présence du salarié dans l'entreprise, sa fonction, sa carrière ou sa rémunération. L'objet de cet entretien est de vous permettre d'exposer les motifs de la sanction que vous envisagez de prendre afin que le salarié puisse s'en expliquer. Un bon déroulement de l'entretien préalable est donc primordial.

Comment organiser un entretien préalable ? Quelles sont les étapes qui garantissent un bon déroulement de la procédure et le respect des droits du salarié (droits de la défense) ?

Dans cette page

La bonne méthode

Etape  1 -  Débuter la procédure par une convocation, préalable nécessaire au bon déroulement de l'entretien

Pour un bon déroulement de l'entretien préalable, une convocation écrite, remise au salarié en mains propres contre décharge ou envoyée en RAR est nécessaire. Elle doit préciser :

  • la date, le lieu et l'heure et l'objet de l'entretien (indiquer que la prise d'une sanction est envisagée mais non les motifs de la convocation) ;
  • le fait que le salarié peut être assisté durant cet entretien par une personne de son choix (pas nécessairement par un représentant du personnel) appartenant obligatoirement au personnel de l'entreprise.
Notez-le

Le salarié qui prête assistance à son collègue lors de l'entretien ne doit subir aucune réduction de rémunération. Vous devez lui rembourser le cas échéant ses frais de déplacement.

Vous devez respecter un délai raisonnable entre le jour où le salarié reçoit cette convocation et le jour de l'entretien. En pratique, on considère que le minimum à respecter est de 3 jours ouvrés.

Attention

Si vous envisagez de licencier le salarié, il faut l'indiquer expressément dans le courrier. Le délai minimum à respecter sera alors de 5 jours ouvrables. Dans ce cas, vous pouvez utiliser différents moyens de convocation, à condition qu'ils permettent d'établir la date de réception et le respect des 5 jours ouvrables : envoi par Chronopost, remise de la convocation par un huissier, etc. Notez que le jour de remise de la lettre de convocation ne compte pas dans le délai de 5 jours ouvrables. Par ailleurs, si le délai expire un samedi, dimanche ou jour férié, il se trouvera prorogé jusqu'au 1er jour ouvrable suivant.

Lorsque l'employeur relève d'une UES dotée d'institutions représentatives du personnel, il faut indiquer au salarié, dans la lettre de convocation, qu'il peut se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise ou par un membre du personnel d'une entité de l'UES.

De plus si vous n'avez pas de représentants du personnel, vous devez mentionner dans le courrier que le salarié peut également se faire assister par un conseiller de son choix inscrit sur une liste dressée par le préfet et préciser l'adresse du lien de consultation de la liste (mairie du domicile du salarié, mairie du siège de l'entreprise ou à la DREETS).

Convention collective "Hôtels, cafés, restaurants"(n° de brochure 3292)

Pas de dispositions particulières

Etape  2 -  Assurer un bon déroulement de l'entretien

L'entretien doit se dérouler pendant les heures de travail, se tenir dans les locaux de l'entreprise, à moins que les circonstances ne justifient un autre lieu. Un entretien sur le chantier n'est donc pas admissible.

L'entretien doit, en principe, avoir lieu pendant les horaires de travail sauf si cela n'est pas possible compte tenu des horaires particuliers du salarié (horaires de nuit, temps partiel, etc.). Il convient alors de l'indemniser en lui rémunérer le temps passé en entretien comme du temps de travail et tout autre éventuel préjudice (par exemple frais de garde des enfants).

Vous devez présenter au salarié les faits reprochés puis recueillir ses explications en privilégiant tout au long de l'entretien, le principe du respect des droits de la défense.

Cela implique que l'entretien n'ait pas une durée trop courte et que le salarié puisse s'y exprimer librement. À ce titre, il bénéficie d'une immunité pour les propos qu'il tient pendant cet entretien. Ceux-ci ne peuvent, sauf abus, constituer le motif de la sanction.

Vous pouvez être assisté pendant l'entretien, à condition que la personne ne soit pas extérieure à l'entreprise (exemples : expert-comptable, avocat, huissier de justice, cabinet comptable de l'entreprise) et que l'entretien ne se transforme pas en enquête, ni en tribunal. Si l'entreprise appartient à un groupe, il est toutefois admis que le responsable de la société mère ou le directeur des ressources humaines du groupe puisse vous assister.

De manière générale, la jurisprudence exige en effet que l'assistance de l'employeur ne fasse pas grief aux intérêts du salarié.

Il n'est pas possible, par exemple, de vous faire assister de trois personnes représentant la direction, peu importe que vous soyez le seul à conduire les débats. Il n'est pas opportun non plus de confronter le salarié à ses accusateurs. De telles situations font automatiquement grief aux intérêts du salarié et la procédure serait irrégulière.

Exemple

A cependant été jugé régulier l'entretien préalable mené en présence d'un autre salarié venu confirmer la réalité des faits reprochés au salarié. 

Convention collective "Hôtels, cafés, restaurants"(n° de brochure 3292)

Pas de dispositions particulières

Evitez les erreurs

Le rôle des RP

Les sanctions possibles

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Textes officiels

  • C. trav., art. L. 1232-2 à L. 1232-4, L. 1233-11 à L. 1233-13 et L. 1233-38 (entretien préalable), L. 1232-7 (conseiller du salarié), L. 1332-1 à L. 1332-5 (garanties de procédure)
  • Cass. soc., 26 janvier 2010, n° 08-40.333 (l'arrivée tardive du conseiller du salarié n'oblige pas l'employeur à reporter l'entretien préalable)
  • Cass. soc., 8 février 2011, n° 09-40.027 (la convocation à l'entretien préalable peut être faite par Chronopost, puisque ce procédé de livraison permet de justifier des dates d'expédition et de réception de la lettre)
  • Cass. soc., 30 mars 2011, n° 09-71.412 (possibilité pour l'employeur de demander à un huissier de porter la convocation à un entretien préalable au licenciement mais pas de se faire assister par lui)
  • Cass. soc., 23 janvier 2013, n° 11-22.724 (le délai de notification du licenciement disciplinaire en cas de report de l'entretien préalable court à compter du premier entretien fixé)
  • Cass. soc., 3 juin 2015, n°14-12.245 (entre la convocation et l'entretien préalable, le salarié doit bénéficier de 5 jours ouvrables pleins)
  • Cass. soc., 10 juillet 2019, n° 18-11.528 (le jour de remise de la lettre de convocation à l'entretien préalable ne compte pas dans le délai de 5 jours ouvrables)
  • Cass. soc., 22 septembre 2021, n° 18-22.204 (si une convocation à un 2d entretien se justifie par la connaissance de nouveaux faits fautifs postérieurement au 1er entretien, le délai de 1 mois court à compter du 2d)
  • Cass. soc., 2 février 2022, n° 20-19.014 (la convocation à entretien préalable fait courir un délai de prescription de 2 mois qui n'est pas suspendu par la maladie du salarié)

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